ProDon:Gestion des documents maîtres

Introduction

La création des documents maîtres du logiciel est intégrée à Microsoft Word. Les champs de fusion sont sélectionnés à partir du logiciel et sont automatiquement envoyés dans Word pour la préparation du document. La gestion des documents maîtres permet de créer, modifier, activer ou désactiver les documents maîtres.

Présentation de l'écran de gestion

À partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir «  Documents maîtres ».

A : Permet de créer un nouveau document maître.	B : Permet de dupliquer un document afin de l’utiliser comme modèle pour un nouveau document. Il suffit de sélectionner le document à dupliquer, puis cliquer sur ce bouton.
C :  Permet de modifier un document maître. Il suffit de sélectionner le document à modifier, puis cliquer sur ce bouton.	D :  Permet d’activer ou de désactiver un document afin de le placer dans l’onglet « Documents actifs » ou « Documents inactifs ».
E :  Permet de supprimer un document maître. Il suffit de sélectionner le document à supprimer, puis cliquer sur ce bouton (cette option n'est cependant pas conseillée, il est préférable de désactiver un document plutôt que de le supprimer).	F : Permet d’éditer le document dans une langue précise. Cependant, si l'option « Utiliser un document peu importe la langue » a été choisie pour le document, il y aura un seul bouton.
G : Cet onglet contient les documents actifs et disponibles pour utilisation dans le logiciel.	H : Cet onglet contient des documents fournis par Logilys à titre de référence. Il est possible de les dupliquer et de les modifier selon les besoins.
I : Cet onglet contient les documents inactifs et non disponibles à l'utilisation dans le logiciel.	J : Cet onglet contient les documents maîtres de type « Reçu ».

Configuration d'un document

À partir de la fenêtre de gestion des documents maître, en cliquant sur les boutons , ou , la fenêtre « Modification / Consultation d'un document maître » s'ouvrira afin de configurer le document.

Écran principal

A : Permet de nommer le document. Ce nom sera utilisé partout dans le logiciel.	B : Si cette option est activée, le document devra être produit à l'unité (un client à la fois et non de façon massive). Une copie physique du document sera sauvegardée dans le dossier de la fiche client. Attention : l'activation de cette option ne sert pas à prévoir des suivis concernant un document. Si un suivi est à envisager, utiliser l'outil de gestion de la relation client (CRM) du logiciel. Pour plus d'informations, consulter le document « Tâches et historique ».
C : Permet d’insérer ou non un saut de section entre chaque élément à fusionner.	D : Il existe deux options à cette liste déroulante : « Utiliser un document peu importe la langue », ce qui permet d'éditer un seul document et « Utiliser un document par langue », ce qui permet d'éditer plusieurs documents, un pour chaque langue configurée dans le logiciel (français, anglais, espagnol...).
E : Lié à l’option B, et permet de spécifier le nom physique du document sur l’ordinateur.	F : Active un champ de fusion lié à un numéro séquentiel. Il est cependant impossible de générer deux fois le même numéro (exemple : s'il est nécessaire de réimprimer un document, il ne gardera pas son numéro d'origine, il suivra plutôt la séquence).
G : Il s'agit du type de document maître. Le type a un impact sur les champs de fusion disponibles ainsi que sur les endroits où le document maître sera disponible dans le logiciel. Pour plus d'information, voir les différents types de documents maîtres.	H : Permet de produire un nombre de documents égal au nombre d’unités présentes dans une transaction.
I et J : Rend disponible des champs de fusion basés sur les clients liés des transactions.	K et L : Permet d’indiquer si le document doit être produit avant et/ou après avoir reçu le paiement de la transaction.
M : Cet onglet permet de déterminer les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans Word.	N : Cet onglet permet de rendre disponible des champs de fusion basés sur un lien entre deux fiches clients.
O : Cet onglet permet d’ajouter des sommaires à un document.  Cliquer ici pour plus de détails concernant les sommaires.

Types de documents

Le type de document a un impact direct sur les endroits où sont disponibles les différents documents maîtres. Chaque type de document est lié à un type de publipostage précis. Par exemple, les documents de type « Client » ne s’utilisent que dans le publipostage de type « Client ». Il est donc possible d'utiliser le document de type « Client » partout où le publipostage de type « Client » est présent.

Voici la liste des types de documents ainsi que l'endroit où ils se retrouvent dans le logiciel.

