ProDon:Rapports personnalisés

Introduction

L’outil de rapports personnalisés permet de créer des rapports à partir d'une recherche préalablement effectuée.

D'abord, il est important de savoir :

• Qu'il est possible de créer un rapport personnalisé à partir de toutes les grilles de gestion dans lesquelles l’icône de rapport est actif (bleu).

• Qu'un rapport est toujours rattaché à une grille de gestion précise. Par exemple, s'il est créé dans la « Gestion des transactions », celui-ci n’apparaîtra pas dans la « Gestion des clients ».

• Que les champs disponibles pour la création d'un rapport sont les mêmes que ceux visibles dans la grille de gestion correspondante (colonnes).

• Qu'il est possible d'inclure des sommaires aux rapports seulement à partir de la « Gestion des clients » et « Analyse et Historique ».

• Que chaque grille de gestion contient des lignes d'informations spécifiques (exemple : les clients dans la grille « Gestion des clients » et qu'il est possible de générer un rapport déjà existant à partir de chacune de ces fiches, les transactions dans « Analyse et historique ») Cependant, il n'est pas possible d'en créer de nouveau.

Gérer les rapports disponibles

Se rendre d'abord dans la gestion appropriée au type de rapport qui doit être créé, modifié ou supprimé.

Cliquer sur le bouton .

Cette fenêtre s'ouvrira.
A : Le bouton permet de créer un nouveau rapport.	B : Le bouton permet de modifier un rapport.
C : Le bouton permet de supprimer un rapport.	NOTE : Les rapports fournis par Logilys ne sont pas modifiables ni supprimables.

Création d’un rapport personnalisé

Se rendre dans la gestion appropriée au type de rapport qui doit être créé.

Effectuer une recherche par critère à l'aide de la barre de recherche, afin que la grille de gestion corresponde à ce qui doit se retrouver sur le rapport.

Une fois que la liste de la grille de gestion correspond à ce qui doit se trouver sur le rapport, cliquer sur le bouton .

Pour créer le nouveau rapport, cliquer sur le bouton .

Cette fenêtre s'ouvrira :
A : Cette section permet de configurer les options visuelles.	B : L'onglet « Options générales » permet de configurer les options générales du rapport personnalisé.
C : L'onglet « Police des en-têtes » permet de choisir la police de l'en-tête du rapport.	D : L'onglet « Colonnes » permet d'ajouter des colonnes au rapport.
E : L'onglet « Séparations » permet d'ajouter des séparations au rapport.

Configuration des options visuelles

Pour tous les exemples concernant la configuration visuelle qui suivent, se référer à la section « Exemples d'options visuelles ».
A : Permet de nommer le rapport personnalisé.	B : Permet de choisir si le rapport sera généré en orientation « Portrait » ou « Paysage ».
C : Permet de choisir sur quel format de papier le rapport sera généré (exemple : 8,5 x 11", 8,5 x 14", etc.).	D : Cette option permet de placer l'alignement des séparations à gauche. Pour un exemple de séparation à gauche, voir la lettre B.
E : Cette option permet de placer l'alignement des séparations centré. Pour un exemple de séparation centrée, voir la lettre G.	F :  Cette option permet de placer l'alignement des séparations décalé. Pour un exemple de séparation décalée, voir la lettre I.
G : Permet de choisir l'unité de mesure qui sera utilisé pour la largeur des colonnes du rapport.

A : Permet d'inclure les séparations dans la grille. Pour un exemple de séparation au-dessus de la grille, voir la lettre B. Pour un exemple de séparation dans la grille, voir la lettre G.	B : Permet de choisir d'afficher l'en-tête et le logo de l'organisme sur la première page seulement ou sur toutes les pages du rapport. Pour un exemple d'en-tête, voir la lettre A.
C : Permet d'afficher les en-têtes de colonnes. Pour un exemple d'en-tête de colonne, voir la lettre C.	D : Permet d'afficher les lignes de données. Pour un exemple de lignes de données, voir la lettre D.
E : Permet d'afficher la grille. Pour un exemple de rapport avec une grille, voir la lettre E. Pour un exemple de rapport sans grille, voir la lettre J.	F : Décocher cette case si Excel retourne un message d'erreur lors de l'exportation.
G : Si la case est cochée, la pagination sera affichée sur le rapport. Si la case n'est pas cochée, la pagination ne sera pas affichée.	H : Permet d'activer l'option de regroupement sur le rapport. Pour un exemple de rapport sans la fonction de regroupement, voir la lettre F. Pour un exemple de rapport avec la fonction de regroupement, voir la lettre H. Pour plus d'informations concernant l'option de regroupement, cliquer ici.

