ProDon:Recherche et élimination de doublons

Recherche et élimination de doublons

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ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Introduction

Cette procédure permet de trouver les doublons de clients à l’intérieur d’une liste active. Il y a présence d’un doublon lorsqu’il y a plus d’une fiche client pour un même client.

Gestion des clients

Pour se rendre dans la gestion des clients, à partir de la page général du logiciel, cliquer sur « Clients », puis sélectionner «  Clients ».

La liste active est la liste de ce qui apparaît à l’écran dans la « Gestion des clients », la « Gestion des tâches » ou « Analyse et historique ».

Si un filtre ou une recherche est effectué, le nombre d’items à l’écran diminue, mais il s’agit toujours de la liste active.

Pour effectuer une recherche de doublons, il faut toujours passer par la « Gestion des clients ».

Rechercher des doublons

Pour obtenir une liste de doublons, il faut utiliser l’outil de Listes personnalisées. Pour ce faire, cliquer sur l’icône à partir de la « Gestion des clients » et choisir l’option « Listes statiques - clients ».

A : Choisir l’option « Tous les clients de la liste active étant des doublons potentiels ».	B : Cliquer sur le bouton  pour donner un nom à la future liste de doublons.

A : Dans cette fenêtre, nommer clairement la liste.	B : Pour créer la liste personnalisée, cliquer sur «  Confirmer l'ajout ».

A : Cliquer sur « Éditer les critères ».

A : L’écran suivant apparaît. Il faut alors choisir le critère « Type P », pour doublon potentiel. Ensuite, vous pouvez activer plusieurs critères de doublon potentiel au besoin. Veuillez sélectionner les informations désirées à l'intérieur de chaque critère que vous activez.	B : Lorsque les critères sont déterminés, cliquer sur «  OK ».

A : Cette case est habituellement cochée par défaut et permet de filtrer automatiquement la liste de doublons après l’ajout.	B :  Cliquer sur «  Ajouter à la liste ».

Retirer un client ou un groupe de la liste ou fusionner les doublons.

A : Les clients étant des doublons potentiels sont regroupés. Une alternance de couleurs permet de les distinguer rapidement.	B : Noter que trois icônes se seront ajoutées en haut à droite de la grille. Ce bouton permet de retirer un client de la liste, celui-ci permet de retirer un groupe de la liste et celui-ci permet de fusionner les doublons. Pour chaque action, il suffit de se positionner sur la bonne ligne puis de cliquer sur un des trois boutons.
NOTE : Si la case A de l'étape précédente n'était pas cochée, il faudra faire un filtre pour obtenir le résultat à l'écran. Voir le document Filtrer les informations pour plus de détail sur les filtres.

Après avoir cliqué sur ce bouton , cette fenêtre s'ouvre.
A : Ce bouton vous permet d'avoir quelques informations pour vous aider avec la fusion de doublons. Celui-ci vous permet de retirer un groupe de la liste.	B : En cochant cette case, la fiche du client s'ouvrira après la fusion.
C : Lorsqu'il y a des relations dans les clients, si une même relation se retrouve dans deux ou plusieurs fiches à fusionner, ça va fusionner les relations similaires également.	D : En cochant cette case, toutes les adresses et moyens de communications seront affichés même si ce sont des doublons.
E : Cette colonne contient les noms des champs traités pour chaque ligne.	F : Ces trois colonnes contiennent l'information des clients à fusionner. Au maximum, 10 clients peuvent être traités en même temps. Si le groupe contient plus de 10 clients, le client résultant de la fusion sera replacé dans le groupe de doublons avec les clients restants.
G : Cette colonne contient le résultat souhaité pour la fusion. Par défaut, ça va garder le client le plus ancien dans le résultat. NOTE : Par défaut, la première information disponible en ordre de client s'inscrit dans la colonne F « Résultat ». Par exemple, si dans la colonne E le « Client 1 » est vide et que le « Client 2 » et le « Client 3 » contiennent de l’information, la colonne F « Résultat » contiendra l’information de la colonne du « Client 2 ». EXCEPTIONS : Pour les informations correspondant à une case à cocher, la réponse « Oui » est toujours sélectionnée si elle existe pour un des clients à fusionner.	H : Permets de retirer un client de la fusion. Cette option est disponible seulement s'il y a plus de deux clients dans la fusion.
I : Permets de passer à l'autre groupe de client à fusionner qui était dans la fenêtre précédente.	J : Permets de fusionner les clients et de passer tout de suite au groupe suivant.
K : Permets de fusionner les clients.	L : Permets d'annuler la fusion.

Après avoir cliqué sur , la fenêtre suivante s'ouvrira.
E : À l'aide de la liste déroulante, sélectionner le client à retirer de la liste des doublons à fusionner.	F : Cliquer sur «  Ok »

Après avoir cliqué sur «  Ok », la fenêtre « Question » se ferme automatiquement. À partir de la fenêtre de fusion des doublons, cliquer à nouveau sur «  Retirer de la fusion », s'il y a d'autres clients qui ne font pas partie de la fusion. Ensuite, La fenêtre de fusion se rafraîchira et il ne restera que les clients qui n'ont pas été retiré.

L : Les seuls champs qui ne sont pas touchés par cette fonction sont les champs en bleu au bas de la grille de fusion. Pour ces champs, la fusion est obligatoire, ils seront concaténés.

M : Il est également possible de choisir manuellement le résultat souhaité pour chaque ligne orangée. Pour ce faire, il faut cliquer sur la cellule blanche à modifier dans la colonne « Résultat ». Un bouton de liste déroulante apparaît et affiche les choix possibles.	NOTE : Il est aussi possible de simplement écrire l'information désirée dans chacun des champs où il est possible d'inscrire de l'information dans la fiche du client.

Détails et exceptions supplémentaires

Pour le champ « Genre », il est toujours possible de choisir « Masculin » ou « Féminin ». Il est également possible d’effacer l’information pour laisser la cellule vide.

Pour le champ « Langue », il est toujours possible de choisir parmi toutes les langues existantes dans ProDon.

Pour les champs correspondant à une case à cocher, il est possible de choisir « Oui » ou « Non » seulement si les réponses existent pour l’un des clients présents dans l’interface de fusion. Par exemple, si tous les clients ont le champ « Jamais de reçu » à « Non », il sera impossible de choisir « Oui ».

Pour les champs : « Secteur, Solliciteur, Don destiné, de type date, champs personnalisées de type liste de choix prédéfini ou numérique», il faut choisir parmi les choix disponibles selon les clients présents dans l’interface de fusion. Par exemple, si aucun client ne possède de secteur d’activité, il sera impossible d’en choisir un.

Pour le champ « Catégories », il faut choisir l’information correspondant à un client en particulier ou fusionner l’information de tous les clients.

Pour le champ « Salutation », il faut choisir l’information correspondant à un client en particulier.

Plusieurs vérifications s'effectueront au moment de la fusion, certaines demanderont votre intervention et d'autres s'appliqueront de façon transparente. Exemple : il est impossible de fusionner un client pour lequel on aurait choisi « Non » pour le champ « Décédé » et pour lequel on aurait aussi inscrit une date de décès.

Il est possible de double-cliquer dans les champs « Adresse », « Commentaire » et « Message » afin de voir l’information complète même si elle comporte plusieurs lignes.

Les lignes vertes contiennent une information identique pour chaque client.

Les lignes orangées contiennent de l’information différente pour au moins deux clients.

Les lignes bleues contiennent de l’information qui sera obligatoirement fusionnée.

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Nom du document : ProDon:Recherche et élimination de doublons
Version : 4.6.5.5

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