Type de document	Champs qui seront disponibles dans Word	Disponibilités du publipostage
Client	Champs de la gestion des clients	Pratiquement présent dans toutes les gestions du logiciel.
Transaction	Champs de la gestion des transactions	Présent dans la « Gestion des transactions » et dans « Analyse et historique ».
Engagement	Champs disponibles dans les engagements	Présent uniquement dans « Analyse et historique, onglet « Engagement ».
Projet		Présent dans la « Gestion des projets »
Dons in Memoriam	Champs d'information reliés au donateur et à la famille à aviser.	Présent uniquement lors du processus de traitement des Dons in Memoriam
Contact
Reçus

Type de document Disponibilités du publipostage

Client

Pratiquement présent dans toutes les gestions du logiciel.

Transaction

Présent dans la « Gestion des transaction » et dans « Analyse et historique ».

Engagement

Présent uniquement dans « Analyse et historique », onglet « Engagement ».

Projet

Présent dans la « Gestion des projets ».

Dons in Memoriam
(Pas d'icône)

Présent uniquement lors du processus de traitement des Dons in Memoriam.

Pour l'utilisation des documents maîtres, voir la procédure « Publipostage ».

Onglet « Champs de fusion »

Cet onglet permet de déterminer les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans Word.

Sélectionner les champs de fusion désirés en double-cliquant dans la case à cocher ou en utilisant les flèches et la barre d'espacement du clavier. Les flèches servent à naviguer d'un document à l'autre puis la barre d'espacement sert à cocher ou décocher la case.

Onglet « Lien »

Cet onglet permet de rendre disponible des champs de fusion basés sur un lien entre deux fiches clients.

A : Cette case permet de rendre disponible un champ lien lors du publipostage. Lorsqu'elle est cochée, les options du bas apparaissent.	B : À l'aide de la liste déroulante, choisir le lien désiré. Dans cet exemple, le champ indiquant le lien de la « Famille à aviser » par rapport au « Défunt » sera disponible lors de la fusion.
C : Cette case permet d'inverser le lien. Dans cet exemple, si la case était cochée, le champ indiquerait le lien du « Défunt » par rapport à la « Famille à aviser ».	D : Cette case permet de rendre disponible les deux champs. Dans cet exemple, si la case avait été activée, le champ indiquant le lien de la « Famille à aviser » par rapport au « Défunt » et le champ indiquant le lien du « Défunt » par rapport à la «Famille à aviser » seraient disponibles lors de la fusion.

Onglet « Sommaire »

Cet onglet permet d’ajouter des sommaires à un document. Cliquer ici pour plus de détails concernant les sommaires.

A : Pour ajouter un sommaire à un document maître, ouvrir la fenêtre « Modification / Consultation d'un document maître », dans le bas de cette fenêtre, aller dans l'onglet « Sommaire », puis cliquer sur le bouton .

B : Permet de choisir un sommaire déjà créé précédemment. Pour ce faire, sélectionner le bon sommaire, puis cliquer sur «  Confirmer la sélection ».	C : Le bouton « Nouveau » permet de créer un nouveau sommaire.

Le sommaire choisi se retrouve ensuite dans l'onglet « Sommaire » de la fenêtre « Modification / Consultation d'un document maître ».

D : Dans le document maître, le champ de fusion portera le nom indiqué dans la colonne « Nom ».

Pour plus d'informations concernant les sommaires, cliquer ici.

Édition d'un document

Pour éditer le document maître dans Word, cliquer sur le bouton . Ce bouton est disponible dans la fenêtre « Consultation / Modification d'un document maître » ou directement dans la fenêtre « Gestion des documents maîtres ».

ATTENTION : Lors de l'édition du document maître dans Word, n’utiliser que les champs de fusion fournis par ProDon. Ils seront disponibles en cliquant sur les boutons suivants.
En Word 2003	Fichier:Gestdocmaitres 003.png
En Word 2007
En Word 2010	À venir
NOTE : Si l'option « Utiliser un document par langue » a été sélectionnée, un document pour chaque langue doit être édité.

La liste des champs de fusion disponibles dans Word dépend de ceux choisis lors de la configuration du document maître.

Voici un exemple de document maître.

Lorsque le document est terminé, le sauvegarder à l’aide de la fonction « Enregistrer ». ProDon a déjà donné un nom à votre document et sait où l’enregistrer sur le disque dur. Il ne faut donc pas utiliser la fonction « Enregistrer sous ».

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