ProDon:Gestion des occasions de dons

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Gestion des occasions de dons


ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.


Introduction

Une occasion de dons est une source de financement.  C'est le centre de la structure financière de Prodon.  Un événement est une occasion, mais d'autres sources de revenus telles que les dons généraux ou les dons planifiés sont aussi des occasions. Chacune des occasions est composée d’activités et de dépenses.


Par exemple :
Pour un cocktail, il est possible de définir :
Les activités qui génèrent des revenus telles que :

  • Billets
  • Commandite Platine
  • Commandite Or
  • Dons

Les dépenses pour la réalisation du cocktail telles que :

  • Location de salle
  • Traiteur
  • Frais de représentation


Pour une campagne annuelle de financement, il est possible de définir :
Les activités de sollicitation telles que :

  • 1er envoi postal
  • 2e envoi postal pour un rappel
  • 1er envoi - Engagement (dons récurrents, nécessite le « module engagement »)
  • 2e envoi - Engagement (dons récurrents, nécessite le « module engagement »)
  • Dons non sollicités

Les dépenses pour la réalisation de la campagne telles que :

  • Frais postaux
  • Documents promotionnels


NOTE : Pour les occasions « Dons in Memoriam » et les « Occasions bénéficiaires », consulter plutôt les documents suivants :


Gestion des occasions de dons

NOTE : Pour aider à la configuration de l'occasion de dons, consulter le document « Structure des occasions de dons », qui mentionne les éléments à ne pas oublier de configurer dans une occasion de dons.

Pour se rendre dans la Gestion des occasions de dons, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Bouton occasion de don.png Occasions ».

Prodon5 Gestion des occasions de dons 002.png


Après avoir cliqué sur « Bouton occasion de don.png Occasions », la fenêtre suivante s'ouvre.

Occasions 002.png

A : Le bouton« Donateurs » contient toutes les occasions de dons qui ne sont pas bénéficiaires.

B : Le bouton « Bénéficiaires » contient les occasions bénéficiaires. Pour plus de détails concernant les occasions bénéficiaires, consulter cette procédure.

C : Le bouton « Actives » contient les occasions de dons actives.

D : Le bouton « Archivées » contient les occasions de dons inactives. Pour savoir comment réactiver une occasion, cliquer ici.

E : Voici la liste de toutes les occasions, selon les boutons enfoncés décris ci-dessus.

F : Le bouton « Bouton Ajouter.png » permet de créer une nouvelle occasion de dons.

G : Le bouton « Bouton Modifier.png » permet de modifier une occasion de don. Pour ce faire, sélectionner l'occasion à modifier, puis cliquer sur le bouton « Bouton Modifier.png », ou simplement double-cliquer sur l'occasion de don à modifier.

H : Le bouton « Bouton Annuler.png » permet de désactiver une occasion de don. Pour ce faire, sélectionner l'occasion à désactiver, puis cliquer sur le bouton « Bouton Annuler.png ». Après avoir cliqué sur le bouton, l'occasion se retrouvera sous le bouton « Archivées ». Pour plus de détails, voir le point D.

I : Le bouton « Bouton Retirer.png » permet de supprimer une occasion de dons de la liste.

NOTE : Cette option est déconseillée, il est préférable de désactiver une occasion que de la supprimer.


Ajout / Modification d'une occasion de dons

Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Modifier.png » ou « Bouton Ajouter.png », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Gestion des occasions de dons 008.png

A : Ces boutons permettent de naviguer d'une occasion de dons à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Gestion des occasions de dons ».

B : Cette case doit être cochée s'il s'agit d'une occasion bénéficiaire. Pour plus d'informations concernant les occasions bénéficiaires, consulter cette procédure.

C : Cette ligne contient le code de l'occasion de dons. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons.

D : Cette ligne contient la description de l'occasion. Cette description est en fait le nom de l'occasion et c'est ce nom qui apparaîtra sur les reçus.

E : Si cette case est cochée, il sera possible de créer une nouvelle activité lors de la saisie d'une transaction.

F : En décochant cette case, l'occasion sera désactivée. Une fois l'occasion désactivée, elle se retrouve dans l'onglet « Occasions désactivées ».

NOTE : Il est également possible de désactiver une occasion à partir de la « Gestion des occasions de dons », mais il est seulement possible de la réactiver à partir d'ici

G : En décochant cette case, l'occasion ne sera plus incluse dans les rapports et les listes. Pour inclure à nouveau l'occasion dans les rapports et les listes, il suffit de cocher la case à nouveau.

