Fonctions communes:Exportation et fusion de données : Différence entre versions

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{{Entete_Fonctions_communes|8|2.0.4|Jean-Guy Manseau|Louis-Sébastien Garneau|2009/07/22}}  
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== Introduction<br>  ==
  
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== Exportation/fusion<br> ==
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L’exportation ou fusion de données, consiste à exporter des données à partir de '''''Prodon''''' vers des documents '''''Word''''', '''''Excel''''' ou '''''Texte''''', pour traiter ou organiser les données en fonction de différents besoins (exemple&nbsp;: rapports personnalisés, listes pour fins de vérification, etc.). Cette fonction est disponible dans plusieurs gestions du logiciel (exemple&nbsp;: Gestion des clients, Gestion des occasions, Historique des transactions, etc.). Les données peuvent être exportées en totalité ou suite au résultat d'une recherche.<br>  
  
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L’exportation/fusion consiste à exporter des données à partir de ProDon vers des documents de fusion dans lesquels vous pouvez traiter ou organiser les données en fonction des différents besoins tels que rapports spéciaux, listes pour fin de vérification, etc. L’exportation/fusion des données peut être effectuée suite à l’exécution d’une recherche&nbsp;[[Image:Bouton Rechercher.png]] ou à l’application d’un filtre&nbsp;[[Image:Bouton Filtre Filtrer.png]].<br>La fonction d’exportation/fusion est disponible dans la plupart des écrans de gestion.<br>
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'''IMPORTANT&nbsp;:''' Les modifications faites dans les documents d’exportation, ne sont pas appliquées dans '''''Prodon'''''.<br>  
  
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'''IMPORTANT&nbsp;:''' Les modifications faites dans les documents d’exportation ne sont pas appliquées dans ProDon.<br>
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== Exportation ou fusion  ==
  
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[[Image:ProDon Exportation Fusion 001.png]]<br>
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À partir d'un écran de gestion, rechercher les données à exporter, puis cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Exportation fusion.png]].
  
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== Sélection<br>  ==
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Cette fenêtre s'ouvrira.
  
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Cocher la sélection des données à exporter ou fusionner.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Choisir la sélection des données à exporter ou à fusionner.  
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Choisir vers quel type de document ('''''Word''''', '''''Excel''''' ou '''''Texte''''') les données seront exportées ou fusionnées.
  
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== Exporter ...<br>  ==
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Vous devez cocher le type de document vers lequel les données seront fusionnées ou exportées.<br>  
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== Dans un document de fusion '''''Word'''''<br> ==
  
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== Dans un document de fusion '''''Word'''''<br> ==
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Cette fonctionnalité de fusion dans '''''Word''''', est utile dans les sections du logiciel, où il n'est pas possible de créer un document maître (exemple&nbsp;: «&nbsp;Historique des participants&nbsp;»). Lors de la création du document de fusion, les champs disponibles à l'écran du logiciel seront disponibles dans '''''Word'''''.
  
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Pour effectuer une fusion de données avec '''''Word''''', sélectionnez un document maître&nbsp;puis cliquez sur «&nbsp;Fusionner&nbsp;et éditer&nbsp;» ou «&nbsp;Fusionner&nbsp;et imprimer&nbsp;».<br>
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{| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" style="width: 352px; height: 589px;" class="wikitable"
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Choisir d'exporter les données dans un document de fusion '''''Word'''''.  
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Si le document de fusion est déjà créé, le sélectionner à l'aide de la flèche déroulante.
  
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Pour gérer les documents de fusion,&nbsp;cliquez sur «&nbsp;Gestion des Documents Maîtres&nbsp;» pour ouvrir la fenêtre suivante.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Pour ajouter ou modifier un document de fusion, cliquer sur le bouton «&nbsp;Gestion des documents de fusion&nbsp;».  
  
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[[Image:ProDon Exportation Fusion 005.png]]<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Après avoir sélectionné le bon document de fusion, cliquer sur «&nbsp;Fusionner & éditer&nbsp;» ou sur «&nbsp;Fusionner &amp; imprimer&nbsp;». 
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'''NOTE&nbsp;:''' Le bouton «&nbsp;Fusionner &amp; éditer&nbsp;» permet de consulter les documents fusionnés avant de les imprimer, tandis que le bouton «&nbsp;Fusionner &amp; imprimer&nbsp;» imprime directement les documents fusionnés.
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=== Modification d'un document de fusion<br>  ===
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Après avoir cliqué sur le bouton «&nbsp;Gestion des documents de fusion&nbsp;», cette fenêtre s'ouvre.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;: '''</span>Cliquer sur ce bouton, pour ajouter un nouveau document de fusion.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;: '''</span>Cliquer sur ce bouton, pour éditer le document de fusion sélectionné, dans '''''Word.''''' 
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Cliquer sur ce bouton, pour modifier le document de fusion sélectionné.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Cliquer sur ce bouton, pour retirer le document de fusion sélectionné.
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'''NOTE&nbsp;:''' Les champs de fusion reliés à cette portion du logiciel, seront exportés automatiquement dans '''''Word''''' pour créer le document.
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== Dans un document '''''Excel'''''<br>  ==
 
