ProDon:Catégories/champs personnalisés/caractéristiques

Introduction

Les informations générales et nécessaires à la majorité des organisations ont été intégrées à ProDon lors de sa conception. Cependant, chaque organisme a ses propres besoins, c'est pouquoi les personnalisations ont été ajoutées à la base de données afin permettre aux utilisateurs de configurer et de personnaliser des options spécifiques.

Il existe 3 différents types de personnalisations:

• les catégories de clients
• les champs personnalisés
• les caractéristiques

Chaque type de personnalisation a une utilité différente et peut être utilisé à partir de différentes gestions du logiciel (gestion des clients, gestion des transactions, gestion des occasions de dons, etc). C'est pourquoi le choix de la personnalisation doit se faire en fonction de l'endroit où elle sera utilisée et de l'historique qui doit être concervé dans le futur.

Il est également possible d'effectuer une recherche, un filtre ou de créer une liste personnalisée à partir de ces personnalisations. Aussi, plus d'une peuvent être utilisées à la fois et il est possible de les jumeler à des champs de la base de données. Par exemple, je pourrais rechercher tous les clients de Victoriaville (champ de la base de données), qui sont bénévoles (catégorie de clients) et qui sont disponibles le samedi soir (caractéristique).

Catégories de clients

Celles-ci sont disponibles uniquement dans la gestion des clients. Une « Catégorie », c’est une case à cocher, une information sur le client qui servira à l’interne. Elles sont visibles dans les fiches clients et pourront être utilisées pour sortir des listes de clients ou des filtres contenant une ou plusieurs catégories, exemple, catégorie « Bénévole ».

Points positifs et négatifs : c’est l’outil le plus simple, mais le plus limité. Aucun historique à long terme. On l’utilise seulement si le moment présent est important pour nous. Par exemple, la journée où le client n’est plus bénévole, je dois « décocher » la catégorie, et à partir de ce moment, je n’ai aucun moyen de savoir qu’il a déjà été bénévole dans le passé.

Pour en savoir plus, « Gestion des clients », Onglet « 4-Catégories ».

Les champs personnalisés

Les champs personnalisés sont des champs personnalisables avec :
- Un nom
- Des valeurs de réponses

Ils peuvent être créés pour gérer de l’information spécifiques aux :
- clients
- activités d’une occasion de dons
- transactions
- dépenses

Points positifs et négatifs :
Ils NE peuvent PAS se répéter plus d’une fois.
Ils peuvent être configurés pour être obligatoire lors de l’entrée d’information.
Ils peuvent être visibles dans les grilles de gestions (Gestion des vues).
Ils seront disponibles en tant que « champs de fusion » dans les documents maîtres.
Ils seront disponibles pour faire des listes personnalisées et des filtres.

Pour savoir comment configurer et gérer des champs personnalisés, cliquer ici.

Les Caractéristiques

Les caractéristiques sont en fait des champs personnalisables avec :
- un nom
- une description
- des valeurs de réponses
- une date de début (optionnelle)
- une date de fin (optionnelle)
- valeur de réponse par défaut si désirée

Elles peuvent être créées pour gérer de l’information spécifiques aux :
- clients
- activités d’une occasion de dons
- prospections et engagements (nécessite le module prospection et engagements)
- lots de transactions (dans la gestion "Analyse et historique)
- tâches et historique
- transactions

Points positifs et négatifs :
Elles peuvent se répéter plus d’une fois (optionnel).
Elles peuvent être configurées pour être obligatoire lors de l’entrée d’information.
Elles peuvent être visibles dans les grilles de gestions (Gestion des vues) si elles sont configurées avec une valeur de réponse unique. Cela permet du même coup de pouvoir les utiliser dans des rapports personnalisés, mais uniquement sur la valeur de réponse.
Elles sont disponibles en tant que « champs de fusion » dans les documents maîtres (par défaut valeur de réponse seulement, mais configurable pour indiquer les autres éléments).
Elles sont disponibles pour faire des listes personnalisées et des filtres.
Elles peuvent faire partie d’un regroupement de caractéristiques afin d’en ajouter plusieurs en une seule opération.

La caractéristique est l’élément le plus versatile et dans le doute, probablement le plus approprié. ATTENTION à l’option « Voir dans la grille de gestion » car si utilisé trop souvent il y a risque de perte de performance.

Pour savoir comment configurer et gérer des caractéristiques, cliquer ici.

Premières questions pour aider à trouver quel type de personnalisation sera le plus approprié :

- Pour quelle type d’information cette personnalisation est nécessaire (est-ce de l’information sur les clients, les transactions, les activités d’une occasion de dons…)?
- Est-ce qu’une date de début et/ou une date de fin est nécessaire?
- Est-ce que la réponse à cette personnalisation peut se répéter plus d’une fois, exemple, « Compétence professionnelle : en comptabilité » et « Compétence professionnelle en finance »?

Résumé des explications précédentes

• • • • • NOTE POUR CLAUDIE : IL FAUT METTRE LES CHAMPS PERSO EN 2E DANS LE TABLEAU SVP****

Catégories de clients Caractéristiques Champs personnalisés
Case à cocher
x
Utilisables à plusieurs reprises X (optionnel)
Peuvent être obligatoire lors de la saisie d’information x x
Peuvent être visibles dans les grilles de gestion X (uniquement si la caractéristique ne peut être utilisée qu’une seule fois) x
Disponibles en tant que « champs de fusion » dans les documents maîtres x x
disponibles pour faire des listes personnalisées et des filtres x x x
Peuvent faire partie d’un regroupement afin d’en ajouter plusieurs en une seule opération. x
Disponibilité dans les gestions :
Clients x x x
Tâches et historique x
Transactions x x
Activités (d’une occasion de dons) x x
Prospections et engagements x
Lots x
Dépenses x