ProDon:Préparation du document maître : Différence entre versions

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À venir!
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== Introduction  ==
  
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Le module PubliCourriel permet d'effectuer des envois massifs de courriels et de compiler des statistiques pour chaque envoi effectué (nombre de courriels envoyés, ouverts, rejetés, etc.), afin d'évaluer l'efficacité des envois. Une gestion des rejets est également intégrée pour éviter tout problème de pourriels.
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De plus, les internautes peuvent s'inscrire à des listes de distribution afin de recevoir les courriels d'informations qui les intéressent, à partir de la section «&nbsp;Inscriptions&nbsp;» du site Internet de l'organisme. À la suite de leur inscription, ils reçoivent un courriel de confirmation automatique préparé à cet effet.<br>
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L'envoi d'un PubliCourriel se résume en trois étapes importantes. Il faut d'abord préparer le document maître, préparer ensuite la liste de distribution, puis envoyer le PubliCourriel.
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Le document qui suit porte sur le préparation du document maître. Pour savoir comment préparer la liste de distribution, consulter <span style="color: rgb(255, 0, 0);">ce document</span>. Pour savoir comment envoyer le PubliCourriel, consulter <span style="color: rgb(255, 0, 0);">ce document</span>.<br>
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== Préparation du document maître<br> ==
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Avant d'effectuer l'envoi du PubliCourriel, il faut préparer le document maître.
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La préparation du document maître implique soit la mise à jour d'un document maître déjà existant ou la création d'un nouveau document maître.
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Pour mettre à jour un ancien document maître ou pour créer un nouveau document maître, se rendre dans la «&nbsp;Gestion des documents maîtres&nbsp;».
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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Pour ce faire, cliquer sur le menu «&nbsp;Envois&nbsp;», puis choisir «&nbsp;[[Image:Bouton document maître.png]] Documents maîtres&nbsp;».
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 001.png]]<br>
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| colspan="2" |
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Après avoir cliqué sur «&nbsp;[[Image:Bouton document maître.png]] Documents maîtres&nbsp;», la fenêtre suivante s'ouvre.
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 002.png]]<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Cet onglet contient tous les documents maîtres actifs.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cet onglet contient des modèles de documents maîtres fournis par '''''Logilys'''''.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Cet onglet contient tous les documents maîtres inactifs.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Cet onglet contient les documents maîtres qui sont des reçus.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton Ajouter.png]] permet de créer un nouveau document maître.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Petit Bouton Dupliquer.png]] permet de dupliquer un document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à dupliquer en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span>, puis cliquer sur le bouton [[Image:Petit Bouton Dupliquer.png]].
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton Modifier.png]] permet de modifier un document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à modifier en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span>, puis cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Modifier.png]].
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton Annuler.png]] permet de désactiver un document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à désactiver en&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span>, puis cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Annuler.png]].
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton Retirer.png]] permet de supprimer un document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à supprimer en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span>, puis cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Retirer.png]].
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'''NOTE&nbsp;:''' Cette opération est déconseillée, il est préférable de désactiver un document maître plutôt que de le supprimer. Voir la lettre <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H'''</span> pour savoir comment désactiver un document.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J&nbsp;:'''</span> Il s'agit de la liste des documents maîtres actifs.<br>
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=== Ajouter, modifier ou dupliquer un document maître de PubliCourriel<br>  ===
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| colspan="2" |
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Après avoir cliqué sur les boutons [[Image:Bouton Ajouter.png]],&nbsp;[[Image:Bouton Modifier.png]] ou&nbsp;[[Image:Petit Bouton Dupliquer.png]] de <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette fenêtre</span>, la fenêtre suivante s'ouvre.
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 003.png]]
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Nommer le document maître.
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'''NOTE&nbsp;:''' Il est conseillé d'inscrire «&nbsp;PubliCourriel&nbsp;» dans le nom du document maître afin de retrouver facilement les documents maîtres de PubliCourriels.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Il existe deux options à cette liste déroulante. L'option «&nbsp;Utiliser un document peu importe la langue&nbsp;» permet d'éditer un seul document qui sera envoyé à tous les clients de la liste de distribution, quelle que soit la langue spécifiée dans sa fiche client. L'option «&nbsp;Utiliser un document par langue&nbsp;», permet d'éditer un document pour chaque langue existante dans '''''ProDon''''', ce qui permet d'envoyer un document anglais aux clients anglophones, un document français aux clients francophones, etc.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Ces champs ne sont pas utiles pour un document maître de PubliCourriel. Pour connaître l'utilité de ces champs, consulter le document «&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">Gestion des documents maîtres</span>&nbsp;».
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Les boutons [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]] permettent d'éditer le document de chaque langue. Par exemple, le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]] Fr&nbsp;» permet d'éditer le document en français. Après avoir cliqué sur ce bouton, <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette fenêtre</span> s'ouvre.<br> '''NOTE&nbsp;:''' Si l'option «&nbsp;Utiliser un document peu importe la langue&nbsp;» a été choisie en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D'''</span>, un seul bouton est disponible.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span>&nbsp;Choisir le type de document «&nbsp;Client (ex&nbsp;:&nbsp;envoi, publipostage, étiquettes)&nbsp;».
