ProDon:Dons In Memoriam : Différence entre versions

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{{Entete_TOC}}<br>
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'''<u>ATTENTION</u>''' : Ce document est conçu pour la '''VERSION''' '''5''' de ProDon. Pour accéder au document de la version 4, [[ProDon:Dons_In_Memoriam_(version_4)|cliquer ici]].
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''ATTENTION&nbsp;: Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.'''</span>
 
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== Introduction<br>  ==
 
== Introduction<br>  ==
  
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Il y a deux documents à transmettre lors de la réception d'un ''Don in Memoriam''&nbsp;: La lettre de remerciement au donateur et la lettre à la famille.   
 
Il y a deux documents à transmettre lors de la réception d'un ''Don in Memoriam''&nbsp;: La lettre de remerciement au donateur et la lettre à la famille.   
  
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==== Lettre de remerciement au donateur<br>  ====
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=== Lettre de remerciement au donateur<br>  ===
  
 
La lettre de remerciement au donateur est une lettre pour le remercier de son don et pour lui confirmer que la famille sera avisée du don qu'il a émis à la mémoire du défunt. La différence entre la «&nbsp;lettre de remerciement standard&nbsp;» et la «&nbsp;lettre de remerciement au donateur d'un ''Don in Memoriam''&nbsp;» est dans l'utilisation des champs de fusion.  
 
La lettre de remerciement au donateur est une lettre pour le remercier de son don et pour lui confirmer que la famille sera avisée du don qu'il a émis à la mémoire du défunt. La différence entre la «&nbsp;lettre de remerciement standard&nbsp;» et la «&nbsp;lettre de remerciement au donateur d'un ''Don in Memoriam''&nbsp;» est dans l'utilisation des champs de fusion.  
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Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document «&nbsp;Transaction de don&nbsp;» afin que les champs de fusion «&nbsp;Défunt&nbsp;»&nbsp; et «&nbsp;Aviser&nbsp;» soient disponibles. Ces champs contiennent la salutation longue de la personne décédée et de la personne à aviser des dons reçus. Dans la lettre destinée au donateur, il sera alors indiqué qu'un don destiné à la mémoire de «&nbsp;Défunt&nbsp;» a été reçu et qu'«&nbsp;Aviser&nbsp;» en sera avisé.<br>
 
Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document «&nbsp;Transaction de don&nbsp;» afin que les champs de fusion «&nbsp;Défunt&nbsp;»&nbsp; et «&nbsp;Aviser&nbsp;» soient disponibles. Ces champs contiennent la salutation longue de la personne décédée et de la personne à aviser des dons reçus. Dans la lettre destinée au donateur, il sera alors indiqué qu'un don destiné à la mémoire de «&nbsp;Défunt&nbsp;» a été reçu et qu'«&nbsp;Aviser&nbsp;» en sera avisé.<br>
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
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![[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 001.png|778x778px]]
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![[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 001.png|787x787px|sans_cadre]]
 
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{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
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![[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 002.png|thumb|870x870px]]
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![[Fichier:ProDon5_Don_In_Memoriam_002.png|sans_cadre|944x944px]]
 
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=== Ajout d'une occasion de dons (spécialement pour les ''Dons in Memoriam'')<br>  ===
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== Saisie des transactions<br>  ==
  
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À partir du menu principal du logiciel, cliquer sur «&nbsp;Transactions&nbsp;», puis choisir «&nbsp;[[Image:Bouton Occasion de dons.png]] Occasions de dons&nbsp;».<br>
+
Pour faire la saisie d'une transaction de ''Don in Memoriam'', il faut se poser ces questions:
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{| class="wikitable"
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|[[Fichier:Prodon5 Don In Memoriam 028.png|centré|504x504px]]
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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Pour saisir une transaction de ''Don in Memoriam'', ouvrir la gestion des transactions.  
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 003.png|417x417px]]<br>
 
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Pour ajouter une nouvelle occasion de dons, cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Ajouter.png]].<br>
 
