ProDon:Recherche et élimination de doublons

Recherche et élimination de doublons

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ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de ProDon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Introduction

Cette procédure permet de trouver les doublons de clients à l’intérieur d’une liste active. Il y a présence d’un doublon lorsqu’il y a plus d’une fiche client pour un même client.

Gestion des clients

Pour se rendre dans la gestion des clients, à partir de la page général du logiciel, cliquer sur « Clients », puis sélectionner «  Clients ».

La liste active est la liste de ce qui apparaît à l’écran dans la « Gestion des clients », la « Gestion des tâches » ou « Analyse et historique ».

Si un filtre ou une recherche est effectué, le nombre d’items à l’écran diminue, mais il s’agit toujours de la liste active.

Pour effectuer une recherche de doublons, il faut toujours passer par la « Gestion des clients ».

Rechercher des doublons

Pour obtenir une liste de doublons, il faut utiliser l’outil de Listes personnalisées. Pour ce faire, cliquer sur l’icône à partir de la « Gestion des clients » et choisir l’option « Liste statique ».

A : Choisir l’option « Tous les clients de la liste active étant des doublons potentiels ».	B : Cliquer sur le bouton  pour donner un nom à la future liste de doublons.

C : Dans cette fenêtre, nommer clairement la liste.	D : Pour créer la liste personnalisée, cliquer sur «  Confirmer l'ajout ».

E : Cliquer sur « Éditer les critères ».

F : L’écran suivant apparaît. Il faut alors choisir les critères de détection des doublons.	G : Lorsque les critères sont déterminés, cliquer sur «  Ok ».
ATTENTION : Si la case « Même organisme et même département/service » est cochée, les deux devront être identiques. Donc, si le nom de compagnie est le même, mais que le service est différent, ils ne seront pas détectés comme doublons potentiels.

H : Cette case est habituellement cochée par défaut et permet de filtrer automatiquement la liste de doublons après l’ajout.	I :  Cliquer sur «  Ajouter à la liste de clients ».

A : Les clients étant des doublons potentiels sont regroupés. Une alternance de couleurs permet de les distinguer rapidement.	B : Noter que trois icônes se seront ajoutées en haut à droite de la grille.
NOTE : Si la case H de l'étape précédente n'était pas cochée, il faudra faire un filtre pour obtenir le résultat à l'écran. Voir le document Filtrer les informations pour plus de détail sur les filtres.

Retirer un client de la liste de doublons

Le bouton  permet de retirer un client de la liste.
A : Se positionner sur le client à retirer de la liste des doublons potentiels.	B : Cliquer sur le bouton .
ATTENTION : S'il y a seulement deux clients dans un groupe de doublons, en cliquant sur le bouton , le deuxième client sera également automatiquement retiré.
Il reste seulement deux clients sur trois dans le groupe de doublons.

Retirer un groupe de doublons de la liste

Le bouton permet de retirer un groupe complet de doublons de la liste.
A : Se positionner sur un des clients du groupe de doublons à retirer de la liste.	B : Cliquer sur le bouton .
Le groupe disparaît et l'alternance des couleurs se rafraîchit afin de toujours bien séparer les groupes de doublons.

Fusionner un groupe de doublons

Le bouton permet d'accéder à l'interface de fusion des doublons.
A : Sélectionner un client du groupe de doublons à fusionner.	B : Cliquer sur le bouton .

A : Cette colonne contient les noms des champs traités pour chaque ligne.	B : Cette colonne contient le résultat souhaité pour la fusion.
C : Cette colonne contient l’information du premier client à fusionner.	D : Cette colonne contient l’information du deuxième client à fusionner.
E et F : Ces deux colonnes et les suivantes contiennent l’information des autres clients à fusionner. Au maximum, 10 clients peuvent être traités en même temps. Si le groupe contient plus de 10 clients, le client résultant de la fusion sera replacé dans le groupe de doublons avec les clients restants.	NOTE : Par défaut, la première information disponible en ordre de client s'inscrit dans la colonne B « Résultat ». Par exemple, si la colonne C « Client 1 » est vide et que les colonnes D « Client 2 » et E « Client 3 » contiennent de l’information, la colonne B « Résultat » contiendra l’information de la colonne D « Client 2 ».
EXCEPTIONS : Pour les informations correspondant à une case à cocher, la réponse « Oui » est toujours sélectionnée si elle existe pour un des clients à fusionner.