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span>&nbsp;Cet onglet permet de choisir les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans '''''Word'''''.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Cet onglet permet de rendre disponibles des champs de fusion basés sur un lien entre deux fiches clients. Pour plus d'informations sur l'onglet&nbsp;«&nbsp;Lien&nbsp;», <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cliquer ici</span>.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> Cet onglet permet d’ajouter des sommaires à un document. Pour plus d'informations sur l'onglet&nbsp;«&nbsp;Sommaire&nbsp;», <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cliquer ici</span>.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I&nbsp;:'''</span> Cet onglet sera disponible dans une version ultérieure de '''''ProDon'''''. Les explications sont à venir.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J&nbsp;:'''</span> Sélectionner les champs de fusion qui doivent se retrouver dans le document maître. Pour ce faire, sélectionner le champ, puis appuyer sur la barre d'espacement du clavier.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton rechercher.png]] permet d'afficher ou non la <span style="color: rgb(255, 0, 0);">barre de recherche</span>.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton Modifier.png]] permet de modifier les champs configurables.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton détecter champs.png]] permet de voir la liste des champs qui ont été insérés dans le document maître.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''N&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton gros crochet.png]] permet de cocher tous les champs de fusion en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span>.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''O&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton gros X.png]] permet de décocher tous les champs de fusion en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span>.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''P&nbsp;:'''</span> Après avoir entré toutes les informations désirées, cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer la modification&nbsp;».
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'''ATTENTION&nbsp;:''' Il est important de cocher en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span> seulement les champs utilisés dans les documents maîtres puisque les champs activés ici ne pourront plus être désactivés une fois qu'un envoi aura été effectué avec cette liste de distribution. Il sera possible de décocher les champs, mais ces derniers resteront tout de même actifs sur le site du Courrielleur. De plus, tous les champs cochés devront être synchronisés un à un avec les champs inclus à la liste de distribution lors de chaque envoi, ce qui augmentera considérablement le temps d'envoi du PubliCourriel. Pour désactiver des champs sur le site du Courrielleur, contacter '''''Logilys'''''.<br>
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'''NOTE&nbsp;:''' Il est obligatoire de cocher au moins un champ en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span>, donc si aucun champ ne doit être utilisé dans le document maître, en cocher un uniquement.
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|}
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=== Éditer le document maître  ===
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]] de <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette fenêtre</span>, '''''Word''''' s'ouvre afin d'éditer le document maître.
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Pour éditer un document maître de PubliCourriel, '''''Word''''' doit être en affichage «&nbsp;Web&nbsp;», afin de voir le document tel qu'il sera envoyé.
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Pour savoir comment activer l'affichage «&nbsp;Web&nbsp;», <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir les sections «&nbsp;Avec Word 2003&nbsp;», «&nbsp;Avec Word 2007&nbsp;» ou «&nbsp;Avec Word 2010&nbsp;»</span>.
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==== Règles de mise en page  ====
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Il y a plusieurs règles à respecter lors de l'édition du document maître afin que la mise en page soit adéquate pour le PubliCourriel, les voici&nbsp;:<br>
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*Puisque le document sera converti en page HTML à partir de '''''Word''''', le texte doit être rédigé dans un tableau afin que le document en HTML soit le plus ressemblant possible lors de la réception du PubliCourriel dans Outlook, Hotmail, Gmail, etc.<br>Pour un exemple de document maître dans un tableau, <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir la lettre... des sections «&nbsp;Éditer le document maître avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010&nbsp;»</span>.
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*Une seule image peut être insérée par cellule. <br>Pour un exemple d'image dans une cellule, <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir la lettre... des sections «&nbsp;Éditer le document maître avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010&nbsp;»</span>.
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*Il est préférable d'utiliser un seul style de police (couleur, grosseur, police, etc.) par cellule.
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*Lors de l'ajout de liens hypertextes dans le courriel, ne pas inscrire l'adresse Internet, utiliser plutôt un lien tel que&nbsp;: «&nbsp;Cliquer ici&nbsp;». <br>Pour des exemples de liens hypertextes, <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir la lettre... des sections «&nbsp;Éditer le document maître avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010&nbsp;»</span>.
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*Pour inviter les gens à transférer le courriel à quelqu'un, utiliser le lien hypertexte «&nbsp;[FORWARD]&nbsp;».<br>Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document '''''Word''''', <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir la lettre... des sections «&nbsp;Ajout d'un lien hypertexte avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010&nbsp;»</span>.
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*Pour informer les gens qu'il est possible de voir le courriel avec un navigateur Internet, utiliser le lien hypertexte «&nbsp;[SHOWEMAIL]&nbsp;».<br>Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document '''''Word''''', <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir la lettre... des sections «&nbsp;Ajout d'un lien hypertexte avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010&nbsp;»</span>.
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*Pour offrir aux gens de se désinscrire, utiliser le lien hypertexte «&nbsp;[UNSUBSCRIBE]&nbsp;».<br>Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document '''''Word''''', <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir la lettre... des sections «&nbsp;Ajout d'un lien lien hypertexte avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010&nbsp;»</span>. <br>'''ATTENTION&nbsp;:''' Le lien de désinscription doit être clair et spécifier pour quelle liste de distribution la désinscription sera effectuée.<br>
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*Toujours utiliser le bouton «&nbsp;Enregistrer&nbsp;», pas «&nbsp;Enregistrer sous&nbsp;». '''''ProDon''''' enregistre le document à un endroit en particulier et il ne faut pas modifier son emplacement.
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==== Éditer le document maître avec Word 2003  ====
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]], '''''Word''''' s'ouvre afin d'éditer le document maître.<br>
