ProDon:Annulation d'une transaction

Introduction

Il est parfois nécessaire de supprimer ou de modifier une transaction déjà créée dans ProDon.

Les raisons peuvent être diverses, comme par exemple :

• La transaction est attachée au mauvais donateur;
• La transaction est attachée à la mauvaise occasion / activité;
• Le montant de la transaction est incorrect;
• Le chèque reçu pour le paiement est sans provision;
• La transaction a été entrée en double…
  

Si la transaction n’a pas encore été reportée, toute modification désirée peut être apportée à la transaction sans qu’il n’y ait d’impact sur l’information contenue dans la base de données.

Si la transaction a été reportée, mais que le reçu n'est pas encore émis, des modifications peuvent encore être apportées cependant, il est fortement déconseillé de supprimer cette transaction car la trace de celle-ci serait perdue. Il est donc préférable d'annuler la transaction et d'en créer une nouvelle. De cette façon, une trace des changements apportés sera gardée dans la base de données.

Par contre, si la transaction a été reportée et que le reçu est déjà émis, il faudra d'abord annuler le reçu avant de procéder à l'annulation de la transaction.

Annulation d'une transaction

Pour annuler une transaction, se rendre dans la « Gestion des clients ».

Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Rechercher, à l'aide de la barre de recherche, le client pour qui la transaction doit être annnulée.	B : Une fois le client trouvé, double-cliquer sur la ligne de ce client.

Après avoir cliqué sur la ligne du client pour qui une transaction doit être annulée, la fiche de ce client s'ouvre. Aller dans l'onglet « Tr. reportées », dans le bas de la fiche.
A : Sélectionner la ligne de la transaction à annuler.	B : Cliquer sur le bouton .

Procédure si le reçu a déjà été émis

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Il faut alors aller annuler le reçu. Pour savoir comment annuler un reçu, consulter la procédure « Annulation d'un reçu ».

Procédure si le reçu a été annulé ou n'a pas encore été émis

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Cliquer sur le bouton «  Oui ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Choisir, à l'aide de la liste déroulante, la raison de l'annulation. Si aucune raison ne s'applique à la situation, il est possible d'en ajouter une nouvelle. Dans cet exemple, la raison « Chèque sans provision » a été ajoutée.

Si une nouvelle raison a été ajoutée à la liste à l'étape précédente, la fenêtre suivante s'ouvre.

Pour confirmer l'ajout de la raison d'annulation à la liste déroulante, cliquer sur le bouton «  Oui ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Oui », le logiciel retourne à la fenêtre suivante.

Cliquer sur «  OK » pour confirmer le raison de l'annulation.

Après avoir confirmé la raison de l'annulation, la transaction annulée est toujours présente dans la fiche client, mais un trait indique qu'elle a été annulée.

Réactivation d'une transaction annulée

Après avoir annulé une transaction, il est possible de la réactiver. Cette option est disponible au cas où une transaction aurait été annulée par erreur.

ATTENTION : Ne pas utiliser la réactivation de transactions annulées lors de la réception du deuxième paiement, puisque la trace du mauvais paiement sera perdue. Pour enregistrer un paiement ultérieur, entrer une nouvelle transaction.

A : Sélectionner la ligne de la transaction à réactiver.	B : Cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Cliquer sur le bouton «  Oui » pour réactiver la transaction.

Après avoir confirmé la réacivation, la transaction redevient active et le trait disparaît.

Impact sur les rapports

Le fait d’annuler une transaction qui a été reportée dans un lot a un impact sur les informations de la base de données.

Entre autres, tous les rapports qui ont étés imprimé lors du report du lot seront erronés et l’information envoyée à la comptabilité sera aussi à corriger.

De plus, si un reçu avait été émis, le vérificateur comptable demandera à voir la liste des reçus annulés.

Réimpression des différents rapports.

Il est possible de réimprimer les différents rapports d'un lot à partir de la fiche du client pour qui une transaction a été annulée.

A : Cliquer sur la ligne de la transaction annulée.	B : Cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Choisir les options désirées, puis cliquer sur le bouton «  Continuer ».

Après avoir cliqué sur «  Continuer », le rapport s'imprime ou s'affiche à l'écran, selon les options cochées dans la fenêtre précédente.

Sur le rapport, la transaction annulée est présente, ainsi que la raison de son annulation. De plus, les totaux sont corrigés.

Impression de la liste des reçus annulés

Fichier:ProDon Annulation Transaction 014.png

Pour faire imprimer la liste des reçus annulés, vous devrez aller dans la gestion des rapports puis demander le 9e rapport qui est de générer la liste des reçus annulés.

Fichier:ProDon Annulation Transaction 015.png

Choisir la période puis cliquez sur OK.

Fichier:ProDon Annulation Transaction 016.png

Vous aurez alors la liste de tous les reçus annulés pour la période sélectionnée.

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