ProDon:Gestion des caractéristiques : Différence entre versions

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== Introduction<br>  ==
 
== Introduction<br>  ==
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'''ATTENTION&nbsp;: '''Avant de créer une caractéristique, prendre connaissance du document [[ProDon:Catégories_VS_caractéristiques_VS_champs_personnalisés|«&nbsp;Catégories VS caractéristiques VS champs personnalisés&nbsp;»]]. Ce document explique les différentes possibilités de configuration.  
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'''ATTENTION&nbsp;: '''Avant de créer une caractéristique, prendre connaissance du document [[ProDon:Catégories VS caractéristiques VS champs personnalisés|«&nbsp;Catégories VS caractéristiques VS champs personnalisés&nbsp;»]]. Ce document explique les différentes possibilités de configuration.  
  
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== Configuration des caractéristiques  ==
 
== Configuration des caractéristiques  ==
  
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==== Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»  ====
 
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Une caractéristique de type «&nbsp;Numérique&nbsp;» peut contenir des chiffres uniquement.  
 
Une caractéristique de type «&nbsp;Numérique&nbsp;» peut contenir des chiffres uniquement.  
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet de choisir le nombre de décimales que devra contenir le chiffre. Par exemple, pour un format «&nbsp;Monétaire&nbsp;», il faut inscrire «&nbsp;2&nbsp;», puisqu'un format monétaire ne contient jamais plus de 2 décimales.Il est plus simple d'utiliser le bouton expliqué en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet de choisir le nombre de décimales que devra contenir le chiffre. Par exemple, pour un format «&nbsp;Monétaire&nbsp;», il faut inscrire «&nbsp;2&nbsp;», puisqu'un format monétaire ne contient jamais plus de 2 décimales.Il est plus simple d'utiliser le bouton expliqué en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>.<br>  
  
 
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===== Type «&nbsp;Texte&nbsp;»  =====
 
===== Type «&nbsp;Texte&nbsp;»  =====
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Une caractéristique de type «&nbsp;Date et heure&nbsp;» peut contenir seulement une date, seulement une heure, ou bien une date et une heure.  
 
Une caractéristique de type «&nbsp;Date et heure&nbsp;» peut contenir seulement une date, seulement une heure, ou bien une date et une heure.  
  
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Une caractéristique de type «&nbsp;Liste de choix&nbsp;» se présente sous forme de liste déroulante dynamique (signifie qu'il sera possible d'ajouter manuellement des choix à la liste). Chaque valeur peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.<br>  
 
Une caractéristique de type «&nbsp;Liste de choix&nbsp;» se présente sous forme de liste déroulante dynamique (signifie qu'il sera possible d'ajouter manuellement des choix à la liste). Chaque valeur peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.<br>  
  
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===== Type «&nbsp;Liste de choix prédéfinie&nbsp;»<br>  =====
 
===== Type «&nbsp;Liste de choix prédéfinie&nbsp;»<br>  =====
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Une caractéristique de type «&nbsp;Liste de choix prédéfinie&nbsp;» se présente sous forme de liste déroulante statique (signifie qu'il ne sera pas possible d'entrer manuellement une autre réponse). Chaque valeur peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.<br>  
 
Une caractéristique de type «&nbsp;Liste de choix prédéfinie&nbsp;» se présente sous forme de liste déroulante statique (signifie qu'il ne sera pas possible d'entrer manuellement une autre réponse). Chaque valeur peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.<br>  
  
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===== &nbsp;Type «&nbsp;Texte long&nbsp;»<br>  =====
 
===== &nbsp;Type «&nbsp;Texte long&nbsp;»<br>  =====
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==== Onglet «&nbsp;Groupes contenant cette caractéristique&nbsp;»  ====
 
==== Onglet «&nbsp;Groupes contenant cette caractéristique&nbsp;»  ====
  
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Avant de pouvoir accrocher une caractéristique à un groupe de caractéristiques, le groupe doit d'abord avoir été créé. Pour savoir comment faire, [[ProDon:Gestion des caractéristiques#Configuration_des_groupes_de_caract.C3.A9ristiques|cliquer ici]].  
 
