ProDon:Historique des envois

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Historique des envois


ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Introduction

L'historique des envois, est un outil permettant de conserver des traces des envois effectués aux clients de la base de données.


L'utilisation de cet outil permet de :

  • Documenter qui a reçu quoi et à quelle date;
  • Voir et consulter l'historique des envois par client à partir d'une fiche client;
  • Trouver rapidement la liste des gens n'ayant pas répondu à une première invitation pour envoyer un rappel, deuxième envoi, troisième envoi, etc.;
  • Découvrir les tendances des gens (quel type d'invitation intéresse les personnes);
  • Cibler et planifier les envois selon les préférences de l'individu.


Concrètement, cet outil permet de découvrir qu'une personne donne toujours, par exemple, lors d'activités gastronomiques mais jamais aux tournois de golf, ou encore qu'il faut au moins 3 avis pour recevoir une réponse.


De plus, cette fonction permet d'évaluer la rentabilité des actions en comparant la proportion de réponses positives par rapport aux réponses négatives pour tous les envois.


Configuration des réponses par défaut pour l'historique des envois

Pour pouvoir utiliser pleinement l’historique des envois, il faut d’abord configurer les réponses par défaut à inscrire dans différentes situations. Cette configuration s’applique principalement aux historiques des envois liés à des sollicitations postales.

ATTENTION : Habituellement, seul l'utilisateur « Superviseur » a accès aux « Préférences système ».

À partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », puis choisir « Préférences ». La fenêtre « Préférences » s'ouvrira, aller ensuite dans l'onglet « Préférences système », puis dans l'onglet « Envois ».

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NOTE : Les listes déroulantes pour les champs A à F sont dynamiques, ce qui veut dire qu'il est possible en tout temps d'ajouter de nouvelles options à la liste. Si une option est ajoutée dans une liste, elle s'ajoutera automatiquement dans les 5 autres. De plus, les cases à cocher en H sont exactement les mêmes options que pour les listes déroulantes dynamiques. Pour connaître le fonctionnement des listes déroulantes dynamiques, consulter cette procédure.

Pour plus d'informations concernant le champ « Réponse » qui sera utilisé dans les prochains exemples, voir la lettre A de la section « Consultation de l'historique d'envois à partir de « Historique des envois » ».

A : La mention « Envoyé » s'inscrira automatiquement dans le champ « Réponse » lors de la création de l'historique d'envois.

B : La mention « Reçu » s'inscrira automatiquement dans le champ « Réponse » dès que la transaction liée à l'envoi sera reportée.

C : La mention « Reçu d'un tiers » s'inscrira automatiquement dans le champ « Réponse » si la transaction reportée liée à l'envoi est tierce. Pour plus d'informations concernant les transactions tierces, cliquer ici.

D : La mention « Reçu ultérieurement » s'inscrit dans le champ « Réponse » lorsque plusieurs sollicitations ont été faites auprès d'un même client pour une même activité d'occasion. Par exemple, si à la troisième sollicitation le client décide de faire un don, la mention « Reçu ultérieurement » s'affichera dans le champ « Réponse » pour les historiques du premier et deuxième envoi, puis une mention de paiement (exemple : « Reçu ») s'inscrira pour le troisième envoi.

E : La mention « Paiement en attente » s'inscrira automatiquement dans le champ « Réponse » si la transaction liée à l'envoi est « À percevoir » ou « À verser ». Pour plus d'informations concernant les types de transactions, cliquer ici.

F : La mention « Paiement en attente (tiers) » s'inscrira automatiquement dans le champ « Réponse » si la transaction liée à l'envoi est tierce et s'il s'agit d'une transaction « À percevoir » ou « À verser ».

G : Si cette option est cochée, l'occasion et l'activité sélectionnées dans le dernier envoi documenté dans le dossier du client, s'inscriront automatiquement lors de l'entrée d'une nouvelle transaction.

