ProLoc:Facturation
Sommaire
Introduction
Le module de facturation de ProLoc permet de générer et de consulter des factures, des encaissements, des remboursements et de faire des dépôts.
Gestion des factures
Pour accéder à la gestion des factures, il faut aller dans le menu « Facturation » puis dans «  Factures ».
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Après avoir cliqué sur « Voici les différentes options de l'onglet « Factures » de la gestion des factures. | |
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| A: Permet de fermer la gestion des factures. |
B: Permet d'accéder aux différents rapports de la gestion des factures. |
| C: Permet d'imprimer les factures affichées dans la grille en S. |
D: Permet de se déplacer d'une facture à l'autre dans la grille en S. |
| E: Permet d'afficher ou de masquer la grille des sommaires d'analyse. | F: Permet d'ajouter, de modifier ou de retirer une facture sélectionnée dans la grille en S. |
| G: Permet d'exporter les données en Excel ou de fusionner les données en Word. Pour plus de détails sur l'exportation/fusion, cliquer ici. |
H: Permet de créer une liste personnalisée de clients. |
| I: Permet d'ouvrir la gestion des tâches. |
J: Permet de générer une tâche pour toutes les factures affichées dans la grille S. |
| K: Permet d'envoyer un courriel aux clients de la grille en S. |
L: Permet d'ouvrir la fiche du client sélectionné dans la grille en S. |
| M: Permet de dupliquer la facture sélectionnée dans la grille en S. |
N: Permet d'annuler la facture sélectionnée dans la grille en S. Pour plus de détails sur l'annulation d'une facture, cliquer ici. |
| O:Permet d'encaisser les factures du client sélectionné dans la grille en S. Pour plus de détails sur les encaissements, cliquer ici. |
P: Permet de générer les factures d'inscriptions à des activités. |
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Q: Permet d'exporter les factures vers le logiciel comptable. Note : Cet outil nécessite le module d'intégration comptable. |
R: Permet d'éditer la référence dans la facture (contrat, inscription, projet). |
| S: Liste des factures affichées dans la grille de gestion. | |
Options de la facture
Le module de facturation de ProLoc permet de générer des factures de différents types. Que ce soit pour facturer un contrat de réservation, une inscription à une activité ou un projet de vente, son fonctionnement de base demeure le même.
La facture est toujours liée à un client. Certaines informations telles que les termes de paiement et les taxes applicables peuvent être préconfigurées dans la fiche du client.
| Voici les différentes options de la facture. | |
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| A: Permet de fermer la facture. |
B: Permet de déverrouiller la facture lorsque le cadenas est fermé pour ensuite la modifier. |
| C: Permet de sauvegarder la facture. |
D: Permet d'accéder aux rapports en lien avec la facture. |
| E: Permet de se déplacer d'une facture à l'autre dans la grille de gestion des factures, sans avoir à sortir de la facture. | F: Ce bouton contient les dix dernières factures modifiées ainsi qu'une option « Rechercher », ce qui permet d'ouvrir une autre facture sans avoir à retourner dans la « Gestion des factures ». |
| G: Permet d'ajouter une tâche liée à la facture. |
H: Permet d'envoyer un courriel au contact de la facture. |
| I: Permet d'ouvrir la fiche du client de la facture sans avoir à en sortir. |
J: Permet de recalculer les escomptes applicables à la facture. |
| K: Permet de modifier l'état de la facture pour qu'elle soit identifiée incomplète. | L: Permet d'émettre la facture ou d'annuler l'émission de la facture. |
| M: Permet d'ouvrir la référence de la facture. Dans le cas d'une inscription par exemple, c'est l'inscription pour laquelle cette facture a été faite qui s'ouvre. | N: Le « No. Externe », le « No commande » et le « Titre » sont généralement utilisés pour référence à l'interne et peuvent apparaître sur la facture pour donner de l'information additionnelle au client. |
| O: Permet de sélectionner la date de la facture. | P: Permet de choisir des clients différents pour la facturation et la livraison. |
| Q: Permet de sélectionner le client. |
R: Permet de sélectionner un contact et une adresse pour le client en Q. |
