ProDon:Catégories/champs personnalisés/caractéristiques

Introduction

Les informations générales et nécessaires à la majorité des organisations ont été intégrées à ProDon lors de sa conception. Cependant, chaque organisme a ses propres besoins, c'est pourquoi les personnalisations ont été ajoutées à la base de données afin permettre aux utilisateurs de configurer et de personnaliser des options spécifiques.

Il existe 3 différents types de personnalisations:

• les catégories de clients
• les champs personnalisés
• les caractéristiques

Chaque type de personnalisation a une utilité différente et peut être utilisée à partir de différentes gestions du logiciel (gestion des clients, gestion des transactions, gestion des occasions de dons, etc). C'est pourquoi le choix de la personnalisation doit se faire en fonction de l'endroit où elle sera utilisée et de l'historique qui doit être concervé dans le futur. Pour savoir dans quelle gestion chaque type de personnalisation est disponible, consulter cette section.

Il est également possible d'effectuer une recherche ou un filtre à partir de ces personnalisations et de les utiliser dans des rapports personnalisés.

NOTE : Plus d'une personnalisation peut etre utilisée à la fois dans un filtre et il est possible de les jumeler à des champs de la base de données. Par exemple, je pourrais rechercher tous les clients de Victoriaville (champ de la base de données), qui sont bénévoles (catégorie de clients) et qui sont disponibles le samedi soir (caractéristique).

Catégories de clients

Ce type de personnalisation est en fait, une case à cocher, une information sur le client qui servira à l'interne. Il s'agit de la personnalisation la plus simple à utiliser, mais la plus limitée, puisqu'elle ne permet pas de conserver un historique à long terme. Il est donc conseillé d'utiliser ce type de personnalisation uniquement si seul le moment présent est important. Par exemple, si un client est bénévole et décide de ne plus l'être, je dois décocher la case. Cependant, une fois que la case est décochée, je n'ai aucun moyen de savoir que le client a déjà été bénévole dans le passé.

Les catégories de clients sont disponibles uniquement dans la « Gestion des clients » et visibles dans les fiches clients.

Pour savoir comment créer et utiliser des catégories de clients, consulter la section « Onglet « 4-Catégories » » du document « Gestion des clients ».

Points positifs et négatifs

• Peuvent être utilisées pour faire des filtres
  
• Ne peuvent pas être utilisées dans les rapports personnalisés
  
• Ne peuvent pas se répéter plus d'une fois
  
• Ne peuvent pas être configurées pour être obligatoires lors de l'entrée d'information
  
• Ne peuvent pas
  

Les champs personnalisés

Ce type de personnalisation est en fait, un champ personnalisable contenant :

• Un nom
• Des valeurs de réponses
  

Les champs personnalisés sont disponibles dans plusieurs gestions de ProDon. Il peuvent être créés pour gérer de l'information spécifique aux :

• Clients
• Activités d'occasion de dons
• Transactions
• Dépenses
  

Pour savoir comment créer et utiliser des champs personnalisés, consulter le document « Configuration des champs personnalisés ».

Points positifs et négatifs

• Peuvent être utilisés pour faire des filtres
  
• Peuvent être utilisés dans les rapports personnalisés
• Ne peuvent pas se répéter plus d'une fois
  
• Peuvent être configurés pour être obligatoires lors de l'entrée d'information
  
• Peuvent être visibles dans les grilles de gestion
  NOTE : Pour savoir comment rendre visible un champ personnalisé dans une grille de gestion, consulter le document « Gestion des vues ».
  
• Sont disponibles en tant que champ de fusion dans les documents maîtres
  

Les caractéristiques

Ce type de personnalisation est en fait, un champ personnalisable contenant :

• Un nom
• Une description
• Des valeurs de réponses
• Une date de début (optionnelle)
• Une date de fin (optionnelle)
  

Les caractéristiques sont disponibles dans plusieurs gestions de ProDon. Elles peuvent être créées pour gérer de l'information spécifique aux :

• Clients
  
• Activités d'occasion de dons
  
• Prospections et engagements (nécessite le module « Prospection et engagements »)
  
• Lots de transactions (dans la gestion « Analyse et historique »)
• Tâches et historique
• Transactions

Valeur de réponse par défaut si désirée

Points positifs et négatifs :
Elles peuvent se répéter plus d’une fois (optionnel).
Elles peuvent être configurées pour être obligatoire lors de l’entrée d’information.
Elles peuvent être visibles dans les grilles de gestions (Gestion des vues) si elles sont configurées avec une valeur de réponse unique. Cela permet du même coup de pouvoir les utiliser dans des rapports personnalisés, mais uniquement sur la valeur de réponse.
Elles sont disponibles en tant que « champs de fusion » dans les documents maîtres (par défaut valeur de réponse seulement, mais configurable pour indiquer les autres éléments).
Elles sont disponibles pour faire des listes personnalisées et des filtres.
Elles peuvent faire partie d’un regroupement de caractéristiques afin d’en ajouter plusieurs en une seule opération.

La caractéristique est l’élément le plus versatile et dans le doute, probablement le plus approprié. ATTENTION à l’option « Voir dans la grille de gestion » car si utilisé trop souvent il y a risque de perte de performance.

Pour savoir comment configurer et gérer des caractéristiques, cliquer ici.

Premières questions pour aider à trouver quel type de personnalisation sera le plus approprié :

- Pour quelle type d’information cette personnalisation est nécessaire (est-ce de l’information sur les clients, les transactions, les activités d’une occasion de dons…)?
- Est-ce qu’une date de début et/ou une date de fin est nécessaire?
- Est-ce que la réponse à cette personnalisation peut se répéter plus d’une fois, exemple, « Compétence professionnelle : en comptabilité » et « Compétence professionnelle en finance »?

Résumé des explications précédentes

• • • • • NOTE POUR CLAUDIE : IL FAUT METTRE LES CHAMPS PERSO EN 2E DANS LE TABLEAU SVP****

Catégories de clients Caractéristiques Champs personnalisés
Case à cocher
x
Utilisables à plusieurs reprises X (optionnel)
Peuvent être obligatoire lors de la saisie d’information x x
Peuvent être visibles dans les grilles de gestion X (uniquement si la caractéristique ne peut être utilisée qu’une seule fois) x
Disponibles en tant que « champs de fusion » dans les documents maîtres x x
disponibles pour faire des listes personnalisées et des filtres x x x
Peuvent faire partie d’un regroupement afin d’en ajouter plusieurs en une seule opération. x
Disponibilité dans les gestions :
Clients x x x
Tâches et historique x
Transactions x x
Activités (d’une occasion de dons) x x
Prospections et engagements x
Lots x
Dépenses x