NOTE : En général, lorsque l'occasion n'est plus active depuis environ 5 ans, il n'est plus pertinent de l'inclure aux rapports et listes.

H : En cochant cette case, l'occasion sera inclus dans les analyses avancées, c'est-à-dire dans les gabarits.

I : Ce bouton active la barre de recherche.

J : Ces boutons permettent d'ajouter, de modifier ou de retirer une activité de revenus.

K : Il s'agit de la liste des activités pour l'occasion de dons « Tournoi de golf ».

L : L'onglet « Dépenses » contient les activités de dépenses pour l'occasion de dons « Tournoi de golf ». Pour plus d'informations concernant les activités de dépenses, consulter la section « Ajout / modification d'une activité de dépenses ».

Ce bouton « Prodon5 Gestion des occasions de dons 013.png » permet de dupliquer une occasion déjà existante.

NOTE : Il n'est disponible que lorsque l'on crée une nouvelle occasion.

Onglet « Documents »

Cet onglet permet de choisir les documents à émettre une fois que la transaction de don est reportée. Ce document peut être par exemple, une lettre de remerciement qui sera envoyée au donateur.

Pour plus de détails concernant les documents à émettre, cliquer ici.

Prodon5 Gestion des occasions de dons 009.png

A : Il s'agit de la liste des documents à émettre pour cette occasion de dons. Pour en sélectionner, cocher simplement le ou les documents désirés.

ATTENTION : En sélectionnant un document pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un document requis par activité, consulter la section

« Ajout / Modification d'une activité de revenus ».

B : Le bouton « Bouton Ajouter.png » permet de créer un nouveau document, s'il n'a pas été préalablement défini dans la « Gestion des documents maîtres ».

Onglet « Remerciement »

Cet onglet permet de choisir un remerciement à cette occasion pour émettre un reçu avec remerciement intégré, lorsque la transaction est reportée.

Prodon5 Gestion des occasions de dons 010.png

A : Si cette case est cochée, il sera possible de modifier le remerciement choisi en B. Si elle n'est pas cochée, ce sera le remerciement par défaut qui sera obligatoirement utilisé lors de la délivrance des reçus.

B : Si un remerciement est choisi, le reçu délivré sera un reçu avec remerciement intégré, et le remerciement choisi ici sera intégré par défaut au reçu. Pour plus de détails sur les reçus avec remerciement intégré, cliquer ici.


Onglet « Clients liés à l'occasion »

Cet onglet permet de documenter un client autre que le payeur dans la transaction. Par exemple, si un don en l’honneur de quelqu’un est effectué, le « Client 1 » pourrait être la personne à honorer,

puis le « Client 2 » pourrait être la personne à aviser de la réception du don.

« Client tiers »

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A : Permet de choisir une option de client tiers pour l'occasion de dons.

« Client 1 »

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A : Permet d’indiquer le libellé du client lié #1, par exemple, « Personne à honorer ».

B : Choisir si l'on veut activer ce client ou non selon les options disponibles.

C : Permet d'afficher des informations, ces options seront possibles d'être coché, selon si en B, l'option coché est « Permettre de spécifier ce client » ou « Obliger de spécifier ce client ».

D : Si cette case est cochée, il sera possible d'afficher la liste de clients lors de la sélection de l'occasion.

« Client 2 »

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A : Permet d’indiquer le libellé du client lié #2, par exemple, « Personne à aviser ».

B : Choisir si l'on veut activer ce client ou non selon les options disponibles.

C : Permet d'afficher des informations, ces options seront possibles d'être coché, selon si en B, l'option coché est « Permettre de spécifier ce client » ou « Obliger de spécifier ce client ».

D : Si cette case est cochée, il sera possible d'afficher la liste de clients lors de la sélection de l'occasion.

« Relation automatique »

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A : Permet de créer une relation automatiquement entre le client 1 et le client 2.

NOTE : Cette option sera uniquement accessible si vous avez activé les clients 1 et 2.

B : Choisir le type de relation que l'on désire entre les clients 1 et 2 pour cette occasion.

C : En cochant cette case, la relation sera inversé.

Exemple : est l'employeur de / est l'employé de.

Client 1 est l'employeur de client 2.

Inverse : Client 1 est l'employé de Client 2.

Note : En cliquant sur le bouton « Bouton clients liés.png », il est possible d’ajouter un nouveau type de relation.

Onglet « Autres »

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A : Si cette case est cochée, il sera obligatoire d'inscrire une activité lorsqu'un don sera effectué.

B : Cette case permet d'activer la gestion des dons in Memoriam. Pour plus d'informations concernant les dons in Memoriam, consulter cette procédure.

