ProDon:Notes de cours formation WebActive - Publipostage et historique d'envoi

De Logilys
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Notes de cours formation WebActive - Publipostage et historique d'envoi


Configuration et utilisation des documents maîtres

Gestion des documents maîtres

  • Dans la gestion des documents maîtres, l’onglet « Modèles Logilys » contient plusieurs exemples de documents maîtres de tous types (lettres de remerciement, suivis d’engagements, factures, reçus, etc.).
  • Il est possible de dupliquer n’importe quel document (autant les modèles Logilys que les documents actifs ou inactifs). Pour ce faire, se positionner sur le document à dupliquer, puis cliquer sur le bouton Petit Bouton Dupliquer.png.


Options de configuration des documents maîtres

  • L’option « Enregistrer une copie dans le dossier du client » permet de conserver le document fusionné dans la fiche du client publiposté (fonctionne uniquement lorsque le document est fusionné seul).
  • L’option « Ce document est une liste » permet d’insérer un saut de section entre chaque élément à fusionner, afin de créer une liste dans un document au lieu d'un document pour chaque client.
  • L’option « Séq. » active un champ de fusion lié à un numéro séquentiel. À noter qu’il est impossible d’utiliser un même numéro 2 fois, donc impossible de réimprimer un document.
  • Le champ « Langue » permet de choisir d’éditer un seul document et de l’envoyer à tout le monde, peu importe la langue du client publiposté, ou d’éditer autant de documents qu’il y a de langues activées dans ProDon, afin d’envoyer le bon document en fonction de la langue du client publiposté.
  • L’onglet « Lien » rend disponibles des champs de fusion basés sur un lien entre le client publiposté et un autre client de la base de données.
    Exemple : Je veux publiposter tous les employés de Logilys, mais je veux mentionner dans ma lettre de sollicitation des éléments relatifs à Logilys. En activant le lien « Employé de/Employeur de » dans mon document maître, j’aurai accès à la fois à tous les champs du client publiposté (employés de Logilys) et de son employeur (Logilys).
  • L’onglet « Sommaire » permet d’activer un sommaire pour l’ajouter dans le document maître.
    Exemple : Je sollicite tous mes donateurs du Tournoi de golf de l’an dernier pour mon Tournoi de golf cette année et je veux mentionner dans ma lettre de sollicitation le total de leurs dons pour le Tournoi de golf de l’an dernier.
  • L’onglet « Champs calculés » permet de créer des champs calculés textes ou numériques.
    Exemple (numérique) : Je veux proposer des montants de dons en fonction du cumulatif de l’an dernier.
    Exemple (texte) : Je veux inscrire dans une lettre « Chère Madame » ou « Cher Monsieur » au lieu de « Monsieur » ou « Madame ».


Publipostage de type client

Utilisé principalement pour la sollicitation clients.

  • Champs de fusion :
    - La section « Client » contient des informations relatives au client publiposté.
    - La section « Client tiers » contient des informations relatives au client tiers du client publiposté.
    - Les champs « z_lettre_e » et « z_lettre_s » permettent d’ajouter un « e » ou un « s » à un mot en fonction du genre et de la salutation du client.
    - La section « Envoi » contient les informations de l’envoi rattaché au publipostage.
    - La section « Organisme » contient les informations relatives à votre organisme.
  • Un publipostage de type client peut être effectué à partir de plusieurs gestions de ProDon, en utilisant le bouton Bouton Publipostage Client.png.


Publipostage de type contact

Utilisé pour la sollicitation, mais adressé à un contact du client plutôt qu’à l’individu de la fiche client.

  • Champs de fusion (en plus des champs de fusion du document maître de type client) :
    - La section « Contact » contient des informations relatives au contact du client sollicité.
  • Un publipostage de type contact peut être effectué uniquement à partir de la gestion des clients, en utilisant le même bouton Bouton Publipostage Client.png, puis en sélectionnant l’option « Publipostage contact ».