Avant de pouvoir accrocher une caractéristique à un groupe de caractéristiques, le groupe doit d'abord avoir été créé. Pour savoir comment faire, [[ProDon:Gestion des caractéristiques#Configuration_des_groupes_de_caract.C3.A9ristiques|cliquer ici]].  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton case à cocher.png]] permet de cocher la case sous le champ «&nbsp;Oblig. pour le groupe?&nbsp;». Si la case est cochée, il faudra obligatoirement remplir la caractéristique lors de la saisie.<br>  
 
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton case à cocher.png]] permet de cocher la case sous le champ «&nbsp;Oblig. pour le groupe?&nbsp;». Si la case est cochée, il faudra obligatoirement remplir la caractéristique lors de la saisie.<br>  
  
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'''NOTE : '''Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre de déplacement du clavier pour cocher ou décocher une case.
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'''NOTE&nbsp;: '''Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre de déplacement du clavier pour cocher ou décocher une case.  
  
 
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== Configuration des groupes de caractéristiques  ==
 
== Configuration des groupes de caractéristiques  ==
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Sélectionner ensuite l'onglet «&nbsp;Groupes de caractéristiques&nbsp;».
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Le bouton&nbsp;[[Image:Bouton case à cocher vide.png]] permet de décocher la case sous le champ «&nbsp;Oblig. pour le groupe?&nbsp;». Si la case est décochée, la caractéristique pourra rester vide lors de la saisie.<br>  
 
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Le bouton&nbsp;[[Image:Bouton case à cocher vide.png]] permet de décocher la case sous le champ «&nbsp;Oblig. pour le groupe?&nbsp;». Si la case est décochée, la caractéristique pourra rester vide lors de la saisie.<br>  
  
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'''NOTE : '''Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre de déplacement du clavier pour cocher ou décocher une case.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Le bouton&nbsp;[[Image:Bouton case à cocher.png]] permet de cocher la case sous le champ «&nbsp;Oblig. pour le groupe?&nbsp;». Si la case est cochée, il faudra obligatoirement remplir la caractéristique lors de la saisie.<br>  
 
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Le bouton&nbsp;[[Image:Bouton case à cocher.png]] permet de cocher la case sous le champ «&nbsp;Oblig. pour le groupe?&nbsp;». Si la case est cochée, il faudra obligatoirement remplir la caractéristique lors de la saisie.<br>  
  
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'''NOTE : '''Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre de déplacement du clavier pour cocher ou décocher une case.
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'''NOTE&nbsp;: '''Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre de déplacement du clavier pour cocher ou décocher une case.  
  
 
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== Utilisation d'une caractéristique ou d'un groupe de caractéristiques<br>  ==
 
== Utilisation d'une caractéristique ou d'un groupe de caractéristiques<br>  ==
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== Utilisation d'une caractéristique en publipostage<br>  ==
 
== Utilisation d'une caractéristique en publipostage<br>  ==
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''Notes générales&nbsp;:'''
 
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''Notes générales&nbsp;:'''
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Il est possible de taper directement du texte, comme «&nbsp;du&nbsp;:&nbsp;» dans l’exemple ci-haut. Les crochets sont utiles uniquement si une caractéristique peut être présente plus d’une fois.<span style="color: rgb(255, 0, 0);">  
 
Il est possible de taper directement du texte, comme «&nbsp;du&nbsp;:&nbsp;» dans l’exemple ci-haut. Les crochets sont utiles uniquement si une caractéristique peut être présente plus d’une fois.<span style="color: rgb(255, 0, 0);">  

Version du 12 janvier 2012 à 11:50

Modèle:Entete ProDon

Introduction

Les caractéristiques sont des champs entièrement configurables. Leur utilité principale est de gérer des informations pour lesquelles aucun champ n’est prévu dans le logiciel. Par exemple, quelqu’un qui voudrait gérer l’état civil de ses clients pourrait le faire.

Il est possible de configurer des caractéristiques pour gérer de l’information dans plusieurs gestions. Par exemple, la « Gestion des clients », la « Gestion des transactions », etc.

Si l’information à gérer nécessite plusieurs informations précises, il est possible de créer des groupes de caractéristiques qui contiennent plusieurs caractéristiques. Lors de l’ajout d’un groupe, toutes les caractéristiques qu’il contient sont ajoutées en une seule opération. Par exemple, quelqu'un pourrait créer un groupe nommé « Appel », qui contiendrait 2 caractéristiques. Une première pour le type d’appel fait, et une deuxième pour la durée de l’appel.