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'''NOTE&nbsp;:''' Bien respecter toutes les <span style="color: rgb(255, 0, 0);">règles de mise en page</span>.<br>
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 004.png]]<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Pour que le document soit en affichage «&nbsp;Web&nbsp;» afin de le visualiser tel qu'il sera envoyé, cliquer sur le menu «&nbsp;Affichage&nbsp;», puis sur «&nbsp;[[Image:Bouton affichage Web.png]] Web&nbsp;».<br>
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| width="50%" |
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Il est très important de créer le document maître dans un tableau.<br>
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'''NOTE&nbsp;:''' Il est possible de rendre les lignes du tableau invisibles afin que le courriel ne paraîsse pas d'avoir été édité dans un tableau.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Ne jamais ajouter plus d'une image par cellule. Si l'image doit prendre plus d'une cellule, fusionner les cellules avant de l'insérer. Dans cet exemple, 4 cellules ont été fusionnées afin que l'image puisse prendre toute la largeur du tableau et la hauteur s'est ajustée automatiquement. De plus, l'image doit avoir la bonne dimension avant d'être insérée dans le tableau, il ne faut pas la redimensionner.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Il s'agit de trois liens hypertextes. Pour savoir comment ajouter des liens hypertextes, consulter <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette section</span>.<br>
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| colspan="2" |
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'''NOTE&nbsp;:''' Pour savoir comment ajouter des champs de fusion dans le document, consulter la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres#.C3.89dition_d.27un_document|Édition d'un document]]&nbsp;», du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres|Gestion des documents maîtres]]&nbsp;».
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|}
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===== Ajouter un lien hypertexte avec Word 2003  =====
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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|-
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 005.png]]<br>
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|-
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| width="50%" |
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Pour ajouter un lien hypertexte, sélectionner le texte sur lequel le lien doit être ajouté, puis faire un clic-droit.
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| width="50%" |
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Après avoir fait un clic-droit sur le texte sélectionné en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, ce menu s'ouvre, cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton lien hypertexte.png]] Lien hypertexte...&nbsp;».
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|}
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 +
<br>
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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|-
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| colspan="2" |
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Après avoir cliqué sur «&nbsp;[[Image:Bouton lien hypertexte.png]] Lien hypertexte...&nbsp;», la fenêtre suivante s'ouvre.
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|-
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 006.png]]<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Inscrire l'adresse vers laquelle le lien doit pointer. Le lien de cet exemple sert à transférer le courriel à quelqu'un.
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| width="50%" |
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Après avoir inscrit l'adresse vers laquelle le lien doit pointer, cliquer sur le bouton «&nbsp;OK&nbsp;».
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|}
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<br>
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==== Éditer le document maître avec Word 2007  ====
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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|-
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| colspan="2" |
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]], '''''Word''''' s'ouvre afin d'éditer le document maître.<br>
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'''NOTE&nbsp;:''' Bien respecter toutes les <span style="color: rgb(255, 0, 0);">règles de mise en page</span>.<br>
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|-
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 007.png]]<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Pour que le document soit en affichage «&nbsp;Web&nbsp;» afin de le visualiser tel qu'il sera envoyé, cliquer sur le bouton [[Image:Bouton affichage Web.png]].<br>
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| width="50%" |
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Il est très important de créer le document maître dans un tableau.
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'''NOTE&nbsp;:''' Il est possible de rendre les lignes du tableau invisibles afin que le courriel ne paraîsse pas d'avoir été édité dans un tableau.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Ne jamais ajouter plus d'une image par cellule. Si l'image doit prendre plus d'une cellule, fusionner les cellules avant de l'insérer. Dans cet exemple, 4 cellules ont été fusionnées afin que l'image puisse prendre toute la largeur du tableau et la hauteur s'est ajustée automatiquement. De plus, l'image doit avoir la bonne dimension avant d'être insérée dans le tableau, il ne faut pas la redimensionner.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Il s'agit de trois liens hypertextes. Pour savoir comment ajouter des liens hypertextes, consulter <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette section</span>.<br>
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|-
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| colspan="2" |
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'''NOTE&nbsp;:''' Pour savoir comment ajouter des champs de fusion dans le document, consulter la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres#.C3.89dition_d.27un_document|Édition d'un document]]&nbsp;», du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres|Gestion des documents maîtres]]&nbsp;».<br>
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|}
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<br>
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===== Ajouter un lien hypertexte avec Word 2007  =====
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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|-
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 008.png]]<br>
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|-
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| width="50%" |
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Pour ajouter un lien hypertexte, sélectionner le texte sur lequel le lien doit être ajouté, puis faire un clic-droit.
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| width="50%" |
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Après avoir fait un clic-droit sur le texte sélectionné en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, ce menu s'ouvre, cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton lien hypertexte.png]] Lien hypertexte...&nbsp;».
 +
 
