ProDon:Gestion des documents maîtres

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Gestion des documents maîtres



ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.


Introduction

La création des documents maîtres du logiciel est intégrée à Microsoft Word. Les champs de fusion sont sélectionnés à partir du logiciel et sont automatiquement envoyés dans Word pour la préparation du document. La gestion des documents maîtres permet de créer, modifier, activer ou désactiver les documents maîtres.

Présentation de l'écran de gestion

À partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « Mini maitre.png Documents maîtres ».


Cette fenêtre s'ouvrira.
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A : Permet de créer un nouveau document maître.

B : Permet de modifier la configuration d'un document maître. Il suffit de sélectionner le document à modifier, puis cliquer sur ce bouton.

C :  Permet de supprimer un document maître. Il suffit de sélectionner le document à supprimer, puis cliquer sur ce bouton (cette option n'est cependant pas conseillée, il est préférable de désactiver un document plutôt que de le supprimer).

D :  Permet d'activer ou de désactiver un document maître. Il suffit de sélectionner le document, puis de cliquer sur ce bouton.

E : Permet d'ouvrir le document maître dans l'éditeur Word, pour créer ou faire des modifications. Permet aussi d’éditer le document dans une langue précise. Cependant, si l'option « Utiliser un document peu importe la langue » a été choisie pour le document, il y aura un seul bouton.

F : Ce bouton permet de voir les documents actifs et disponibles pour l'utilisation dans le logiciel.

G : Ce bouton permet de voir les documents inactifs et non disponibles à l'utilisation dans le logiciel.

H : Ce bouton contient des documents fournis par Logilys à titre de référence. Il est possible de les dupliquer et de les modifier selon les besoins.

Configuration d'un document

À partir de la fenêtre « Gestion des documents maîtres », en cliquant sur le bouton Bouton Modifier.png, la fenêtre « Modification / Consultation d'un document maître » s'ouvrira afin de configurer le document.

Écran principal

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A : Permet de nommer le document. Ce nom sera utilisé partout dans le logiciel.

B : Il s'agit du type de document maître. Le type a un impact sur les champs de fusion disponibles ainsi que sur les endroits où le document maître sera disponible dans le logiciel. Pour plus d'information, voir les différents types de documents maîtres.

C : Cette case indique que le document est actif ou non.

D : Afin de créer une liste dans un document au lieu d'un document pour chaque client.

E : Si cette option est activée, le document devra être produit à l'unité (un client à la fois et non de façon massive). Une copie physique du document sera sauvegardée dans le dossier de la fiche client.
Attention : l'activation de cette option ne sert pas à prévoir des suivis concernant un document. Pour des statistiques de réponses ou pour effectuer une relance (2e envoi), consulter le document « Historique d'envoi ».

F : Lié à l’option E, et permet de spécifier le nom physique du document sur l’ordinateur.

G : Permet d'ajouter, de modifier ou de ne pas conserver d'historique lors du publipostage. La case forcer cette valeur, mettra automatiquement la valeur choisi lors du publipostage.

H : Il existe deux options à cette liste déroulante : « Utiliser un document pour toutes les langues », ce qui permet d'éditer un seul document et « Utiliser un document pour chaque langue », ce qui permet d'éditer un document, un pour chaque langue configurée dans le logiciel (français, anglais, espagnol...).

I : Active un champ de fusion lié à un numéro séquentiel. Pour utiliser cette option, il faut d'abord créer un « Groupe séquence » à partir du menu « Envois » de la page d'accueil, cliquer sur « Séquences ».

NOTE: Il est impossible de générer deux fois le même numéro (exemple : s'il est nécessaire de réimprimer un document, il ne gardera pas son numéro d'origine, il suivra plutôt la séquence).

J : Permet d'utiliser un document pour tout les types d'envois ou d'utiliser un document pour chaque types d'envois.

K : Permet de choisir la langue dans laquelle le document sera envoyé, soit celle du client, soit celle du contact.

L : Rendent disponibles des champs de fusion basés sur les clients liés à des transactions.

M : Rendent disponibles des champs de fusion basés sur les clients liés 2 à des transactions.

