ProDon:Dons In Memoriam : Différence entre versions
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== Introduction<br> == | == Introduction<br> == | ||
| − | Ce document explique la mise en place et la structure des ''Dons in Memoriam'' permettant de gérer autant des dons simples que complexes et d'offrir des possibilités de suivis auprès des familles.<br> | + | Ce document explique la mise en place et la structure des ''Dons in Memoriam'' permettant de gérer autant des dons simples que complexes et d'offrir des possibilités de suivis auprès des familles.<br> |
== Configuration<br> == | == Configuration<br> == | ||
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=== Configuration des documents maîtres<br> === | === Configuration des documents maîtres<br> === | ||
| − | Il y a deux documents à transmettre lors de la réception d'un ''Don in Memoriam'' : La lettre de remerciement au donateur et la lettre à la famille. | + | Il y a deux documents à transmettre lors de la réception d'un ''Don in Memoriam'' : La lettre de remerciement au donateur et la lettre à la famille. |
| − | + | === Lettre de remerciement au donateur<br> === | |
La lettre de remerciement au donateur est une lettre pour le remercier de son don et pour lui confirmer que la famille sera avisée du don qu'il a émis à la mémoire du défunt. La différence entre la « lettre de remerciement standard » et la « lettre de remerciement au donateur d'un ''Don in Memoriam'' » est dans l'utilisation des champs de fusion. | La lettre de remerciement au donateur est une lettre pour le remercier de son don et pour lui confirmer que la famille sera avisée du don qu'il a émis à la mémoire du défunt. La différence entre la « lettre de remerciement standard » et la « lettre de remerciement au donateur d'un ''Don in Memoriam'' » est dans l'utilisation des champs de fusion. | ||
| − | Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Transaction de don » afin que les champs de fusion « Défunt » et « Aviser » soient disponibles. Ces champs contiennent la salutation longue de la personne décédée et de la personne à aviser des dons reçus. Dans la lettre destinée au donateur, il sera alors indiqué qu'un don destiné à la mémoire de « Défunt » a été reçu et | + | Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Transaction de don » afin que les champs de fusion « Défunt » et « Aviser » soient disponibles. Ces champs contiennent la salutation longue de la personne décédée et de la personne à aviser des dons reçus. Dans la lettre destinée au donateur, il sera alors indiqué qu'un don destiné à la mémoire de « Défunt » a été reçu et qu'« Aviser » en sera avisé.<br> |
| − | + | {| class="wikitable" | |
| − | [[ | + | ![[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 001.png|787x787px|sans_cadre]] |
| + | |} | ||
| − | Pour plus de détail concernant les documents maîtres, consulter la [[ProDon:Gestion des documents maîtres|Gestion des documents maîtres]]. | + | Pour plus de détail concernant les documents maîtres, consulter la [[ProDon:Gestion des documents maîtres|Gestion des documents maîtres]]. |
==== Lettre à la famille<br> ==== | ==== Lettre à la famille<br> ==== | ||
| − | La lettre à la famille a pour but d'aviser la famille de la liste des dons reçus par individu à la mémoire de la personne décédée. Elle vise également à remercier la famille d'avoir suggéré aux gens de | + | La lettre à la famille a pour but d'aviser la famille de la liste des dons reçus par individu à la mémoire de la personne décédée. Elle vise également à remercier la famille d'avoir suggéré aux gens de faire un ''Don in Memoriam''. |
| − | Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Dons in Memoriam ». Ce type de document contient deux séries de champs : Les champs se rapportant à l’information de la fiche de la personne à aviser (champs de fusion débutant par Fam_) et les champs se rapportant à l’information de la fiche du défunt (champs de fusion débutant par Def_). Lors de la rédaction de la lettre, plusieurs informations relatives aux deux parties seront alors disponibles. | + | Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « ''Dons in Memoriam'' ». Ce type de document contient deux séries de champs : Les champs se rapportant à l’information de la fiche de la personne à aviser (champs de fusion débutant par « Fam_ ») et les champs se rapportant à l’information de la fiche du défunt (champs de fusion débutant par « Def_ »). Lors de la rédaction de la lettre, plusieurs informations relatives aux deux parties seront alors disponibles. |
| − | [[ | + | <br> |
| + | {| class="wikitable" | ||