C : Permet de sélectionner une campagne pour cette occasion.

D : Permet de sélectionner un projet comptable.

NOTE : pour pouvoir sélectionner un projet comptable vous devez activer la notion de projet comptable dans les Préférences système, voir la lettre D de cette section.

E : Permet de forcer un projet comptable. F : Pour mettre obligatoire la sélection d'un projet comptable dans les transactions.

Onglet « Aff. compt. »

Cet onglet permet de définir un groupe d'affectation comptable et une affectation comptable pour les activités de revenus et de dépenses.

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A : Permet de sélectionner un groupe d'affectation comptable et une affectation comptable pour les activités de cette occasion.

B : Permet de sélectionner un groupe d'affectation comptable et une affectation comptable pour les activités de dépense de cette occasion.

Onglet « Caractéristiques de transactions »

Cet onglet permet de choisir des caractéristiques et indiquer des valeurs par défauts dans les transactions reliées à l'occasion. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.

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A : Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques.

B : Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts.

C : Permet d'ajouter une caractéristique. D : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques.
E : Permet de modifier une caractéristique. F : Permet de retirer une caractéristique.
G : Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques.

Onglet « Caractéristiques d'occasions »

Cet onglet permet de documenter de l'information dans l'occasion. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.

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A : Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques.

B : Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts.

C : Permet d'ajouter une caractéristique. D : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques.
E : Permet de modifier une caractéristique. F : Permet de retirer une caractéristique.
G : Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques.

Onglet « Champs pers. »

Cet onglet permet d'activer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existent pas dans Prodon.


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A : Pour activer un champ personnalisé, cocher simplement la case du champ désiré. Le ou les champs sélectionnés seront visibles lors de l’entrée de toute transaction relative à cette occasion de dons.

ATTENTION : En sélectionnant un champ pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un champ requis par activité, consulter la section « Fenêtre principale / Modification d’une activité ».

NOTE : Les champs personnalisés visibles dans la liste ont préalablement été créés. Il s'agit de champs personnalisés de type transactions. Pour savoir comment modifier ou en créer de nouveaux, consulter le document « Configuration de champs personnalisés ».

Onglet « Note »

Cet onglet permet d'inscrire une note de gestion interne. Cette note sera visible uniquement dans cet écran de gestion.

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A : Inscrire la note de gestion interne ici.

B : Ce bouton permet d'afficher la date et l'heure.

C : Ce bouton permet d'afficher la date seulement. D : Ce bouton permet d'ajouter un modèle de texte.
E : Ce bouton permet d'imprimer la note.    F : Ce bouton permet de modifier le texte dans une fenêtre indépendante.

Ajout / Modification d'une activité de revenus

Pour savoir comment ajouter ou modifier une activité de revenus, consulter le point J de « Fenêtre principale / Modification d'une occasion de dons » de la section « Ajout / Modification d'une occasion de dons ».

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Modifier.png ou Bouton Ajouter.png, la fenêtre suivante s'ouvrira.

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A : Cette ligne contient le code de l'activité de revenus. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons.

B : Cette ligne contient la description de l'activité de revenus. Cette description est en fait le nom de l'activité et c'est ce nom qui apparaîtra sur les reçus. De plus, le bouton Bouton traduction.png permet de traduire cette description en d'autres langues si plusieurs langues de communication sont activées dans Prodon (français, anglais, etc.).

C : Si cette option est activée, il s'agit d'une activité dont le montant du don n'est pas défini à l'avance. Le montant sera connu seulement lors de la saisie de la transaction (Exemple: Don pur).

D : Si cette option est activée, il s'agit d'une activité dont le prix de vente est défini à l'avance (Exemples : Vente de billets, d'articles, etc.).

E : Cette option doit être activée si le montant du reçu et le montant payé par le donateur sont différents parce qu’il y a la valeur de l’avantage à considérer et que cette valeur n'est pas encore connue. Si cette case est cochée, les reçus se trouvent dans l'onglet « Reçus à calculer » du « Traitement des reçus à délivrer » jusqu'à ce qu'une valeur soit inscrite. Pour plus de détails, cliquer ici.

F : Cette option doit être activée lorsque la valeur de l'avantage est connue. La valeur de l’avantage est le montant dont le donateur bénéficie, par exemple, la partie de golf et le souper lors d’un tournoi de golf. Dans cet exemple, la valeur de l'avantage est de 60,00 $ et le participant paie 100,00 $ à l’achat du billet, le reçu sera donc au montant de 40,00 $.

