ProDon:Configuration d'un reçu avec remerciement intégré

De Logilys
Aller à : navigation, rechercher
Configuration d'un reçu avec remerciement intégré


ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.


Introduction

Un reçu avec une lettre de remerciement intégrée est habituellement généré en deux copies. La lettre de remerciement est positionnée dans le haut de la feuille et suivie des deux copies du reçu.

Le principal atout du reçu avec remerciement intégré est l'économie de papier qu'il peut procurer puisqu'une seule feuille est envoyée au donateur (plutôt qu'un reçu et une lettre sur des feuilles séparées).

Sur un reçu de type standard, l’espace réservé à la lettre de remerciement sera toujours le même d’une lettre à l’autre. Si la lettre de remerciement est plus courte que l’espace disponible, la différence sera en blanc. Les reçus seront donc toujours au même endroit sur la feuille.

Sur un reçu de type Word, la lettre de remerciement intégrée est insérée comme un champ de fusion préalablement défini dans le document maître. Il n’y aura donc pas d’espace spécifique réservé pour la lettre dans le document maître. Si la lettre est trop courte, il faudra insérer manuellement des « Entrée » lors de la composition de la lettre pour s'assurer que les reçus soient toujours au même endroit sur la feuille.

Configuration du reçu

Avant de procéder à la configuration de la lettre de remerciement, effectuer la configuration générale du reçu et, selon le cas, la configuration d'un reçu standard ou la configuration d'un reçu Word.

Configuration de la lettre de remerciement intégrée au reçu

Créer ou modifier un remerciement pour reçu

Pour créer ou modifier un remerciement pour reçu, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », puis « Remerciements pour reçus ».

ProDon5 Configuration d'un reçu avec remerciement intégré 001.png


Après avoir cliqué sur « Remerciements pour reçus », la fenêtre « Gestion des remerciements pour reçus » s'ouvre.

ProDon5 Configuration d'un reçu avec remerciement intégré 002.png

A : Permet de créer un nouveau remerciement intégré.

B : Permet de modifier un remerciement déjà existant.

C : Permet de supprimer un remerciement.

NOTE: Il est déconseillé de supprimer un remerciement. Il est préférable de l'archiver.

Pour savoir comment archiver un remerciement, consulter le tableau suivant.

D : Il s'agit de la liste des remerciements déjà créés dans Prodon.


Après avoir cliqué sur le bouton « Ajouter » ou « Modifier/Consulter » , la fenêtre « Modification / consultation d'un remerciement pour reçus » s'ouvre.

ProDon5 Configuration d'un reçu avec remerciement intégré 003.png

A : Inscrire le nom du remerciement.

B : Permet d'archiver le remerciement.

C : Permet d'ajouter une lettre de remerciement pour les reçus électroniques. (Visible seulement si le module « Reçus Électroniques » est actif dans Prodon.)

D : Permet de sélectionner le type de reçu pour lequel le remerciement sera utilisé.

E : Les boutons Bouton flèche gauche.png et Bouton flèche droite.png permettent de créer les remerciements dans les différentes langues actives dans Prodon. F : Permet de prévisualiser le reçu avant de confirmer l'ajout ou la modification.
G : Lors de la rédaction du texte, vous pouvez ajouter des champs de fusion. Pour ce faire, effectuer un clic droit dans la zone de texte et sélectionner le champ à insérer.


Après avoir rempli l'onglet « Remerciement », aller dans l'onglet « Signature ».

ProDon5 Configuration d'un reçu avec remerciement intégré 004.png

NOTE : Si le reçu avec remerciement intégré est de type Word, la signature ne s'intègrera pas au remerciement, il faudra l'ajouter manuellement dans le document maître.

A : Permet d’insérer une signature sur la lettre de remerciements (peut être différente de celle utilisée sur les reçus).

B : Permet de spécifier la position de la signature sur la lettre de remerciement.

C : Permet de spécifier la dimension de la signature.

D : Permet de s'assurer que les dimensions de la signature de la lettre et celle des reçus sont identiques. Cette option est utile si la même signature est utilisée pour la lettre et les reçus.


Choix de la lettre de remerciement à intégrer au reçu

Pour intégrer une lettre de remerciement à un reçu, il faut indiquer, dans chaque occasion de don, quelle lettre de remerciement doit être utilisée.

Pour activer une lettre de remerciement intégrée dans une occasion de dons, à partir de la page d’accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Bouton occasion de don.png Occasions ». La fenêtre « Gestion des occasions » s'ouvrira. Double-cliquer ensuite sur l'occasion pour laquelle il doit y avoir une lettre de remerciement intégrée au reçu, puis la fenêtre « Modification d'une occasion » s'ouvrira.

ProDon5 Configuration d'un reçu avec remerciement intégré 005.png

A : Sélectionner l'onglet « Remerciement » à droite.

B : Sélectionner le remerciement qui sera utilisé par défaut pour activer le remerciement intégré à la lettre.

Il est possible de spécifier un seul remerciement par défaut par occasion de dons, il faut donc choisir le type de remerciement qui sera le plus souvent utilisé. Cependant, il se peut qu'il soit nécessaire d'utiliser plus d'un type de remerciement dans la même occasion de dons. Dans ce cas, le remerciement à utiliser peut être choisi lors de la saisie de la transaction. Il est donc possible, manuellement, d’utiliser des remerciements différents à l’intérieur d’une même occasion.


Intégration de la lettre de remerciement au reçu

Reçu de type standard

Pour un reçu de type standard avec remerciement intégré, Prodon effectuera automatiquement l'intégration du remerciement au reçu.

Reçu de type Word

NOTE : Ce type de document est généralement plus complexe qu'un document Word standard, il faudra donc une certaine maîtrise de Word pour arriver à le configurer correctement.

Pour créer un reçu de type Word avec remerciement intégré, il faut créer un document maître de type « Reçu ». Dans ce document maître, il suffit d'ajouter le champ de fusion nommé « Remerciement ». En ajoutant ce champ de fusion au document maître, la lettre de remerciement choisie dans l'occasion s'intègrera automatiquement dans le document maître (pour plus de détails, voir « Choix de la lettre de remerciement à intégrer au reçu »).

Pour plus de détails concernant les champs de fusion et les documents maîtres, consulter le document « Gestion des documents maîtres ».


Nom du document : ProDon:Configuration d'un reçu avec remerciement intégré
Version : 5.0.6.1