  
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À partir du menu principal du logiciel, cliquer sur «&nbsp;Transactions&nbsp;», puis choisir «&nbsp;[[Image:Bouton transactions.png]] Transactions&nbsp;».  
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 004.png|881x881px]]<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Donner un code à l'occasion.<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Nommer l'occasion.<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Cocher la case «&nbsp;Activer la gestion des ''Dons in Memoriam''&nbsp;».<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Il faut ensuite ajouter une activité en cliquant sur [[Image:Bouton Ajouter.png]].<br>
 
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=== Ajout d'une activité<br>  ===
 
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 005.png|893x893px]]<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Donner un code à l'activité.<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Nommer l'activité.<br>
 
  
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{| class="wikitable"
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![[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 007.png|centré|sans_cadre|352x352px]]
 
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+
|Dans la fenêtre de gestion des transactions,
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;: '''</span>Cocher la case «&nbsp;Émettre un reçu&nbsp;».<br>
+
cliquer ensuite sur le bouton « [[Fichier:Bouton Ajouter.png|sans_cadre|20x20px]] » .
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Dans l'onglet «&nbsp;Documents&nbsp;», choisir la lettre qui sera envoyée au donateur.<br>
 
  
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|-
+
Sélectionner le client qui a fait le don, puis cliquer sur
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| colspan="2" |
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> À partir de la liste déroulante de la section <br>«&nbsp;Provenance&nbsp;», choisir «&nbsp;Votre code de provenance pour cette activité&nbsp;».<br>
 
  
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| width="50%" |  
+
« [[Fichier:Bouton Crochet ajouter confirmer.png|sans_cadre|20x20px]] Ajouter une transaction pour ce client ».
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<br>
 
  
−
|}
+
Dans la fenêtre d'ajout d'une transaction,
  
−
<br>
+
sélectionner l'occasion de don « Don in Memoriam »
  
−
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
+
créée plus tôt, puis lorsque cette occasion sera sélectionnée,
−
|-
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 006.png|1010x1010px]]<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span>&nbsp;Dans l’onglet «&nbsp;Participants&nbsp;», cocher la case <br>«&nbsp;Activer la gestion des participants&nbsp;».
 
  
−
| width="50%" |
+
l'onglet « Memoriam » apparaîtra dans le haut de la fenêtre.
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;: '''</span>Cliquer ensuite sur «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer l'ajout&nbsp;».  
 
  
−
|-
+
Sélectionner également l'activité créée plus tôt dans laquelle
−
| colspan="2" |
 
−
'''NOTE&nbsp;:''' L'option «&nbsp;Activer la gestion des participants&nbsp;» permet d’enregistrer un don pour lequel le donateur demande d’indiquer que le don vient également d'autres personnes. [[ProDon:Dons In Memoriam#Onglet_Participants|Cliquer ici]] pour plus de détails.
 
  
−
|}
+
la gestion des participants avait été activée, puis l'onglet
  
−
<br>
+
« Participants » apparaîtra juste à côté de l'onglet « Memoriam ».
  
−
== Saisie des transactions<br>  ==
+
Terminer de remplir tous les champs de l'onglet « Général »,
  
−
Pour saisir une transaction de ''Don in Memoriam'', ouvrir la gestion des transactions.  
+
puis aller ensuite dans l'onglet « Memoriam ».
  
−
À partir du menu principal du logiciel, cliquer sur «&nbsp;Transactions&nbsp;», puis choisir «&nbsp;[[Image:Bouton transactions.png]] Transactions&nbsp;».
+
Pour plus de détails concernant la saisie de transactions,
  
−
{| class="wikitable" width="25%"
+
consulter cette procédure.
−
![[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 007.png|left|thumb|458x458px]]
 
 
|}
 
|}
−
Dans la fenêtre de gestion des transactions, cliquer ensuite sur le bouton&nbsp;[[Image:Bouton Ajouter.png]].<br>Sélectionner le client qui a fait le don, puis cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Ajouter une transaction pour ce client&nbsp;».
 
