ProDon:Dons In Memoriam

Modèle:Entete ProDon

Introduction

Le présent document vous guidera pas à pas dans la mise en place et l’utilisation d’une structure de gestion pour vos dons in memoriam. Cette façon de faire vous permettra de gérer tout aussi bien des dons simples que complexes en plus de vous offrir des possibilités très complètes de suivis auprès des familles.

Configuration

Configuration des documents maîtres

Voici les étapes à suivre pour mettre en place les éléments nécessaires à la gestion des dons in memoriam.

Lettre de remerciement au donateur

La lettre de remerciement destiné au donateur est une lettre de remerciement de type transaction, comme les lettres de remerciement standard de ProDon. La principale différence se trouve au niveau de la composition de la lettre, dans l’emploi des champs de fusion « Défunt » et « Aviser ». Ces champs contiennent la salutation longue de la personne décédée et de la personne à aviser des dons reçus. Vous pourrez donc composer une lettre adressée au donateur dans laquelle vous lui indiquez que vous avez reçu le don destiné à la mémoire de « Défunt » et que vous prendrez soin d’en aviser « Aviser ». Pour plus de détails sur les documents maîtres, consultez la gestion des documents maîtres.

Lettre de remerciement à la famille

La lettre de remerciement à la famille est de type « Memoriam » et contient deux séries de champs.  Des champs se rapportant à de l’information sur la fiche de la personne à aviser (champs de fusion débutant par Fam_), et les champs se rapportant à de l’information sur la fiche de la personne défunte (champs de fusion débutant par Def_). Vous pouvez donc concevoir votre lettre en utilisant une panoplie complète d’information relative aux deux parties.

Configuration de l'occasion

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Dans la gestion des occasions, il est important d’activer la gestion des dons in memoriam.

Configuration de l'activité

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A : Dans l’onglet « Documents », vous devez indiquer la lettre que vous souhaitez envoyer au donateur.

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B : Dans l’Onglet « Participants », vous devez cocher la case « Activer la gestion des participants ». Cette option vous permettra d’enregistrer des dons pour lesquels le donateur demande d’indiquer que le don vient aussi de quelqu'un d’autre.  Voir ici pour plus de détails.

Saisie des transactions

Pour saisir vos transactions, vous devez vous rendre dans l’ajout de transactions de la « Gestion des transactions ». Lorsque votre client sera choisi, vous pourrez ajouter votre transaction. Pour plus de détail sur cette procédure, consultez l'enregistrement de transactions.

Onglet Memoriam

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A : Le montant est le même que celui indiqué dans l’onglet « Général ». Si vous modifiez le montant, le changement se fait aux 2 endroits.	B : Permet de sélectionner la personne décédée.
C : Permet de sélectionner la personne à aviser. Si la personne à aviser est toujours la même pour un défunt en particulier, la personne sera ramenée automatiquement.	D : Permet d’ajouter à la transaction une deuxième personne à aviser.
E : Ces deux boutons permettent de faire une seule transaction pour plusieurs décès.

Onglet Participants

Vous pouvez indiquer ici des mentions supplémentaires à adresser à la famille. Par exemple, si une compagnie fait un don et souhaite que l’on mentionne le nom de 3 de ses employés sur la liste à la famille.

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A : Permet d’ajouter ou retirer des participants.	B : En double-cliquant dans le champ « NUC », il est possible d’ajouter un client déjà présent dans la base de données.
C : Il est possible d’écrire directement dans les champs disponibles si le client n’existe pas dans la base de données.

Suivis auprès des familles

Le suivi aux familles se fait à partir du menu principal sous « Traitement » puis « Dons in memoriam ».

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Possibilité de gestion des suivis

Grâce aux différentes informations disponibles, vous pourrez décider quand et comment vous souhaitez effectuer vos suivis. Les colonnes « à traiter » indiquent des totaux reçus depuis le dernier suivi effectué auprès de la famille. Les colonnes « total » incluent les dons pour lesquels la famille a déjà été informée. Vous pourrez donc juger s’il est temps ou non de faire parvenir de nouveaux documents de suivis à la famille.

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A : Certaines colonnes vous permettront d’identifier la personne décédée ou la personne à aviser. Utile si vous désirez faire un suivi concernant une personne précise.	B :<span style="color: rgb(255, 0, 255);" /> Certaines colonnes vous permettront de voir le nombre de dons reçus depuis le dernier traitement (suivi), la date de la transaction la plus récente, etc.
C : Permet de générer les documents prévus pour le suivi.

Envois des documents à la famille

Cette fenêtre apparait après avoir cliqué sur «  » au point C précédent.

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A : Permet d’envoyer les documents à l’écran ou directement à l’imprimante.	B : Contient toujours la date du jour par défaut et sert à indiquer au logiciel à quelle date a été fait le dernier traitement, il vous est possible de la changer au besoin.
C : Permet de faire un suivi auprès d’une personne précise ou pour tout le monde.	D : Ce rapport contient la liste des personnes ayant fait un don, plusieurs options sont disponibles.
E : Permet de choisir le document maître à utiliser pour produire la lettre de remerciement destinée à la famille et qui accompagne généralement la liste des donateurs.

Voici la liste des options les plus couramment utilisées, n’hésitez pas à essayer d’autres configurations pour adapter la liste à la famille à vos besoins.

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Exemple de rapport obtenu avec les options précédentes :

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