ProDon:Gestion des caractéristiques

Gestion des caractéristiques

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ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

Introduction

Les caractéristiques sont des champs entièrement configurables. Leur utilité principale, est de gérer des informations pour lesquelles aucun champ n’est prévu dans le logiciel. Par exemple, quelqu’un qui voudrait gérer l’état civil de ses clients pourrait le faire.

Il est possible de configurer des caractéristiques pour gérer de l’information dans plusieurs gestions. Par exemple, la « Gestion des clients », la « Gestion des transactions », etc.

Si l’information à gérer nécessite plusieurs informations précises, il est possible de créer des groupes de caractéristiques qui contiennent plusieurs caractéristiques. Lors de l’ajout d’un groupe, toutes les caractéristiques qu’il contient sont ajoutées en une seule opération. Par exemple, quelqu'un pourrait créer un groupe nommé « Appel », qui contiendrait 2 caractéristiques. Une première pour le type d’appel fait, et une deuxième pour la durée de l’appel.

ATTENTION : Avant de créer une caractéristique, prendre connaissance du document « Catégories/champs personnalisés/caractéristiques ». Ce document explique les différentes possibilités de configuration.

Configuration des caractéristiques

Pour se rendre dans la « Gestion des caractéristiques », à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », ensuite sur « Personnalisation » puis choisir « Caractéristiques ».

A : Liste de toutes les caractéristiques.	B : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle caractéristique. Le bouton permet de modifier une caractéristique déjà existante. Le bouton permet de supprimer une caractéristique de la liste.

Ajout / modification d'une caractéristique

Onglet « Général »

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Permet de nommer la caractéristique.	B : Permet d’insérer une description sur l'utilisation pour les différents utilisateurs.
C : Permet de déterminer dans quelle gestion la caractéristique sera disponible pour l'utiliser.	D : Le type de caractéristique doit être choisi en fonction de la façon dont on désir saisir l'information. Pour plus de détails sur les types de caractéristiques, consulter la section « Différents types de caractéristiques ».
E : Si cette case est cochée, il sera impossible d’ajouter la caractéristique plus d'une fois dans un élément de la gestion choisie en C.	F : Permet d’ajouter un champ à la caractéristique afin de noter la date de début.
G : Permet de rendre la date de début obligatoire.	H : Permet d'ajouter un champ à la caractéristique afin de noter la date de fin.
I : Permet de rendre la date de fin obligatoire.	J : Permet d'afficher l'heure pour la date de début et la date de fin.
K : Permet d’ajouter la colonne correspondant à la caractéristique dans différentes grilles de gestion du logiciel. Pour plus d'information, consulter le document « Gestion des vues ».	L : Permet d'ajouter la caractéristique à tous les éléments de la gestion choisie en C.
M : Permet de rendre obligatoire la saisie d'information pour cette caractéristique.	N : Permet d'ajouter une valeur par défaut à la caractéristique.
O : Permet d'ajouter un groupe par défaut à la caractéristique.

Il existe 8 types de caractéristique :

• Numérique
• Texte
• Date et heure
• Case à cocher
• Liste de choix
• Liste de choix prédéfinie
• Texte long
• Fichier

Type « Numérique »

Une caractéristique de type « Numérique » peut contenir des chiffres uniquement.

A : Le bouton contient trois configurations de format prédéfini : monétaire, pourcentage et quantité. Par la sélection de l'un d'eux, les champs B, C et D se rempliront automatiquement. Il est également possible de remplir ces champs manuellement.	B : Permet de choisir le nombre de décimales que devra contenir le chiffre. Par exemple, pour un format « Monétaire », il faut inscrire « 2 », puisqu'un format monétaire ne contient jamais plus de 2 décimales. Il est plus simple d'utiliser le bouton expliqué en A.
C : Permet de spécifier si les nombres doivent contenir une séparation entre les décimales ou les milliers. Par exemple, pour un format « Monétaire », il faudra inscrire une « , » dans la case « Décimal ». L'utilisation du bouton expliqué en A est plus rapide.	D : Permet de spécifier si un symbole doit être ajouté au nombre. Par exemple, pour un format « Monétaire », il faudra choisir « Après » dans la liste déroulante, puis inscrire « $ » dans la deuxième case. L'utilisation du bouton expliqué en A est plus rapide.
E : Cliquer sur « Confirmer l'ajout » pour enregistrer les modifications.