H : Ces options sont disponibles seulement si l'option en G est cochée et permettent de rechercher un envoi par « Réponse ». Par exemple, je veux que lors de la prochaine entrée d'une transaction, l'occasion et l'activité du dernier envoi ayant la réponse « Envoyé » s'inscrivent automatiquement.


Création d'historiques d'envois

Un historique d'envois peut être créé de trois façons :


Création d'historiques des envois individuels

L’historique des envois, peut être utilisé sur une base individuelle.

Pour ajouter, retirer ou modifier individuellement un envoi, ouvrir la fiche client, puis aller dans l'onglet « Envois ».

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A : Le bouton Bouton Ajouter.png permet de créer un nouvel historique d'envoi.

B : Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier un historique d'envoi.

C : Le bouton Bouton Retirer.png permet de retirer un envoi de la liste des historiques envois du client.

D : Ce bouton permet de voir les envois de type « Client ».

E : Ce bouton permet de voir les envois de type « Relation ». F : Ce bouton permet de voir les envois de type « Transaction ».
G :Ce bouton permet de voir les envois de type « Engagement ».

NOTES: Ce bouton est disponible si le module Engagement est activer.

H : Ce bouton permet de voir les envois de type « Analyse avancée ».

NOTES: Ce bouton est disponible seulement si le module Analyse avancée est activer.

I : Ce bouton permet de voir les envois de type « Don In Memoriam ». J :Ce bouton permet de voir les envois pour lesquels le client est un contact.


Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ajouter.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

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A : S'il y a un document de rattaché à l'envoi, la case sera rempli suite au publipostage.

NOTES: il faut au préalable configurer le tout dans le document maître.

B : S'il y a un numéro de référence, la case sera rempli suite au publipostage.

NOTES: il faut au préalable configurer le tout dans le document maître.

C : S'il y a un numéro de séquence ou un numéro de version, la case sera rempli suite au publipostage.

NOTES: il faut au préalable configurer le tout dans le document maître.

D : Le nom du fichier sera affichée suite au publipostage.

NOTES: il faut au préalable configurer le tout dans le document maître.

E : Le nom du client s'affiche par défaut et il n'y a pas de possibilité de le changer.

F : Si vous devez ajouter un contact, vous pourrez en cliquant sur le bouton à droite de la case.

G : La date du jour s'inscrit automatiquement, mais il est possible de la modifier.

H : Cette case permet d'inscrire dans la fiche du « Client-fournisseur » que l'envoi a été effectué par cette entreprise externe. Lorsque la case est cochée, la case à droite « Quantité » sera disponible pour inscrire le nombre de personnes à qui le publipostage a été envoyé. Lorsque cette option est utilisée, il n'est pas possible de documenter les réponses des clients un à un.

I : Permet d'indiquer l'occasion pour laquelle l'envoi est effectué.

J : Permet d'indiquer l'activité pour laquelle l'envoi est effectué. Pour que la réponse soit modifiée automatiquement ultérieurement, il faut configurer les historiques d'envois et il faudra que l'occasion et l'activité de la transaction soient exactement les mêmes que pour l'historique. Si aucune activité n'a été inscrit dans l'historique d'envois, il sera mis à jour peu importe l'activité spécifiée lors de la transaction.
K : Permet d'indiquer le solliciteur. Lors de la saisie d'une transaction en lien avec un historique d'envoi, si le solliciteur n'est pas le même dans la transaction et dans l'historique d'envoi, il y aura un avertissement et il sera possible de modifier soit le solliciteur de la transaction ou celui de l'historique d'envoi, de sorte que le même solliciteur apparaisse dans la transaction et dans l'historique d'envoi. L : La case sera disponible si vous mettez un solliciteur.
M : Ce champ indique la réponse. N : Cette ligne contient le nom de la dernière personne ayant modifié le statut de l'envoi et la date de réponse. Cette date se met à jour automatiquement lorsque la réponse est modifiée. Elle est cependant modifiable.
O : Permet d'indiquer le montant qui a été suggéré lors de l'envoi de la sollicitation. Si le montant de la transaction diffère du montant suggéré, la réponse sera tout de même mise à jour. P : Permet d'inscrire une note à l'envoi.


