ProDon:Relations
| Relations |
ATTENTION : Ce document est conçu pour les versions 5 et plus de ProDon.
Introduction
Le système des relations a été développé pour la version 5 de ProDon.
Dans le réseau de la philantropie, les gens font beaucoup de réseautage. Alors, ils se développent un réseau de contacts. Par contre, les organisations rencontrent tellement de personnes qu'il peut devenir très difficile d'associer une personne à ses contacts. C'est pour cette raison que le système des relations a été développé.
Les relations sont le réseau de contacts intégré de ProDon. À partir de cette fonctionnalité, il est possible de lier les contacts à leur organisation, à leur famille, à leurs amis et à leurs connaissances. De plus, ProDon garde une trace, car il est important de pouvoir retracer les anciennes relations des clients ainsi que des organisations. Les relations sont aussi très importantes, puisqu'elles sont liées au publipostage et au publicourriel.
Le document présent explique en détail le concept des relations, comment gérer les types de relations ainsi que comment gérer les relations.
Concept des relations
Le principe d'une relation est de décrire le lien qu'il y a entre deux entités. Le contexte présent ne fait pas exception à la règle: Une relation est le lien entre deux entités de ProDon. Ces entités peuvent être des individus ou des compagnies. Ces liens sont représentés par Client 1 (C1) est lié à Client 2 (C2).
| Les types de relations possibles | |
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C1 |
C2 |
| Individu | Individu |
| Individu | Compagnie |
| Compagnie | Individu |
| Compagnie | Compagnie |
| D'un point de vue théorique, une relation se représente comme suit : |
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| Voici des résultats avec des exemples : |
| 1) Si C1 est un individu et que C2 est un individu : |
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| 2) Si C1 est un individu et que C2 est une compagnie : |
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| 3) Si C1 est une compagnie et que C2 est un individu : |
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| 4) Si C1 est une compagnie et que C2 est une compagnie : |
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| Il est important de noter que même si une relation est MUTUELLE, il faudrait toujours la lire de C1 vers C2: |
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| Donc, avec un exemple de cas à partir de l'onglet relation de la gestion des clients de ProDon: |
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| Il faudrait comprendre ceci: |
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Gérer des types de relation
Avant de créer des relations, l'utilisateur devra créer des types de relations. Par exemple, il est possible que les responsables de l'organisation souhaitent pouvoir reconstituer des familles, des groupes d'amis, des relations de travail, etc. Donc, les utilisateurs peuvent choisir quel type de relations qu'ils désirent avoir dans ProDon.
| Pour ajouter un type de relation, aller dans l'onglet « Client » de la page d'accueil et cliquer sur « Type de relations ». |
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| Cette fenêtre s'ouvrira: | |
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Il suffit d'appuyer sur le bouton | |
Ajouter un type de relation
La première étape est d'ajouter des types de relations. Il est important de bien suivre ces étapes et de bien comprendre ce qu'implique la configuration d'un type de relations. Il n'est pas recommandé de créer des types de relations qui peuvent inclure tous les types de clients de ProDon.
| Ensuite, cette fenêtre s'ouvrira: | |
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A: La section « Code » sert à nommer la relation. |
B: La section « Description » sert à expliquer le rapport du client 1 vers le client 2. |
| C: La section « Description inverse » sert à expliquer le rapport du client 2 vers le client 1. | |
| La section « Types intégrés » présente des configurations fixes d'une relation. | |
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A: Quand l'option « Compagnie/Contact » est cochée, automatiquement les options de la section « Permettre les relations » sont cochées. Le contexte où cette option doit être choisie est lorsque le type de relation qui est créée doit se limiter à une compagnie et un individu. |
B: Il est important de constater qu'en choisissant cette option dans les « Types intégrés », les autres options de la même section ainsi que la section « Permettre les relations » deviennent verrouillées. |
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A: Quand l'option « Conjoint(es) » est cochée, automatiquement les options de la section « Permettre les relations » sont cochées ainsi que la case « Famille immédiate ». Le contexte où cette option doit être choisie est lorsque le type de relation qui est créée doit se limiter à deux individus qui forment un couple. |
B: Il est important de constater qu'en choisissant cette option dans les « Types intégrés », les autres options de la même section ainsi que la section « Permettre les relations » deviennent verrouillées. |
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A: Quand l'option « Famille immédiate » est cochée, automatiquement les options de la section « Permettre les relations » sont cochées. Le contexte où cette option doit être choisie est lorsque le type de relation qui est créée doit se limiter à deux individus d'une même famille. |
B: Il est important de constater qu'en choisissant cette option dans les « Types intégrés », les autres options de la même section ainsi que la section « Permettre les relations » deviennent verrouillées. |
La section « Permettre les relations » permet de personnaliser la configuration des types de relation.