| + | ![[Fichier:ProDon5_Don_In_Memoriam_002.png|sans_cadre|944x944px]] | ||
| + | |} | ||
| + | <br> | ||
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| + | == Saisie des transactions<br> == | ||
| − | = | + | Pour faire la saisie d'une transaction de ''Don in Memoriam'', il faut se poser ces questions: |
| + | {| class="wikitable" | ||
| + | |[[Fichier:Prodon5 Don In Memoriam 028.png|centré|504x504px]] | ||
| + | |} | ||
| − | + | Pour saisir une transaction de ''Don in Memoriam'', ouvrir la gestion des transactions. | |
| − | À partir du menu principal du logiciel, | + | À partir du menu principal du logiciel, cliquer sur « Transactions », puis choisir « [[Image:Bouton transactions.png]] Transactions ». |
| − | {| | + | <br> |
| − | + | {| class="wikitable" | |
| − | + | ![[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 007.png|centré|sans_cadre|352x352px]] | |
|- | |- | ||
| − | | | + | |Dans la fenêtre de gestion des transactions, |
| − | + | cliquer ensuite sur le bouton « [[Fichier:Bouton Ajouter.png|sans_cadre|20x20px]] » . | |
| − | + | Sélectionner le client qui a fait le don, puis cliquer sur | |
| − | + | « [[Fichier:Bouton Crochet ajouter confirmer.png|sans_cadre|20x20px]] Ajouter une transaction pour ce client ». | |
| − | + | Dans la fenêtre d'ajout d'une transaction, | |
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| − | + | sélectionner l'occasion de don « Don in Memoriam » | |
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| − | + | créée plus tôt, puis lorsque cette occasion sera sélectionnée, | |
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| − | + | l'onglet « Memoriam » apparaîtra dans le haut de la fenêtre. | |
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| − | + | Sélectionner également l'activité créée plus tôt dans laquelle | |
| − | + | la gestion des participants avait été activée, puis l'onglet | |
| − | + | « Participants » apparaîtra juste à côté de l'onglet « Memoriam ». | |
| − | + | Terminer de remplir tous les champs de l'onglet « Général », | |
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| − | + | puis aller ensuite dans l'onglet « Memoriam ». | |
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| − | + | Pour plus de détails concernant la saisie de transactions, | |
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| − | + | consulter cette procédure. | |
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| + | <br> | ||
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| + | === Onglet Memoriam<br> === | ||
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | ||
|- | |- | ||
| − | | colspan="2" | [[ | + | | colspan="2" |[[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 008.png|centré|650x650px]]<br> |
| + | |- | ||
| + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet l'ajout supplémentaire d'un défunt pour la transaction. | ||
| + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B : '''</span>Il s'agit du montant total de la transaction. Ce montant est le même que celui de la transaction indiquée dans l’onglet « Général ». | ||
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| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">''' | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet de sélectionner à la mémoire de quel défunt le don est destiné. |
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">''' | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D : '''</span>Il s'agit du montant donné à la mémoire du défunt. |
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| − | | | + | | width="50%" | |
| − | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E : '''</span>Permet de sélectionner la personne à aviser. Si la personne à aviser est toujours la même pour un défunt en particulier, le nom de cette personne s'inscrira automatiquement. | |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">''' | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Permet de faire la division du nouveau montant inscrit dans le champ "Montant à répartir". |
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| − | | colspan="2" | | + | | colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Permet d’ajouter une deuxième personne à aviser. |
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">''' | ||
| − | |||
|} | |} | ||
<br> | <br> | ||
| − | {| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1 | + | {| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" style="width: 648px; height: 610px;" class="wikitable" |
|- | |- | ||
| colspan="2" | | | colspan="2" | | ||