G : Cette ligne permet d’inscrire la description de l’avantage. Cette description apparaîtra sur les reçus tel que requis par l’Agence du revenu du Canada. Dans cet exemple, le donateur participera à une partie de golf et aura un repas. De plus, le bouton Bouton traduction.png permet de traduire cette description en d'autres langues si plusieurs langues de communication sont activées dans Prodon (français, anglais, etc.).

H : Cette ligne indique le montant du reçu qui est calculé automatiquement par Prodon, selon la différence entre le montant payé et la valeur de l'avantage. Dans cet exemple, le prix du billet est de 100,00 $ et l'avantage est de 60,00 $, alors le montant du reçu sera de 40,00 $.

I : Cette option sert à déterminer s'il y a un montant minimum pour pouvoir délivrer un reçu pour cette activité.

J : Cette ligne permet de spécifier la provenance du don. Pour savoir comment ajouter ou modifier des codes de provenance, consulter le document «Gestion des codes de provenance ».

K : Ces boutons permettent de naviguer d'une activité de revenus à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Modification d'une occasion de dons ».

L : Cette option est activée si aucun reçu ne doit être délivré pour l'activité.
M : Cette option permet d'envoyer seulement un reçu consolidé pour cette activité. Pour plus d'informations sur les reçus consolidés, consulter le document « Traitement des reçus à délivrer ».


Onglet « Documents »

Cet onglet permet de choisir les documents à émettre une fois que la transaction de don est reportée. Ce document peut être par exemple, une lettre de remerciement qui sera envoyée au donateur.

Pour plus de détails concernant les documents à émettre, cliquer ici.

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A : Le bouton « Bouton Ajouter.png » permet de créer un nouveau document, s'il n'a pas été préalablement défini dans la « Gestion des documents maîtres ».

B : Il s'agit de la liste des documents à délivrer pour cette activité à revenus. Pour en sélectionner, cocher simplement le ou les documents désirés.

ATTENTION : En sélectionnant un document pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un document requis par activité, consulter la section

« Fenêtre principale / modification d'une activité ».

Onglet « Participants »

Cet onglet permet d'activer la « Gestion des participants » pour cette activité. Pour plus de détails sur la « Gestion des participants », cliquer ici.

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A : En cochant cette case les participants seront activé pour cette activité.

B : Permet de sélectionner les caractéristiques de participant pour cette activité.

C : Permet de déterminer le nombre de participant par unité.

D : Permet d'ajouter une caractéristique de participant.

Onglet « Remerciement »

Cet onglet permet de générer un reçu avec remerciement pour cette activité.

Pour plus de détail sur les remerciements intégrés, cliquez ici.

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A : Permet de définir un remerciement par défaut pour cette activité.

Onglet « Autres »

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A : Permet de définir un groupe d'affectation comptable pour cette activité.

B : Permet de forcer le groupe d'affectation comptable préalablement choisi en A, pour cette activité.

C : Permet de définir une affectation comptable pour cette activité.

D : Permet de forcer l'affectation comptable préalablement choisi en A, pour cette activité.

E : En cochant cette case, il sera obligatoire d'inscrire une affectation comptable dans les transactions.

F : Permet de définir le mode de paiement pour cette activité.

G : Permet de forcer le mode de paiement préalablement choisi en F, pour cette activité.

H : En cochant cette case, la description de cette activité ne s'affichera pas sur les reçus.

I : En cochant les cases suivantes :

  1. « Activer la facturation », cela permet d'activer la facturation pour cette activité.
  2. « Toujours émettre une facture », une facture sera toujours émis pour cette activité.

J : Permet de définir une intervalle de date lors de la saisie de transactions pour cette activité.


Onglet « Caractéristiques tjrs prés. »

Cet onglet permet d'inscrire des caractéristiques à l'activité. Ces caractéristiques seront toujours présentes pour cette activité.

Pour plus de détails sur les caractéristiques, cliquez ici.

Prodon5 Gestion des occasions de dons 038.png
A : Permet de choisir quelles caractéristiques,

selon l'emplacement choisit, que l'on veut avoir

dans l'activité.

B : Ce sont toutes les caractéristiques créé dans la

« Gestion des caractéristiques », selon l'emplacement.


Sous-onglet « Transaction »

Cet onglet permet de choisir des caractéristiques qui seront toujours présentes dans les transactions reliées à l'activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.

Prodon5 Gestion des occasions de dons 029.png

A : La liste des caractéristiques sera inscrite ici lorsqu’elles auront été ajoutées, cocher ceux désirés.

B : ATTENTION : Lorsque vous cochez une caractéristique elle sera toujours présente dans cette activité.