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|}
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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|-
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| colspan="2" |
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Après avoir cliqué sur «&nbsp;[[Image:Bouton lien hypertexte.png]] Lien hypertexte...&nbsp;», la fenêtre suivante s'ouvre.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Inscrire l'adresse vers laquelle le lien doit pointer. Le lien de cet exemple sert à transférer le courriel à quelqu'un.
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'''NOTE&nbsp;:''' Bien respecter toutes les <span style="color: rgb(255, 0, 0);">règles de mise en page</span>.<br>
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'''NOTE&nbsp;:''' Il est possible de rendre les lignes du tableau invisibles afin que le courriel ne paraîsse pas d'avoir été édité dans un tableau.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Ne jamais ajouter plus d'une image par cellule. Si l'image doit prendre plus d'une cellule, fusionner les cellules avant de l'insérer. Dans cet exemple, 4 cellules ont été fusionnées afin que l'image puisse prendre toute la largeur du tableau et la hauteur s'est ajustée automatiquement. De plus, l'image doit avoir la bonne dimension avant d'être insérée dans le tableau, il ne faut pas la redimensionner.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Il s'agit de trois liens hypertextes. Pour savoir comment ajouter des liens hypertextes, consulter <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette section</span>.<br>
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'''NOTE&nbsp;:''' Pour savoir comment ajouter des champs de fusion dans le document, consulter la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres#.C3.89dition_d.27un_document|Édition d'un document]]&nbsp;», du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres|Gestion des documents maîtres]]&nbsp;».
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Après avoir fait un clic-droit sur le texte sélectionné en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, ce menu s'ouvre, cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton lien hypertexte.png]] Lien hypertexte...&nbsp;».
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Version du 10 juillet 2012 à 15:09