A : Dans cet exemple, les deux premiers clients sont des doublons.	B : Ce client n'est pas un doublon, il faudrait donc le retirer de la liste.
C : Ce client n'est pas non plus un doublon, il faudrait donc également le retirer de la liste.	D : Pour retirer les clients 3 et 4 de la liste des doublons à fusionner, cliquer sur «  Retirer de la fusion ».
NOTE : Cette option n'est pas disponible s'il y a seulement deux clients à fusionner.

La fenêtre suivante s'ouvrira.
E : À l'aide de la liste déroulante, sélectionner le client à retirer de la liste des doublons à fusionner.	F : Cliquer sur «  Ok »

Après avoir cliqué sur «  Ok », la fenêtre « Question » se ferme automatiquement. À partir de la fenêtre de fusion des doublons, cliquer à nouveau sur «  Retirer de la fusion », pour pouvoir retirer les autres clients qui ne sont pas des doublons.

G : À l'aide de la liste déroulante, sélectionner le client à retirer de la liste de doublons à fusionner.	H : Cliquer sur «  Ok ».

I : La colonne « Résultat » s'est rafraîchie et l'information est remise en ordre de client, si elle provenait du client retiré. La colonne « Résultat » contient alors toutes les informations de la colonne « Client 1 ».	J : À noter que le bouton «  Retirer de la fusion » n'est plus là puisqu'il reste seulement deux clients à la fusion.

K : Il est également possible d’assigner à la colonne « Résultat » l’information correspondant à une colonne client en particulier. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l’entête de la colonne. Dans l'exemple, la colonne « Résultat » contient maintenant toutes les informations du « Client 2 ».

L : Les seuls champs qui ne sont pas touchés par cette fonction sont les champs en bleu au bas de la grille de fusion. Pour ces champs, la fusion est obligatoire, ils seront concaténés.

M : Il est également possible de choisir manuellement le résultat souhaité pour chaque ligne orangée. Pour ce faire, il faut cliquer sur la cellule blanche à modifier dans la colonne « Résultat ». Un bouton de liste déroulante apparaît et affiche les choix possibles.	NOTE : Il est aussi possible de simplement écrire l'information désirée dans chacun des champs où il est possible d'inscrire de l'information dans la fiche du client.

Détails et exceptions supplémentaires

Pour le champ « Genre », il est toujours possible de choisir « Masculin » ou « Féminin ». Il est également possible d’effacer l’information pour laisser la cellule vide.

Pour le champ « Langue », il est toujours possible de choisir parmi toutes les langues existantes dans ProDon.

Pour les champs correspondant à une case à cocher, il est possible de choisir « Oui » ou « Non » seulement si les réponses existent pour l’un des clients présents dans l’interface de fusion. Par exemple, si tous les clients ont le champ « Jamais de reçu » à « Non », il sera impossible de choisir « Oui ».

Pour les champs : « Secteur, Solliciteur, Don destiné, de type date, champs personnalisées de type liste de choix prédéfini ou numérique», il faut choisir parmi les choix disponibles selon les clients présents dans l’interface de fusion. Par exemple, si aucun client ne possède de secteur d’activité, il sera impossible d’en choisir un.

Pour le champ « Catégories », il faut choisir l’information correspondant à un client en particulier ou fusionner l’information de tous les clients.

Pour le champ « Salutation », il faut choisir l’information correspondant à un client en particulier.

Plusieurs vérifications s'effectueront au moment de la fusion, certaines demanderont votre intervention et d'autres s'appliqueront de façon transparente. Exemple : il est impossible de fusionner un client pour lequel on aurait choisi « Non » pour le champ « Décédé » et pour lequel on aurait aussi inscrit une date de décès.

Il est possible de double-cliquer dans les champs « Adresse », « Commentaire » et « Message » afin de voir l’information complète même si elle comporte plusieurs lignes.

Les lignes vertes contiennent une information identique pour chaque client.

Les lignes orangées contiennent de l’information différente pour au moins deux clients.

Les lignes bleues contiennent de l’information qui sera obligatoirement fusionnée.

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Nom du document : ProDon:Recherche et élimination de doublons
Version : 4.6.5.5

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