| − | Fonctionnement des boutons « [[Image:Bouton Ajouter.png]] Ajouter un défunt » et « [[Image:Bouton diviser.png]] Diviser le montant ». | + | Fonctionnement des boutons « [[Image:Bouton Ajouter.png]] Ajouter un défunt » et « [[Image:Bouton diviser.png]] Diviser le montant ». |
|- | |- | ||
| − | | colspan="2" | [[ | + | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 009.png|703x703px|sans_cadre]] |
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| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A : '''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A : '''</span>Permet l'ajout d'un défunt pour une même transaction. En cliquant sur le bouton, une section s'insèrera à la suite de la première, il sera alors possible d'identifier un deuxième défunt ainsi que la personne à aviser dans sa famille. Le montant se divisera en deux automatiquement. Il est cependant possible de donner, par exemple, 10,00 $ à un et 30,00 $ à l'autre en les modifiant manuellement. |
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B : '''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B : '''</span>Permet de diviser automatiquement le montant en deux. Si par exemple, les montants ont été modifiés manuellement, il suffit de cliquer sur ce bouton et le montant attitré à chacun des défunts se répartira équitablement. |
| − | + | |- | |
| + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Il s'agit du montant total de la transaction. Ce montant est le même que celui de la transaction indiquée dans l’onglet « Général ». Si le montant est modifié, le nouveau montant s'inscrira aux deux endroits. | ||
| + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D : '''</span>Il s'agit des montants donnés à la mémoire de chacun des défunts. | ||
|- | |- | ||
| colspan="2" | | | colspan="2" | | ||
| − | '''NOTE :''' La somme des montants | + | '''NOTE :''' La somme des montants attribués à chaque défunt égale le montant de la transaction. |
|} | |} | ||
| Ligne 174 : | Ligne 137 : | ||
=== Onglet Participants<br> === | === Onglet Participants<br> === | ||
| − | Dans cet onglet, il est possible d'indiquer des mentions supplémentaires à adresser à la famille. Par exemple, si une compagnie fait un don et souhaite que le nom des | + | Dans cet onglet, il est possible d'indiquer des mentions supplémentaires à adresser à la famille. Par exemple, si une compagnie fait un don et souhaite que le nom des employés qui ont participé au don soient mentionnés sur la liste qui sera envoyée à la famille.<br> |
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | ||
|- | |- | ||
| − | | colspan="2" | [[ | + | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 010.png|612x612px|sans_cadre]] |
|- | |- | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| Ligne 184 : | Ligne 147 : | ||
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> En double-cliquant | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> En double-cliquant sur une ligne vide, il est possible d’ajouter un client déjà présent dans la base de données. |
|- | |- | ||
| Ligne 191 : | Ligne 154 : | ||
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Finalement, pour enregistrer la transaction, cliquer sur « [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer ». | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Finalement, pour enregistrer la transaction, cliquer sur « [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer ». |
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | colspan="2" | | ||
| + | '''NOTE :''' Si le client n'existe pas dans la base de données et qu'il est intéressant de l'ajouter, double-cliquer sur une ligne vide et la boîte « Liste de clients » s'ouvrira. Cliquer ensuite sur « Nouveau » pour ajouter le client dans la base de données. | ||
|} | |} | ||
| Ligne 199 : | Ligne 166 : | ||
== Report des transactions == | == Report des transactions == | ||
| − | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | + | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" |
|- | |- | ||
| − | | colspan="2" | [[ | + | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 011.png|944x944px|sans_cadre]]<br> |
|- | |- | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| Ligne 213 : | Ligne 180 : | ||
<br> | <br> | ||
| − | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | + | Cette fenêtre s'ouvre après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Reporter Generer.png]] au point <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span> précédent. |
| + | |||
| + | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | ||
|- | |- | ||