== Dans un document '''''Excel'''''<br>  ==
  
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Par défaut, ProDon donne un nom au fichier '''''Excel'''''. Vous pouvez changer le nom du fichier en positionnant le curseur dans la fenêtre «&nbsp;Nom du fichier&nbsp;». Cliquer sur «&nbsp;Générer &amp; ouvrir&nbsp;» ou sur «&nbsp;Générer &amp; explorer&nbsp;» pour visualiser le résultat.<br>  
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Choisir d'exporter des données dans un document '''''Excel'''''.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cela permet de remplacer chaque retour à la ligne par un texte défini, à l'intérieur d'un champ.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Pour exporter et ajouter les données dans un fichier existant, il faut nommer le fichier, de la même façon que le fichier source. Pour voir le nom des fichiers précédemment créés, cliquer sur «&nbsp;Générer &amp; explorer&nbsp;».<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Cette case permet d'ajouter au fichier existant, sélectionné en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C'''</span>. 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;: '''</span>Cette case permet d'exporter toutes les colonnes disponibles pour cette portion du logiciel.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Cette fonction permet de transformer tout format de champ en format «&nbsp;standard».  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> Après avoir choisi toutes les options désirées, cliquer sur «&nbsp;Générer &amp; ouvrir&nbsp;» ou sur «&nbsp;Générer &amp; explorer&nbsp;».
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| colspan="2" |'''NOTE&nbsp;:''' Le bouton «&nbsp;Générer &amp; ouvrir&nbsp;» permet de générer le document de fusion à l'écran, tandis que le bouton «&nbsp;Générer &amp; explorer&nbsp;» permet de générer le fichier sans l'ouvrir. Cette dernière option est utile lorsqu'il y a plusieurs documents de fusion à générer et qu'il n'est pas nécessaire de tous les ouvrir.  
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== Dans un document '''''Texte'''''<br>  ==
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Choisir d'exporter des données dans un document '''''Texte'''''.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cela permet de remplacer chaque retour à la ligne par un texte défini, à l'intérieur d'un champ.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Pour exporter et ajouter les données dans un fichier existant, il faut nommer le fichier, de la même façon que le fichier source. Pour voir le nom des fichiers précédemment créés, cliquer sur «&nbsp;Générer &amp; explorer&nbsp;».
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Cette case permet d'ajouter au fichier existant, sélectionné en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C'''</span>.
  
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[[Image:ProDon Exportation Fusion 006.png]]<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Cette case permet d'exporter seulement les colonnes visibles dans la vue configurée.
  
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Par défaut, seules les colonnes les plus utilisées sont exportées. Il est possible de cocher «&nbsp;Exporter toutes les colonnes&nbsp;» pour plus d'options.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;: '''</span>Cette case permet d'exporter toutes les colonnes disponibles pour cette portion du logiciel.  
  
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== Dans un document texte<br> ==
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Cette fonction permet de transformer tout format de champ en format «&nbsp;standard».
  
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Par défaut, ProDon donne un nom au fichier texte. Vous pouvez changer le nom du fichier en positionnant le curseur dans la fenêtre «&nbsp;Nom du fichier&nbsp;». Cliquer sur «&nbsp;Générer &amp; ouvrir&nbsp;» ou sur «&nbsp;Générer &amp; explorer&nbsp;» pour visualiser le résultat.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> Après avoir choisi toutes les options désirées, cliquer sur «&nbsp;Générer &amp; ouvrir&nbsp;» ou sur «&nbsp;Générer &amp; explorer&nbsp;».  
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| colspan="2" |'''NOTE&nbsp;:''' Le bouton «&nbsp;Générer &amp; ouvrir&nbsp;» permet de générer le document de fusion à l'écran, tandis que le bouton «&nbsp;Générer &amp; explorer&nbsp;» permet de générer le fichier sans l'ouvrir. Cette dernière option est utile lorsqu'il y a plusieurs documents de fusion à générer et qu'il n'est pas nécessaire de tous les ouvrir.  
  
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Par défaut, seules les colonnes les plus utilisées sont exportées. Il est possible de cocher «&nbsp;Exporter toutes les colonnes&nbsp;» pour plus d'options.<br>  
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Version actuelle datée du 5 avril 2022 à 07:39

Exportation et fusion de données

Introduction

L’exportation ou fusion de données, consiste à exporter des données à partir de Prodon vers des documents Word, Excel ou Texte, pour traiter ou organiser les données en fonction de différents besoins (exemple : rapports personnalisés, listes pour fins de vérification, etc.). Cette fonction est disponible dans plusieurs gestions du logiciel (exemple : Gestion des clients, Gestion des occasions, Historique des transactions, etc.). Les données peuvent être exportées en totalité ou suite au résultat d'une recherche.