−
 
−
Dans la fenêtre d'ajout d'une transaction, sélectionner l'occasion de don «&nbsp;''Don in Memoriam''&nbsp;» 
 
−
 
−
créée plus tôt, puis lorsque cette occasion sera sélectionnée, l'onglet «&nbsp;Memoriam&nbsp;» apparaîtra dans le haut de la fenêtre. 
 
−
 
−
Sélectionner également l'activité créée plus tôt dans laquelle la gestion des participants avait été activée,
 
−
 
−
puis l'onglet «&nbsp;Participants&nbsp;» apparaîtra juste à côté de l'onglet «&nbsp;Memoriam&nbsp;».
 
−
 
−
Terminer de remplir tous les champs de l'onglet «&nbsp;Général&nbsp;», puis aller ensuite dans l'onglet «&nbsp;Memoriam&nbsp;». 
 
−
 
−
Pour plus de détails concernant la saisie de transactions, consulter [[ProDon:Saisie de transactions|cette procédure]].
 
−
 
 
<br>   
 
<br>   
  
Ligne 155 : Ligne 85 :
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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−
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 008.png|702x702px]]<br>
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 008.png|centré|650x650px]]<br>
 
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−
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Ces deux boutons permettent de faire une seule transaction dont le montant peut être divisé pour plusieurs décès.
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet l'ajout supplémentaire d'un défunt pour la transaction. 
−
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B : '''</span>Il s'agit du montant total de la transaction. Ce montant est le même que celui de la transaction indiquée dans l’onglet « Général ». Si le montant est modifié, le nouveau montant s'inscrira aux deux endroits.
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B : '''</span>Il s'agit du montant total de la transaction. Ce montant est le même que celui de la transaction indiquée dans l’onglet « Général ».
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Permet de sélectionner la personne pour qui est destiné le don.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Permet de sélectionner à la mémoire de quel défunt le don est destiné.  
  
 
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| width="50%" |  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;: '''</span>Il s'agit du montant donné à la mémoire du défunt.<br>
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;: '''</span>Il s'agit du montant donné à la mémoire du défunt.  
  
 
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Ligne 171 : Ligne 101 :
  
 
| width="50%" |  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> &nbsp;Permet d’ajouter une deuxième personne à aviser.<br>
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Permet de faire la division du nouveau montant inscrit dans le champ "Montant à répartir". 
−
 
+
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 +
| colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Permet d’ajouter une deuxième personne à aviser.
 
|}
 
|}
  
Ligne 180 : Ligne 111 :
 
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| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
−
Fonctionnement des boutons «&nbsp;[[Image:Bouton Ajouter.png]] Ajouter un défunt&nbsp;» et «&nbsp;[[Image:Bouton diviser.png]] Diviser le montant&nbsp;».<br>
+
Fonctionnement des boutons «&nbsp;[[Image:Bouton Ajouter.png]] Ajouter un défunt&nbsp;» et «&nbsp;[[Image:Bouton diviser.png]] Diviser le montant&nbsp;».  
  
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 009.png|748x748px]]
+
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 009.png|703x703px|sans_cadre]]
 
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Ligne 189 : Ligne 120 :
 
|-
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;: '''</span>Sert à ajouter un défunt pour une même transaction. En cliquant sur le bouton, une section s'insèrera à la suite de la première, il sera alors possible d'identifier un deuxième défunt ainsi que la personne à aviser dans sa famille. Le montant se divisera en deux automatiquement. Il est cependant possible de donner, par exemple, 10,00 $ à un et 30,00 $ à l'autre en les modifiant manuellement.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;: '''</span>Permet l'ajout d'un défunt pour une même transaction. En cliquant sur le bouton, une section s'insèrera à la suite de la première, il sera alors possible d'identifier un deuxième défunt ainsi que la personne à aviser dans sa famille. Le montant se divisera en deux automatiquement. Il est cependant possible de donner, par exemple, 10,00 $ à un et 30,00 $ à l'autre en les modifiant manuellement.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;: '''</span>Sert à diviser automatiquement le montant en deux. Si par exemple, les montants ont été modifiés manuellement, il suffit de cliquer sur ce bouton et le montant attitré à chacun des défunts se répartira équitablement.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;: '''</span>Permet de diviser automatiquement le montant en deux. Si par exemple, les montants ont été modifiés manuellement, il suffit de cliquer sur ce bouton et le montant attitré à chacun des défunts se répartira équitablement.  
 
