ProDon:Saisie d'une transaction négative

Introduction

Dans ProDon, il est possible de saisir des transactions négatives (créditer des transactions).

Si le module « Intégration comptable » est activé, il est nécessaire de créditer une transaction dans les cas suivants :

• Pour effectuer le remboursement d'une transaction électronique;
• Pour envoyer un crédit au logiciel comptable, par exemple, suite à l'encaissement d'un chèque sans provision.

Si le module « Intégration comptable » n'est pas activé, il est nécessaire de saisir une transaction négative seulement pour effectuer le remboursement d'une transaction électronique. Dans tous les autres cas, il est préférable d'annuler la transaction.

NOTE : Lorsqu'une transaction est créditée ou annulée, ne pas oublier que le reçu de la transaction doit être annulé également. Pour savoir comment annuler un reçu, consulter cette procédure.

ATTENTION : La saisie de transactions négatives peut fausser les données des rapports, il faut donc être vigilant. Pour plus de détails, consulter la section « Problématique potentielle ».

Saisie de la transaction négative

La saisie des transactions négatives se fait à partir de la « Gestion des transactions ».

NOTE : Avoir en main tout le détail de la transaction à créditer.

Accéder à la « Gestion des transactions »

Pour se rendre dans la « Gestion des transactions », à partir de la page d'accueil de ProDon, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Transactions ».

Saisir la transaction

Après avoir cliqué sur «  Transactions », la « Gestion des transactions » s'ouvre.

Cliquer sur le bouton , afin de créer une nouvelle transaction.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Rechercher, à l'aide de la barre de recherche, le client pour qui une transaction doit être créditée.	B : Sélectionner la ligne du client pour qui une transaction doit être créditée.
C : Cliquer sur le bouton «  Ajouter une transaction pour ce client ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Ajouter une transaction pour ce client », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit du client pour lequel la transaction négative sera créée.	B : Il s'agit de la date de la transaction. La date du jour s'inscrit par défaut.
C : Choisir la même occasion que celle utilisée dans la transaction positive	D : Choisir la même activité que celle utilisée dans la transaction positive.
E : Choisir le même compte de grand livre que celui utilisé dans la transaction positive.	F : Choisir le même projet comptable que celui utilisé dans la transaction positive.
G : Inscrire le montant négatif ou la quantité négative de celui/celle utilisé(e) dans la transaction positive.	H : Choisir le même mode de paiement que celui utilisé dans la transaction positive.
I : Inscrire le même numéro de chèque que celui utilisé dans la transaction positive. NOTE : Ce champ apparaît ou pas selon le mode de paiement choisi en H.	J : Choisir l'option « 0 - Aucun », puisqu'aucun reçu ne doit être émis pour un crédit.
K : Choisir un document à émettre, si désiré.	L : Inscrire le numéro de la transaction positive.
M : Inscrire le même solliciteur que celui utilisé dans la transaction positive.	N : Après avoir spécifié toutes les informations, cliquer sur le bouton «  Confirmer », afin d'enregistrer la transaction.

Après avoir cliqué sur le bouton «  Confirmer », ProDon retourne dans la « Gestion des transactions », il faut alors reporter la transaction. Selon le mode de paiement spécifié, la transaction se retrouvera dans un des différents onglets de la « Gestion des transactions. Pour savoir comment reporter une transaction, consulter la section « Report des transactions », du document « Saisie de transactions ».

NOTE : Il est recommandé de reporter chaque transaction annulée dans un lot différent.

Problématique potentielle

Lorsqu'un crédit est effectué dans ProDon, la transaction négative n'est pas directement liée à la transaction positive, ce qui fait que les rapports et les statistiques peuvent être faussés.

Par exemple, si une transaction de 800 $ a été créditée et que je recherche toutes les transactions de plus de 500$, la transaction positive sera trouvée, même si une transaction négative a été saisie.

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