IMPORTANT : Les modifications faites dans les documents d’exportation, ne sont pas appliquées dans Prodon.

Exportation ou fusion

À partir d'un écran de gestion, rechercher les données à exporter, puis cliquer sur le bouton Bouton Exportation fusion.png.

Cette fenêtre s'ouvrira.

Prodon 5 Exportation et fusion de données 001.png

A : Choisir la sélection des données à exporter ou à fusionner.

B : Choisir vers quel type de document (Word, Excel ou Texte) les données seront exportées ou fusionnées.


Dans un document de fusion Word

Cette fonctionnalité de fusion dans Word, est utile dans les sections du logiciel, où il n'est pas possible de créer un document maître (exemple : « Historique des participants »). Lors de la création du document de fusion, les champs disponibles à l'écran du logiciel seront disponibles dans Word.

Prodon 5 Exportation et fusion de données 002.png

A : Choisir d'exporter les données dans un document de fusion Word.

B : Si le document de fusion est déjà créé, le sélectionner à l'aide de la flèche déroulante.

C : Pour ajouter ou modifier un document de fusion, cliquer sur le bouton « Gestion des documents de fusion ».

D : Après avoir sélectionné le bon document de fusion, cliquer sur « Fusionner & éditer » ou sur « Fusionner & imprimer ».

NOTE : Le bouton « Fusionner & éditer » permet de consulter les documents fusionnés avant de les imprimer, tandis que le bouton « Fusionner & imprimer » imprime directement les documents fusionnés.


Modification d'un document de fusion

Après avoir cliqué sur le bouton « Gestion des documents de fusion », cette fenêtre s'ouvre.

Prodon 5 Exportation et fusion de données 003.png

A : Cliquer sur ce bouton, pour ajouter un nouveau document de fusion.

B : Cliquer sur ce bouton, pour éditer le document de fusion sélectionné, dans Word.

C : Cliquer sur ce bouton, pour modifier le document de fusion sélectionné. D : Cliquer sur ce bouton, pour retirer le document de fusion sélectionné.

NOTE : Les champs de fusion reliés à cette portion du logiciel, seront exportés automatiquement dans Word pour créer le document.


Dans un document Excel

Prodon 5 Exportation et fusion de données 004.png

A : Choisir d'exporter des données dans un document Excel.

B : Cela permet de remplacer chaque retour à la ligne par un texte défini, à l'intérieur d'un champ.

C : Pour exporter et ajouter les données dans un fichier existant, il faut nommer le fichier, de la même façon que le fichier source. Pour voir le nom des fichiers précédemment créés, cliquer sur « Générer & explorer ».

D : Cette case permet d'ajouter au fichier existant, sélectionné en C.

E : Cette case permet d'exporter seulement les colonnes visibles dans la vue configurée.

F : Cette case permet d'exporter toutes les colonnes disponibles pour cette portion du logiciel.

G : Cette fonction permet de transformer tout format de champ en format « standard».

H : Après avoir choisi toutes les options désirées, cliquer sur « Générer & ouvrir » ou sur « Générer & explorer ».

NOTE : Le bouton « Générer & ouvrir » permet de générer le document de fusion à l'écran, tandis que le bouton « Générer & explorer » permet de générer le fichier sans l'ouvrir. Cette dernière option est utile lorsqu'il y a plusieurs documents de fusion à générer et qu'il n'est pas nécessaire de tous les ouvrir.


Dans un document Texte

Prodon 5 Exportation et fusion de données 005.png

A : Choisir d'exporter des données dans un document Texte.

B : Cela permet de remplacer chaque retour à la ligne par un texte défini, à l'intérieur d'un champ.

C : Pour exporter et ajouter les données dans un fichier existant, il faut nommer le fichier, de la même façon que le fichier source. Pour voir le nom des fichiers précédemment créés, cliquer sur « Générer & explorer ».

D : Cette case permet d'ajouter au fichier existant, sélectionné en C.

E : Cette case permet d'exporter seulement les colonnes visibles dans la vue configurée.

F : Cette case permet d'exporter toutes les colonnes disponibles pour cette portion du logiciel.

G : Cette fonction permet de transformer tout format de champ en format « standard».

H : Après avoir choisi toutes les options désirées, cliquer sur « Générer & ouvrir » ou sur « Générer & explorer ».

NOTE : Le bouton « Générer & ouvrir » permet de générer le document de fusion à l'écran, tandis que le bouton « Générer & explorer » permet de générer le fichier sans l'ouvrir. Cette dernière option est utile lorsqu'il y a plusieurs documents de fusion à générer et qu'il n'est pas nécessaire de tous les ouvrir.


Nom du document : Fonctions communes:Exportation et fusion de données


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