N : Permet de générer le document sur les transactions reportées.
O : Permet d’indiquer si le document doit être produit avant et/ou après avoir reçu le paiement de la transaction. P : Permet de produire un nombre de documents égal au nombre d’unités présentes dans une transaction.
Q : En cochant cette case, le document ne sera pas généré pour les reçus qui seront envoyés par courriel. R : En cochant cette case, le document ne sera pas généré pour les transactions provenant de JeDonneEnLigne.
S : En cochant cette case, le document ne sera pas généré pour les transactions provenant d'un engagement. T : Cet onglet permet de déterminer les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans Word.
U : Permet d'activer et de choisir les relations pour le publipostage. V : Cet onglet permet d’ajouter des sommaires à un document.  Cliquer ici pour plus de détails concernant les sommaires.
W : Permet d'ajouter une caractéristique de type Analyse Avancée, ainsi que sa valeur. X : Permet d'ajouter des champs calculés.
Y : Permet de prendre l'adresse par défaut ou l'adresse va être choisi selon l'ordre des catégories d'adresse choisi.

Types de documents (Complémentaire à la lettre B précédente)

Le type de document a un impact direct sur les champs de fusion disponibles et sur les endroits où sont disponibles les différents documents maîtres. Chaque type de document est lié à un type de publipostage précis. Par exemple, les documents de type « Client » ne s’utilisent que dans le publipostage de type « Client ». Il est donc possible d'utiliser le document de type « Client » partout où le publipostage de type « Client » est présent.

Voici la liste des types de documents, les champs qui seront disponibles dans Word lors de la fusion ainsi que l'endroit où ils se retrouvent dans le logiciel.

Type de document

Champs de fusion disponibles
selon le type de document

Emplacement d'utilisation
selon le type de document

Client

Champs de la « Gestion des clients ».

Pratiquement présent dans toutes les gestions du logiciel.

Transaction

Champs de la « Gestion des transactions » et de la « Gestion des clients ».

Présent dans la « Gestion des transactions ».

Engagement

Champs de la « Gestion des engagements et prospections » et champs de la « Gestion des clients ».

Présent uniquement dans « Historique des engagements et prospections ».

Dons in Memoriam

Champs d'information reliés au défunt et à la famille à aviser.

NOTE : Les champs reliés au défunt débutent par « DEF_ » et les champs reliés à la famille à aviser débutent par « FAM_ ».

Présent uniquement lors du processus de traitement des Dons in Memoriam.

Relation

Champs de la « Gestion des clients ».

NOTE : Les champs reliés au contact débutent par « CS_ » et les champs reliés au client débutent par « C_ ».

Présent dans la « Gestion des clients », « Historique des transactions » et « Historique des engagements et prospections ».

Reçus

Champs du « Traitement des reçus ».

Présent dans le « Traitement des reçus » et dans la transaction lors de la réémission d'un reçu.

Analyse avancée Champs d'information reliés à « Analyse avancée ».

NOTES : Les champs reliés à l'analyse avancé débutent par « AnaAva_ ».

Présent dans la gestion « Analyse Avancée».

Onglet « Champs de fusion »

Cet onglet permet de déterminer les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans Word.

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Sélectionner les champs de fusion désirés en double-cliquant dans la « case à cocher » ou en utilisant les flèches et la barre d'espacement du clavier. Les flèches servent à naviguer d'une ligne à l'autre puis la barre d'espacement sert à cocher ou décocher la case.


Onglet « Relation »

Cet onglet permet de rendre disponibles des champs de fusion basés sur un lien entre deux fiches clients.

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A : Cette case permet de rendre disponible un champ relation lors du publipostage. Lorsqu'elle est cochée, les options du bas apparaissent.

B : Permet de choisir si on veut le contact principal par défaut ou un type de relation sélectionné.

C : À l'aide de la liste déroulante, choisir le lien désiré. Dans cet exemple, le champ indiquant le lien de la
« L'employeur» par rapport à « L'employé » sera disponible lors de la fusion.

D : Cette case permet d'inverser le lien. Dans cet exemple, si la case était cochée, le champ indiquerait le lien de « L'employé » au lieu de « L'employeur ».

La case Utiliser la relation dans n'importe quel sens, permet de rendre disponible les deux champs.

E : Cela sert à mettre une date de début et/ou une date de fin de la relation sélectionné. Elle doit correspondre à la relation dans la fiche client pour que le document soit adressé à la bonne personne. F : Fera en sorte de générer le document soit pour la première relation du type choisi, soit pour toutes les relations du type.

Onglet « Sommaires »

Cet onglet permet d’ajouter des sommaires à un document. Cliquer ici pour plus de détails concernant les sommaires.