| − | | colspan="2" | [[ | + | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 012.png|518x518px|sans_cadre]]<br> |
|- | |- | ||
| | | | ||
| Ligne 225 : | Ligne 194 : | ||
|- | |- | ||
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Choisir l'imprimante utilisée pour pouvoir imprimer les rapports. |
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Sélectionner | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Sélectionner les rapports à imprimer. |
|- | |- | ||
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Choisir l' | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Choisir si les rapports doivent être imprimés ou simplement générés à l'écran. |
| − | | | + | |Après le report des transactions, fermer la fenêtre de gestion des transactions. |
| − | < | + | |
| + | |} | ||
| + | |||
| + | <br> | ||
| + | |||
| + | == Impression de la lettre de remerciement au donateur == | ||
| + | |||
| + | La lettre de remerciement au donateur d'un ''Don in Memoriam'' se génère au même endroit que toute lettre habituelle. | ||
| − | + | À partir du menu principal du logiciel, sélectionner « Traitement par lots », puis choisir « [[Image:Bouton documents.png]] Documents ».<br> | |
| − | | | + | {| class="wikitable" |
| − | + | ![[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 013.png|515x515px|sans_cadre]] | |
| + | |} | ||
| − | | | + | Pour plus d'informations concernant le traitement des documents à émettre, consulter [[ProDon:Traitement des documents à émettre|cette procédure]].<br> |
| − | <br> | + | <br> |
| − | == | + | == Lettre et suivis auprès des familles == |
| − | À partir du menu principal du logiciel, sélectionner « Traitement par lots », puis choisir « [[Image:Bouton Don in memoriam.png]] Dons in memoriam ».<br> | + | À partir du menu principal du logiciel, sélectionner « Traitement par lots », puis choisir « [[Image:Bouton Don in memoriam.png]] Dons in memoriam ».<br> |
| + | {| class="wikitable" | ||
| + | ![[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 014.png|503x503px|sans_cadre]] | ||
| + | |} | ||
| − | + | <br> | |
=== Gestion des suivis<br> === | === Gestion des suivis<br> === | ||
| − | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | + | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" |
|- | |- | ||
| − | | colspan="2" | [[ | + | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 015.png|1105x1105px|sans_cadre]]<br> |
|- | |- | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| Ligne 261 : | Ligne 241 : | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Les colonnes « total » indiquent les transactions de dons pour | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Les colonnes « total » indiquent les transactions de dons pour lesquelles la famille a déjà été avisée. |
|- | |- | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Il s'agit des informations identifiant la personne décédée et la personne à aviser. | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Il s'agit des informations identifiant la personne décédée et la personne à aviser. Ces informations sont utiles dans le cas où il faudrait faire un suivi concernant une personne en particulier. |
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| Ligne 272 : | Ligne 252 : | ||
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| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Indique s'il y a des transactions à traiter dans la ligne.<br> |
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | '''NOTE :''' | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :''' </span>Cliquer sur le bouton [[Image:Bouton reporter transaction.png]] pour générer les documents de suivi à faire parvenir à la famille. |
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | width="50%" colspan="2" | | ||
| + | '''NOTE :''' Vérifier régulièrement la date du dernier traitement ainsi que le nombre de dons à traiter. Si le dernier envoi date de plusieurs jours ou que le nombre de dons à traiter est abondant, il est important d'envoyer les documents de suivi à la famille. Cela permet de garder un bon contact avec les familles et qu'elles soient bien informées. | ||
|} | |} | ||
| Ligne 281 : | Ligne 265 : | ||
<br> | <br> | ||
| − | === | + | === Préparation des documents de suivi pour la famille<br> === |
| − | Cette fenêtre | + | Cette fenêtre apparaît après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Reporter Generer.png]] au point <span style="color: rgb(255, 0, 0);"><span style="font-weight: bold;">F</span></span> précédent.<br> |
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | ||