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A: Quand l'option « Entre 2 compagnies » est cochée, la relation pourra être instaurée entre 2 compagnies. |
B: Quand l'option « Entre 2 individus » est cochée, la relation pourra être instaurée entre 2 individus. |
| C: Quand l'option « Entre une compagnie et un individu » est cochée, la relation pourra être instaurée entre une compagnie et un individu. | |
Modifier un type de relation
Idéalement, modifier un type de relation devrait se faire avant que des relations y soient liées, car les sections utilisées ne seront pas modifiables. Normalement, c'est identique à l'ajout: il est possible de modifier le « Code », la « Description », la « Description inverse », les options des « Types intégrés » et la section « Permettre les relations ». Pour ce faire, il faut se positionner sur le type de relation à modifier et appuyer sur le bouton 
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| Dans l'exemple suivant, la relation a été configurée en fonction que tout pourrait être conjoint de tout. |
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Donc, il y a des cas comme cela:
| Les types de relations possibles selon ce modèle | ||
| C1 | Relation | C2 |
| Individu | est conjoint(e) de | Individu |
| Individu | est conjoint(e) de | Compagnie |
| Compagnie | est conjoint(e) de | Individu |
| Compagnie | est conjoint(e) de | Compagnie |
| Alors, comme il y a déjà des cas existants qui impliquent toutes ces possibilités dans cette base de données ProDon, il est impossible de modifier cet exemple de relation avant d'ajuster toutes les relations utilisant ce type de relation. Il faut faire attention pour ne pas que vos types de relations soient des fourre-tout. | ||
Retirer un type de relation
Il arrive parfois qu'il faille retirer un type de relations parce qu'il a été remplacé par quelque chose de mieux ou qu'il était trop spécifique. Il est donc possible de retirer les types de relations qui ne sont plus utilisés. Si le type est encore utilisé, le logiciel bloquera le retrait.
Il faut sélectionner le type de relations qu'il faut retirer et appuyer sur le bouton  dans la gestion des types de relation.
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| Ensuite, il faut appuyer sur « Confirmer le retrait » pour finaliser l'opération. |
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Gérer des relations
Ensuite, pour le bien de l'organisation, les relations c'est comme les clients : il est important de bien utiliser cette section ainsi que de la maintenir à jour. Il n'est pas vraiment agréable pour personne de recevoir une lettre au nom d'un relation qui n'existe plus.
Ajouter une relation
Pour ajouter une relation, aller dans l'onglet relation de la fiche d'un client.
L'onglet « Info. principales »
Il faut appuyer sur le bouton  pour ajouter une relation.
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| Ensuite cette page s'ouvre: | |
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A: Cette option permet de choisir parmi tous les clients et toutes les compagnies de la base de données. |
B: Cette option permet de créer un contact qui sera uniquement visible en C2 dans ProDon. Même si un numéro de client est réservé pour ce C2, ce ne sera pas officiellement une fiche client, ce sera une fiche accessible seulement à partir de la relation. |
| C: Cette option permet de déterminer le type de relation présente entre les deux parties. | D: La case « Inverse » permet d'inverser la relation choisie dans le type. Par exemple, si la relation est « est parent de », lorsque la case « Inverse » est cochée, la relation deviendrait « est enfant de ». |
| E: Cette section sert à indiquer quand la relation entre les deux parties a débutée. | F: Cette section sert à indiquer quand la relation entre les deux parties a pris fin. Normalement, cette section est documentée plus tard. |
| G: L'option adresse permet de placer l'adresse du C1(Client 1) comme la provenance de l'adresse du C2 (Client 2). | H: Cette case à cocher permet au C2 de devenir le contact principal de C1. Une compagnie ne peut pas devenir le contact principal d'un individu. Cette information sera emmagasinée dans la relation. |
| I: Si cette case est cochée, C2 deviendra le contact pour les reçus de C1. Cette information sera emmagasinée dans la relation. | |
| Si l'option A est sélectionnée, cette fenêtre s'ouvrira: | |
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| Dans cette fenêtre, il y aura tous les clients de la base de donnée. Il suffira de choisir le client 2 avec lequel le client 1 est en relation. | |
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| Il faudra ensuite compléter la section relation. |
| Si l'option B est sélectionnée, cette fenêtre s'ouvrira: | |
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| Il faudra entrer les informations comme si c'était un nouveau client et ensuite compléter la section relation. Remarque: Un numéro de client sera prédéterminé. | |
L'onglet « Salutation »
Il est possible de personnaliser les salutations ou il est possible d'utiliser les salutations standards.
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| Quand l'option A est sélectionnée, il est possible de choisir quels champs de fusion seront utilisés lorsque qu'il faudra écrire un document qui s'adressera aux deux contacts de la relation. | Quand l'option B est sélectionnée, tous les choix sont prédéterminés. |
Modifier une relation
| Pour modifier une relation, aller dans l'onglet relation de la fiche client, se positionner sur la relation à modifier et appuyer sur le bouton ou double-cliquer sur la relation.
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| Ensuite, il faut modifier ce qu'il y a à modifier et cliquer sur « Confirmer la modification » pour modifier le lien entre les clients. | |
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NOTE: Pour archiver une relation, entrer une date de fin. Alors, de cette manière, l'organisation pourra garder une trace dans sa base de donnée des relations qui ne sont plus actives. Pour les voir, aller dans l'onglet relation de la gestion des clients et cliquer sur le bouton  .
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Retirer une relation
| Pour retirer une relation, il faut aller dans l'onglet relation de la fiche client, se positionner sur la relation à retirer et appuyer sur le bouton .
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| Ensuite, il faut cliquer sur « Confirmer le retrait » pour retirer le lien entre les clients. | |
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Nom du document : ProDon:Relations
Version : 5.0.3.3