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Il s'agit du montant total de la transaction. Ce montant est le même que celui de la transaction indiquée dans l’onglet « Général ». Si le montant est modifié, le nouveau montant s'inscrira aux deux endroits.
 
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Il s'agit du montant total de la transaction. Ce montant est le même que celui de la transaction indiquée dans l’onglet « Général ». Si le montant est modifié, le nouveau montant s'inscrira aux deux endroits.
Ligne 206 : Ligne 137 :
 
=== Onglet Participants<br>  ===
 
=== Onglet Participants<br>  ===
  
−
Dans cet onglet, il est possible d'indiquer des mentions supplémentaires à adresser à la famille. Par exemple, si une compagnie fait un don et souhaite que le nom des trois employés qui ont participé au don soient mentionnés sur la liste qui sera envoyée à la famille.<br>  
+
Dans cet onglet, il est possible d'indiquer des mentions supplémentaires à adresser à la famille. Par exemple, si une compagnie fait un don et souhaite que le nom des employés qui ont participé au don soient mentionnés sur la liste qui sera envoyée à la famille.<br>  
  
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 010.png|747x747px]]<br>
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 010.png|612x612px|sans_cadre]]
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet d’ajouter ou de retirer des participants.<br>
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet d’ajouter ou de retirer des participants.  
  
 
|  
 
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−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> En double-cliquant sur une ligne vide, il est possible d’ajouter un client déjà présent dans la base de données.<br>
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> En double-cliquant sur une ligne vide, il est possible d’ajouter un client déjà présent dans la base de données.  
  
 
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|  
 
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−
'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">C&nbsp;:</span>''' Il est également possible d’écrire directement dans les champs disponibles si le client n’existe pas dans la base de données.<br>
+
'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">C&nbsp;:</span>''' Il est également possible d’écrire directement dans les champs disponibles si le client n’existe pas dans la base de données.  
  
 
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Ligne 227 : Ligne 158 :
 
|-
 
|-
 
| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
−
'''NOTE&nbsp;:''' Si le client n'existe pas dans la base de données et qu'il est intéressant de l'ajouter, double-cliquer sur une ligne vide et la boîte «&nbsp;Liste de clients&nbsp;» s'ouvrira. Cliquer ensuite sur «&nbsp;Nouveau&nbsp;» pour ajouter le client dans la base de données.<br>
+
'''NOTE&nbsp;:''' Si le client n'existe pas dans la base de données et qu'il est intéressant de l'ajouter, double-cliquer sur une ligne vide et la boîte «&nbsp;Liste de clients&nbsp;» s'ouvrira. Cliquer ensuite sur «&nbsp;Nouveau&nbsp;» pour ajouter le client dans la base de données.  
  
 
|}
 
|}
Ligne 237 : Ligne 168 :
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 011.png|877x877px]]<br>
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 011.png|944x944px|sans_cadre]]<br>
 
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| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
Ligne 253 : Ligne 184 :
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 012.png|485x485px]]<br>
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 012.png|518x518px|sans_cadre]]<br>
 
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|-
 
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|  
Ligne 272 : Ligne 203 :
 
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Choisir si les rapports doivent être imprimés ou simplement générés à l'écran.  
 
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Choisir si les rapports doivent être imprimés ou simplement générés à l'écran.  
  
−
|  
+
|Après le report des transactions, fermer la fenêtre de gestion des transactions.
−
Cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Lancer&nbsp;» pour effectuer le report.  
 
  
−
|}  
+
|}
−
 
 
−
Après le report des transactions, fermer la fenêtre de gestion des transactions.
 