ATTENTION : Avant de créer une caractéristique, prendre connaissance du document « Catégories VS caractéristiques VS champs personnalisés ». Ce document explique les différentes possibilités de configuration.


Configuration des caractéristiques

Pour se rendre dans la « Gestion des caractéristiques », à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », puis choisir « Caractéristiques ».

Gestion des caractéristiques 001.png


Gestion des caractéristiques 002.png

A : Liste de toutes les caractéristiques.

B : Le bouton Bouton Ajouter.png permet d'ajouter une nouvelle caractéristique. Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier une caractéristique déjà existante. Le bouton Bouton Retirer.png permet de supprimer une caractéristique de la liste.


Ajout / modification d'une caractéristique

Onglet « Général »

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ajouter.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Gestion des caractéristiques 003.png

A : Cette ligne contient le nom de la caractéristique.

B : Cette ligne permet d’indiquer des notes d’utilisation de la caractéristique pour les différents utilisateurs.

C : Ce champ permet de déterminer dans quelle gestion la caractéristique sera disponible pour l'utiliser. Par exemple, pour pouvoir utiliser une caractéristique dans une fiche client, il faut choisir ici « Gestion des clients ».

D : Le type de caractéristique doit être choisi en fonction de la façon de saisir l'information de la caractéristique. Pour plus de détails sur les types de caractéristiques, consulter la section « Différents types de caractéristiques ».

E : Si cette case est cochée, il sera impossible d’ajouter la caractéristique plus d'une fois dans un élément de la gestion choisie en C.

F : Permet d’ajouter un champ à la caractéristique afin de noter la date de début.

G : Permet d’ajouter un champ à la caractéristique afin de noter la date de fin.

H : Permet d’ajouter la colonne correspondant à la caractéristique dans différentes grilles de gestion du logiciel.

ATTENTION : Cette case peut être cochée seulement si l'option en E est cochée. De plus, pour pouvoir voir la colonne dans une gestion, consulter le document « Gestion des vues ».

I : Permet d'ajouter la caractéristique à tous les éléments de la gestion choisie en C.

J : Permet de rendre obligatoire la saisie d’information pour cette caractéristique.

K : Permet de spécifier une valeur par défaut lors de nouveaux enregistrements.


Onglet « Publipostage »

Cet onglet permet de configurer une caractéristique dans le but de l'inclure à un publipostage.

Pour plus de détails sur l'utilisation d'une caractéristique en publipostage, cliquer ici.


Onglet « Format »

Différents types de caractéristiques

Il existe 7 types de caractéristique :


Type « Numérique »

Une caractéristique de type « Numérique » peut contenir des chiffres uniquement.

Gestion des caractéristiques 004.png

A : Le bouton Bouton....png contient trois configurations de format prédéfini : monétaire, pourcentage et quantité. Par la sélection de l'un d'eux, les champs B, C et D se rempliront automatiquement. Il est également possible de remplir ces champs manuellement.

B : Permet de choisir le nombre de décimales que devra contenir le chiffre. Par exemple, pour un format « Monétaire », il faut inscrire « 2 », puisqu'un format monétaire ne contient jamais plus de 2 décimales.Il est plus simple d'utiliser le bouton expliqué en A.

C : Permer de spécifier si les nombres doivent contenir une séparation entre les décimales ou les milliers. Par exemple, pour un format « Monétaire », il faudra inscrire une « , » dans la case « Décimal ». L'utilisation du bouton expliqué en A est plus rapide.

D : Permet de spécifier si un symbole doit être ajouté au nombre. Par exemple, pour un format « Monétaire », il faudra choisir « Avant » dans la liste déroulante, puis inscrire « $ » dans la deuxième case. L'utilisation du bouton expliqué en A est plus rapide.


Type « Texte »

Une caractéristique de type « Texte » n'a aucun format prédéfini. Elle se présente sous forme de texte et peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.


Type « Date et heure »

Une caractéristique de type « Date et heure » peut contenir seulement une date, seulement une heure, ou bien une date et une heure.

Gestion des caractéristiques 005.png

A : Le bouton Bouton....png contient trois configurations de format prédéfini : La date seulement, l'heure seulement ou de la date et l'heure.