Exemples d’options visuelles

Premier exemple

A : Il s'agit de l'en-tête contenant le logo de l'organisme.	B : Exemple de rapport lorsque les séparations sont alignées à gauche et au-dessus de la grille.
C : Cette ligne est une en-tête de colonne.	D : Ces lignes sont les lignes de données.
E : Exemple de rapport lorsque l'option « Afficher la grille » est cochée.	F : Exemple de rapport lorsque l'option de regroupement n'est pas cochée. Si elle avait été cochée, monsieur Vincent Charest aurait apparu seulement une fois et ses deux dons auraient été additionnés. Voir l'exemple H pour un rapport regroupé. Pour plus d'informations concernant l'option de regroupement, cliquer ici.

Deuxième exemple

G : Exemple de rapport lorsque les séparations sont alignées au centre et dans la grille.	H : Exemple de rapport lorsque l'option de regroupement est cochée. Si elle n'avait pas été cochée, monsieur Vincent Charest aurait apparu deux fois dans la grille, puisqu'il a fait deux dons pour la même activité. Voir l'exemple F pour un rapport non regroupé. Pour plus d'informations concernant l'option de regroupement, cliquer ici.

Troisième exemple

I : Exemple de rapport lorsque les séparations sont décalées.	J : Exemple de rapport lorsque l'option « Afficher la grille » n'est pas cochée.

Ajouter des colonnes au rapport

Pour ajouter une colonne à un rapport, cliquer sur le bouton dans l'onglet « Colonnes » qui se trouve dans le bas de la fenêtre « Ajout d'un rapport personnalisé ».
A : Permet d'ajouter une nouvelle colonne au rapport.	B : Permet de modifier une colonne déjà existante.
C : Permet de dupliquer une colonne déjà existante.	D : Permet de supprimer une colonne du rapport.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : La section « Information sur la colonne » permet de spécifier la source d’information à utiliser et d’en configurer.	B : La section «  Affichage  » permet de modifier la présentation de la colonne dans le rapport.
C : La section « Calcul sur colonne » permet de faire une opération mathématique afin d'inscrire un résultat au bas de la colonne (exemple : la moyenne des dons par personne, le total des dons pour une activité, le total des dons pour une occasion, etc.).	D : L'onglet « Police (Colonne) » permet de choisir la police à utiliser pour les lignes de données. L'onglet « Police (En-tête) » permet de choisir la police à utiliser dans la ligne d'en-tête de colonne.
E : Le bouton «  Sommaire » est un raccourci vers la « Gestion des sommaires », afin de pouvoir créer rapidement un sommaire qui sera ensuite disponible dans le bas complètement de la liste de champs en A.	F : La « Largeur restante » affiche l'espace disponible sur le rapport. NOTE : Si l'unité de mesure avait été défini en centimètre lors de la configuration des options visuelles, la « Largeur restante » aurait été inscrite en centimètre.

Information sur la colonne

A : Permet de choisir les champs qui seront présents dans le rapport. Il est également possible de choisir, à l'aide de la liste déroulante, un sommaire. La liste des sommaires se trouve dans le bas complètement de la liste déroulante. Les options suivantes sont aussi disponibles : « Valeur configurable », « Valeur conditionnelle » et « Fonction de calcul », et sont les trois premiers choix de la liste déroulante.