  
 
<br>  
 
<br>  
Ligne 287 : Ligne 215 :
 
À partir du menu principal du logiciel, sélectionner «&nbsp;Traitement par lots&nbsp;», puis choisir «&nbsp;[[Image:Bouton documents.png]] Documents&nbsp;».<br>
 
À partir du menu principal du logiciel, sélectionner «&nbsp;Traitement par lots&nbsp;», puis choisir «&nbsp;[[Image:Bouton documents.png]] Documents&nbsp;».<br>
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
−
![[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 013.png|609x609px]]
+
![[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 013.png|515x515px|sans_cadre]]
 
|}  
 
|}  
  
Ligne 298 : Ligne 226 :
 
À partir du menu principal du logiciel, sélectionner «&nbsp;Traitement par lots&nbsp;», puis choisir «&nbsp;[[Image:Bouton Don in memoriam.png]] Dons in memoriam&nbsp;».<br>
 
À partir du menu principal du logiciel, sélectionner «&nbsp;Traitement par lots&nbsp;», puis choisir «&nbsp;[[Image:Bouton Don in memoriam.png]] Dons in memoriam&nbsp;».<br>
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
−
![[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 014.png|578x578px]]
+
![[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 014.png|503x503px|sans_cadre]]
 
|}  
 
|}  
  
Ligne 307 : Ligne 235 :
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
|-
 
|-
−
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 015.png|1007x1007px]]<br>
+
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Don In Memoriam 015.png|1105x1105px|sans_cadre]]<br>
 
|-
 
|-
 
| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
Ligne 313 : Ligne 241 :
  
 
| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Les colonnes «&nbsp;total&nbsp;» indiquent les transactions de dons pour lesquels la famille a déjà été avisée.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Les colonnes «&nbsp;total&nbsp;» indiquent les transactions de dons pour lesquelles la famille a déjà été avisée.  
  
 
|-
 
|-
Ligne 335 : Ligne 263 :
 
|}
 
|}
  
−
<br>  
+
<br>
  
 
=== Préparation des documents de suivi pour la famille<br>  ===
 
=== Préparation des documents de suivi pour la famille<br>  ===
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton « Options » pour pouvoir gérer les options du rapport.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Permet de choisir le document maître à utiliser pour produire la lettre de remerciement destinée à la famille et qui accompagne généralement la liste des donateurs. Tous les documents maîtres de type « Memoriam » seront disponibles.  
  
 
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Version actuelle datée du 15 août 2024 à 12:05

Dons In Memoriam

Introduction

Ce document explique la mise en place et la structure des Dons in Memoriam permettant de gérer autant des dons simples que complexes et d'offrir des possibilités de suivis auprès des familles.

Configuration

Configuration des documents maîtres

Il y a deux documents à transmettre lors de la réception d'un Don in Memoriam : La lettre de remerciement au donateur et la lettre à la famille.

Lettre de remerciement au donateur

La lettre de remerciement au donateur est une lettre pour le remercier de son don et pour lui confirmer que la famille sera avisée du don qu'il a émis à la mémoire du défunt. La différence entre la « lettre de remerciement standard » et la « lettre de remerciement au donateur d'un Don in Memoriam » est dans l'utilisation des champs de fusion.

Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Transaction de don » afin que les champs de fusion « Défunt »  et « Aviser » soient disponibles. Ces champs contiennent la salutation longue de la personne décédée et de la personne à aviser des dons reçus. Dans la lettre destinée au donateur, il sera alors indiqué qu'un don destiné à la mémoire de « Défunt » a été reçu et qu'« Aviser » en sera avisé.

ProDon5 Don In Memoriam 001.png

Pour plus de détail concernant les documents maîtres, consulter la Gestion des documents maîtres.

Lettre à la famille

La lettre à la famille a pour but d'aviser la famille de la liste des dons reçus par individu à la mémoire de la personne décédée. Elle vise également à remercier la famille d'avoir suggéré aux gens de faire un Don in Memoriam.

Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Dons in Memoriam ». Ce type de document contient deux séries de champs : Les champs se rapportant à l’information de la fiche de la personne à aviser (champs de fusion débutant par « Fam_ ») et les champs se rapportant à l’information de la fiche du défunt (champs de fusion débutant par « Def_ »). Lors de la rédaction de la lettre, plusieurs informations relatives aux deux parties seront alors disponibles.


