ProDon:Recherche et élimination de doublons

Modèle:Entete ProDon

Introduction

Cette procédure permet de trouver les doublons de clients à l’intérieur d’une liste active. Il y a présence d’un doublon lorsqu’il y a plus d’une fiche client pour un même client.

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La liste active est la liste de ce qui apparaît à l’écran dans la « gestion des clients », la « gestion des tâches » ou l’ « analyse et historique ».

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Si un filtre ou une recherche est effectué, le nombre d’items à l’écran diminue, mais il s’agit toujours de la liste active.

Pour effectuer une recherche de doublons, il faut toujours passer par la Gestion des clients.

Rechercher des doublons

Pour obtenir une liste de doublons, il faut utiliser l’outil Listes personnalisées. Pour ce faire, cliquer sur l’icône «  » à partir de la Gestion des clients et choisir l’option « Liste statique ».

A : Choisir l’option « Tous les clients de la liste active étant des doublons potentiels ».	B : Cliquer sur le bouton  pour donner un nom à la future liste de doublons.

C : Dans cette fenêtre, nommer clairement la liste.	D : Pour créer la liste personnalisée, cliquer sur «  Confirmer l'ajout ».

E : Cliquer sur « Éditer les critères ».

F : L’écran suivant apparaît. Il faut alors choisir les critères de détection des doublons.	G : Lorsque les critères sont déterminés, cliquer sur «  Ok ».
ATTENTION : Si la case « Même organisme et même département/service » est cochée, les deux devront être identiques. Donc, si le nom de compagnie est le même, mais que le service est différent, ils ne seront pas détectés comme doublons potentiels.

H : Cette case est habituellement cochée par défaut et permet de filtrer automatiquement la liste de doublons après l’ajout.	I :  Cliquer sur «  Ajouter à la liste de clients ».

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A : Les clients étant des doublons potentiels sont regroupés. Une alternance de couleurs permet de les distinguer rapidement.	B : Noter que trois icônes se seront ajoutées en haut à droite de la grille.
NOTE : Si la case H de l'étape précédente n'était pas cochée, il faudra créer le filtre pour obtenir ce résultat à l'écran. Voir le document Filtrer les informations pour plus de détail sur les filtres.

Retirer un client de la liste

Le bouton  « Enlever le client de la liste de doublons » permet de retirer un client de la liste.
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A : Se positionner sur le client à retirer de la liste des doublons potentiels	B : Cliquer sur .
ATTENTION : S'il y a seulement deux clients dans un groupe de doublons, en cliquant sur « Enlever le client de la liste de doublons », le deuxième client sera également automatiquement retiré.
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Il reste seulement deux clients sur trois dans le groupe de doublons.

Retirer un groupe de clients de la liste

Le bouton « Enlever le groupe de la liste de doublons » permet de retirer un groupe complet de la liste de doublons.
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A : Se positionner sur un des clients du groupe de doublons à retirer de la liste.	B : Cliquer sur .
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Le groupe disparaît et l'alternance des couleurs se rafraîchit afin de toujours bien séparer les groupes de doublons.

Fusionner un groupe de doublons

Le bouton « Fusionner les doublons Fichier:Bouton Fusionner.png » vous permet d’accéder à l’interface de fusion des doublons.

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A : Cette colonne contient les noms des champs traités pour chaque ligne.	B : Cette colonne contient l’information du premier client à fusionner.
C : Cette colonne contient l’information du deuxième client à fusionner.	D : Cette colonne et les suivantes (à l’exception de la colonne « Résultat » contiennent l’information des autres clients à fusionner. Au maximum, 10 clients peuvent être traités en même temps. Si le groupe contient plus de 10 clients, le client résultant de la fusion sera replacé dans le groupe de doublons avec les clients restants.
E : Cette colonne contient le résultat souhaité pour la fusion.