|- | |- | ||
| − | | colspan="2" | [[ | + | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 016.png|569x569px|sans_cadre]]<br> |
|- | |- | ||
| − | | width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet | + | | width="50%" | |
| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Contient toujours la date du jour par défaut et sert à indiquer au logiciel à quelle date a été | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet de générer les documents à l’écran ou de les imprimer directement. |
| + | |||
| + | | | ||
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Contient toujours la date du jour par défaut et sert à indiquer au logiciel à quelle date a été effectué | ||
| + | |||
| + | le dernier traitement, il est cependant possible de la changer au besoin. | ||
| + | |||
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| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet de faire un suivi auprès d’une personne | + | | |
| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Ce rapport contient la liste des personnes ayant fait un don | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet de faire un suivi auprès d’une personne en particulier ou pour tout le monde. |
| + | |||
| + | | | ||
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Ce rapport contient la liste des personnes ayant fait un don. | ||
| + | |||
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| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Permet de choisir le document maître à utiliser pour produire la lettre de remerciement destinée à la famille et qui accompagne généralement la liste des donateurs. | + | | |
| − | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Cliquer sur le bouton « Options » pour pouvoir gérer les options du rapport. | |
| + | |||
| + | | | ||
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Permet de choisir le document maître à utiliser pour produire la lettre de remerciement destinée à la famille et qui accompagne généralement la liste des donateurs. Tous les documents maîtres de type « Memoriam » seront disponibles. | ||
| + | |||
|} | |} | ||
<br> | <br> | ||
| − | Voici la liste des options les plus couramment utilisées, | + | Voici la liste des options les plus couramment utilisées, il est cependant possible de choisir d’autres configurations pour adapter la liste au besoin.<br> |
| + | |||
| + | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | ||
| + | |- | ||
| + | | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 017.png|667x667px|sans_cadre]]<br> | ||
| + | | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 018.png|667x667px|sans_cadre]]<br> | ||
| + | |} | ||
| − | [[Image: | + | Lorsque les options sont configurées dans l'onglet « Options (trans.) » et dans l'onglet « Options (client) », cliquer sur « [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Ok ». |
<br> | <br> | ||
| − | + | Voici un exemple de rapport obtenu avec les options précédentes : | |
| − | [[ | + | {| class="wikitable" |
| + | ![[Fichier:ProDon5_Don_In_Memoriam_019.png|sans_cadre|1109x1109px]] | ||
| + | |} | ||
| + | <br> <br> | ||
| − | {{ | + | {{BasPage_ProDon_Version|5.0.6}}<br> |
Version actuelle datée du 15 août 2024 à 12:05
| Dons In Memoriam |
Introduction
Ce document explique la mise en place et la structure des Dons in Memoriam permettant de gérer autant des dons simples que complexes et d'offrir des possibilités de suivis auprès des familles.
Configuration
Configuration des documents maîtres
Il y a deux documents à transmettre lors de la réception d'un Don in Memoriam : La lettre de remerciement au donateur et la lettre à la famille.
Lettre de remerciement au donateur
La lettre de remerciement au donateur est une lettre pour le remercier de son don et pour lui confirmer que la famille sera avisée du don qu'il a émis à la mémoire du défunt. La différence entre la « lettre de remerciement standard » et la « lettre de remerciement au donateur d'un Don in Memoriam » est dans l'utilisation des champs de fusion.
Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Transaction de don » afin que les champs de fusion « Défunt » et « Aviser » soient disponibles. Ces champs contiennent la salutation longue de la personne décédée et de la personne à aviser des dons reçus. Dans la lettre destinée au donateur, il sera alors indiqué qu'un don destiné à la mémoire de « Défunt » a été reçu et qu'« Aviser » en sera avisé.
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|---|
Pour plus de détail concernant les documents maîtres, consulter la Gestion des documents maîtres.