ProDon5 Don In Memoriam 002.png


Saisie des transactions

Pour faire la saisie d'une transaction de Don in Memoriam, il faut se poser ces questions:

Prodon5 Don In Memoriam 028.png

Pour saisir une transaction de Don in Memoriam, ouvrir la gestion des transactions.

À partir du menu principal du logiciel, cliquer sur « Transactions », puis choisir « Bouton transactions.png Transactions ».


ProDon5 Don In Memoriam 007.png
Dans la fenêtre de gestion des transactions,

cliquer ensuite sur le bouton « Bouton Ajouter.png » .

Sélectionner le client qui a fait le don, puis cliquer sur

« Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ajouter une transaction pour ce client ».

Dans la fenêtre d'ajout d'une transaction,

sélectionner l'occasion de don « Don in Memoriam »

créée plus tôt, puis lorsque cette occasion sera sélectionnée,

l'onglet « Memoriam » apparaîtra dans le haut de la fenêtre.

Sélectionner également l'activité créée plus tôt dans laquelle

la gestion des participants avait été activée, puis l'onglet

« Participants » apparaîtra juste à côté de l'onglet « Memoriam ».

Terminer de remplir tous les champs de l'onglet « Général »,

puis aller ensuite dans l'onglet « Memoriam ».

Pour plus de détails concernant la saisie de transactions,

consulter cette procédure.



Onglet Memoriam

ProDon5 Don In Memoriam 008.png

A : Permet l'ajout supplémentaire d'un défunt pour la transaction.  B : Il s'agit du montant total de la transaction. Ce montant est le même que celui de la transaction indiquée dans l’onglet « Général ».

C : Permet de sélectionner à la mémoire de quel défunt le don est destiné.

D : Il s'agit du montant donné à la mémoire du défunt.

E : Permet de sélectionner la personne à aviser. Si la personne à aviser est toujours la même pour un défunt en particulier, le nom de cette personne s'inscrira automatiquement.

F : Permet de faire la division du nouveau montant inscrit dans le champ "Montant à répartir".

G : Permet d’ajouter une deuxième personne à aviser.


Fonctionnement des boutons « Bouton Ajouter.png Ajouter un défunt » et « Bouton diviser.png Diviser le montant ».

ProDon5 Don In Memoriam 009.png

A : Permet l'ajout d'un défunt pour une même transaction. En cliquant sur le bouton, une section s'insèrera à la suite de la première, il sera alors possible d'identifier un deuxième défunt ainsi que la personne à aviser dans sa famille. Le montant se divisera en deux automatiquement. Il est cependant possible de donner, par exemple, 10,00 $ à un et 30,00 $ à l'autre en les modifiant manuellement.

B : Permet de diviser automatiquement le montant en deux. Si par exemple, les montants ont été modifiés manuellement, il suffit de cliquer sur ce bouton et le montant attitré à chacun des défunts se répartira équitablement.

C : Il s'agit du montant total de la transaction. Ce montant est le même que celui de la transaction indiquée dans l’onglet « Général ». Si le montant est modifié, le nouveau montant s'inscrira aux deux endroits. D : Il s'agit des montants donnés à la mémoire de chacun des défunts.

NOTE : La somme des montants attribués à chaque défunt égale le montant de la transaction.


Onglet Participants

Dans cet onglet, il est possible d'indiquer des mentions supplémentaires à adresser à la famille. Par exemple, si une compagnie fait un don et souhaite que le nom des employés qui ont participé au don soient mentionnés sur la liste qui sera envoyée à la famille.

ProDon5 Don In Memoriam 010.png

A : Permet d’ajouter ou de retirer des participants.

B : En double-cliquant sur une ligne vide, il est possible d’ajouter un client déjà présent dans la base de données.

C : Il est également possible d’écrire directement dans les champs disponibles si le client n’existe pas dans la base de données.

D : Finalement, pour enregistrer la transaction, cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer ».

