ProDon:Notes de cours formation WebActive - Dons in memoriam

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Notes de cours formation WebActive - Dons in memoriam


Mise en place de la structure

Création des documents

  • La lettre au donateur est un document de type « Transaction ».
    - Les seuls champs relatifs au défunt et à la famille à aviser sont « Défunt » et « Aviser » (salutations longues du défunt et de la personne à aviser).
  • Les documents destinés à la famille (lettre de remerciement, enveloppe, etc.) doivent être de type « Don in memoriam ».
    - Les champs débutant par « FAM_ », « DEF_ » et « ORG_ » sont les informations relatives à la famille, au défunt et à votre organisme.


Création de l’occasion et des activités

  • La case « Activer la gestion des dons in memoriam » doit être activée.
  • La gestion des participants doit être activée également.



Saisie de transactions

  • Le champ « Note » peut servir à inscrire un message de sympathies qui apparaîtra sur le rapport.
  • L’onglet « Memoriam » contient les champs permettant d’indiquer le défunt et la personne à aviser. Il est possible d’ajouter plus d’un défunt ou plus d’une personne à aviser dans une même transaction.
  • L’onglet « Participants » contient les champs permettant d’indiquer les autres donateurs (non-payeurs).
    Exemple : Logilys fait un don et souhaite qu’on mentionne les noms de Pierre et Christian à la famille. Pierre et Christian sont dans ce cas les participants.



Production des documents de suivi

  • Le processus pour la lettre de remerciement au donateur est exactement le même que pour la majorité des documents. Elle se génère à partir du « Traitement par lot : Documents ».
  • Les documents adressés à la famille (lettre de remerciement, enveloppe, etc.) se génèrent dans la « Gestion des dons in memoriam ».
  • Il est possible d’effectuer des suivis auprès des familles de façon très précise grâce au rapport « Dons à la mémoire de… », disponible dans la « Gestion des dons in memoriam ». Ce rapport doit généralement être envoyé périodiquement.
    - La date de décès peut servir à établir un délai minimum entre le décès et le premier rapport de dons.
    - La date du dernier traitement peut servir de référence pour établir un intervalle de temps minimal entre chaque envoi de rapport.


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