Création d'historiques d'envois à partir du publipostage

Chaque fois qu'un publipostage est effectué, il est possible d'en garder un historique. Pour ce faire, il suffit de remplir l'onglet « Envois » de la fenêtre de publipostage. Pour plus d'informations concernant le publipostage, consulter cette procédure.

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Il est important de spécifier les éléments à inscrire dans l’historique d’envois dans l'onglet « Historique d'envois » dès la configuration du publipostage.

Lorsque l'historique d'envois est créé, dès qu'une transaction correspondant à l’occasion spécifiée est créée, la réponse sera mise à jour selon la configuration de l'historique d'envois.


Lorsque l'historique d'envois du publipostage est créé, le résultat suivant apparaîtra dans l'onglet « Envois » de la fiche de chaque client inclut dans le publipostage.

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La réponse sous le champ « Réponse » est « Envoyé » et il n'y a rien d'inscrit sous le champ « Réponse modif. le » puisqu' aucune transaction liée à l'historique d'envois n'a été inscrite. Lorsqu'une transaction liée à l'historique d'envois sera inscrite, ces deux champs se mettront à jour automatiquement.


Voici un exemple de résultat lorsqu'une transaction liée à l'historique d'envois est entrée.

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La mention « Reçu » s'est inscrite sous le champ « Réponse » puisqu'une transaction a été reportée, la date du report de la transaction s'est inscrite sous le champ « Réponse modif. le »


Assignation d'envois à une liste active

Il est également possible de créer un historique d'envoi pour plusieurs clients à la fois, mais sans générer de publipostage.

Pour ce faire, il faut se rendre dans la « Gestion des clients », puis rechercher, à l'aide de la barre de recherche ou d'un filtre, les clients à qui doit être attribué cet historique d'envoi. Lorsque la liste active est prête, cliquer sur le menu « Fonctions avancées », puis choisir « Ajout d'envois ».

ATTENTION: Il est très important de faire une sauvegarde avant de faire cette opération.

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Après avoir cliqué sur « Ajout d'envois », la fenêtre suivante s'ouvre.

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A : Ce sera la date qui correspond à l'envoi.

B : Mettre l'occasion pour lequel le publipostage sera fait.

C : Mettre l'activité pour lequel le publipostage sera fait.

D : Si la case est cochée, la base de données inscrira dans l'envoi de chaque client, le solliciteur qui lui est attribué dans sa fiche client.

E : Permet de choisir un solliciteur à attribuer à l'envoi.

F : En cochant cette case, l'envoi utilisera le contact principal du client pour l'envoi.

G : Ce sera la réponse qui correspondra à l'envoi.

H : Ce champ indique la date de réponse. Cette date se met à jour automatiquement lorsque la réponse est modifiée. Elle est cependant modifiable.

I : Permet d'indiquer le montant suggéré aux clients lors de l'envoi du publipostage. J : Permet d'inscrire une note qui sera attribuée à tout les envois.
ATTENTION: Il est très important de faire une sauvegarde de données avant d'effectuer cette opération.


Consultation d'historiques d'envois

Il est possible de consulter les historiques d'envois de deux façons :

Consultation de l'historique d'envois à partir d'une fiche client

La gestion individuelle des historiques d'envois peut s'effectuer dans les fiches clients.

Pour consulter les éléments de l'historique d'envois d'un client en particulier, ouvrir sa fiche client, puis aller dans l'onglet « Envois ».

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A : Il s'agit de la date à laquelle l'historique d'envois a été modifié, soit parce qu'une transaction a été reportée, parce qu'une transaction « À percevoir » ou « À verser » a été inscrite ou simplement parce que l'historique d'envois a été modifié manuellement. La date du jour s'inscrit automatiquement, mais il est possible de la modifier. Pour plus d'informations concernant la modification d'historiques d'envois, cliquer ici.