Modèle:Entete ProDon

Introduction

Le module PubliCourriel permet d'effectuer des envois massifs de courriels et de compiler des statistiques pour chaque envoi effectué (nombre de courriels envoyés, ouverts, rejetés, etc.), afin d'évaluer l'efficacité des envois. Une gestion des rejets est également intégrée pour éviter tout problème de pourriels.


De plus, les internautes peuvent s'inscrire à des listes de distribution afin de recevoir les courriels d'informations qui les intéressent, à partir de la section « Inscriptions » du site Internet de l'organisme. À la suite de leur inscription, ils reçoivent un courriel de confirmation automatique préparé à cet effet.


L'envoi d'un PubliCourriel se résume en trois étapes importantes. Il faut d'abord préparer le document maître, préparer ensuite la liste de distribution, puis envoyer le PubliCourriel.


Le document qui suit porte sur le préparation du document maître. Pour savoir comment préparer la liste de distribution, consulter ce document. Pour savoir comment envoyer le PubliCourriel, consulter ce document.


Préparation du document maître

Avant d'effectuer l'envoi du PubliCourriel, il faut préparer le document maître.

La préparation du document maître implique soit la mise à jour d'un document maître déjà existant ou la création d'un nouveau document maître.

Pour mettre à jour un ancien document maître ou pour créer un nouveau document maître, se rendre dans la « Gestion des documents maîtres ».

Pour ce faire, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « Bouton document maître.png Documents maîtres ».

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 001.png


Après avoir cliqué sur « Bouton document maître.png Documents maîtres », la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 002.png

A : Cet onglet contient tous les documents maîtres actifs.

B : Cet onglet contient des modèles de documents maîtres fournis par Logilys.

C : Cet onglet contient tous les documents maîtres inactifs.

D : Cet onglet contient les documents maîtres qui sont des reçus.

E : Le bouton Bouton Ajouter.png permet de créer un nouveau document maître.

F : Le bouton Petit Bouton Dupliquer.png permet de dupliquer un document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à dupliquer en J, puis cliquer sur le bouton Petit Bouton Dupliquer.png.

G : Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier un document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à modifier en J, puis cliquer sur le bouton Bouton Modifier.png.

H : Le bouton Bouton Annuler.png permet de désactiver un document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à désactiver en J, puis cliquer sur le bouton Bouton Annuler.png.

I : Le bouton Bouton Retirer.png permet de supprimer un document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à supprimer en J, puis cliquer sur le bouton Bouton Retirer.png.

NOTE : Cette opération est déconseillée, il est préférable de désactiver un document maître plutôt que de le supprimer. Voir la lettre H pour savoir comment désactiver un document.

