ProDon:Catégories/champs personnalisés/caractéristiques

Introduction

Les informations générales et nécessaires à la majorité des organisations ont été intégrées à ProDon lors de sa conception. Cependant, chaque organisme a ses propres besoins, c'est pourquoi les personnalisations ont été ajoutées à la base de données afin permettre aux utilisateurs de configurer et de personnaliser des options spécifiques.

Il existe 3 différents types de personnalisations:

• les catégories de clients
• les champs personnalisés
• les caractéristiques

Chaque type de personnalisation a une utilité différente et peut être utilisée à partir de différentes gestions du logiciel (gestion des clients, gestion des transactions, gestion des occasions de dons, etc). C'est pourquoi le choix de la personnalisation doit se faire en fonction de l'endroit où la personnalisation est nécessaire et de l'utilisation future. Pour savoir dans quelle gestion chaque type de personnalisation est disponible, consulter cette section.

Les premières questions à se poser pour aider à trouver quel type de personnalisation serait le plus approprié sont les suivantes :

• Pour quel type d'information cette personnalisation est nécessaire? (Est-ce pour des clients, des transactions, des activités d'occasion de dons, etc.?)
• Est-ce qu'une date de début et/ou une date de fin est nécessaire?
• Est-ce qu'il est possible que j'aie besoin d'utiliser cette personnalisation plus d'une fois pour un élément? (Par exemple, un bénévole peut avoir la « compétence professionnelle » en comptabilité, et la « compétence professionnelle » en lecture.)

Pour répondre rapidement à ces trois questions, consulter les sections « Points positifs et négatifs » des catégories de clients des champs personnalisés et des caractéristiques).

Il est également possible d'effectuer une recherche ou un filtre à partir de ces personnalisations et de les utiliser dans des rapports personnalisés.

NOTE : Plus d'une personnalisation peut etre utilisée à la fois dans un filtre et il est possible de les jumeler à des champs de la base de données. Par exemple, je pourrais rechercher tous les clients de Victoriaville (champ de la base de données), qui sont bénévoles (catégorie de clients) et qui sont disponibles le samedi soir (caractéristique).

Catégories de clients

Ce type de personnalisation est en fait, une case à cocher, une information sur le client qui servira à l'interne. Il s'agit de la personnalisation la plus simple à utiliser, mais la plus limitée, puisqu'elle ne permet pas de conserver un historique à long terme. Il est donc conseillé d'utiliser ce type de personnalisation uniquement si seul le moment présent est important. Par exemple, si un client est bénévole et décide de ne plus l'être, je dois décocher la case. Cependant, une fois que la case est décochée, je n'ai aucun moyen de savoir que le client a déjà été bénévole dans le passé.

Les catégories de clients sont disponibles uniquement dans la « Gestion des clients » et visibles dans les fiches clients.

Pour savoir comment créer et utiliser des catégories de clients, consulter la section « Onglet « 4-Catégories » » du document « Gestion des clients ».

Points positifs et négatifs des catégories de clients

• Peuvent être utilisées pour faire des filtres
  
• Ne peuvent pas être utilisées dans les rapports personnalisés
  
• Ne peuvent pas se répéter plus d'une fois
  
• Ne peuvent pas être configurées pour être obligatoires lors de l'entrée d'information
  
• Ne peuvent pas être visibles dans la grille de gestion
  

Les champs personnalisés

Ce type de personnalisation est en fait, un champ personnalisable contenant :

• Un nom
• Des valeurs de réponses
  

Les champs personnalisés sont disponibles dans plusieurs gestions de ProDon. Il peuvent être créés pour gérer de l'information spécifique aux :

• Clients
• Activités d'occasion de dons
• Transactions
• Dépenses
  

Pour savoir comment créer et utiliser des champs personnalisés, consulter le document « Configuration des champs personnalisés ».

Points positifs et négatifs des champs personnalisés

• Peuvent être utilisés pour faire des filtres
  
• Peuvent être utilisés dans les rapports personnalisés
• Ne peuvent pas se répéter plus d'une fois
  
• Peuvent être configurés pour être obligatoires lors de l'entrée d'information
  
• Peuvent être visibles dans les grilles de gestion
  NOTE : Pour savoir comment rendre visible un champ personnalisé dans une grille de gestion, consulter le document « Gestion des vues ».
  
• Sont disponibles en tant que champ de fusion dans les documents maîtres
  

Les caractéristiques

Ce type de personnalisation est en fait, un champ personnalisable contenant :

• Un nom
• Une description
• Des valeurs de réponses
• Une date de début (optionnelle)
• Une date de fin (optionnelle)
  

Il s'agit de la personnalisation la plus versatile et dans le doute, probablement la plus appropriée. Elle peut également faire partie d'un regroupement de caractéristiques afin d'en ajouter plusieurs en une seule opération.

Les caractéristiques sont disponibles dans plusieurs gestions de ProDon. Elles peuvent être créées pour gérer de l'information spécifique aux :

• Clients
  
• Activités d'occasion de dons
  
• Prospections et engagements (nécessite le module « Prospection et engagements »)
  
• Lots de transactions (dans la gestion « Analyse et historique »)
• Tâches et historique
• Transactions

Pour savoir comment créer et utiliser des caractéristiques, consulter le document « Gestion des caractéristiques ».

Points positifs et négatifs des caractéristiques

• Peuvent être utilisées pour faire des filtres
  
• Peuvent être utilisées dans les rapports personnalisés
  ATTENTION : Pour pouvoir utiliser une caractéristique dans un rapport personnalisé, la caractéristique doit permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques ») et être visible dans la grille de gestion (voir la lettre H de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).
• Peuvent se répéter plus d'une fois
  
• Peuvent être configurées pour être obligatoires lors de l'entrée d'information
  ATTENTION : Pour pouvoir configurer une caractéristique pour qu'elle soit obligatoire, elle doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »), être toujours présente (voir la lettre I de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques ») puis ensuite, elle pourra être définie obligatoire (voir la lettre J de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).
• Peuvent être visibles dans les grilles de gestion
  NOTE : Pour savoir comment rendre visible une caractéristique dans une grille de gestion, consulter le document « Gestion des vues ».
  ATTENTION : Pour pouvoir être visible dans la grille de gestion, la caractéristique doit permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).
  
• Sont disponibles en tant que champ de fusion dans les documents maîtres
• Possibilité de spécifier une valeur de réponse par défaut, si désiré
  

Résumé des explications précédentes

	Catégories de clients	Champs personnalisés	Caractéristiques
Case à cocher	X
Peut être utilisé pour faire des filtres	X	X	X
Peut être utilisé pour faire des rapports personnalisés		X	X
Peut être utilisé plus d'une fois			X (optionnel)
Peut être configuré pour être obligatoire lors de l'entrée d'informations		X	X
Peut être visible dans les grilles de gestion		X	X
Disponible en tant que champ de fusion dans les documents maîtres		X	X
Possibilité de spécifier une valeur de réponse par défaut			X
Disponibilité dans les gestions
Clients	X	X	X
Tâches et historique			X
Transactions		X	X
Activités d'une occasion de dons		X	X
Prospections et engagements			X
Lots			X
Dépenses		X

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Nom du document : ProDon:Catégories/champs personnalisés/caractéristiques

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