B : Le bouton Bouton point interrogation.png permet d'afficher la légende de tous les formats de date et heure.

C : Cette ligne permet d'inscrire le format de date et d'heure. Dans cet exemple, il s'agit de la date seulement.

D : Ce champ permet de déterminer quel séparateur utiliser pour la date. Par exemple, si le séparateur « / » est choisi, la date s'inscrira « 13/10/2011 ».


Type « Case à cocher »

Une caractéristique de type « Case à cocher » n'a aucun format prédéfini et se présente sous forme de case à cocher.


Type « Liste de choix »

Une caractéristique de type « Liste de choix » se présente sous forme de liste déroulante dynamique (signifie qu'il sera possible d'ajouter manuellement des choix à la liste). Chaque valeur peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.

Gestion des caractéristiques 006.png

A : Il s'agit de la liste des valeurs prédéfinies. Elle sont toujours présentées en ordre alphabétiques.

B : Le bouton Bouton Ajouter.png permet d'ajouter une nouvelle valeur à la liste.

C : Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier une valeur de la liste.

D : Le bouton Bouton Retirer.png permet de supprimer une valeur de la liste.

NOTE : Lors de la saisie d'une caractéristique de type « Liste de choix », il est possible d'ajouter de nouvelles valeurs. Si une nouvelle valeur est ajoutée lors de la saisie, elle s'ajoutera automatiquement dans la « Gestion des caractéristiques ».


Type « Liste de choix prédéfinie »

Une caractéristique de type « Liste de choix prédéfinie » se présente sous forme de liste déroulante statique (signifie qu'il ne sera pas possible d'entrer manuellement une autre réponse). Chaque valeur peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.

Gestion des caractéristiques 007.png

A : Il s'agit de la liste des valeurs prédéfinies. Les valeurs peuvent être présentées dans l'ordre désiré.

B : Le bouton Bouton flèche haut.png permet de déplacer vers le haut une valeur dans la liste.

C : Le bouton Bouton flèche bas.png permet de déplacer vers le bas une valeur dans la liste.

D : Le bouton Bouton Ajouter.png permet d'ajouter une nouvelle valeur à la liste.

E : Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier une valeur de la liste.

F : Le bouton Bouton Retirer.png permet de supprimer une valeur de la liste.

NOTE : Lors de la saisie d'une caractéristique de type « Liste de choix prédéfinie », il est impossible d'ajouter de nouvelles valeurs. Les différents choix doivent être configurés dans la caractéristique.


 Type « Texte long »

Une caractéristique de type « Texte long » n'a aucun format prédéfini. Elle se présente sous forme de texte et n'a pas de limite de caractères alphanumériques.


Onglet « Groupes contenant cette caractéristique »

Avant de pouvoir accrocher une caractéristique à un groupe de caractéristiques, le groupe doit d'abord avoir été créé. Pour savoir comment faire, cliquer ici.

Gestion des caractéristiques 008.png

A : Il s'agit de la liste des caractéristiques présentes dans différents groupes de caractéristiques. Pour plus d'information concernant les groupes de caractéristiques, consulter la section « Ajout / modification d'un groupe de caractéristiques ».

B : Le bouton Bouton case à cocher vide.png permet de décocher la case sous le champ « Oblig. pour le groupe? ». Si la case est décochée, la caractéristique pourra rester vide lors de la saisie.

NOTE : Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre de déplacement du clavier pour cocher ou décocher une case.

C : Le bouton Bouton case à cocher.png permet de cocher la case sous le champ « Oblig. pour le groupe? ». Si la case est cochée, il faudra obligatoirement remplir la caractéristique lors de la saisie.

NOTE : Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre de déplacement du clavier pour cocher ou décocher une case.

D : Le bouton Bouton Ajouter.png permet d'assigner la caractéristique à un groupe déjà créé.

E : Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier le groupe auquel la caractéristique est assignée.

F : Le bouton Bouton Retirer.png permet de retirer la caractéristique d'un groupe en supprimant une ligne.


Configuration des groupes de caractéristiques

Pour se rendre dans la « Gestion des caractéristiques », à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », puis choisir « Caractéristiques ».

Gestion des caractéristiques 009.png


Sélectionner ensuite l'onglet « Groupes de caractéristiques ».