Lettre à la famille
La lettre à la famille a pour but d'aviser la famille de la liste des dons reçus par individu à la mémoire de la personne décédée. Elle vise également à remercier la famille d'avoir suggéré aux gens de faire un Don in Memoriam.
Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Dons in Memoriam ». Ce type de document contient deux séries de champs : Les champs se rapportant à l’information de la fiche de la personne à aviser (champs de fusion débutant par « Fam_ ») et les champs se rapportant à l’information de la fiche du défunt (champs de fusion débutant par « Def_ »). Lors de la rédaction de la lettre, plusieurs informations relatives aux deux parties seront alors disponibles.
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Saisie des transactions
Pour faire la saisie d'une transaction de Don in Memoriam, il faut se poser ces questions:
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Pour saisir une transaction de Don in Memoriam, ouvrir la gestion des transactions.
À partir du menu principal du logiciel, cliquer sur « Transactions », puis choisir « 
Transactions ».
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| Dans la fenêtre de gestion des transactions,
cliquer ensuite sur le bouton « Sélectionner le client qui a fait le don, puis cliquer sur « Dans la fenêtre d'ajout d'une transaction, sélectionner l'occasion de don « Don in Memoriam » créée plus tôt, puis lorsque cette occasion sera sélectionnée, l'onglet « Memoriam » apparaîtra dans le haut de la fenêtre. Sélectionner également l'activité créée plus tôt dans laquelle la gestion des participants avait été activée, puis l'onglet « Participants » apparaîtra juste à côté de l'onglet « Memoriam ». Terminer de remplir tous les champs de l'onglet « Général », puis aller ensuite dans l'onglet « Memoriam ». Pour plus de détails concernant la saisie de transactions, consulter cette procédure. |
Onglet Memoriam
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| A : Permet l'ajout supplémentaire d'un défunt pour la transaction. | B : Il s'agit du montant total de la transaction. Ce montant est le même que celui de la transaction indiquée dans l’onglet « Général ». |
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C : Permet de sélectionner à la mémoire de quel défunt le don est destiné. |
D : Il s'agit du montant donné à la mémoire du défunt. |
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E : Permet de sélectionner la personne à aviser. Si la personne à aviser est toujours la même pour un défunt en particulier, le nom de cette personne s'inscrira automatiquement. |
F : Permet de faire la division du nouveau montant inscrit dans le champ "Montant à répartir". |
| G : Permet d’ajouter une deuxième personne à aviser. | |
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Fonctionnement des boutons « | |
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A : Permet l'ajout d'un défunt pour une même transaction. En cliquant sur le bouton, une section s'insèrera à la suite de la première, il sera alors possible d'identifier un deuxième défunt ainsi que la personne à aviser dans sa famille. Le montant se divisera en deux automatiquement. Il est cependant possible de donner, par exemple, 10,00 $ à un et 30,00 $ à l'autre en les modifiant manuellement. |
B : Permet de diviser automatiquement le montant en deux. Si par exemple, les montants ont été modifiés manuellement, il suffit de cliquer sur ce bouton et le montant attitré à chacun des défunts se répartira équitablement. |
| C : Il s'agit du montant total de la transaction. Ce montant est le même que celui de la transaction indiquée dans l’onglet « Général ». Si le montant est modifié, le nouveau montant s'inscrira aux deux endroits. | D : Il s'agit des montants donnés à la mémoire de chacun des défunts. |
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NOTE : La somme des montants attribués à chaque défunt égale le montant de la transaction. | |
Onglet Participants
Dans cet onglet, il est possible d'indiquer des mentions supplémentaires à adresser à la famille. Par exemple, si une compagnie fait un don et souhaite que le nom des employés qui ont participé au don soient mentionnés sur la liste qui sera envoyée à la famille.
