ProDon:Dons In Memoriam

Modèle:Entete ProDon

Introduction

Ce document explique la mise en place et la structure des Dons in Memoriam permettant de gérer autant des dons simples que complexes et d'offrir des possibilités de suivis auprès des familles.

Configuration

Configuration des documents maîtres

Il y a deux documents à transmettre lors de la réception d'un Don in Memoriam : La lettre de remerciement au donateur et la lettre à la famille.

Lettre de remerciement au donateur

La lettre de remerciement au donateur est une lettre pour le remercier de son don et pour lui confirmer que la famille sera avisée du don qu'il a émis à la mémoire du défunt. La différence entre la « lettre de remerciement standard » et la « lettre de remerciement au donateur d'un Don in Memoriam » est dans l'utilisation des champs de fusion.

Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Transaction de don » afin que les champs de fusion « Défunt »  et « Aviser » soient disponibles. Ces champs contiennent la salutation longue de la personne décédée et de la personne à aviser des dons reçus. Dans la lettre destinée au donateur, il sera alors indiqué qu'un don destiné à la mémoire de « Défunt » a été reçu et que « Aviser » en sera avisé.

Pour plus de détail concernant les documents maîtres, consulter la Gestion des documents maîtres.

Lettre à la famille

La lettre à la famille a pour but d'aviser la famille de la liste des dons reçus par individu à la mémoire de la personne décédée. Elle vise également à remercier la famille d'avoir suggéré aux gens de donner pour une cause en particulier.

Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Dons in Memoriam ». Ce type de document contient deux séries de champs : Les champs se rapportant à l’information de la fiche de la personne à aviser (champs de fusion débutant par Fam_) et les champs se rapportant à l’information de la fiche du défunt (champs de fusion débutant par Def_). Lors de la rédaction de la lettre, plusieurs informations relatives aux deux parties seront alors disponibles.

Ajout d'une occasion de dons

À partir du menu principal du logiciel, ouvrir la « Gestion des occasions » en cliquant sur le bouton 32x38px.

Pour ajouter une nouvelle occasion de dons, cliquer sur le bouton .

A : Donner un nom abrégé à l'occasion.	B : Nommer l'occasion.
C : Cocher la case « Activer la gestion des Dons in Memoriam ».	D : Il faut ensuite ajouter une activité en cliquant sur .

Ajout d'une activité

A : Donner un nom abrégé à l'activité.	B : Nommer l'activité
C : Cocher la case « Émettre un reçu ».	D : Dans l'onglet « Documents », choisir la lettre qui sera envoyée au donateur.
E : À « Provenance », choisir « 1 - Don ».

F : Dans l’onglet « Participants », cocher la case « Activer la gestion des participants ».	G : Cliquer ensuite sur «  Confirmer l'ajout ».
NOTE : l'option « Activer la gestion des participants » permet d’enregistrer un don pour lequel le donateur demande d’indiquer que le don vient également d'une autre personne. Voir ici pour plus de détails.

Saisie des transactions

Pour saisir une transaction de Don in Memoriam, se rendre dans la « Gestion des transactions »  , puis cliquer sur le bouton .

Sélectionner le client qui a fait le don, puis cliquer sur «  Ajouter une transaction pour ce client ». Dans la fenêtre d'ajout d'une transaction, sélectionner l'occasion de don « Don in Memoriam » créée plus tôt, puis lorsque cette occasion sera sélectionnée, l'onglet « Memoriam » apparaîtra. Sélectionner également l'activité créée plus tôt dans laquelle la gestion des participants avait été activée, puis l'onglet « Participants » apparaîtra. Terminer de remplir tous les champs de l'onglet « Général, puis aller ensuite dans l'onglet « Memoriam ».

Pour plus de détails concernant l'enregistrement de transactions, consulter cette procédure.

Onglet Memoriam

A : Le montant est le même que celui indiqué dans l’onglet « Général ». Si le montant est modifié, le nouveau montant s'inscrira aux 2 endroits.	B : Permet de sélectionner la personne décédée.
C : Permet de sélectionner la personne à aviser. Si la personne à aviser est toujours la même pour un défunt en particulier, le nom de la personne s'inscrira automatiquement.	D : Permet d’ajouter une deuxième personne à aviser.
E : Ces deux boutons permettent de faire une seule transaction pour plusieurs décès.

