ProDon:Notes de cours formation WebActive - Boucle de dépôt

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Gestion des transactions

Saisie des transactions

• Pour créer une transaction, cliquer sur le bouton à partir de la gestion des transactions.
• Rechercher le client pour lequel la transaction doit être créée, puis double-cliquer sur la ligne du client pour lui ajouter une transaction.
• Si le client n’existe pas dans la base de données, l’ajouter à l’aide du bouton « Ajouter un client  ».
• Pour enregistrer une promesse de don, sélectionner le mode de paiement prévu à cet effet (habituellement, le mode de paiement est « Promesse »), puis la transaction se retrouvera dans l’onglet « À percevoir » au lieu de l’onglet « Dépôt ».
• Pour les transactions de dons in memoriam, ne pas oublier d’indiquer le défunt et la famille à aviser.
• Si le client existe déjà dans la base de données et qu’en le sélectionnant un bouton orange clignote, cela signifie qu’il a un engagement en cours ou une transaction en attente. Pour traiter la transaction en attente ou attacher la transaction à l’engagement en cours, cliquer sur le bouton orange correspondant.
• Lors de la saisie de la transaction, toute information obligatoire est accompagnée d’un libellé bleu. En confirmant la transaction, si le message « Information(s) manquante(s) ou incorrecte(s). Sauvegarde annulée. » s’ouvre, rechercher les libellés bleus avant de poursuivre.
• Pour les dons en biens et services, ne pas oublier de documenter l’évaluateur (si nécessaire) et le bien.
• Une fois toutes les transactions saisies, fermer la fenêtre de sélection d’un client, ce qui retournera dans la gestion des transactions.

Vérification du lot de transactions

• Pour vérifier si le lot balance, générer le rapport « Transactions d’un lot ».
• Dans la fenêtre de configuration du rapport, sélectionner les options « Transactions non reportées » de la section « Sélection du lot » puis « Mode de paiement » de la section « Sommaires (3 maximum) ».
• Si chaque mode de paiement correspond au montant réel en main, vous pouvez reporter le lot.

Report du lot de transactions

• Rechercher les transactions à reporter, puis cliquer sur le bouton .
• Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisir la date du dépôt, puis sélectionner le bon compte de banque et les rapports à imprimer.
• Si certaines transactions ont été payées en argent comptant, spécifier les espèces.
• Confirmer le report du lot en cliquant sur le bouton «  Lancer ».

Traitement des reçus

• S’il y a des enveloppes ou des étiquettes à imprimer pour les reçus, toujours les imprimer avant d’imprimer les reçus.
• Ne pas oublier d’imprimer les enveloppes/étiquettes dans le même ordre que les reçus.
  - Si les reçus s’impriment par nom de donateur, trier la liste active dans l’ordre suivant : client/NUC/numéro de transaction.
  - Si les reçus s’impriment par date de saisie, trier la liste active dans l’ordre suivant : date de saisie/numéro de transaction.
  - Si les reçus s’impriment selon le tri courant, ne pas toucher au tri de la liste active entre le moment où les enveloppes/étiquettes et les reçus sont imprimés.
• Pour consulter ou modifier l’ordre d’impression des reçus, à partir de la page d’accueil de ProDon, cliquer sur le menu « Configuration », choisir « Préférences », puis aller dans les onglets « Préférences système » et « Documents ».
• Pour générer les reçus cliquer sur le bouton .
• Une fois les reçus imprimés, une fenêtre de confirmation s’ouvre et demande si vous acceptez l’émission des reçus. Il s’agit de la question la plus importante de ProDon. S’assurer que tous les reçus ont été correctement imprimés avant d’accepter.
• Ne pas oublier qu’il se peut qu’il y ait des reçus à imprimer dans plusieurs onglets.

Traitement des documents

• S’il y a des enveloppes ou des étiquettes à imprimer pour les lettres de remerciement, toujours les imprimer avant d’imprimer les lettres.
• L’ordre d’impression des documents est le même que celui des reçus. La configuration effectuée à partir des préférences systèmes détermine l’ordre des documents également.
• Pour générer les documents, cliquer sur le bouton .
• Répondre adéquatement à la question qui demande si les documents ont été imprimés avec succès.
• Les documents pour les transactions en attente se trouvent dans un onglet différent de celui pour les transactions reportées.

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