J : Il s'agit de la liste des documents maîtres actifs.


Ajouter, modifier ou dupliquer un document maître de PubliCourriel

Après avoir cliqué sur les boutons Bouton Ajouter.png, Bouton Modifier.png ou Petit Bouton Dupliquer.png de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 003.png

A : Nommer le document maître.

NOTE : Il est conseillé d'inscrire « PubliCourriel » dans le nom du document maître afin de retrouver facilement les documents maîtres de PubliCourriels.

B : Il existe deux options à cette liste déroulante. L'option « Utiliser un document peu importe la langue » permet d'éditer un seul document qui sera envoyé à tous les clients de la liste de distribution, quelle que soit la langue spécifiée dans sa fiche client. L'option « Utiliser un document par langue », permet d'éditer un document pour chaque langue existante dans ProDon, ce qui permet d'envoyer un document anglais aux clients anglophones, un document français aux clients francophones, etc.

C : Ces champs ne sont pas utiles pour un document maître de PubliCourriel. Pour connaître l'utilité de ces champs, consulter le document « Gestion des documents maîtres ».

D : Les boutons Bouton Ouvrir Editeur.png permettent d'éditer le document de chaque langue. Par exemple, le bouton « Bouton Ouvrir Editeur.png Fr » permet d'éditer le document en français. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.
NOTE : Si l'option « Utiliser un document peu importe la langue » a été choisie en D, un seul bouton est disponible.

E : Choisir le type de document « Client (ex : envoi, publipostage, étiquettes) ».

F : Cet onglet permet de choisir les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans Word.

G : Cet onglet permet de rendre disponibles des champs de fusion basés sur un lien entre deux fiches clients. Pour plus d'informations sur l'onglet « Lien », cliquer ici.

H : Cet onglet permet d’ajouter des sommaires à un document. Pour plus d'informations sur l'onglet « Sommaire », cliquer ici.


I : Cet onglet sera disponible dans une version ultérieure de ProDon. Les explications sont à venir.

J : Sélectionner les champs de fusion qui doivent se retrouver dans le document maître. Pour ce faire, sélectionner le champ, puis appuyer sur la barre d'espacement du clavier.

K : Le bouton Bouton rechercher.png permet d'afficher ou non la barre de recherche.

L : Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier les champs configurables.

M : Le bouton Bouton détecter champs.png permet de voir la liste des champs qui ont été insérés dans le document maître.

N : Le bouton Bouton gros crochet.png permet de cocher tous les champs de fusion en J.

O : Le bouton Bouton gros X.png permet de décocher tous les champs de fusion en J.

P : Après avoir entré toutes les informations désirées, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer la modification ».

ATTENTION : Il est important de cocher en J seulement les champs utilisés dans les documents maîtres puisque les champs activés ici ne pourront plus être désactivés une fois qu'un envoi aura été effectué avec cette liste de distribution. Il sera possible de décocher les champs, mais ces derniers resteront tout de même actifs sur le site du Courrielleur. De plus, tous les champs cochés devront être synchronisés un à un avec les champs inclus à la liste de distribution lors de chaque envoi, ce qui augmentera considérablement le temps d'envoi du PubliCourriel. Pour désactiver des champs sur le site du Courrielleur, contacter Logilys.

NOTE : Il est obligatoire de cocher au moins un champ en J, donc si aucun champ ne doit être utilisé dans le document maître, en cocher un uniquement.


Éditer le document maître

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ouvrir Editeur.png de cette fenêtre, Word s'ouvre afin d'éditer le document maître.

Pour éditer un document maître de PubliCourriel, Word doit être en affichage « Web », afin de voir le document tel qu'il sera envoyé.

Pour savoir comment activer l'affichage « Web », voir les sections « Avec Word 2003 », « Avec Word 2007 » ou « Avec Word 2010 ».