Publipostage de type transaction

Utilisé principalement comme lettre de remerciement. Puisque les lettres de remerciement sont générées automatiquement, ce type de publipostage ne devrait pas être utilisé massivement.

  • Champs de fusion (en plus des champs de fusion du document maître de type client) :
    - La section « Transaction » contient les informations des transactions du publipostage.
  • Options supplémentaires dans la configuration du document maître :
    - « Un enregistrement par unité » permet de générer autant de documents que le nombre de billets.
    - « Activer le client lié #1 ou #2 » permettent d’avoir accès aux champs des clients liés de la transaction.
    - Possibilité de générer le document au report d’une transaction ou à la saisie d’une transaction en attente.
  • Un publipostage de type transaction peut être effectué partout où on retrouve des transactions (gestion des transactions, analyse et historique), en utilisant le bouton Bouton Publipostage Transaction.png.


Publipostage de type engagement

Utilisé pour envoyer des rappels ou pour faire des suivis relatifs aux engagements des clients.

  • Champs de fusion (en plus des champs de fusion du document maître de type client) :
    - La section « Engagement » contient les informations des engagements du publipostage.
  • Un publipostage de type engagement est effectué à partir de l’onglet « Engagements » d’analyse et historique, en utilisant le bouton Bouton Publipostage Engagement.png.



Historique d'envois et relances

Utilisation de l’historique d’envois

  • Les envois peuvent être rattachés à une occasion/activité, ce qui permet d’évaluer la rentabilité du publipostage. Ils peuvent également être utilisés sans nécessairement les rattacher à une occasion/activité.
  • Il existe trois différentes façons de documenter des envois :
    - En faisant un publipostage.
    - À partir d’une fiche client.
    - De façon massive (menu « Fonctions spéciales » / « Ajout d’envois » dans la gestion des clients).
  • Consultation des envois (possible de deux façons) :
    - À partir de l’onglet « Envois » d’une fiche client (pour consulter les envois d’un seul client).
    - À partir de l’onglet « Envois » d’analyse et historique (pour consulter tous les envois de ProDon).
  • Gestion des relances :
    - Le publipostage de type client est disponible à partir de l’onglet « Envois » d’analyse et historique, il est donc facile de relancer les clients en filtrant les envois « non-répondus », puis en effectuant un publipostage par la suite.


Configuration des préférences système

  • Il est possible de configurer des réponses par défaut pour plusieurs situations.
    - Par exemple, lors de la création d’un envoi, je veux indiquer par défaut la réponse « Pas de réponse » dans l’envoi des clients. Lors de la saisie d’une transaction en attente correspondant à un envoi, je veux voir la réponse « Paiement en attente » dans l’envoi du client qui a effectué la transaction. Ou encore, lors du report d’une transaction correspondant à un envoi, je veux voir la réponse « Reçu » dans l’envoi du client qui a effectué la transaction.
  • Il est possible également d’afficher automatiquement l’occasion/activité du dernier envoi des clients lors de l’ajout d’une nouvelle transaction.



Évaluation de la rentabilité d'un publipostage

Gestion des dépenses relatives à un publipostage

Pour évaluer la rentabilité d’un publipostage, il faut documenter les dépenses relatives en :

  • Créant des activités de dépenses dans l’occasion de don relative au publipostage.
  • Ajoutant des transactions de dépenses affectées aux activités de dépenses.


Rapport retour sur investissement

Ce rapport affiche le bilan des dépenses et des revenus. Il est possible de le générer pour des occasions ou activités en particulier, ce qui permet de voir la rentabilité d’un publipostage effectué pour une occasion, si les dépenses ont été documentées correctement. De plus, ce rapport affiche le nombre d’envois comparativement au nombre de dons reçus.

  • Le rapport se nomme « Retour sur investissement… » et est disponible à partir de la gestion des rapports.



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