Par défaut, on inscrit la première information disponible en ordre de client. Par exemple, si la colonne « Client 1 » est vide et que les colonnes « Client 2 » et « Client 3 » contiennent de l’information, la colonne « Résultat » contiendra l’information du « Client 2 ».

Exceptions :
Pour les informations correspondant à une case à cocher, la réponse « Oui » est toujours sélectionnée si elle existe pour un des clients à fusionner.
Tous les champs en bleu sont toujours fusionnés.

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F : Dans l’exemple ci-contre, la compagnie de Rachel Sévigny n’est pas un doublon des deux autres clients, mais R. Sévigny et Rachel Sévigny sont des doublons. Il faut donc retirer la compagnie de la fusion pour conserver la fiche intacte. Il faut donc cliquer sur « Fichier:Bouton Retirer fusion texte.png  » puis choisir le client que l’on désire retirer de la fusion. Note : Cette option n’est pas disponible s’il n’y a que deux clients à fusionner.

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G : La colonne « résultat » est ensuite rafraîchie et l’information que vous y voyez est remise en ordre de client, si elle provenait du client retiré.

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H : Il est possible d’assigner à la colonne « résultat » l’information correspondant à une colonne client en particulier. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l’entête de la colonne.	I :<span style="color: rgb(128, 0, 0);" /> Avant de cliquer sur l’entête. (J’avais sélectionné manuellement le client 1 et vidé les champs subséquents)

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J : Après avoir cliqué sur l’entête du « Client 2 », l’information s’ajuste.

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K : Les seuls champs qui ne sont pas touchés par cette fonction sont les champs en bleu au bas de la grille de fusion. Pour ces champs, la fusion est obligatoire et il n’y a pas d’autre choix possible.

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L : Il est aussi possible de choisir manuellement le résultat souhaité pour chaque ligne orangée. Pour ce faire, il faut cliquer sur la cellule blanche dans la colonne « Résultat ». Un bouton de liste déroulante apparaît et affiche les choix possibles. Note : Il est possible d’écrire dans chacun des champs où vous pouvez inscrire de l’information dans la fiche de client.

Détails et exceptions supplémentaires

Pour le champ « Genre », il est toujours possible de choisir « Masculin ou Féminin ». Il est aussi possible d’effacer l’information pour laisser la cellule vide.

Pour le champ « Langue », il est toujours possible de choisir parmi toutes les langues existantes dans ProDon.

Pour les champs correspondant à une case à cocher, il est possible de choisir « Oui ou Non » seulement si les réponses existent pour l’un des clients présents dans l’interface de fusion. Par exemple, si tous les clients ont le champ « Jamais de reçu » à « Non », il sera impossible de choisir « Oui ».

Pour les champs : « Secteur, Solliciteur, Don destiné, de date, de valeurs personnalisées de type liste de choix prédéfini ou numérique », il faut choisir parmi les choix disponibles selon les clients présents dans l’interface de fusion. Par exemple, si aucun client ne possède de secteur d’activité, il sera impossible d’en choisir un.

Pour le champ « Catégories », il faut choisir l’information correspondant à un client en particulier ou fusionner l’information de tous les clients.

Pour le champ « Salutation », il faut choisir l’information correspondant à un client en particulier.

Plusieurs vérifications s'effectueront au moment de la fusion, certaines demanderont votre intervention et d'autres s'appliqueront de façon transparente. Exemple : il est impossible de fusionner un client pour lequel on aurait choisi « Non » pour le champ « Décédé » et pour lequel on aurait aussi inscrit une date de décès.

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M : Il est possible de double-cliquer dans les champs : adresse, titre, commentaire et message afin de voir l’information complète même si elle comporte plusieurs lignes.

Les lignes vertes contiennent une information identique pour chaque client.

Les lignes orangées contiennent de l’information différente pour au moins deux clients.

Les lignes bleues contiennent de l’information qui sera obligatoirement fusionnée.
---- Nom du document : ProDon:Recherche et élimination de doublons

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