Règles de mise en page

Il y a plusieurs règles à respecter lors de l'édition du document maître afin que la mise en page soit adéquate pour le PubliCourriel, les voici :

  • Puisque le document sera converti en page HTML à partir de Word, le texte doit être rédigé dans un tableau afin que le document en HTML soit le plus ressemblant possible lors de la réception du PubliCourriel dans Outlook, Hotmail, Gmail, etc.
    Pour un exemple de document maître dans un tableau, voir la lettre... des sections « Éditer le document maître avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010 ».
  • Une seule image peut être insérée par cellule.
    Pour un exemple d'image dans une cellule, voir la lettre... des sections « Éditer le document maître avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010 ».
  • Il est préférable d'utiliser un seul style de police (couleur, grosseur, police, etc.) par cellule.
  • Lors de l'ajout de liens hypertextes dans le courriel, ne pas inscrire l'adresse Internet, utiliser plutôt un lien tel que : « Cliquer ici ».
    Pour des exemples de liens hypertextes, voir la lettre... des sections « Éditer le document maître avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010 ».
  • Pour inviter les gens à transférer le courriel à quelqu'un, utiliser le lien hypertexte « [FORWARD] ».
    Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la lettre... des sections « Ajout d'un lien hypertexte avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010 ».
  • Pour informer les gens qu'il est possible de voir le courriel avec un navigateur Internet, utiliser le lien hypertexte « [SHOWEMAIL] ».
    Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la lettre... des sections « Ajout d'un lien hypertexte avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010 ».
  • Pour offrir aux gens de se désinscrire, utiliser le lien hypertexte « [UNSUBSCRIBE] ».
    Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la lettre... des sections « Ajout d'un lien lien hypertexte avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010 ».
    ATTENTION : Le lien de désinscription doit être clair et spécifier pour quelle liste de distribution la désinscription sera effectuée.
  • Toujours utiliser le bouton « Enregistrer », pas « Enregistrer sous ». ProDon enregistre le document à un endroit en particulier et il ne faut pas modifier son emplacement.


Éditer le document maître avec Word 2003

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ouvrir Editeur.png, Word s'ouvre afin d'éditer le document maître.

NOTE : Bien respecter toutes les règles de mise en page.

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 004.png

A : Pour que le document soit en affichage « Web » afin de le visualiser tel qu'il sera envoyé, cliquer sur le menu « Affichage », puis sur « Fichier:Bouton affichage Web.png Web ».

B : Il est très important de créer le document maître dans un tableau.

NOTE : Il est possible de rendre les lignes du tableau invisibles afin que le courriel ne paraîsse pas d'avoir été édité dans un tableau.

C : Ne jamais ajouter plus d'une image par cellule. Si l'image doit prendre plus d'une cellule, fusionner les cellules avant de l'insérer. Dans cet exemple, 4 cellules ont été fusionnées afin que l'image puisse prendre toute la largeur du tableau et la hauteur s'est ajustée automatiquement. De plus, l'image doit avoir la bonne dimension avant d'être insérée dans le tableau, il ne faut pas la redimensionner.

D : Il s'agit de trois liens hypertextes. Pour savoir comment ajouter des liens hypertextes, consulter cette section.

NOTE : Pour savoir comment ajouter des champs de fusion dans le document, consulter la section « Édition d'un document », du document « Gestion des documents maîtres ».


Ajouter un lien hypertexte avec Word 2003
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 005.png

A : Pour ajouter un lien hypertexte, sélectionner le texte sur lequel le lien doit être ajouté, puis faire un clic-droit.

B : Après avoir fait un clic-droit sur le texte sélectionné en A, ce menu s'ouvre, cliquer sur « Bouton lien hypertexte.png Lien hypertexte... ».


Après avoir cliqué sur « Bouton lien hypertexte.png Lien hypertexte... », la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 006.png

A : Inscrire l'adresse vers laquelle le lien doit pointer. Le lien de cet exemple sert à transférer le courriel à quelqu'un.

B : Après avoir inscrit l'adresse vers laquelle le lien doit pointer, cliquer sur le bouton « OK ».


Éditer le document maître avec Word 2007

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ouvrir Editeur.png, Word s'ouvre afin d'éditer le document maître.