| S: Permet d'ouvrir les fenêtres de sélection de clients, de contacts et d'adresses. |
T: Cette section permet de détailler les items à facturer. |
| U: Cette section permet d'ajouter certaines informations pour la facture, comme la référence et les taxes applicables. | |
| L'onglet « Ventes facture » permet de détailler les items à facturer. | |
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| A: Cette section contient le détail de la facture. Chaque ligne correspond à un item sur la facture. | B: Permet de modifier l'ordre des items en A en les déplaçant de haut en bas. |
| C: Cette section contient toutes les informations sur les montants à payer de la facture. | D: Permet d'ajouter un item sur la facture à une position sélectionnée. |
| E: Permet d'ajouter un item à la fin de la liste en A. |
F: Permet d'ajouter un groupe de produits en A. |
| G: Permet de modifier les escomptes pour un item sélectionné en A.Pour plus de détails sur les escomptes, cliquer ici. |
H: Permet de retirer un item en A. |
| I: Permet de recalculer les taxes suite à une modification de la facture. | J: Permet d'afficher le détail des intérêts à payer. |
| K: Permet de sauvegarder la facture et de la fermer. | L: Permet d'annuler les modifications faites à la facture. |
Escomptes et surcharges
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Après avoir cliqué sur « | |
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| A: Permet d'inscrire le pourcentage de l'escompte ou de la surcharge. |
B: Permet d'inscrire le montant de l'escompte ou de la surcharge. |
| C: Permet d'indiquer que cet item est une surcharge plutôt qu'un escompte. |
D: Permet d'associer cet escompte à une liste d'escompte. Pour plus de détails sur les listes d'escompte, cliquer ici. |
| E: Permet d'inscrire la description de l'escompte ou de la surcharge. |
F: Permet d'appliquer cet escompte ou cette surcharge sur le sous-total de l'item. |
| G: Permet de rafraîchir la grille d'escompte à la suite d'une modification. | H: Permet d'ajouter un item à une position donnée. |
| I: Permet d'ajouter un item à la fin de la liste des items. |
J: Permet de retirer un item. |
| K: Indique le total des escomptes est des surcharges pour cet item. |
L: Permet de confirmer les modifications et de revenir à la facture. |
| M: Permet d'annuler les modifications et de revenir à la facture. |
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Ajout d'une facture
Il y a différents endroits pour créer une facture ainsi que différents types de factures:
- Dans la gestion des factures;
- Dans la fiche d'un client;
- Pour un contrat de réservation;
- Pour une inscription;
- Pour un projet.
Dans la gestion des factures
| Pour accéder à la gestion des factures, il faut aller dans le menu « Facturation » puis dans « Factures ».
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Après avoir cliqué sur « Factures », la fenêtre suivante s'ouvre. Il faut alors cliquer le bouton «  Ajouter ». | |
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Une fenêtre permettant de créer une nouvelle facture s'ouvre. Comme on peut le voir sur l'image ci-dessous, lorsque l'on crée une facture à partir de la gestion des factures, aucune information n'est ramenée par défaut. |
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| Pour plus de détails sur les différentes options de la facture, cliquer ici. |
Dans la fiche d'un client
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Dans l'onglet « Factures » de la fiche d'un client, il est possible de créer, de modifier et de retirer des factures. | |
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A: L'onglet « Facture » de la fiche du client permet de consulter toutes les factures créées pour un client. |
B: Permet d'ajouter, de modifier ou de retirer une facture. |
| Lorsque l'on crée une facture à partir d'ici, seules les informations du client sont ramenées par défaut. |
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| Pour plus de détails sur les différentes options de la facture, cliquer ici. |
Pour un contrat de réservation
Il est possible de créer la facture directement à partir du contrat de réservations ou encore de créer des factures en lot pour plusieurs contrats ou plusieurs réservations en même temps.
Pour créer la facture à partir d'un contrat de réservation.
