ProDon:Saisie de transactions de dépenses

Introduction

ProDon permet d’enregistrer des transactions de dépenses associées à des occasions de dons qui ont été préalablement définies dans la section « Ajout/Modification d'une activité de dépenses » du document « Gestion des occasions de dons ».

Ajout d'une transaction de dépenses

Pour ajouter une transaction de dépenses, se rendre d'abord dans la « Gestion des transactions ».

Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Transactions ».

Après avoir cliqué sur «  Transactions », la fenêtre suivante s'ouvre, aller dans l'onglet « Dépenses ».

A : Dans l'onglet « Dépenses » de la « Gestion des transactions », cliquer sur le bouton , afin d'ajouter une nouvelle transaction de dépense.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Inscrire la date de la transaction. Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.	B : Choisir l'occasion pour laquelle la transaction doit être effectuée en cliquant sur le bouton .
C : Choisir la dépense en cliquant sur le bouton . Les choix de dépenses ont été préalablement ajoutés lors de la création de l'occasion.	D : Inscrire, s'il y a lieu, l'activité pour laquelle la dépense est effectuée.
E : Inscrire le compte de grand livre qui doit être affecté pour la transaction.	F : Choisir les taxes qui seront appliquées sur l'objet ou le service payé.
G : Inscrire le montant de la transaction dans la première case, les 3 autres seront remplies automatiquement.	H : Si aucune taxe n'est appliquée sur la transaction, cocher cette case.
I : Si le montant des taxes doit être calculé manuellement, cocher cette case. Il sera alors possible de modifier les cases en G.	J : Si un article est acheté et qu’une gestion d’inventaire est utilisée dans ProDon, choisir l'article qui est acheté.
K : Inscrire le nombre d'articles achetés.	L : Inscrire le fournisseur de l'article acheté.
M : Permet d'inscrire une note par rapport à la transaction.	N : En cliquant sur «  Confirmer l'ajout », la transaction sera enregistrée et ProDon retournera dans l'écran des transactions.

Vérification et report des transactions de dépense

Avant de reporter les transactions de la « Gestion des transactions », il est préférable de faire une vérification à l'aide d'un rapport, pour s'assurer qu'il n'y ait aucune erreur.

Vérification du lot de transactions de dépenses

Pour vérifier un lot de transactions avant de le reporter, se rendre dans la « Gestion des transactions », puis dans l'onglet « Dépenses ».

Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur dans les transactions à reporter, générer le rapport du lot de transactions.
A : Aller dans l'onglet « Dépenses ».	B : Cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Choisir le rapport « 1. Transactions de dépenses... ».	B : Cliquer sur le bouton «  Générer ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Générer », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Sélectionner l'option « Transactions non reportées ».	B : Choisir les taxes à inscrire sur le rapport
C : Cliquer sur le bouton «  OK ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  OK », le rapport s'ouvre.

A : Vérifier chaque transaction afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur avant de les reporter.

S'il y a une ou des erreurs dans les transactions, les corriger avant de reporter le lot de transactions. Pour corriger une transaction, retourner dans la « Gestion des transactions », puis double-cliquer sur la transaction à corriger.

Report des transactions de dépenses

Une fois que les transactions sont vérifiées et qu'elles ne contiennent aucune erreur, reporter les transactions.

A : Sélectionner l'onglet « Dépenses ».	B : Cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Cliquer sur le bouton «  Confirmer » pour reporter les transactions.

Les transactions sont reportées et ne sont plus visibles dans la liste courante de la « Gestion des transactions ». Elles seront accessibles à partir de « Analyse et historique », onglet « Dépenses ».

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Nom du document : ProDon:Saisie de transactions de dépenses

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