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A : Permet d’ajouter ou de retirer des participants. |
B : En double-cliquant sur une ligne vide, il est possible d’ajouter un client déjà présent dans la base de données. |
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C : Il est également possible d’écrire directement dans les champs disponibles si le client n’existe pas dans la base de données. |
D : Finalement, pour enregistrer la transaction, cliquer sur « |
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NOTE : Si le client n'existe pas dans la base de données et qu'il est intéressant de l'ajouter, double-cliquer sur une ligne vide et la boîte « Liste de clients » s'ouvrira. Cliquer ensuite sur « Nouveau » pour ajouter le client dans la base de données. | |
Report des transactions
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A : Voici la liste des transactions à reporter. |
B : Cliquer sur le bouton |
Cette fenêtre s'ouvre après avoir cliqué sur le bouton 
au point B précédent.
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A : La date du jour s'inscrit automatiquement. |
B : Choisir le compte dans lequel le dépôt sera fait. |
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C : Choisir l'imprimante utilisée pour pouvoir imprimer les rapports. |
D : Sélectionner les rapports à imprimer. |
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E : Choisir si les rapports doivent être imprimés ou simplement générés à l'écran. |
Après le report des transactions, fermer la fenêtre de gestion des transactions. |
Impression de la lettre de remerciement au donateur
La lettre de remerciement au donateur d'un Don in Memoriam se génère au même endroit que toute lettre habituelle.
À partir du menu principal du logiciel, sélectionner « Traitement par lots », puis choisir « 
Documents ».
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Pour plus d'informations concernant le traitement des documents à émettre, consulter cette procédure.
Lettre et suivis auprès des familles
À partir du menu principal du logiciel, sélectionner « Traitement par lots », puis choisir « 
Dons in memoriam ».
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Gestion des suivis
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A : Les colonnes « à traiter » indiquent les transactions de dons qui ont été effectuées depuis le dernier suivi effectué auprès de la famille. |
B : Les colonnes « total » indiquent les transactions de dons pour lesquelles la famille a déjà été avisée. |
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C : Il s'agit des informations identifiant la personne décédée et la personne à aviser. Ces informations sont utiles dans le cas où il faudrait faire un suivi concernant une personne en particulier. |
D : Indique la date du dernier traitement. |
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E : Indique s'il y a des transactions à traiter dans la ligne. |
F : Cliquer sur le bouton |
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NOTE : Vérifier régulièrement la date du dernier traitement ainsi que le nombre de dons à traiter. Si le dernier envoi date de plusieurs jours ou que le nombre de dons à traiter est abondant, il est important d'envoyer les documents de suivi à la famille. Cela permet de garder un bon contact avec les familles et qu'elles soient bien informées. | |
Préparation des documents de suivi pour la famille
Cette fenêtre apparaît après avoir cliqué sur le bouton au point F précédent.
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A : Permet de générer les documents à l’écran ou de les imprimer directement. |
B : Contient toujours la date du jour par défaut et sert à indiquer au logiciel à quelle date a été effectué le dernier traitement, il est cependant possible de la changer au besoin. |
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C : Permet de faire un suivi auprès d’une personne en particulier ou pour tout le monde. |
D : Ce rapport contient la liste des personnes ayant fait un don. |
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E : Cliquer sur le bouton « Options » pour pouvoir gérer les options du rapport. |
F : Permet de choisir le document maître à utiliser pour produire la lettre de remerciement destinée à la famille et qui accompagne généralement la liste des donateurs. Tous les documents maîtres de type « Memoriam » seront disponibles. |
Voici la liste des options les plus couramment utilisées, il est cependant possible de choisir d’autres configurations pour adapter la liste au besoin.
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Lorsque les options sont configurées dans l'onglet « Options (trans.) » et dans l'onglet « Options (client) », cliquer sur « 
Ok ».
Voici un exemple de rapport obtenu avec les options précédentes :
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Nom du document : ProDon:Dons In Memoriam
Version : 5.0.6
