ProDon:Catégories/champs personnalisés/caractéristiques
Sommaire
Introduction
Les informations générales et nécessaires à la majorité des organisations ont été intégrées à ProDon lors de sa conception. Cependant, chaque organisme a ses propres besoins, c'est pourquoi les personnalisations ont été ajoutées à la base de données afin permettre aux utilisateurs de configurer et de personnaliser des options spécifiques.
Il existe 3 différents types de personnalisations:
Chaque type de personnalisation a une utilité différente et peut être utilisée à partir de différentes gestions du logiciel (gestion des clients, gestion des transactions, gestion des occasions de dons, etc). C'est pourquoi le choix de la personnalisation doit se faire en fonction de l'endroit où elle sera utilisée et de l'historique qui doit être concervé dans le futur. Pour savoir dans quelle gestion chaque type de personnalisation est disponible, consulter cette section.
Les premières questions à se poser pour aider à trouver quel type de personnalisation serait le plus approprié sont les suivantes :
- Pour quel type d'information cette personnalisation est nécessaire (pour des clients, des transactions, des activités d'occasion de dons, etc.)?
- Est-ce qu'une date de début et/ou une date de fin est nécessaire?
- Est-ce qu'il est possible que j'aie besoin d'utiliser cette personnalisation plus d'une fois pour un élément (par exemple, un bénévole peut avoir la « compétence professionnelle » en comptabilité, et la « compétence professionnelle » en lecture)?
Pour répondre rapidement à ces trois questions, consulter les sections « Points positifs et négatifs » des trois types de personnalisation (Catégories de clients, champs personnalisés et caractéristiques).
Il est également possible d'effectuer une recherche ou un filtre à partir de ces personnalisations et de les utiliser dans des rapports personnalisés.
NOTE : Plus d'une personnalisation peut etre utilisée à la fois dans un filtre et il est possible de les jumeler à des champs de la base de données. Par exemple, je pourrais rechercher tous les clients de Victoriaville (champ de la base de données), qui sont bénévoles (catégorie de clients) et qui sont disponibles le samedi soir (caractéristique).
Catégories de clients
Ce type de personnalisation est en fait, une case à cocher, une information sur le client qui servira à l'interne. Il s'agit de la personnalisation la plus simple à utiliser, mais la plus limitée, puisqu'elle ne permet pas de conserver un historique à long terme. Il est donc conseillé d'utiliser ce type de personnalisation uniquement si seul le moment présent est important. Par exemple, si un client est bénévole et décide de ne plus l'être, je dois décocher la case. Cependant, une fois que la case est décochée, je n'ai aucun moyen de savoir que le client a déjà été bénévole dans le passé.
Les catégories de clients sont disponibles uniquement dans la « Gestion des clients » et visibles dans les fiches clients.
Pour savoir comment créer et utiliser des catégories de clients, consulter la section « Onglet « 4-Catégories » » du document « Gestion des clients ».
Points positifs et négatifs des catégories de clients
- Peuvent être utilisées pour faire des filtres
- Ne peuvent pas être utilisées dans les rapports personnalisés
- Ne peuvent pas se répéter plus d'une fois
- Ne peuvent pas être configurées pour être obligatoires lors de l'entrée d'information
- Ne peuvent pas
Les champs personnalisés
Ce type de personnalisation est en fait, un champ personnalisable contenant :
- Un nom
- Des valeurs de réponses
Les champs personnalisés sont disponibles dans plusieurs gestions de ProDon. Il peuvent être créés pour gérer de l'information spécifique aux :
- Clients
- Activités d'occasion de dons
- Transactions
- Dépenses
Pour savoir comment créer et utiliser des champs personnalisés, consulter le document « Configuration des champs personnalisés ».
Points positifs et négatifs des champs personnalisés
- Peuvent être utilisés pour faire des filtres
- Peuvent être utilisés dans les rapports personnalisés
- Ne peuvent pas se répéter plus d'une fois
- Peuvent être configurés pour être obligatoires lors de l'entrée d'information
- Peuvent être visibles dans les grilles de gestion
NOTE : Pour savoir comment rendre visible un champ personnalisé dans une grille de gestion, consulter le document « Gestion des vues ».
- Sont disponibles en tant que champ de fusion dans les documents maîtres
Les caractéristiques
Ce type de personnalisation est en fait, un champ personnalisable contenant :
- Un nom
- Une description
- Des valeurs de réponses
- Une date de début (optionnelle)
- Une date de fin (optionnelle)
Il s'agit de la personnalisation la plus versatile et dans le doute, probablement la plus appropriée. Elle peut également faire partie d'un regroupement de caractéristiques afin d'en ajouter plusieurs en une seule opération.
Les caractéristiques sont disponibles dans plusieurs gestions de ProDon. Elles peuvent être créées pour gérer de l'information spécifique aux :
- Clients
- Activités d'occasion de dons
- Prospections et engagements (nécessite le module « Prospection et engagements »)
- Lots de transactions (dans la gestion « Analyse et historique »)
- Tâches et historique
- Transactions
Pour savoir comment créer et utiliser des caractéristiques, consulter le document « Gestion des caractéristiques ».
Points positifs et négatifs des caractéristiques
- Peuvent être utilisées pour faire des filtres
- Peuvent être utilisées dans les rapports personnalisés
ATTENTION : Pour pouvoir utiliser une caractéristique dans un rapport personnalisé, la caractéristique doit permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques ») et être visible dans la grille de gestion (voir la lettre H de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »). - Peuvent se répéter plus d'une fois
- Peuvent être configurées pour être obligatoires lors de l'entrée d'information
ATTENTION : Pour pouvoir configurer une caractéristique pour qu'elle soit obligatoire, elle doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »), être toujours présente (voir la lettre I de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques ») puis ensuite, elle pourra être définie obligatoire (voir la lettre J de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »). - Peuvent être visibles dans les grilles de gestion
NOTE : Pour savoir comment rendre visible une caractéristique dans une grille de gestion, consulter le document « Gestion des vues ».
ATTENTION : Pour pouvoir être visible dans la grille de gestion, la caractéristique doit permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).
- Sont disponibles en tant que champ de fusion dans les documents maîtres
- Possibilité de spécifier une valeur de réponse par défaut, si désiré
Résumé des explications précédentes
- NOTE POUR CLAUDIE : IL FAUT METTRE LES CHAMPS PERSO EN 2E DANS LE TABLEAU SVP****
Catégories de clients Caractéristiques Champs personnalisés
Case à cocher
x
Utilisables à plusieurs reprises X (optionnel)
Peuvent être obligatoire lors de la saisie d’information x x
Peuvent être visibles dans les grilles de gestion X (uniquement si la caractéristique ne peut être utilisée qu’une seule fois) x
Disponibles en tant que « champs de fusion » dans les documents maîtres x x
disponibles pour faire des listes personnalisées et des filtres x x x
Peuvent faire partie d’un regroupement afin d’en ajouter plusieurs en une seule opération. x
Disponibilité dans les gestions :
Clients x x x
Tâches et historique x
Transactions x x
Activités (d’une occasion de dons) x x
Prospections et engagements x
Lots x
Dépenses x