B : Il s'agit de la personne ayant modifié l'historique d'envois, soit parce qu'elle a reportée une transaction, parce qu'elle a inscrit une transaction « À percevoir » ou « À verser » ou simplement parce qu'elle a modifié l'historique d'envois manuellement. Ce champ n'est pas modifiable, le logiciel inscrit automatiquement le nom de l'utilisateur ayant effectué les modifications. Pour plus d'informations concernant la modification d'historiques d'envois, cliquer ici.


Consultation de l'historique d'envois à partir de « Historique d'envois »

« Historique d'envois » permet de consulter des envois précis (par exemple les envois d'une occasion).

Pour consulter l'historique d'envois de tous les clients de la base de donnée ou d'une sélection de clients particulière, aller dans « Analyse », puis « Historique » et finalement « Envois ».

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A : Le champ « Réponse » indique l'état de l'envoi. Ces réponses peuvent être modifiées individuellement, massivement, ou dans certains cas automatiquement lors de la saisie d'une transaction.

Modification d'historiques d'envois

Il est possible de modifier les historiques d'envois à partir de deux endroits dans le logiciel :

Modification individuelle d'historiques d'envois

Pour modifier individuellement un historique d'envoi, suivre la procédure de création d'un historique d'envoi individuel en utilisant le bouton Bouton Modifier.png.

Modification massive d'historiques d'envois

Il est également possible de modifier ou supprimer massivement des historiques d'envois. Cette option est particulièrement utile si l'envoi n'est pas relié à des transactions.

Pour ce faire, il faut se rendre dans l'« Historique des envois », puis rechercher, à l'aide de la barre de recherche ou d'un filtre, les historiques d'envois qui doivent être supprimés ou modifiés. Lorsque la liste active est prête, cliquer sur le menu « Fonctions avancées », puis choisir « Assignation de nouvelles valeurs ».

ATTENTION : Il est fortement recommandé d'effectuer une sauvegarde avant de faire une « Assignation massive ».

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Après avoir cliqué sur « Assignation de nouvelles valeurs », la fenêtre suivante s'ouvre.

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A : Ces options permettent de choisir s'il s'agit d'un retrait ou d'une modification d'envois.

B : Ces cases sont grisées lorsqu'il s'agit d'un retrait. Lorsqu'il s'agit d'une modification d'envoi, il faut cocher la case correspondant au champ à modifier.


Création d'une liste de rappel

Il est également possible de faire une liste personnalisée pour trouver les clients répondant à certains critères d'envois. Par exemple, pour trouver tous les clients qui n'ont pas répondu à l'invitation à la Loterie-Voyage, afin de leur retourner une deuxième invitation. Pour savoir comment créer une liste personnalisée sur des critères d'envoi, cliquer ici.

Analyses d'envois

Il existe quelques rapports en lien avec les envois :

  • Le rapport « Sommaire de taux de réponse » permet de voir facilement le taux de réponse d'un envoi en particulier.
    Pour utiliser ce rapport : À partir de « Analyse », puis « Historique » et finalement « Envois ». Cliquer sur le bouton Bouton Rapport imprimer.png, qui se trouve dans le haut de la fenêtre.
  • Le rapport « Revenus VS historique d'envois » permet de comparer les revenus en fonction d'un envoi.
    Pour utiliser ce rapport : À partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Analyse », puis choisir « Rapports ».
  • Le rapport « Retour sur l'investissement », qui permet de vérifier si un envoi a été financièrement rentable ou non.
    Pour utiliser ce rapport : À partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Analyse », puis choisir « Rapports ».
  • Le rapport « Liste détaillée de clients» permet d'inclure les envois.
    Pour utiliser ce rapport : À partir de la « Gestion de clients », cliquer sur le bouton Bouton Rapport imprimer.png, qui se trouve dans le haut de la fenêtre.


De plus, tous les envois se trouvent dans l'historique des « Envois » et à partir de là, il est possible d'exporter l'ensemble des envois vers Excel ou encore de créer une liste active des envois à exporter.


Nom du document : ProDon:Historique des envois
Version : 5.0.6