B : Permet de décider dans quel ordre afficher les informations. Dans la première case, il faut indiquer la priorité du tri et dans la deuxième case, il faut indiquer s'il s'agit d'un tri croissant ou décroissant. Exemple : Le tri doit être d'abord en ordre alphabétique de client (1-croissant) et ensuite en ordre croissant de NUC (2-croissant), ce qui fait que : Si deux clients ont le même nom et qu'un des deux a deux transactions à son nom, les deux transactions du même client se suiveront automatiquement :     NUC            Client          Montant - 004 321   Genest, Michel     300 $ - 004 542   Genest, Michel     200 $ - 004 542   Genest, Michel     150 $ Si l'ordre par NUC n'avait pas été déterminé, les clients auraient pu être mélangés :     NUC            Client          Montant - 004 542   Genest, Michel     200 $ - 004 321   Genest, Michel     300 $ - 004 542   Genest, Michel     150 $

C : Permet de modifier la présentation d’une donnée dans la colonne. Le bouton contient les indications sur la configuration de format. Exemple : Le format par défaut d'un NUC est « 000 000 » et le NUC est « 001 234 ». Si le format était changé pour « # », le NUC deviendrait « 1234 ». Autre exemple : Le format d'une date est « aaaa/mm/jj » et la date inscrite est « 2011/07/28 ». Si le format était changé pour « mmmm », la date deviendrait « Juillet ».

D : Permet de choisir une opération mathématique dont le résultat doit être affiché dans les colonnes des lignes de données. Ce menu est actif uniquement si l’option « Ce rapport est un regroupement » est cochée dans l’écran principal du rapport. Pour plus d'informations sur l'option de regroupement et sur les types d'opérations disponibles, cliquer ici.

Affichage

Pour tous les prochains exemples concernant l'affichage, se référer à la section « Exemples d'affichage ».

A : Permet d’indiquer une mention à afficher au-dessus de l'en-tête des colonnes pour identifier des groupes de colonnes. Pour un exemple d'en-tête de groupe, voir le point A.

B : Permet de changer le nom de l'en-tête d’une colonne sur le rapport. Par défaut, le nom de l’en-tête est le même que le nom du champ. Pour un exemple de nom d'en-tête différent que celui du champ, voir la lettre B.

C : Permet d’indiquer l’espace que doit occuper la colonne sur le rapport. L'unité de mesure dépend de celui choisi lors de la configuration des options visuelles. Pour un exemple de largeur de colonne, voir la lettre C.

D : Permet de choisir l’alignement des lignes de données dans la colonne. Pour un exemple d'alignement, voir la lettre D.

E : Permet d'inscrire quelque chose dans un champ vide au lieu de le laisser vide. Pour un exemple de champs vide, voir la lettre E.

F : Permet de configurer un champ sans l’afficher dans le rapport. Par exemple, pour afficher la colonne « Individu » (qui contient prénom et nom de l'individu) en ordre alphabétique de nom de famille, il faudrait ajouter la colonne « Nom », et lui attribuer l'ordre de tri. Puisque la colonne « Individu » apparaît déjà sur le rapport, il n'est pas nécessaire de voir la colonne « Nom », donc en cochant « Invisible », les individus seront triés par nom de famille et le nom de famille sera visible seulement une fois. Pour un exemple de champ invisible, voir la lettre F.

G : Permet d'afficher une case à cocher sur le rapport plutôt que 0 et 1 pour les champs qui sont des cases à cocher. Pour un exemple de case à cocher, voir la lettre G.

H : Permet de convertir un champ numérique en durée. Par exemple : « 1,5 » deviendrait « 1 h 30 ».

I : Permet de retirer la partie « Heure » d'un champ de type « Date et heure ». Par exemple : « 2015/01/12 8:53:24 » deviendrait « 2015/01/12 ».

J : Permet de retirer la partie « Date » d'un champ de type « Date et heure ». Par exemple : « 2015/01/12 8:53:24 » deviendrait « 8:53:24 ».

