ProDon:Configuration de champs personnalisés

Configuration de champs personnalisés

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ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Introduction

Les champs personnalisés sont des champs entièrement configurables. Leur utilité principale est de gérer des informations pour lesquelles aucun champ n’est prévu dans le logiciel.

Il est possible de configurer des champs personnalisés dans plusieurs gestions, par exemple, la « Gestion des clients », la « Gestion des transactions », etc.

NOTE : Il existe 3 types de personnalisations, les catégories de clients, les champs personnalisés et les caractéristiques. Pour s'assurer que le champ personnalisé est celui qui convient le mieux, prendre connaissance du document « Catégories/champs personnalisés/caractéristiques ».

Configuration de champs personnalisés

Pour configurer un champ personnalisé, cliquer d'abord sur le menu « Configuration », ensuite sur « Personnalisation » puis sur « Champs personnalisés ».

Après avoir cliqué sur « Champs personnalisés », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : L'onglet « Clients » contient les champs personnalisés disponibles pour les clients. Ces champs sont donc visibles seulement dans la gestion des clients.	B : L'onglet « Transactions » contient les champs personnalisés disponibles pour les transactions. Ces champs sont donc visibles seulement dans les transactions.
C : L'onglet « Projets » contient les champs personnalisés disponibles pour les projets. Ces champs sont donc visibles seulement dans les projets.	D : L'onglet « Dépenses » contient les champs personnalisés disponibles pour les dépenses. Ces champs sont donc visibles seulement dans les dépenses.
E : Il s'agit des champs personnalisés de l'onglet « clients ». Pour créer un nouveau champ personnalisé, double-cliquer sur une ligne contenant le type de champ désiré (le type est spécifié en F) et dont le libellé (en G) est vide. Pour modifier un champ personnalisé, double-cliquer sur la ligne contenant le libellé à modifier. Après avoir double-cliqué sur une ligne, consulter cette section, qui explique comment ajouter ou modifier un champ personnalisé.	F : Les boutons et permettent de déplacer les champs en E. Pour ce faire, sélectionner le champ à déplacer, puis cliquer sur le bouton pour le monter et sur le bouton pour le descendre.
G : Permet d'effectuer un autre déplacement, soit insérer à la position x , intervertir avec la position x.	H : Il s'agit des libellés, des noms, donnés aux champs personnalisés. Les libellés qui sont vides sont des champs qui ne sont pas encore utilisés. Ils sont donc disponibles pour créer de nouveaux champs personnalisés.
I: Il s'agit du type du champ personnalisé. Il existe 4 différents types de champs: «Texte», «Numérique», «Date et heure» et «Oui/Non».	ATTENTION : Le nombre de champs personnalisés est limité. Le nombre varie dépendamment de la gestion dans laquelle il est créé et selon le type de champ personnalisé choisi.

Ajout / modification d'un champ personnalisé

Après avoir double-cliqué sur la ligne du champ personnalisé à ajouter ou à modifier en E de la fenêtre précédente, la fenêtre d'ajout ou de modification d'un champ personnalisé de type précis s'ouvre.

Il existe 4 différents types de champ personnalisé :

• Type « texte »
  
• Type « numérique »
  
• Type « date et heure »
  
• Type « case à cocher »
  

Cliquer simplement sur le lien du bon type pour continuer l'ajout ou la modification.

Type « texte »

Un champ personnalisé de type « texte » est un champ dont la réponse peut être du texte ou une liste de choix.

Après avoir double-cliqué sur la ligne d'un champ personnalisé de type « texte » en E de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre, afin d'ajouter ou de modifier un champ.
A : Indique où le champ peut ou pourra être utilisé dans ProDon. (Par exemple : « Gestion des clients », transactions, dépenses, etc.). Pour savoir comment créer un champ pour une autre gestion, voir les lettres A, B et C de cette fenêtre.	B : Permet de nommer le champ personnalisé.
C : Permet d'activer et désactiver le champ personnalisé. Si la case est cochée, le champ personnalisé est actif. NOTE : Lorsqu'un champ personnalisé est inactif, il ne peut plus être utilisé.	D : Permet de rendre le champ personnalisé obligatoire.
E : Permet de choisir si la réponse au champ personnalisé doit être du texte ou une liste de choix.	F : Si l'option « Liste de choix »est cochée en E, choisir si la liste de choix doit être prédéfinie ou si elle peut être modifiable.
G : Permet de trier les valeurs par ordre alphabétique ou personnalisé.	H : Si l'option « Liste de choix » est cochée en E, et que l'option « Prédéfinie » est choisie en F, inscrire ici les choix de réponses qui seront disponibles.
I : Après avoir spécifié toutes les informations, cliquer sur le bouton « Confirmer la modification».

