ProDon:Aide à la mise à jour de ProDon 4 vers ProDon 5

Mise à jour à Prodon 5: Impact sur les fiches client

Introduction

La structure de la fiche client est très différente entre Prodon 4 et Prodon 5.

Nous avons donc conçu un outil d’assistance à la mise à jour de Prodon 4 vers Prodon 5, qui vous guidera dans les différentes étapes de la mise à jour.

Dans un premier temps, cette documentation vous expliquera l'impact qu'aura la mise à jour sur vos fiches clients.

Puis, nous vous expliquerons ensuite comment démarrer l'assistant de migration et comment l'utiliser.

ATTENTION :

Il est très important de bien comprendre l'impact qu'aura la mise à jour sur vos fiches clients avant de commencer.

Les questions de l'assistant de migration NE CONCERNENT QUE LES FICHES COMPAGNIE AYANT UN CONTACT (c'est-à-dire que la fiche client de Prodon 4 contient le nom d'une compagnie ET le nom d'un individu).

LES FICHES « INDIVIDU SEULEMENT » OU « COMPAGNIE SEULEMENT » NE SERONT PAS TOUCHÉES PAR LA MISE À JOUR.

Si vous n'êtes pas certains d'avoir bien compris l'explication, nous vous invitons à communiquer avec nous afin que nous vous l'expliquions en détail.

Avertissements généraux concernant la mise à jour à Prodon 5

Voici quelques mises en garde concernant la version 5 de Prodon, qui sont très importantes à considérer avant d'effectuer la mise à jour.

En effet, en raison de la nouvelle structure de clients et relations de Prodon 5, vous pourriez être amené(e) à devoir revoir/corriger/modifier certains éléments.

1. La mise à jour créera autant de fiches individus qu'il y a de fiches compagnies avec contact principal (excepté si le contact était également présent dans les liens, à ce moment, la relation se fera avec la fiche de l'individu). Votre gestion des clients contiendra donc sans doute plus de fiches clients après la mise à jour. Puis, en raison de la séparation des fiches corporatives/individus, vous aurez de la fusion de doublons à effectuer suite à la mise à jour.
2. Tous les champs personnalisés de type client seront transférés dans des caractéristiques.
3. Certaines vues devront être révisées (si des champs du contact étaient utilisés).
4. Certains filtres de la gestion des clients devront être révisés (si des champs du contact étaient utilisés dans les critères de filtres).
5. Certains rapports personnalisés de la gestion des clients devront être refaits puisque certains noms de champs ont changés.
6. Certaines exportations contenant des informations de clients/contacts devront être recréées dans la nouvelle gestion des relations (ex. : pour une sollicitation effectuée à l'externe).
7. Si vous utilisez l'utilitaire d'importation automatique (ImportAuto.exe), il faudra revoir la procédure d'appel de l'utilitaire.
8. Si vous utilisez un micro site intégré à notre plateforme JeDonneEnLigne, il y aura quelques ajustements à configurer dans l'intégration. Cliquez ici pour le fonctionnement de la nouvelle intégration.
9. Il est possible que la fonctionnalité de solliciteur par défaut ne puisse plus être utilisée telle quelle dans la situation suivante : si pour une même compagnie, le solliciteur par défaut est différent d'un contact à l'autre.

Impact de la mise à jour sur les fiches clients

Dans Prodon 4, il est possible d'inscrire le nom d’un individu et le nom d'une compagnie dans une même fiche client.
On se retrouve donc parfois avec plusieurs fiches clients ayant le même nom d'entreprise, mais des noms d'individus différents.

Par exemple :

	Prénom Nom	Titre	Nom compagnie
Fiche 1	Pierre Brochu	Président	Logilys
Fiche 2	Christian Dubois	V.-p. aux opérations	Logilys
Fiche 3	Mélanie Bourgeois	Directrice des ventes	Logilys

Afin d'améliorer la structure de données, il n'est désormais plus possible, dans Prodon 5, d'inscrire le nom d'un individu dans une fiche corporative.

Pour documenter le nom et les coordonnées de la ou des personne(s) à contacter pour chaque compagnie, il faut maintenant utiliser la notion de relation.

Lors de la mise à jour de Prodon 4 vers Prodon 5, les fiches clients seront donc modifiées en conséquence.

Voici l'illustration de ce qui arrivera avec les fiches corporatives qui contiennent le nom d'un individu.

Donc, si vous aviez 3 fiches clients pour la compagnie Logilys avec trois noms d'individus différents dans chaque fiche (comme dans le tableau ci-haut), vous vous retrouverez avec 6 fiches clients après la mise à jour :

	Prénom Nom	Titre	Nom compagnie
Fiche 1			Logilys
Fiche 2			Logilys
Fiche 3			Logilys
Fiche 4	Pierre Brochu	Président
Fiche 5	Christian Dubois	V.-p. aux opérations
Fiche 6	Mélanie Bourgeois	Directrice des ventes

Notez que cela est tout à fait normal, il y aura une deuxième étape à la mise à jour, celle de la fusion des doublons qui auront été créés.

Attribution des informations au bon client

Étant donné qu'une fiche client corporative (contenant le nom d'une compagnie et d'un individu) de Prodon 4 deviendra 2 fiches distinctes dans Prodon 5, on doit choisir où l'information de la fiche de Prodon 4 doit être conservée dans Prodon 5.

Prodon est configuré pour transférer automatiquement certaines informations soit dans la fiche corporative, dans la fiche de l'individu, dans les 2 fiches ou dans la fiche de la relation entre la compagnie et l'individu.

Puis, pour certaines informations, vous devrez choisir où l'information sera conservée (soit dans la fiche corporative, dans la fiche individu, dans les deux fiches ou dans la fiche de la relation entre la compagnie et l'individu).

Pour choisir dans quelle(s) fiche(s) l'information doit être conservée et pour quelles informations il faudra faire un choix, consultez cette section.

NOTE : Les fiches corporatives ne contenant pas de nom d'individu et les fiches individu (sans nom de compagnie) seront conservées intégralement. Les choix que vous ferez s'appliqueront aux fiches qui contiennent un nom de compagnie ET un nom d'individu.

Pour passer à la prochaine étape de la migration à Prodon 5, consulter la section Assistant de migration.