Fonctionnement des boutons «  Ajouter un défunt » et «  Diviser le montant ».
A : Sert à ajouter un défunt pour une même transaction. En cliquant sur le bouton, une section s'insèrera à la suite de la première, il sera alors possible d'identifier un deuxième défunt ainsi que la personne à aviser dans sa famille. Le montant se divisera en deux automatiquement. Il est cependant possible de donner, par exemple, 10,00 $ à un et 30,00 $ à l'autre en les modifiant manuellement.	B : Sert à diviser automatiquement le montant en deux. Si par exemple, les montants ont été modifiés manuellement, il suffit de cliquer sur ce bouton et le montant attitré à chacun des défunts se répartira équitablement.
NOTE : La somme des montants de chaque défunt égale le « Montant à répartir ».

Onglet Participants

Dans cet onglet, il est possible d'indiquer des mentions supplémentaires à adresser à la famille. Par exemple, si une compagnie fait un don et souhaite que le nom des trois employés qui ont participés au don soient mentionnés sur la liste à la famille.

A : Permet d’ajouter ou de retirer des participants.	B : En double-cliquant dans le champ « NUC », il est possible d’ajouter un client déjà présent dans la base de données.
C : Il est également possible d’écrire directement dans les champs disponibles si le client n’existe pas dans la base de données.	D : Finalement, pour enregistrer la transaction, cliquer sur «  Confirmer ».

Report des transactions

A : Voici la liste des transactions à reporter.	B : Cliquer sur le bouton pour reporter les transactions.

A : La date du jour s'inscrit automatiquement.	B : Choisir le compte dans lequel le dépôt sera fait.
C : Sélectionner les rapports à imprimer.	D : Sélectionner si les rapports doivent être imprimés ou simplement générés à l'écran.
E : Choisir l'imprimante utilisée pour pouvoir imprimer les rapports	F : Cliquer sur Lancer pour effectuer le report.
Après le report des transactions, fermer la fenêtre de gestion des transactions.

Suivis auprès des familles

À partir du menu principal du logiciel, sélectionner « Traitement par lots », puis choisir «  Dons in memoriam ».

Gestion des suivis

A : Les colonnes « à traiter » indiquent les transactions de dons qui ont été effectuées depuis le dernier suivi effectué auprès de la famille.	B : Les colonnes « total » indiquent les transactions de dons pour lesquels la famille a déjà été avisée.
C : Il s'agit des informations identifiant la personne décédée et la personne à aviser.  Ces informations sont utiles dans le cas où il faudrait faire un suivi concernant une personne en particulier.	D : Indique la date du dernier traitement.
E : Cliquer sur le bouton pour générer les documents de suivi à faire parvenir à la famille.	NOTE : Lorsque la date du dernier traitement est assez vieille ou lorsque le nombre de dons à traiter est suffisant, il est temps d'envoyer les documents de suivi à la famille. Il est important d'informer la famille le plus souvent possible.

Envoi des documents à la famille

Cette fenêtre apparait après avoir cliqué sur «  » au point C précédent.

Fichier:ProDon Dons in memoriam 008.png
A : Permet d’envoyer les documents à l’écran ou directement à l’imprimante.	B : Contient toujours la date du jour par défaut et sert à indiquer au logiciel à quelle date a été fait le dernier traitement, il vous est possible de la changer au besoin.
C : Permet de faire un suivi auprès d’une personne précise ou pour tout le monde.	D : Ce rapport contient la liste des personnes ayant fait un don, plusieurs options sont disponibles.
E : Permet de choisir le document maître à utiliser pour produire la lettre de remerciement destinée à la famille et qui accompagne généralement la liste des donateurs.

Voici la liste des options les plus couramment utilisées, n’hésitez pas à essayer d’autres configurations pour adapter la liste à la famille à vos besoins.

Fichier:ProDon Dons in memoriam 009.png

Exemple de rapport obtenu avec les options précédentes :

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Nom du document : ProDon:Dons In Memoriam

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