Dans le contrat de réservation, cliquer sur le bouton «  Facturation ». | |
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| Après avoir cliqué sur le bouton « Facturation », la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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| A: Permet de choisir les réservations qui seront facturées. |
B: Permet d’inscrire la date de la facture. |
| C: Si cette case est cochée, la facture sera détaillée. |
D: Permet d’ajouter la description du contrat et les notes de facturation sur la facture. |
| E: Permet de facturer les réservations, même si elles sont en conflit. |
F: Indique le nombre de réservations qui seront facturées. |
| G: Indique le nombre de factures qui seront créées. |
H: Indique le nombre de réservations qui ne seront pas facturées. |
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I: En cliquant sur le bouton « |
J: Si des réservations sont en erreur, le bouton « |
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K: Pour retourner au contrat de réservation sans créer de facture, cliquer sur le bouton « |
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En cliquant sur «  Confirmer », ProLoc retourne dans le contrat de réservation. Il est alors possible de consulter la facture. | |
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| A: Pour consulter les factures générées, aller dans l’onglet « Factures » du contrat de réservation. |
B: Pour voir le détail d’une facture, se positionner sur la facture et cliquer sur le bouton «  Modifier ». |
| Pour plus de détails sur les différentes options de la facture, cliquer ici. | |
Pour créer des factures de contrats de réservations en lot.
Il faut aller dans le menu « Analyse » puis dans «  Analyse et historique ».
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| Après avoir cliqué su « Analyse et historique », la fenêtre suivante s'ouvre.
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A: Contient la liste de toutes les réservations de ProLoc. Il faut donc appliquer un filtre ou une recherche afin d'afficher seulement les réservations que l'on souhaite facturer. Pour plus de détails sur les filtres et recherches, cliquer ici. |
B: Permet de générer les factures pour les contrats de réservations. Lorsque les réservations à facturer sont affichées à l'écran, il faut cliquer sur « |
| Après avoir cliqué sur le bouton « Facturation des réservations sélectionnées », la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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| A: Permet de choisir les réservations qui seront facturées. |
B: Permet d’inscrire la date des factures. |
| C: Si cette case est cochée, la facture sera détaillée. |
D: Permet d’ajouter la description du contrat et les notes de facturation sur les factures. |
| E: Permet de facturer les réservations même si elles sont en conflit. |
F: Indique le nombre de réservations qui seront facturées. |
| G: Indique le nombre de factures qui seront créées. |
H: Indique le nombre de réservations qui ne seront pas facturées. |
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I: En cliquant sur le bouton « |
J: Si des réservations sont en erreur, le bouton « |
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K: Pour retourner à la grille des réservations sans créer de facture, cliquer sur le bouton « |
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Pour une inscription
Dans l'inscription, cliquer sur le bouton «  Facturer l'inscription ». | |
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| Après avoir cliqué sur le bouton « Facturer l'inscription », le fenêtre suivante s'ouvre. | |
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| A: Permet de sélectionner la date de la facture. | B: Permet de sélectionner les items de la tarification qui seront inclus sur la facture. |
| C: Permet de générer la facture. | D: Permet de générer la facture et l'encaissement en même temps. |
| E: Permet de créer une première facture et de revenir à l'écran de sélection des items pour générer une deuxième facture. | F: Permet d'annuler la génération de la facture. |
| Après avoir cliqué sur le bouton « Facturer », ProLoc retourne à l'inscription. Il est alors possible de consulter la facture.
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| A: Pour consulter les factures générées, aller dans l’onglet « Factures » de l'inscription. |
B: Pour voir le détail d’une facture, se positionner sur la facture et faire un double clic ou cliquer sur le bouton « Modifier ». |
Pour un projet
Il y a deux façons de créer une facture à partir d'un projet.
À partir de l'onglet « Factures ».
| Dans l'onglet « Factures » du projet, il faut cliquer sur le bouton « Ajouter une ligne ». |
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| Une fenêtre permettant de créer une nouvelle facture s'ouvre. Comme on peut le voir sur l'image ci-dessous, seules les informations du client sont ramenées par défaut. |
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| Pour plus de détails sur les différentes options de la facture, cliquer ici |
À partir de l'onglet Ventes.
Dans l'onglet « Ventes » du projet, il faut cliquer sur le bouton «  Facturer selon une date ». | |
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| Après avoir cliqué sur « Facturer selon une date », le fenêtre suivante s'ouvre. | |
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| A: Permet de choisir les items qui seront facturés selon leur date de facturation prévue. |
B: Permet de générer la facture. |
| C: Permet d'annuler la génération de la facture et de revenir au projet. |
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| La facture sera alors créée avec tous les items qui étaient à facturer pour la date sélectionnée plus haut. |
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| Pour plus de détails sur les différentes options de la facture, cliquer ici. |
Nom du document : ProLoc:Facturation
