ProDon:Gestion des documents maîtres : Différence entre versions
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− | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Si cette option est activée, le document devra être produit à l'unité (un client à la fois et non de façon massive). Une copie physique du document sera sauvegardée dans le dossier de la fiche client.<br>'''Attention :''' l'activation de cette option ne sert pas à prévoir des suivis concernant un document. Si un suivi est à envisager, utiliser l'outil de gestion de la relation client (CRM) du logiciel. Pour plus d'informations, consulter le document « [[ | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Si cette option est activée, le document devra être produit à l'unité (un client à la fois et non de façon massive). Une copie physique du document sera sauvegardée dans le dossier de la fiche client.<br>'''Attention :''' l'activation de cette option ne sert pas à prévoir des suivis concernant un document. Si un suivi est à envisager, utiliser l'outil de gestion de la relation client (CRM) du logiciel. Pour plus d'informations, consulter le document « [[Fonctions communes:Gestion des tâches et historique|Gestion des tâches et historique]] ». |
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Voici la liste des types de documents, les champs qui seront disponibles dans '''''Word''''' lors de la fusion ainsi que l'endroit où ils se retrouvent dans le logiciel. | Voici la liste des types de documents, les champs qui seront disponibles dans '''''Word''''' lors de la fusion ainsi que l'endroit où ils se retrouvent dans le logiciel. | ||
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Version du 12 juillet 2011 à 16:40
Sommaire
Introduction
La création des documents maîtres du logiciel est intégrée à Microsoft Word. Les champs de fusion sont sélectionnés à partir du logiciel et sont automatiquement envoyés dans Word pour la préparation du document. La gestion des documents maîtres permet de créer, modifier, activer ou désactiver les documents maîtres.
Présentation de l'écran de gestion
À partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « Documents maîtres ».
Configuration d'un document
À partir de la fenêtre de gestion des documents maître, en cliquant sur les boutons , ou , la fenêtre « Modification / Consultation d'un document maître » s'ouvrira afin de configurer le document.
Écran principal
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A : Permet de nommer le document. Ce nom sera utilisé partout dans le logiciel. |
B : Si cette option est activée, le document devra être produit à l'unité (un client à la fois et non de façon massive). Une copie physique du document sera sauvegardée dans le dossier de la fiche client. |
C : Permet d’insérer ou non un saut de section entre chaque élément à fusionner. |
D : Il existe deux options à cette liste déroulante : |
E : Lié à l’option B, et permet de spécifier le nom physique du document sur l’ordinateur. |
F : Active un champ de fusion lié à un numéro séquentiel. Il est cependant impossible de générer deux fois le même numéro (exemple : s'il est nécessaire de réimprimer un document, il ne gardera pas son numéro d'origine, il suivra plutôt la séquence). |
G : Il s'agit du type de document maître. Le type a un impact sur les champs de fusion disponibles ainsi que sur les endroits où le document maître sera disponible dans le logiciel. Pour plus d'information, voir les différents types de documents maîtres. |
H : Permet de produire un nombre de documents égal au nombre d’unités présentes dans une transaction. |
I et J : Rend disponible des champs de fusion basés sur les clients liés des transactions. |
K et L : Permet d’indiquer si le document doit être produit avant et/ou après avoir reçu le paiement de la transaction. |
M : Cet onglet permet de déterminer les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans Word. |
N : Cet onglet permet de rendre disponible des champs de fusion basés sur un lien entre deux fiches clients. |
O : Cet onglet permet d’ajouter des sommaires à un document. Cliquer ici pour plus de détails concernant les sommaires. |
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Types de documents (Complémentaire au point G précédent)
Le type de document a un impact direct sur les endroits où sont disponibles les différents documents maîtres. Chaque type de document est lié à un type de publipostage précis. Par exemple, les documents de type « Client » ne s’utilisent que dans le publipostage de type « Client ». Il est donc possible d'utiliser le document de type « Client » partout où le publipostage de type « Client » est présent.
Voici la liste des types de documents, les champs qui seront disponibles dans Word lors de la fusion ainsi que l'endroit où ils se retrouvent dans le logiciel.
Type de document |
Champs de fusion disponibles selon le type de document |
Disponibilités du publipostage |
Champs de la « Gestion des clients ». |
Pratiquement présent dans toutes les gestions du logiciel. | |
Champs de la « Gestion des transactions ». |
Présent dans la « Gestion des transactions » et dans « Analyse et historique ». | |
Champs disponibles dans les engagements. |
Présent uniquement dans « Analyse et historique, onglet « Engagement ». | |
Champs d'information reliés au donateur et à la famille à aviser. |
Présent uniquement lors du processus de traitement des Dons in Memoriam | |
Champs de l'onglet « Contact de la « Gestion des clients ». |
Présent dans l'onglet « Contact » de la « Gestion des clients » | |
Champs du « traitement des reçus ». |
Présent dans le « Traitement des reçus » et dans la transaction lors de la réémission d'un reçu. |
Onglet « Champs de fusion »
Cet onglet permet de déterminer les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans Word.
Onglet « Lien »
Cet onglet permet de rendre disponible des champs de fusion basés sur un lien entre deux fiches clients.
Onglet « Sommaire »
Cet onglet permet d’ajouter des sommaires à un document. Cliquer ici pour plus de détails concernant les sommaires.
Pour plus d'informations concernant les sommaires, cliquer ici.
Édition d'un document
Pour éditer le document maître dans Word, cliquer sur le bouton . Ce bouton est disponible dans la fenêtre « Consultation / Modification d'un document maître » ou directement dans la fenêtre « Gestion des documents maîtres ».
ATTENTION : Lors de l'édition du document maître dans Word, n’utiliser que les champs de fusion fournis par ProDon. Ils seront disponibles en cliquant sur les boutons suivants. | |
En Word 2003 |
Fichier:Gestdocmaitres 003.png |
En Word 2007 |
|
En Word 2010 |
À venir |
NOTE : Si l'option « Utiliser un document par langue » a été sélectionnée, un document pour chaque langue doit être édité. |
La liste des champs de fusion disponibles dans Word dépend de ceux choisis lors de la configuration du document maître.
Voici un exemple de document maître. | |
Lorsque le document est terminé, le sauvegarder à l’aide de la fonction « Enregistrer ». ProDon a déjà donné un nom à votre document et sait où l’enregistrer sur le disque dur. Il ne faut donc pas utiliser la fonction « Enregistrer sous ».
Pour l'utilisation des documents maîtres, voir la procédure « Publipostage ».
Nom du document : ProDon:Gestion des documents maîtres