Exemples d'affichage

A : Des en-têtes de groupe portant le nom « Identifiant » et « Don » ont été ajoutées. Pour que les quatre champs soient dans le même groupe, il faut simplement inscrire exactement la même chose dans le champ « En-tête de groupe » lors de la configuration de l'affichage.	B : Le nom du champ dans la base données était « Cie » et le nom de l'en-tête de colonne a été modifié pour « Compagnie ». Pour ce faire, il faut simplement modifier le champ « En-tête ». Par défaut, le nom inscrit est le nom du champ.
C : La largeur de la colonne est de 0,75 pouce.	D : L'alignement par défaut du « NUC » était à droite, et il a été changé pour être à gauche. Pour ce faire, il faut simplement sélectionner à l'aide de la liste déroulante l'alignement désiré.
E : La fiche de cet individu ne contenait pas sa ville, donc au lieu que la case soit vide, il est inscrit « Inconnue ».	F : Les individus sont en ordre alphabétique de nom, puisque le champ « Nom » a été ajouté, mais il est invisible. Si le champ n'avait pas été ajouté, la colonne « Individu » aurait été placée en ordre alphabétique de prénom.
G : La case est cochée si le donateur est une compagnie. Si l'option « Case à cocher » n'avait pas été cochée lors de la configuration de l'affichage, il aurait été inscrit « 1 » pour une case cochée et « 0 » pour une case vide.

Calcul sur colonne

Pour les prochains exemples concernant le calcul sur colonne, se référer à la section « Exemples de calcul sur colonne »

A : Permet de choisir une opération mathématique afin d'inscrire un résultat au bas de la colonne (exemple : la moyenne des dons par personne, le total des dons pour une activité, le total des dons pour une occasion, etc.). Pour un exemple de calcul sur colonne, voir la lettre A. Il existe 6 types d’opérations disponibles : Moyenne : Calcule la moyenne des valeurs existantes (ne tient pas compte des lignes vides). Par exemple : Si les valeurs sont : « 2 », « Vide », « Vide » et « 4 », le résultat sera « 3 ». Nombre : Compte le nombre de lignes (ne tient pas compte des lignes vides ni des « 0 »). Par exemple : Si les valeurs sont : « 1 », « 0 », « Vide » et « 2 », le résultat sera « 2 ». Maximum : Indique la plus grande valeur existante. Minimum : Indique la plus petite valeur existante (tient compte des lignes vides). Par exemple : S'il y a une ligne vide, le résultat sera « 0 ». Somme : Additionne les valeurs. Nombre de cellules : Compte le nombre de lignes (tient compte des lignes vides). Il s'agit du seul type de total disponible sur des champs de type « Texte ». ATTENTION : Ne pas confondre ces opérations avec celles de l'option de regroupement.

B : Affiche la liste des séparations présentes dans le rapport et permet d'indiquer à quelle séparation le calcul doit être effectué. Pour plus d'informations concernant les séparations, cliquer ici.

C : Permet d'afficher ou non un résultat à la fin du rapport. Pour un exemple de grand total, voir la lettre B.

Exemple de calcul sur colonne

A : Ce calcul par colonne est la somme des dons pour l'activité « 1er envoi Publipostage », de l'occasion « Campagne annuelle 2011 ».	B : Le grand total est égal à la somme de tous les dons pour l'occasion « Campagne annuelle 2011 ».

Ajouter des séparations au rapport

L'ajout de séparations permet de sectionner le rapport en fonction d'une information particulière. Le sectionnement se fait chaque fois que le rapport rencontre une nouvelle information.

Pour ajouter une séparation à un rapport, cliquer sur le bouton dans l'onglet « Séparations » qui se trouve dans le bas de la fenêtre « Ajout d'un rapport personnalisé ».
A : Permet d'ajouter une nouvelle séparation au rapport.	B : Permet de modifier une séparation déjà existante.
C : Permet de dupliquer une séparation déjà existante.	D : Permet de supprimer une séparation du rapport.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre. Pour tous les prochains exemples concernant les séparations, se référer à la section « Exemples de séparations ».
A : Permet de choisir un libellé pour la séparation. Pour un exemple de séparation nommée, voir la lettre A.	B : Permet de choisir si les séparations seront triés en ordre croissant ou décroissant. Pour un exemple d'ordre de tri croissant, voir la lettre B.
C : Permet de changer de page entre chaque séparation. Pour un exemple de changement de page entre les séparations, voir la lettre C.	D : Permet d'insérer une séparation sans l'afficher sur le rapport. Pour un exemple de séparation invisible, voir la lettre D.
E : Permet de ne pas afficher le nom donné en A. Pour un exemple de séparation sans libellé, voir la lettre E.	F : Permet d'indiquer sur quel champ doit être basé la séparation. Pour en ajouter plus d'un, cliquer sur le bouton , à droite. Pour un exemple de séparation contenant deux champs, voir la lettre F.
NOTE : Les séparations peuvent occasionner des erreurs si elles sont mal interprétées. Par exemple, le champ « Client » contient l’information « Nom de compagnie »  OU « Nom » ET « Prénom ». Donc, si deux clients ont exactement le même nom et prénom, ils seront regroupés puisque l’information du champ « Client » est la même. Il est donc plus judicieux de séparer les clients par « NUC » puisqu'il est impossible que deux clients aient le même « NUC ».

