ProDon:Dons In Memoriam : Différence entre versions
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Version du 1 août 2022 à 11:27
Dons In Memoriam |
Introduction
Ce document explique la mise en place et la structure des Dons in Memoriam permettant de gérer autant des dons simples que complexes et d'offrir des possibilités de suivis auprès des familles.
Configuration
Configuration des documents maîtres
Il y a deux documents à transmettre lors de la réception d'un Don in Memoriam : La lettre de remerciement au donateur et la lettre à la famille.
Lettre de remerciement au donateur
La lettre de remerciement au donateur est une lettre pour le remercier de son don et pour lui confirmer que la famille sera avisée du don qu'il a émis à la mémoire du défunt. La différence entre la « lettre de remerciement standard » et la « lettre de remerciement au donateur d'un Don in Memoriam » est dans l'utilisation des champs de fusion.
Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Transaction de don » afin que les champs de fusion « Défunt » et « Aviser » soient disponibles. Ces champs contiennent la salutation longue de la personne décédée et de la personne à aviser des dons reçus. Dans la lettre destinée au donateur, il sera alors indiqué qu'un don destiné à la mémoire de « Défunt » a été reçu et qu'« Aviser » en sera avisé.
Pour plus de détail concernant les documents maîtres, consulter la Gestion des documents maîtres.
Lettre à la famille
La lettre à la famille a pour but d'aviser la famille de la liste des dons reçus par individu à la mémoire de la personne décédée. Elle vise également à remercier la famille d'avoir suggéré aux gens de faire un Don in Memoriam.
Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Dons in Memoriam ». Ce type de document contient deux séries de champs : Les champs se rapportant à l’information de la fiche de la personne à aviser (champs de fusion débutant par « Fam_ ») et les champs se rapportant à l’information de la fiche du défunt (champs de fusion débutant par « Def_ »). Lors de la rédaction de la lettre, plusieurs informations relatives aux deux parties seront alors disponibles.
Ajout d'une occasion de dons (spécialement pour les Dons in Memoriam)
À partir du menu principal du logiciel, cliquer sur « Transactions », puis choisir « Occasions ».
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Pour ajouter une nouvelle occasion de dons, cliquer sur le bouton . |
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A : Donner un code à l'occasion. |
B : Nommer l'occasion. |
C : Dans l'onglet « Autres », cocher la case « Activer la gestion des Dons in Memoriam ». |
Ajout d'une activité
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A : Dans l’onglet « Participants », cocher la case |
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NOTE : L'option « Activer la gestion des participants » permet d’enregistrer un don pour lequel le donateur demande d’indiquer que le don vient également d'autres personnes. Cliquer ici pour plus de détails. |
Saisie des transactions
Pour faire la saisie d'une transaction de Don in Memoriam, il faut se poser ces questions:
Pour saisir une transaction de Don in Memoriam, ouvrir la gestion des transactions.
À partir du menu principal du logiciel, cliquer sur « Transactions », puis choisir « Transactions ».
Onglet Memoriam
A : Permet l'ajout supplémentaire d'un défunt pour la transaction. | B : Il s'agit du montant total de la transaction. Ce montant est le même que celui de la transaction indiquée dans l’onglet « Général ». |
C : Permet de sélectionner à la mémoire de quel défunt le don est destiné. |
D : Il s'agit du montant donné à la mémoire du défunt. |
E : Permet de sélectionner la personne à aviser. Si la personne à aviser est toujours la même pour un défunt en particulier, le nom de cette personne s'inscrira automatiquement. |
F : Permet de faire la division du nouveau montant inscrit dans le champ "Montant à répartir". |
G : Permet d’ajouter une deuxième personne à aviser. |
Onglet Participants
Dans cet onglet, il est possible d'indiquer des mentions supplémentaires à adresser à la famille. Par exemple, si une compagnie fait un don et souhaite que le nom des employés qui ont participé au don soient mentionnés sur la liste qui sera envoyée à la famille.
Report des transactions
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A : Voici la liste des transactions à reporter. |
Cette fenêtre s'ouvre après avoir cliqué sur le bouton au point B précédent.
Impression de la lettre de remerciement au donateur
La lettre de remerciement au donateur d'un Don in Memoriam se génère au même endroit que toute lettre habituelle.
À partir du menu principal du logiciel, sélectionner « Traitement par lots », puis choisir « Documents ».
Pour plus d'informations concernant le traitement des documents à émettre, consulter cette procédure.
Lettre et suivis auprès des familles
À partir du menu principal du logiciel, sélectionner « Traitement par lots », puis choisir « Dons in memoriam ».
Gestion des suivis
Préparation des documents de suivi pour la famille
Cette fenêtre apparaît après avoir cliqué sur le bouton au point F précédent.
Voici la liste des options les plus couramment utilisées, il est cependant possible de choisir d’autres configurations pour adapter la liste au besoin.
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Lorsque les options sont configurées dans l'onglet « Options (trans.) » et dans l'onglet « Options (client) », cliquer sur « Ok ».
Voici un exemple de rapport obtenu avec les options précédentes :
Nom du document : ProDon:Dons In Memoriam
Version : 5.0.6