ProDon:Recherche et élimination de doublons

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Recherche et élimination de doublons


ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.


Introduction

Cette procédure permet de trouver les doublons de clients à l’intérieur d’une liste active. Il y a présence d’un doublon lorsqu’il y a plus d’une fiche relié à un même client.

Gestion des clients

Pour se rendre dans la gestion des clients, à partir de la page d'accueil,

cliquer sur « Clients », puis sélectionner « Bouton client couleur.png Clients ».

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Rechercher des doublons


Pour obtenir une liste de doublons, il faut utiliser l'outil de Listes personnalisées. Pour ce faire, cliquer sur l’icône Prodon5 Boutons Liste personnalisée .png à partir de la « Gestion des clients » et choisir l’option « Listes statiques - clients ».
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A : Cliquer sur le bouton « Listes personnalisées de client », puis sélectionnez « Listes statiques - clients », qui permettra de faire la liste de doublons.

Une fois le bouton cliqué, cette fenêtre ouvre.
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A : Choisir l’option « Tous les clients de la liste active étant des doublons potentiels ».

B : Cliquer sur le bouton Bouton Ajouter.png pour donner un nom à la future liste de doublons.


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A : Dans cette fenêtre, nommer la liste en insérant la date du jour.

B : Pour créer la liste personnalisée, cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout ».


Une fois la liste ajouté, il faut éditer les critères.
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A : Cliquer sur « Éditer les critères ».


La fenêtre suivante s'ouvre :
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A : Le critère « Type P » signifie doublon potentiel, le critère « Type D » signifie vrai doublon, « Tous » va prendre en considération tous les doublons potentiels et réels qui ont étés configurés et « Aucun » ne prendra en considération aucun des critères configurés. Par défaut, il y a 9 critères de doublons. Ensuite, vous pouvez activer d'autres critères de doublon potentiel ou réel au besoin. Veuillez sélectionner les informations désirées à l'intérieur de chaque critère que vous activez.

B : Lorsque les critères sont déterminés, cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png OK ».


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A : Cette case est habituellement cochée par défaut et permet de filtrer automatiquement la liste de doublons après l’ajout.

B :  Cliquer sur « Bouton Ajouter.png Ajouter à la liste ».

Critères de détection de doublons recommandés

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Retirer un client ou un groupe ou fusionner les doublons

Une fois la liste créé et filtré, voici ce qui apparaîtra.
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A : Les clients étant des doublons potentiels sont regroupés, selon les critères de recherche spécifiés plus tôt. Une alternance de couleurs permet de distinguer rapidement chaque groupe.

B : Noter que trois icônes se seront ajoutées en haut à droite de la grille. Ce bouton Bouton enlever client.png permet de retirer un client de la liste, celui-ci Bouton enlever groupe.png permet de retirer un groupe de la liste et celui-ci Bouton fusionner doublons.png permet de fusionner les doublons. Pour chaque action, il suffit de se positionner sur la bonne ligne puis de cliquer sur un des trois boutons.

NOTE : Si la case A de l'étape précédente n'était pas cochée, il faudra faire un filtre pour obtenir le résultat à l'écran. Voir le document Filtrer les informations pour plus de détail sur les filtres.

Fusion des doublons


Après avoir cliqué sur ce bouton Bouton fusionner doublons.png, cette fenêtre s'ouvre.

Les lignes vertes contiennent une information identique pour chaque client.

Les lignes orangées contiennent de l’information différente pour au moins deux clients.

Les lignes bleues contiennent de l’information qui sera fusionnée.

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A : Le bouton « Aide pour l'interface de fusion » vous permet d'avoir quelques informations pour vous aider avec la fusion de doublons. Le bouton « Retirer le groupe de la liste de doublons » vous permet de retirer un groupe de la liste.

B : En cochant cette case, la fiche du client s'ouvrira après la fusion.

C : Lorsqu'il y a des relations dans les clients, si une même relation se retrouve dans deux ou plusieurs fiches à fusionner, ce bouton permet de fusionner les relations similaires.

D : En cochant cette case, toutes les adresses et moyens de communications identiques seront affichés.

