ProDon:Gestion des périodes

Gestion des périodes

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Introduction

La gestion des périodes est une façon de configurer une période de temps (ex : la période comptable d'un organisme ou un trimestre). Lorsque les périodes sont configurées, il est possible de voir les sommaires par période dans les fiches « Clients » ainsi que dans « Analyse et historique ». De plus, il pourront être utilisés pour produire des rapports et des listes personnalisées, selon ces périodes précises.

Création d'une période

Dans le menu principal du logiciel, cliquer d'abord sur « Configuration », puis sur «  Périodes  ».

La fenêtre de gestion des périodes s'ouvre, il est alors possible de :
A : Ajouter, modifier ou supprimer des périodes.	B : Consulter la liste des périodes existantes.

En cliquant sur le bouton  , la fenêtre suivante apparaît : Exemple d'ajout d'une période comptable.
A : Il s'agit de l’intervalle couvert par la période. Le champ « Début » permet d’inscrire la date de début de la période et le champ « Fin » permet d'inscrire la date de fin de la période.	B : Permet d'attribuer un nom complet à la période.
C : Permet d'attribuer un nom abrégé à la période.	D : Deux périodes ayant la case « Période comptable » cochée ne peuvent pas se chevaucher. La deuxième période comptable devra impérativement débuter après la fin de la première.
E : Lorsque tous les champs sont remplis, cliquer sur «  Confirmer la modification » pour enregistrer la période.

Exemple d'ajout d'un trimestre.

A : Même si les dates du trimestre chevauchent celles de la période comptable, il est tout de même possible d'ajouter cette nouvelle période puisque la case « Période comptable » n'est pas cochée.

Voici le message d'erreur qui s'affiche lorsque les dates d'une nouvelle période chevauchent celles d'une période comptable.

Consultation des sommaires par période

Dans une fiche client

A : Aller dans l'onglet « Sommaire » d'une fiche client.	B : Consulter le cumulatif des transactions du client pour chacune des périodes.
C : Il s'agit du total de toutes les transactions du client à vie.

Dans « Analyse et historique »

Il est également possible de consulter un sommaire par période dans « Analyse et historique ».

A : Pour afficher les sommaires d'analyse, cliquer sur «  Afficher/Masquer les sommaires d'analyse ».	B : Pour afficher les sommaires d'analyse par période, sélectionner « Période » dans la liste déroulante.
C : Consulter la liste des sommaires par période.

Utilisation d'une période

Dans un rapport

Les périodes créées seront également disponibles lors de la production d’un rapport.

A : Sélectionner le rapport à générer (ex : un bilan d'une occasion).	B : Cliquer sur «  Générer ».

A : Choisir l’occasion de don recherchée.	B : Filtrer sur la date de la transaction.
C : Choisir la période à l'aide du menu déroulant.	D : Les dates de début et de fin correspondantes à la période choisie s'inscrivent automatiquement dans les cases appropriées.

Dans une liste personnalisée

Les périodes peuvent également être utilisées dans les listes personnalisées par critères de dons (listes dynamiques et statiques).

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