Type « Texte »

Une caractéristique de type « Texte » n'a aucun format prédéfini. Elle se présente sous forme de texte et peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.

Type « Date et heure »

Une caractéristique de type « Date et heure » peut contenir seulement une date, seulement une heure, ou bien une date et une heure.

A : Le bouton  contient trois configurations de format prédéfini : la date seulement, l'heure seulement ou de la date et l'heure.	B : Le bouton permet d'afficher la légende de tous les formats de date et heure.
C : Cette ligne permet d'inscrire le format de date et d'heure. Dans cet exemple, il s'agit de la date seulement.	D : Ce champ permet de déterminer quel séparateur utiliser pour la date. Par exemple, si le séparateur « / » est choisi, la date s'inscrira « 2011/10/13 ».
E : Cliquer sur « Confirmer l'ajout » pour enregistrer les modifications.

Type « Case à cocher »

Une caractéristique de type « Case à cocher » n'a aucun format prédéfini et se présente sous forme de case à cocher.

Type « Liste de choix »

Une caractéristique de type « Liste de choix » se présente sous forme de liste déroulante dynamique (signifie qu'il sera possible d'ajouter manuellement des choix à la liste). Chaque valeur peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.

A : Il s'agit de la liste des valeurs prédéfinies. Elle sont toujours présentées en ordre alphabétiques.	B : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle valeur à la liste.
C : Le bouton permet de modifier une valeur de la liste.	D : Le bouton permet de supprimer une valeur de la liste.
E : Cliquer sur « Confirmer l'ajout » pour enregistrer les modifications.	NOTE: Lors de la saisie d'une caractéristique de type « Liste de choix », il est possible d'ajouter de nouvelles valeurs. Si une nouvelle valeur est ajoutée lors de la saisie, elle s'ajoutera automatiquement dans la « Gestion des caractéristiques ».

Type « Liste de choix prédéfinie »

Une caractéristique de type « Liste de choix prédéfinie » se présente sous forme de liste déroulante statique (signifie qu'il ne sera pas possible d'entrer manuellement une autre réponse). Chaque valeur peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.

A : Il s'agit de la liste des valeurs prédéfinies. Les valeurs peuvent être présentées dans l'ordre désiré.	B : Le bouton permet de déplacer vers le haut une valeur dans la liste.
C : Le bouton permet de déplacer vers le bas une valeur dans la liste.	D : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle valeur à la liste.
E : Le bouton permet d'ajouter une ligne à la position sélectionnée.	F : Le bouton permet de modifier une valeur de la liste.
G : Le bouton permet de supprimer une valeur de la liste.	H : Permet de choisir dans quel ordre les valeurs vont apparaître. Soit par ordre alphabétique ou personnalisé.
I : Cliquer sur « Confirmer l'ajout » pour enregistrer les modifications.	NOTE :  Lors de la saisie d'une caractéristique de type « Liste de choix prédéfinie », il est impossible d'ajouter de nouvelles valeurs. Les différents choix doivent être configurés dans la caractéristique.

 Type « Texte long »

Une caractéristique de type « Texte long » n'a aucun format prédéfini. Elle se présente sous forme de texte et n'a pas de limite de caractères alphanumériques.

Type « Fichier »

Une caractéristique de type « Fichier » se présente sous deux types de fichier. Elle se présente sous le format « image » ou « document ». Cette caractéristique permet d'ajouter une image ou un document dans l'onglet « Caractéristiques » de la fiche client.

A : Permet de sélectionner le type de fichier: Image ou Document
B : Cliquer sur « Confirmer l'ajout » pour enregistrer les modifications.

Onglet « Groupes contenant cette caractéristique »

Avant de pouvoir accrocher une caractéristique à un groupe de caractéristiques, le groupe doit d'abord avoir été créé. Pour savoir comment faire, cliquer ici.
A : Il s'agit de la liste des caractéristiques présentes dans différents groupes de caractéristiques. Pour plus d'information concernant les groupes de caractéristiques, consulter la section « Ajout / modification d'un groupe de caractéristiques ».	B : Le bouton permet de décocher la case sous le champ « Oblig. pour le groupe? ». Si la case est décochée, la caractéristique pourra rester vide lors de la saisie. NOTE : Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre d'espacement du clavier pour cocher ou décocher une case.
C : Le bouton permet de cocher la case sous le champ « Oblig. pour le groupe? ». Si la case est cochée, il faudra obligatoirement remplir la caractéristique lors de la saisie. NOTE : Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre d'espacement du clavier pour cocher ou décocher une case.	D : Le bouton permet d'assigner la caractéristique à un groupe déjà créé.
E : Le bouton permet de modifier le groupe auquel la caractéristique est assignée.	F : Le bouton permet de retirer la caractéristique d'un groupe en supprimant une ligne.