E : Cette colonne contient les noms des champs traités pour chaque ligne. F : Ces trois colonnes contiennent l'information des clients à fusionner. Au maximum, 10 clients peuvent être traités en même temps. Si le groupe contient plus de 10 clients, le client résultant de la fusion sera replacé dans le groupe de doublons avec les clients restants. Vous devez vérifier si ce sont les bons résultats qui se sont ramenés par défaut.
G : Cette colonne contient le résultat qui sera gardé suite à la fusion des fiches.

Par défaut, la première information disponible en ordre de client s'inscrit dans la colonne G « Résultat ». Par exemple, si l'information dans les colonnes en F le « Client 1 » est vide et que le « Client 2 » et le « Client 3 » contiennent de l’information, la colonne G « Résultat » contiendra l’information de la colonne du « Client 2 ».

EXCEPTIONS : Pour les informations correspondant à une case à cocher, la réponse « Oui » est toujours sélectionnée si elle existe pour un des clients à fusionner.

H : Permets de retirer un client de la fusion. Cette option est disponible seulement s'il y a plus de deux clients dans la fusion.
I : Permets de passer à l'autre groupe de client à fusionner qui était dans la fenêtre précédente. J : Permets de fusionner les clients et de passer tout de suite au groupe suivant.
K : Permets de fusionner les clients. L : Permets d'annuler la fusion.


Après avoir cliqué sur « Bouton Retirer.png Retirer de la fusion », la fenêtre suivante s'ouvrira.

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A : À l'aide de la liste déroulante, sélectionner le client à retirer de la liste des doublons à fusionner.

B : Cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png OK »

Après avoir cliqué sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png OK », la fenêtre « Question » se ferme automatiquement. À partir de la fenêtre de fusion des doublons, cliquer à nouveau sur « Bouton Retirer.png Retirer de la fusion », s'il y a d'autres clients qui ne font pas partie de la fusion. Ensuite, la fenêtre de fusion se rafraîchira et il ne restera que les clients qui n'ont pas été retiré.

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A : Il est également possible de choisir manuellement le résultat souhaité. Pour ce faire, il faut cliquer sur la cellule blanche à modifier dans la colonne « Résultat ». Un bouton de liste déroulante apparaît et affiche les choix possibles.

B : Les seuls champs qui ne sont pas touchés par cette fonction sont les champs en bleu au bas de la grille de fusion. Pour ces champs, la fusion est obligatoire.

C : Dans la section « Adresses et moyens de communication » vous devez valider chaque ligne afin de choisir « Activer », « Archiver » ou « Supprimer ». On doit sélectionner aussi l'adresse et les moyens de communication par défaut.

NOTE : Il n'est pas recommandé de supprimer, car si une adresse était associé à une transaction, celle-ci se retrouvera sans adresse. Vaut mieux archiver que de supprimer.

D : Une fois les vérifications faites, cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Fusionner et suivant » ou sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Fusionner ».

Détails et exceptions supplémentaires

Pour les champs correspondant à une case à cocher, il est possible de choisir « Oui » ou « Non » seulement si les réponses existent pour l’un des clients présents dans l’interface de fusion. Par exemple, si tous les clients ont le champ « Jamais de reçu » à « Non », il sera impossible de choisir « Oui ».

Pour les champs : « Secteur, Solliciteur, Don destiné, de type date, champs personnalisées de type liste de choix prédéfini ou numérique», il faut choisir parmi les choix disponibles selon les clients présents dans l’interface de fusion. Par exemple, si aucun client ne possède de secteur d’activité, il sera impossible d’en choisir un.

Pour le champ « Catégories », il faut choisir l’information correspondant à un client en particulier ou fusionner l’information de tous les clients.

Pour le champ « Salutation », il faut choisir l’information correspondant à un client en particulier.

Plusieurs vérifications s'effectueront au moment de la fusion, certaines demanderont votre intervention et d'autres s'appliqueront de façon transparente. Exemple : il est impossible de fusionner un client pour lequel on aurait choisi « Non » pour le champ « Décédé » et pour lequel on aurait aussi inscrit une date de décès.



Nom du document : ProDon:Recherche et élimination de doublons
Version : 5.0.6.1