Sous-onglet « Engagement »

Cet onglet permet de choisir des caractéristiques qui seront toujours présentes dans les engagements reliées à l'activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.

ATTENTION : Les caractéristiques d'engagement seront disponibles seulement si le module engagement est activé. 

Prodon5 Gestion des occasions de dons 032.png

A : La liste des caractéristiques sera inscrite ici lorsqu’elles auront été ajoutées.

B : ATTENTION : Lorsque vous cochez une caractéristique elle sera toujours présente dans cette activité.


Onglet « Caractéristiques de transactions »

Cet onglet permet de choisir des caractéristiques et indiquer des valeurs par défaut dans les transactions reliées à l'activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.

Pour plus de détails sur les caractéristiques, cliquez ici.

Prodon5 Gestion des occasions de dons 030.png
A : Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques. B : Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts.
C : Permet d'ajouter une caractéristique. D : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques.
E : Permet de modifier une caractéristique. F : Permet de retirer une caractéristique.
G : Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques.


Onglet « Caractéristiques d'activités »

Cet onglet permet de documenter de l'information dans l'activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.

Prodon5 Gestion des occasions de dons 031.png
A : Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques. B : Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts.
C : Permet d'ajouter une caractéristique. D : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques.
E : Permet de modifier une caractéristique. F : Permet de retirer une caractéristique.
G : Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques.


Onglet « Champs pers. »

Cet onglet permet d'activer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existent pas dans Prodon.

Prodon5 Gestion des occasions de dons 036.png

A : Pour activer un champ personnalisé, cocher simplement la case du champ désiré. Le ou les champs sélectionnés seront visibles lors de l’entrée d’une transaction pour cette activité précise.

NOTE : Les champs personnalisés visibles dans la liste ont préalablement été créés. Il s'agit de champs personnalisés de type transactions. Pour savoir comment en modifier ou en créer de nouveaux, consulter le document « Configuration de champs personnalisés ».


Ajout / Modification d'une activité de dépenses

Dans la fenêtre « Modification d'une occasion », aller dans l'onglet « Dépenses ».

Prodon5 Gestion des occasions de dons 033.png

A : Ces boutons permettent d'ajouter, de modifier ou de retirer une activité de dépenses.

B : Il s'agit de la liste des activités de dépenses.


Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ajouter.png ou Bouton Modifier.png, la fenêtre suivante s'ouvrira.

Prodon5 Gestion des occasions de dons 034.png

A : Ces boutons permettent de naviguer d'une activité de dépense à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Modification d'une occasion de dons ».

B : Cette ligne contient le code de l'activité de dépense. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure de dépenses.

C : Cette ligne contient la description de l'activité de dépense. Cette description est en fait le nom de l'activité et c'est le nom qui sera l'élément le plus visible dans les rapports et outils d'analyse.

D : Permet d'indiquer le groupe d'affectation comptable à utiliser par défaut, lors de l'enregistrement des transactions pour cette activité de dépense. Pour pouvoir le choisir ici, il doit avoir été préalablement défini dans la « Gestion des groupes d'affectations comptables ».

E : Permet d'indiquer l'affectation comptable à utiliser par défaut lors de l'enregistrement des transactions pour cette activité de dépense. Pour pouvoir le choisir ici, il doit avoir été préalablement défini dans la « Gestion des affectations comptables ».

F : Permet d'associer cette activité de dépense soit à toutes les activités de revenu ou bien à des activités de revenu spécifiques. Pour qu'elle soit associé à des activités précises, vous n'avez qu'à cocher les activités désirées.

Généralement, ça va être la première option, car les activités sont normalement associé à l'occasion.

Dans cet exemple, la dépense « Location de la salle pour le souper » n'est pas reliée à une activité de revenus précise car c'est une dépense pour l'occasion en général.

G : Si cette case est cochée, il sera impossible de changer les activités lors de la saisie d'une transaction pour cette activité de dépense.

H : Si cette case est cochée, il sera impossible de laisser le champ de l'activité de revenu vide lors de la saisie d'une transaction pour cette activité de dépense.

NOTE : Dans une occasion comme une campagne annuelle, les dépenses sont habituellement liées à une activité. Par exemple, les dépenses liées au premier envoi publipostage seront rattachées à l'activité « Premier envoi publipostage ». Chaque envoi sera rattaché à une activité de revenu précise pour pouvoir différencier les dépenses du premier envoi par rapport aux différentes relances.

Nom du document : ProDon:Gestion des occasions de dons
Version : 5.0.6.1