Type « numérique »

Un champ personnalisé de type « numérique » est un champ dont la réponse peut être un montant d'argent, un pourcentage ou une quantité.

Après avoir double-cliqué sur la ligne d'un champ personnalisé de type « numérique » en E de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre, afin d'ajouter ou de modifier un champ.
A : Indique où le champ peut ou pourra être utilisé dans ProDon. (Par exemple : « Gestion des clients », transactions, dépenses, etc.). Pour savoir comment créer un champ pour une autre gestion, voir les lettres A, B et C de cette fenêtre.	B : Permet de nommer le champ personnalisé.
C : Permet d'activer et désactiver le champ personnalisé. Si la case est cochée, le champ personnalisé est actif. NOTE : Lorsqu'un champ personnalisé est inactif, il ne peut plus être utilisé.	D : Permet de rendre le champ personnalisé obligatoire.
E : Indique le format choisi. Dans cet exemple, il s'agit d'un format « Quantité ».	F : Le bouton « Formats » permet de déterminer quel format le champ personnalisé « numérique » aura (argent, pourcentage ou quantité). Le bouton « ? » permet d'avoir plus d'informations sur les différents formats numériques.
G : Après avoir spécifié toutes les informations, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification ».

Type « date et heure »

Un champ personnalisé de type « date et heure » est un champ dont la réponse peut être une date, une heure ou une date et une heure.

Après avoir double-cliqué sur la ligne d'un champ personnalisé de type « date et heure » en E de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre, afin d'ajouter ou de modifier un champ.
A : Indique où le champ peut ou pourra être utilisé dans ProDon. (Par exemple : « Gestion des clients », transactions, dépenses, etc.). Pour savoir comment créer un champ pour une autre gestion, voir les lettres A, B et C de cette fenêtre.	B : Permet de nommer le champ personnalisé.
C : Permet d'activer et désactiver le champ personnalisé. Si la case est cochée, le champ personnalisé est actif. NOTE : Lorsqu'un champ personnalisé est inactif, il ne peut plus être utilisé.	D : Permet de rendre le champ personnalisé obligatoire.
E : Indique le format choisi. Dans cet exemple, il s'agit d'un format « heure ».	F : Le bouton « Formats » permet de déterminer quel format le champ personnalisé « heure » aura (date, heure ou date et heure). Le bouton « ? » permet d'avoir plus d'informations sur les différents formats de date et heure.
G : Après avoir spécifié toutes les informations, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification ».

Type « case à cocher »

Un champ personnalisé de type « oui/non » se présente sous forme de case à cocher.

Après avoir double-cliqué sur la ligne d'un champ personnalisé de type « oui/non » en E de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre, afin d'ajouter ou de modifier un champ.
A : Indique où le champ peut ou pourra être utilisé dans ProDon. (Par exemple : « Gestion des clients », transactions, dépenses, etc.). Pour savoir comment créer un champ pour une autre gestion, voir les lettres A, B et C de cette fenêtre.	B : Permet de nommer le champ personnalisé.
C : Permet d'activer et désactiver le champ personnalisé. Si la case est cochée, le champ personnalisé est actif. NOTE : Lorsqu'un champ personnalisé est inactif, il ne peut plus être utilisé.	D : Après avoir spécifié toutes les informations, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification ».

Utilisation des champs personnalisés

Les champs personnalisés sont disponibles dans plusieurs gestions de ProDon. Ils peuvent être utilisés et consultés à partir de :

• La « Gestion des clients »
• Une fiche d'ajout d'occasion de dons ou d'activité d'occasion de dons
• Une fiche d'ajout d'une transaction
• À partir de « Analyse et historique »
  
• Une fiche d'ajout de dépense

NOTE : Un champ personnalisé de transaction doit d'abord être activé dans une occasion de dons ou une activité d'occasion de dons avant de pouvoir être utilisé dans une transaction. Si le champ n'a pas été activé dans l'occasion ou l'activité, il n'apparaîtra simplement pas lors de la saisie de la transaction.

À partir de la « Gestion des clients »

Pour utiliser un champ personnalisé à partir de la « Gestion des clients », il faut se rendre dans une fiche client.

Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Rechercher, à l'aide de la barre de recherche, le client pour lequel une information doit être spécifiée dans un champ personnalisé.	B : Pour ouvrir la fiche du client, double-cliquer sur la bonne ligne.
C : Voici des exemples de champs personnalisés visibles dans la grille de gestion. Pour savoir comment afficher des champs personnalisés dans un grille de gestion, consulter le document « Gestion des vues ».	NOTE : Dans la « Gestion des clients », il est possible d'afficher seulement les champs personnalisés de clients.

Après avoir double-cliqué sur la ligne du client pour lequel une information doit être spécifiée dans un champ personnalisé, la fenêtre suivante s'ouvre.

Tous les champs personnalisés de client apparaissent dans l'onglet « 9-Champs pers. ». Cocher les cases ou spécifier la bonne information dans les champs.

À partir d'une fiche d'ajout d'occasion de dons ou d'activité d'occasion de dons

Les fiches d'ajout d'occasion de dons ou d'activité d'occasion de dons permettent simplement d'activer un champ personnalisé, afin qu'il apparaisse lors de la saisie d'une transaction, si cette occasion/activité est sélectionnée dans la transaction.

Pour activer un champ personnalisé à partir d'une fiche d'ajout d'occasion de dons ou d'activité d'occasion de dons, se rendre dans la « Gestion des occasions de dons ».

Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Occasions de dons ».

Après avoir cliqué sur «  Occasions de dons », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Rechercher, à l'aide de la barre de recherche, l'occasion de dons pour laquelle un champ personnalisé doit être activé.	B : Double-cliquer sur l'occasion de dons pour laquelle un champ personnalisé doit être activé.

Après avoir double-cliqué sur l'occasion de dons pour laquelle un champ personnalisé doit être activé, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Dans l'onglet « Champs pers. », il s'agit de la liste de tous les champs personnalisés de transaction existants. Pour en activer un, cliquer simplement dans la case à cocher. NOTE : Pour créer un nouveau champ personnalisé de transaction ou en modifier un déjà existant, consulter cette section.	B : Pour activer un champ personnalisé pour une activité d'occasion de dons, double-cliquer sur l'activité pour laquelle un champ personnalisé doit être activé.

Après avoir cliqué sur l'activité d'occasion de dons pour laquelle un champ personnalisé doit être activé, la fenêtre suivante s'ouvre.

Dans l'onglet « Champs pers. », il s'agit de la liste de tous les champs personnalisés de transaction déjà créés. Pour en activer un, cliquer simplement dans la case à cocher. Pour en créer de nouveaux ou en modifier un déjà existant, consulter cette section.

À partir d'une fiche d'ajout de transaction

Pour utiliser un champ personnalisé à partir d'une fiche d'ajout de transaction, il faut créer une transaction pour un client.

Pour savoir comment créer une transaction pour un client, consulter le document « Saisie de transactions ».

Après avoir choisi l'occasion de dons et/ou l'activité d'occasion de dons, si un champ personnalisé a été activé dans cette occasion/activité, un champ personnalisé apparaît dans le bas de la fiche. NOTE : Pour savoir comment activer un champ personnalisé dans une occasion/activité, consulter cette section.

À partir de « Analyse et historique des transactions »

« Analyse et historique des transactions » permet de consulter les champs personnalisés de transaction, qui ont été complétés lors de l'ajout de la transaction.

Pour se rendre dans « Analyse et historique des transactions», à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Analyse », ensuite sur « historique », puis choisir «  transactions ».

Après avoir cliqué sur «  Analyse et historique », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Voici un exemple de champ personnalisé visible dans la grille de gestion. Pour savoir comment afficher un champ personnalisé dans une grille de gestion, consulter le document « Gestion des vues ».	NOTE : Dans « Analyse et historique », il est possible d'afficher seulement les champs personnalisés de transactions.

À partir d'une fiche d'ajout de dépense

Pour utiliser un champ personnalisé à partir d'une fiche d'ajout de dépense, il faut créer une dépense pour un client.

Pour savoir comment créer une dépense pour un client, consulter le document « Saisie de transactions de dépenses ».

Pour voir les champs personnalisés de dépenses, aller dans l'onglet « Champs pers. ». NOTE : Tous les champs personnalisés de dépense existants apparaissent ici. Il n'est pas possible de choisir, comme pour un champ personnalisé de transaction, pour quelle occasion/activité un champ personnalisé de dépense doit apparaître.

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Nom du document : ProDon:Configuration de champs personnalisés
Version : 4.6.7.24

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