NOTE : Bien respecter toutes les règles de mise en page.

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 007.png

A : Pour que le document soit en affichage « Web » afin de le visualiser tel qu'il sera envoyé, cliquer sur le bouton Fichier:Bouton affichage Web.png.

B : Il est très important de créer le document maître dans un tableau.

NOTE : Il est possible de rendre les lignes du tableau invisibles afin que le courriel ne paraîsse pas d'avoir été édité dans un tableau.

C : Ne jamais ajouter plus d'une image par cellule. Si l'image doit prendre plus d'une cellule, fusionner les cellules avant de l'insérer. Dans cet exemple, 4 cellules ont été fusionnées afin que l'image puisse prendre toute la largeur du tableau et la hauteur s'est ajustée automatiquement. De plus, l'image doit avoir la bonne dimension avant d'être insérée dans le tableau, il ne faut pas la redimensionner.

D : Il s'agit de trois liens hypertextes. Pour savoir comment ajouter des liens hypertextes, consulter cette section.

NOTE : Pour savoir comment ajouter des champs de fusion dans le document, consulter la section « Édition d'un document », du document « Gestion des documents maîtres ».


Ajouter un lien hypertexte avec Word 2007
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 008.png

A : Pour ajouter un lien hypertexte, sélectionner le texte sur lequel le lien doit être ajouté, puis faire un clic-droit.

B : Après avoir fait un clic-droit sur le texte sélectionné en A, ce menu s'ouvre, cliquer sur « Bouton lien hypertexte.png Lien hypertexte... ».


Après avoir cliqué sur « Bouton lien hypertexte.png Lien hypertexte... », la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 009.png

A : Inscrire l'adresse vers laquelle le lien doit pointer. Le lien de cet exemple sert à transférer le courriel à quelqu'un.

B : Après avoir inscrit l'adresse vers laquelle le lien doit pointer, cliquer sur le bouton « OK ».


Éditer le document maître avec Word 2010

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ouvrir Editeur.png, Word s'ouvre afin d'éditer le document maître.

NOTE : Bien respecter toutes les règles de mise en page.

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 010.png

A : Pour que le document soit en affichage « Web » afin de le visualiser tel qu'il sera envoyé, cliquer sur le bouton Fichier:Bouton affichage Web.png.

B : Il est très important de créer le document maître dans un tableau.

NOTE : Il est possible de rendre les lignes du tableau invisibles afin que le courriel ne paraîsse pas d'avoir été édité dans un tableau.

C : Ne jamais ajouter plus d'une image par cellule. Si l'image doit prendre plus d'une cellule, fusionner les cellules avant de l'insérer. Dans cet exemple, 4 cellules ont été fusionnées afin que l'image puisse prendre toute la largeur du tableau et la hauteur s'est ajustée automatiquement. De plus, l'image doit avoir la bonne dimension avant d'être insérée dans le tableau, il ne faut pas la redimensionner.

D : Il s'agit de trois liens hypertextes. Pour savoir comment ajouter des liens hypertextes, consulter cette section.

NOTE : Pour savoir comment ajouter des champs de fusion dans le document, consulter la section « Édition d'un document », du document « Gestion des documents maîtres ».


Ajouter un lien hypertexte avec Word 2010
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 011.png

A : Pour ajouter un lien hypertexte, sélectionner le texte sur lequel le lien doit être ajouté, puis faire un clic-droit.

B : Après avoir fait un clic-droit sur le texte sélectionné en A, ce menu s'ouvre, cliquer sur « Bouton lien hypertexte.png Lien hypertexte... ».


Après avoir cliqué sur « Bouton lien hypertexte.png Lien hypertexte... », la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 012.png

A : Inscrire l'adresse vers laquelle le lien doit pointer. Le lien de cet exemple sert à transférer le courriel à quelqu'un.

B : Après avoir inscrit l'adresse vers laquelle le lien doit pointer, cliquer sur le bouton « OK ».



---- Nom du document : ProDon:Préparation du document maître

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