ProDon:Saisie de transactions de dépenses

Saisie de transactions de dépenses

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ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

Introduction

Prodon permet d’enregistrer des transactions de dépenses associées à des occasions de dons qui ont été préalablement définies dans la section « Ajout/Modification d'une activité de dépenses » du document « Gestion des occasions de dons ».

Ajout d'une transaction de dépenses

Pour ajouter une transaction de dépenses, se rendre d'abord dans la « Gestion des Dépenses ».

Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Dépenses ».

Après avoir cliqué sur « Dépenses », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Dans la « Gestion des Dépenses », cliquer sur le bouton , afin d'ajouter une nouvelle transaction de dépense.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Inscrire la date de la transaction. Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.	B : Choisir l'occasion pour laquelle la transaction doit être effectuée en cliquant sur le bouton .
C : Choisir la dépense en cliquant sur le bouton . Les choix de dépenses ont été préalablement ajoutés lors de la création de l'occasion.	D : Inscrire, s'il y a lieu, l'activité pour laquelle la dépense est effectuée.
E : Inscrire le groupe d'affectation comptable qui doit être affecté pour la transaction.	F : Inscrire l'affectation comptable qui doit être affectée pour la transaction.
G : Choisir les taxes qui seront appliquées sur l'objet ou le service payé.	H : Inscrire le montant de la transaction dans la première case, les 3 autres seront remplies automatiquement.
I : Si aucune taxe n'est appliquée sur la transaction, cocher cette case.	J : Si un article est acheté et qu’une gestion d’inventaire est utilisée dans Prodon, choisir l'article qui est acheté.
K : Inscrire le nombre d'articles achetés. Le nombre va s'ajouter à votre inventaire.	L : Inscrire le fournisseur ou le vendeur de l'article acheté.
M : Inscrire le contact pour l'article acheté.	N : Permet d'inscrire une note par rapport à la transaction.
O : Permet de lui attribuer un numéro de lot de dépense.	P : Si le montant des taxes doit être calculé manuellement, cocher cette case. Il sera alors possible de modifier les cases en H.
NOTE : En cliquant sur «  Confirmer l'ajout », la transaction de dépense sera enregistrée et Prodon retournera dans l'écran de la gestion des dépenses.

Vérification et report des transactions de dépense

Avant de reporter les transactions de la « Gestion des Dépenses », il est préférable de faire une vérification à l'aide d'un rapport, pour s'assurer qu'il n'y ait aucune erreur.

Vérification du lot de transactions de dépenses

Pour vérifier un lot de transactions avant de le reporter, se rendre dans la « Gestion des Dépenses ».

Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur dans les transactions à reporter, générer le rapport « Liste de dépenses », à partir de la « Gestion des Dépenses ».

A : Cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Choisir le rapport « Liste de dépenses ».	B : Cliquer sur le bouton «  Générer ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Générer », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Sélectionner l'option « Transactions sélectionnées ».	B : Choisir les taxes à inscrire sur le rapport.
C : Cliquer sur le bouton «  OK ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  OK », le rapport s'ouvre.

A : Vérifier chaque transactions afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur avant de les reporter.

S'il y a une ou des erreurs dans les transactions, les corriger avant de reporter le lot de transactions de dépenses. Pour corriger une transaction, retourner dans la « Gestion des Dépenses », puis double-cliquer sur la transaction à corriger.

Report des transactions de dépenses

Une fois que les transactions sont vérifiées et qu'elles ne contiennent aucune erreur, reporter les transactions.

A : S'assurer que les transactions sont bien celles que vous voulez reportées. Si ce n'est pas le cas, faites un filtre pour avoir seulement les transactions a reportées.	B : Cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Une fois que vous avez entré les informations demandé, cliquer sur le bouton «  Lancer » pour reporter les transactions.

Les transactions sont reportées et ne sont plus visibles dans la liste courante. Elles seront accessibles à partir du menu « Analyse », « Historique », « Dépenses ».

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Nom du document : ProDon:Saisie de transactions de dépenses
Version : 5.0.6.1

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