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A : Pour ajouter un sommaire à un document maître, ouvrir la fenêtre « Modification / Consultation d'un document maître », dans le bas de cette fenêtre, aller dans l'onglet « Sommaire », puis cliquer sur le bouton Petit Bouton Plus Ajouter.png.


Après avoir fait le bouton « Ajouter », cette fenêtre s'ouvre.
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A : Permet de choisir un sommaire déjà créé précédemment. Pour ce faire, sélectionner le bon sommaire, puis cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer la sélection ».

B : Le bouton « Nouveau » permet de créer un nouveau sommaire.


Le sommaire choisi se retrouve ensuite dans l'onglet « Sommaires » de la fenêtre « Modification / Consultation d'un document maître ».

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A : Dans le document maître, le champ de fusion portera le nom indiqué dans la colonne « Nom ».

Pour plus d'informations concernant les sommaires, cliquer ici.

Onglet « Caractéristique (Analyse avancée) »

Cet onglet permet de mettre des caractéristique de type Analyse avancée.

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A : Permet d'ajouter une caractéristique de type Analyse avancée.

Onglet « Champs calculés »

Cela permet de mettre une information spécifique selon un calcul.

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A : Ce bouton permet d'ajouter un champ calculé
Après avoir fait le bouton « Ajouter », cette fenêtre s'ouvre.
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A : Permet de choisir le type du champ calculé. Il y a deux

types de disponible soit « Texte » ou soit « Numérique ».

B : Inscrire le nom du champ calculé à cet endroit.
C : En cliquant sur ce bouton, on accède à la formule que l'on souhaite créer.

Onglet « Adresses »

Cet onglet permet de choisir entre l'adresse par défaut ou selon l'ordre des catégories d'adresse.

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A : Si la sélection est sur « Adresse par défaut »,le publipostage

ce fera selon le champ de fusion choisit.

B : Si la sélection est sur « Selon l'ordre des catégories d'adresse suivantes », il faudra alors

choisir la catégorie d'adresse, ainsi que le bon champ de fusion selon l'onglet choisit.

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A : Dans chacun des ces onglets, vous pouvez

faire la sélection de la priorité de l'adresse voulu.

B : En sélectionnant cette case, il faudra alors ajouter la ou

les catégories d'adresse voulus, puis mettre le bon champ de fusion,

en fonction de l'onglet.

C : C'est à cet endroit que vous avez vos catégories choisit. D : Cela signifie que si aucune adresse de la catégorie n'a été trouvée, le

système prendra l'adresse par défaut.

NOTES: Voici les champs de fusion à utiliser selon les onglets:

Pour l'onglet « Client », utiliser le champ de fusion : « C_Adresse »,

Pour l'onglet « Relation », utiliser le champ de fusion : « CCR_Adresse »,

Pour l'onglet « Solliciteur », utiliser le champ de fusion : « Sol_Adresse »,

Pour l'onglet « Contact du solliciteur », utiliser le champ de fusion : « SolCR_Adresse »,

Pour l'onglet « Client tiers », utiliser le champ de fusion : « T_Adresse »,

Pour l'onglet « Contact du client tiers », utiliser le champ de fusion : « TCR_Adresse ».

Édition d'un document

Pour éditer le document maître dans Word, cliquer sur le bouton Bouton Ouvrir Editeur.png. Ce bouton est disponible dans la fenêtre « Consultation / Modification d'un document maître » ou directement dans la fenêtre « Gestion des documents maîtres ».

ATTENTION : Lors de l'édition du document maître dans Word, n’utiliser que les champs de fusion fournis par ProDon. Ils seront disponibles en cliquant sur les boutons suivants.

En Word 2003

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En Word 2007

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En Word 2010

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NOTE : Si l'option « Utiliser un document par langue » a été sélectionnée, un document pour chaque langue doit être édité.


La liste des champs de fusion disponibles dans Word dépend de ceux choisis lors de la configuration du document maître.

Voici un exemple de document maître.
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Lorsque le document est terminé, le sauvegarder à l’aide de la fonction « Enregistrer ». Prodon a déjà donné un nom à votre document et sait où l’enregistrer sur le disque dur.

IL NE FAUT DONC PAS UTILISER LA FONCTION « Enregistrer sous ».

Pour l'utilisation des documents maîtres, voir la procédure « Publipostage ».


Nom du document : ProDon:Gestion des documents maîtres
Version : 5.0.6