Exemples de séparations

A : Le libellé de la séparation est « Activité »

B : Les séparations « Activité » sont triées en ordre croissant.

E : La séparation est nommée « Occasion », mais le libellé n'est pas visible.

C : L'option « Effectuer un changement de page » a été cochée, il y a donc une seule activité par page. La deuxième activité se trouve alors sur la deuxième page.

D : Une séparation par occasion a été ajoutée et la case « Invisible » a été cochée. Le nom de la séparation n'apparaît donc pas.

F : Au lieu d'ajouter deux séparations (une séparation « Occasion » et une séparation « Activité »), une seule séparation à deux champs a été ajoutée (le libellé de la séparation est « Par occasion et activité »), ce qui permet que le nom de l'occasion et le nom de l'activité se retrouvent sur la même ligne et à chaque séparation. Si deux séparations avaient été ajoutées, le nom de l'occasion aurait été indiqué une seule fois, c'est-à-dire juste avant la première activité, pour un exemple, voir les lettres A et E.

Valeur configurable

Une « valeur configurable » est utilisée pour inclure plusieurs champs dans une même colonne.

Par exemple, au lieu d'afficher les champs « Adresse », « Ville », « Province » et « Code postal » sur 4 colonnes, il est possible d'afficher ces 4 informations dans une valeur configurable.

A : Dans la liste déroulante « Champ », choisir « *Valeur configurable ».	B : Après avoir choisi le champ « *Valeur configurable », le bouton  permettant de configurer le champ apparaît.

En cliquant sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
C : Contient la liste des champs pouvant être utilisés dans la « valeur configurable ». Il suffit de double-cliquer sur le champ et il sera ajouté en D.	D : Affiche l'information qui sera dans la colonne. Il est possible de taper directement dans cette boîte pour ajouter du texte entre les champs à utiliser. Dans cet exemple, la province a été mise entre parenthèses et des « Entrée » ont été ajoutés. Pour voir le résultat, cliquer ici.

Exemple de valeur configurable

Valeur conditionnelle

Une « valeur conditionnelle » permet d'afficher une information en fonction de la réponse à une condition donnée.

Par exemple, si un client est anonyme, la mention « Anonyme » doit apparaître dans la colonne, sinon le nom du donateur doit être inscrit.

A : Dans la liste déroulante « Champ », choisir « *Valeur conditionnelle ».	B : Après avoir sélectionné le champ, la fenêtre « Choix du type de colonne » apparaît. Choisir le type de colonne approprié aux champs qui seront sélectionnés en C.
C : Après avoir choisi le champ, le bouton permettant de configurer le champ apparaît.	NOTE : Le type de colonne aura un impact sur le résultat possible de la condition ainsi que sur les options disponibles pour cette colonne.  Par exemple, il sera impossible de faire une somme sur un type « Texte ».

D : Pour configurer la condition, double-cliquer dans la case blanche sous « Condition ».	E : Pour configurer le résultat à afficher lorsque la condition en D est vraie, cliquer dans la case blanche sous « Résultat ».
F : Il est possible d'ajouter ou de supprimer des conditions à l'aide de ces deux boutons.

Après avoir double-cliqué dans la case blanche sous « Condition », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Contient la liste des champs pouvant être utilisés pour définir la condition. Pour insérer un champ dans la condition, il suffit de double-cliquer sur celui à insérer et il s'ajoutera en C.	B : Permet d'insérer des opérations dans la condition.
C : Affiche la condition. Il est possible d'ajouter manuellement de l'information, comme le « 1 ». NOTE : Pour savoir ce que signifient les boutons, pointer la souris sur le bouton désiré.	NOTE : Le « 1 » signifie que la case « Anonyme » doit être cochée. Si le champ avait été égal à « 0 », la condition aurait été que la case « Anonyme » ne doit pas être cochée.