NOTE : Si le client n'existe pas dans la base de données et qu'il est intéressant de l'ajouter, double-cliquer sur une ligne vide et la boîte « Liste de clients » s'ouvrira. Cliquer ensuite sur « Nouveau » pour ajouter le client dans la base de données.


Report des transactions

ProDon5 Don In Memoriam 011.png

A : Voici la liste des transactions à reporter.

B : Cliquer sur le bouton Bouton reporter transaction.png pour reporter les transactions.


Cette fenêtre s'ouvre après avoir cliqué sur le bouton Bouton Reporter Generer.png au point B précédent.

ProDon5 Don In Memoriam 012.png

A : La date du jour s'inscrit automatiquement.

B : Choisir le compte dans lequel le dépôt sera fait.

C : Choisir l'imprimante utilisée pour pouvoir imprimer les rapports.

D : Sélectionner les rapports à imprimer.

E : Choisir si les rapports doivent être imprimés ou simplement générés à l'écran.

Après le report des transactions, fermer la fenêtre de gestion des transactions.


Impression de la lettre de remerciement au donateur

La lettre de remerciement au donateur d'un Don in Memoriam se génère au même endroit que toute lettre habituelle.

À partir du menu principal du logiciel, sélectionner « Traitement par lots », puis choisir « Bouton documents.png Documents ».

ProDon5 Don In Memoriam 013.png

Pour plus d'informations concernant le traitement des documents à émettre, consulter cette procédure.


Lettre et suivis auprès des familles

À partir du menu principal du logiciel, sélectionner « Traitement par lots », puis choisir « Bouton Don in memoriam.png Dons in memoriam ».

ProDon5 Don In Memoriam 014.png


Gestion des suivis

ProDon5 Don In Memoriam 015.png

A : Les colonnes « à traiter » indiquent les transactions de dons qui ont été effectuées depuis le dernier suivi effectué auprès de la famille.

B : Les colonnes « total » indiquent les transactions de dons pour lesquelles la famille a déjà été avisée.

C : Il s'agit des informations identifiant la personne décédée et la personne à aviser. Ces informations sont utiles dans le cas où il faudrait faire un suivi concernant une personne en particulier.

D : Indique la date du dernier traitement.

E : Indique s'il y a des transactions à traiter dans la ligne.

F : Cliquer sur le bouton Bouton reporter transaction.png pour générer les documents de suivi à faire parvenir à la famille.

NOTE : Vérifier régulièrement la date du dernier traitement ainsi que le nombre de dons à traiter. Si le dernier envoi date de plusieurs jours ou que le nombre de dons à traiter est abondant, il est important d'envoyer les documents de suivi à la famille. Cela permet de garder un bon contact avec les familles et qu'elles soient bien informées.


Préparation des documents de suivi pour la famille

Cette fenêtre apparaît après avoir cliqué sur le bouton Bouton Reporter Generer.png au point F précédent.

ProDon5 Don In Memoriam 016.png

A : Permet de générer les documents à l’écran ou de les imprimer directement.

B : Contient toujours la date du jour par défaut et sert à indiquer au logiciel à quelle date a été effectué

le dernier traitement, il est cependant possible de la changer au besoin.

C : Permet de faire un suivi auprès d’une personne en particulier ou pour tout le monde.

D : Ce rapport contient la liste des personnes ayant fait un don.

E : Cliquer sur le bouton « Options » pour pouvoir gérer les options du rapport.

F : Permet de choisir le document maître à utiliser pour produire la lettre de remerciement destinée à la famille et qui accompagne généralement la liste des donateurs. Tous les documents maîtres de type « Memoriam » seront disponibles.


Voici la liste des options les plus couramment utilisées, il est cependant possible de choisir d’autres configurations pour adapter la liste au besoin.

ProDon5 Don In Memoriam 017.png
 ProDon5 Don In Memoriam 018.png

Lorsque les options sont configurées dans l'onglet « Options (trans.) » et dans l'onglet « Options (client) », cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok ».


Voici un exemple de rapport obtenu avec les options précédentes :

ProDon5 Don In Memoriam 019.png



Nom du document : ProDon:Dons In Memoriam
Version : 5.0.6


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