Gestion des caractéristiques 010.png

A : Liste de tous les groupes de caractéristiques.

B : Le bouton Bouton Ajouter.png permet d'ajouter un nouveau groupe de caractéristiques. Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier un groupe de caractéristiques déjà existant. Le bouton Bouton Retirer.png permet de supprimer un groupe de caractéristiques de la liste.


Ajout / modification d'un groupe de caractéristiques

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ajouter.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Gestion des caractéristiques 011.png

A : Cette ligne contient le nom du groupe de caractéristiques.

B : Cette ligne permet d’indiquer des notes d’utilisation de la caractéristique pour les différents utilisateurs.

C : Ce champ permet de déterminer dans quelle gestion le groupe de caractéristiques sera disponible pour l'utiliser. Par exemple, pour pouvoir utiliser un groupe de caractéristiques dans une fiche client, il faut choisir ici « Gestion des clients ».

D : Il s'agit de la liste des caractéristiques présentes le groupe de caractéristiques.

E : Le bouton Bouton case à cocher vide.png permet de décocher la case sous le champ « Oblig. pour le groupe? ». Si la case est décochée, la caractéristique pourra rester vide lors de la saisie.

NOTE : Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre de déplacement du clavier pour cocher ou décocher une case.

F : Le bouton Bouton case à cocher.png permet de cocher la case sous le champ « Oblig. pour le groupe? ». Si la case est cochée, il faudra obligatoirement remplir la caractéristique lors de la saisie.

NOTE : Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre de déplacement du clavier pour cocher ou décocher une case.

G : Le bouton Bouton Ajouter.png permet d'ajouter une nouvelle caractéristique au groupe de caractéristique.

NOTE : La caractéristique doit avoir été préalablement créée dans l'onglet « Caractéristiques ».

H : Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier une caractéristique de la liste.

I : Le bouton Bouton Retirer.png permet de supprimer une caractéristique de la liste.

J : Les boutons Bouton flèche haut.png et Bouton flèche bas.png permettent de déplacer vers le haut ou vers le bas les valeurs dans la liste.


Utilisation d'une caractéristique ou d'un groupe de caractéristiques

Pour chaque gestion où les caractéristiques sont disponibles (clients, transactions, etc.), l'onglet « Caractéristiques » est disponible (dans l'exemple ci-dessous, il s'agit d'une fiche de transactions).

Voici comment utiliser les 5 boutons présents dans tous les onglets « Caractéristiques » du logiciel.

Gestion des caractéristiques 012.png

A : Le bouton Bouton Ajouter.png permet d'ajouter une caractéristique.

B : Le bouton Bouton 2 plus ajouter groupe.png permet d'ajouter un groupe de caractéristiques.

C : Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier la valeur d'une caractéristique présente dans la liste.

D : Le bouton Bouton Retirer.png permet de supprimer une caractéristique de la liste.

E : Le bouton Bouton 2 moins retirer groupe.png permet de supprimer toutes les caractéristiques du même groupe que la valeur sélectionnée dans la liste.


Utilisation d'une caractéristique en publipostage

Avant d’utiliser une caractéristique dans un document maître, il est important de la configurer correctement. Pour savoir comment configurer adéquatement une caractéristique, consulter la section « Configuration des caractéristiques ».


Après avoir bien configuré la caractéristique à inclure dans un publipostage, aller dans l'onglet « Publipostage ».

ProDon Gestion Caracteristiques 011.png
A : Permet d’indiquer comment l’information doit être présentée lorsqu’on utilise la caractéristique dans un publipostage.
 B : Suite à un clic droit, un menu s’ouvre pour vous permettre d’insérer les variables de votre choix.

Notes générales :

Il est possible de taper directement du texte, comme « du : » dans l’exemple ci-haut. Les crochets sont utiles uniquement si une caractéristique peut être présente plus d’une fois.


ProDon Gestion Caracteristiques 012.png

Toutes les caractéristiques peuvent être utilisées en tant que champ de fusion dans les documents maîtres.

Les caractéristiques se retrouvent dans la sous-section « Caractéristiques ».

Les champs de fusion « caractéristique » sont tous nommés comme suit : « caract_nom de la caractéristique ».

Nom du document : ProDon:Gestion des caractéristiques


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