Après avoir double-cliqué dans la case blanche sous « Résultat », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Contient la liste des champs pouvant être utilisés pour définir le résultat de la condition. Pour insérer un champ dans le résultat, il suffit de double-cliquer sur celui à insérer et il s'ajoutera en C.	B : Permet d'insérer des opérations dans le résultat.
C : Affiche le résultat. Il est possible d'ajouter des champs ou d'inscrire quelque chose à l'aide du clavier. Dans l'exemple, si la condition est vraie, il sera inscrit « Anonyme ».	NOTE : Pour inscrire quelque chose à l'aide du clavier, il faut toujours l'inscrire entre deux apostrophes.Il est également possible de laisser le champ vide si la condition est vraie. Il suffit d'inscrire seulement deux apostrophes (pas un guillemet anglais).

Il est possible d'ajouter autant de conditions que désiré. De plus, si la dernière condition est vide, son résultat sera appliqué pour toutes les situations ne répondant pas à une des conditions précédentes. Dans cet exemple, si la case « Anonyme » est cochée, la mention « Anonyme » s'inscrira dans le rapport. Dans tous les autres cas, le nom du donateur sera inscrit. Pour voir le résultat de cette valeur conditionnelle, cliquer ici.

Exemple de rapport avec une valeur conditionnelle

Dans cet exemple, la valeur conditionnelle a été nommée « Donateur ».

Fonction de calcul

Une « Fonction de calcul » est une opération mathématique permettant d’obtenir un résultat précis.

Par exemple, il est possible de prendre le champ « Montant » et de le multiplier par 0,10 afin d'obtenir une colonne qui affiche 10 % de la valeur des montants de transaction.

A : Dans la liste déroulante « Champ », choisir « *Fonction de calcul ».	B : Après avoir choisi le champ « *Fonction de calcul », le bouton permettant de configurer le champ apparaît.

C : Contient la liste des champs pouvant être utilisés pour le champ « Fonction de calcul ». Il suffit de double-cliquer sur le champ et il s'ajoutera automatiquement en E.	D : Permet d'insérer des opérations à la formule.
E : Affiche la formule de calcul. Il est possible d'ajouter manuellement du texte dans cette boîte en utilisant le clavier.

Exemple de champ « Fonction de calcul ».

Dans cet exemple, le champ « Fonction de calcul » a été nommé « 10 % du don ».

Utiliser l’option « Ce rapport est un regroupement »

Cette option s'active lors de la configuration des options visuelles et permet d’afficher plusieurs lignes de la grille en une seule ligne sur le rapport. Pour être regroupées, les lignes doivent contenir une information identique dans toutes les colonnes utilisées sur le rapport, à l’exception des colonnes sur lesquelles une opération de regroupement est effectuée.

Il y a 6 types d’opérations disponibles :
Moyenne : Calcule la moyenne des valeurs existantes (ne tient pas compte des lignes vides).
Par exemple : Si les valeurs sont : « 2 », « Vide », « Vide » et « 4 », le résultat sera « 3 ».
Nombre : Compte le nombre de lignes (ne tient pas compte des lignes vides).
Par exemple : Si les valeurs sont : « 1 », « 0 », « Vide » et « 2 », le résultat sera « 3 ».
Maximum : Indique la plus grande valeur existante.
Minimum : Indique la plus petite valeur existante (ne tient pas compte des lignes vides).
Somme : Additionne les valeurs.
Nombre de valeurs distinctes : Calcule le nombre de valeurs différentes (tient compte des lignes vides).
Par exemple : Si les valeurs sont : « 1 », « Vide », « 1 » et « 3 », le résultat sera « 3 ».

ATTENTION : Ne pas confondre ces opérations avec celles de la section « Calcul sur colonne ».

Exemple de recherche à l'écran

Un décompte manuel permet de trouver : 37 transactions effectuées par 24 clients différents pour 1 seule occasion.

Résultat de la recherche à l'écran

Dans ce rapport, les colonnes « NUC », « Individu », « Occasion » et « Montant » sont affichées. De plus, une opération de regroupement a été effectuée sur le champ « Montant ».

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