Configuration des groupes de caractéristiques

Pour se rendre dans la « Gestion des caractéristiques », à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », puis choisir « Caractéristiques ».

Sélectionner ensuite l'onglet « Groupes de caractéristiques ».
A : Liste de tous les groupes de caractéristiques.	B : Le bouton  permet d'ajouter un nouveau groupe de caractéristiques. Le bouton  permet de modifier un groupe de caractéristiques déjà existant. Le bouton  permet de supprimer un groupe de caractéristiques de la liste.

Ajout / modification d'un groupe de caractéristiques

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Cette ligne contient le nom du groupe de caractéristiques.	B : Cette ligne permet d’indiquer des notes d’utilisation de la caractéristique pour les différents utilisateurs.
C : Ce champ permet de déterminer dans quelle gestion le groupe de caractéristiques sera disponible pour l'utiliser. Par exemple, pour pouvoir utiliser un groupe de caractéristiques dans une fiche client, il faut choisir ici « Gestion des clients ».	D : Il s'agit de la liste des caractéristiques présentes le groupe de caractéristiques.
E : Le bouton  permet d'ajouter une nouvelle caractéristique au groupe de caractéristiques. NOTE : Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre d'espacement du clavier pour cocher ou décocher une case.	F : Le bouton permet de modifier une caractéristique de la liste.
G : Le bouton permet de supprimer une caractéristique de la liste.	H : Le bouton permet de décocher la case sous le champ « Obligatoire? ». Si la case est décochée, la caractéristique pourra rester vide lors de la saisie. NOTE : Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre d'espacement du clavier pour cocher ou décocher une case.
I : Le bouton  permet de cocher la case sous le champ « Obligatoire? ». Si la case est cochée, il faudra obligatoirement remplir la caractéristique lors de la saisie. NOTE : Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre d'espacement du clavier pour cocher ou décocher une case.	J : Les boutons et permettent de déplacer vers le haut ou vers le bas les valeurs dans la liste.
K : Cliquer sur « Confirmer l'ajout » pour enregistrer les modifications.

Utilisation d'une caractéristique ou d'un groupe de caractéristiques

Pour chaque gestion où les caractéristiques sont disponibles (clients, transactions, etc.), l'onglet « Caractéristiques » est disponible. Dans l'exemple ci-dessous, il s'agit d'une fiche de transactions.

Voici comment utiliser les 5 boutons présents dans tous les onglets « Caractéristiques » du logiciel.
A : Le bouton permet d'ajouter une caractéristique.	B : Le bouton permet d'ajouter un groupe de caractéristiques.
C : Le bouton permet de modifier la valeur d'une caractéristique présente dans la liste.	D : Le bouton permet de supprimer une caractéristique de la liste.
E : Le bouton permet de supprimer toutes les caractéristiques du même groupe que la valeur sélectionnée dans la liste.
F : Cliquer sur « Confirmer pour enregistrer les modifications ».

Utilisation d'une caractéristique en publipostage

Avant d’utiliser une caractéristique dans un document maître, il est important de la configurer correctement. Pour savoir comment configurer adéquatement une caractéristique, consulter la section « Configuration des caractéristiques ».

Après avoir bien configuré la caractéristique à inclure dans un publipostage, aller dans l'onglet « Publipostage ».

A : Permet d’indiquer comment l’information doit être présentée lorsqu’on utilise la caractéristique dans un publipostage.	B : Suite à un clic droit, un menu s’ouvre pour vous permettre d’insérer les variables de votre choix.
Notes générales : Il est possible de taper directement du texte, comme « du : » dans l’exemple ci-haut. Les crochets sont utiles uniquement si une caractéristique peut être présente plus d’une fois.

Toutes les caractéristiques peuvent être utilisées en tant que champ de fusion dans les documents maîtres. Les caractéristiques se retrouvent dans la sous-section « Caractéristiques ». Les champs de fusion « caractéristique » sont tous nommés comme suit : « caract_nom de la caractéristique ».

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Nom du document : ProDon:Gestion des caractéristiques
Version : 5.0.5.2

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