ProDon:Lexique

LISTE SOMMAIRE DES PRINCIPAUX TERMES DU LOGICIEL

Voici une liste sommaire des principaux termes utilisés dans les documents d’aide.

N.B. Les documents d’aide sont conçus pour vous faciliter l’apprentissage et vous offrir une meilleure compréhension du logiciel, vous permettant ainsi d’utiliser son potentiel au maximum.

Nous nous efforçons de tenir ces documents à jour et d’en créer de nouveaux suite à l’analyse des interventions faites avec nos clients. Si à la lecture de ces documents, certaines parties ne vous semblent pas claires, ou si vous constatez des erreurs, faites-le nous savoir et nous ferons les corrections qui s’imposent, car c’est avec votre aide que nous pourrons améliorer cette documentation.

Merci de votre collaboration!

Activité	Pour chaque occasion de dons, une ou plusieurs activités doivent être définies afin de détailler les transactions liées à cette occasion de dons.
Affiliation	Une affiliation représente le cheminement possible d’un client vers un autre en passant par les liens qui l’unissent à d’autres clients. Par exemple, pour vérifier rapidement si la fondation connait quelqu'un qui connait quelqu'un qui connait...
Analyse & historique	Menu qui donne accès à toutes les transactions de la base de données et plus; transactions bénéficiaires, transactions perçues, envois engagements, dépenses, participants, articles, etc.
Appellation	Mot précédant le prénom d’un client dans une salutation standard; Monsieur, Madame, etc.
Assignation de nouvelles valeurs	Pour diverses raisons, il peut arriver que vous ayez à réorganiser la structure de votre base de données. Cette procédure vous permet de faire des modifications rapidement et assez simplement. Ces modifications sont irréversibles et comportent un certain risque.
Barre de recherche	Cette barre vous permet de rechercher rapidement des enregistrements en inscrivant simplement une partie de texte dans la boite de recherche. Pour faire apparaître/disparaître cette bande, appuyez sur « F9 ».
Bénéficiaire	Indique si le client est bénéficiaire ou donateur. Dans l’édition du client, allez dans l’onglet « 2-Info » et cochez la case « Bénéficiaire ».
Bien	Lorsque le don est de nature autre que monétaire (ex. meubles, articles divers), dans la gestion des transactions, le mode de paiement « Nature » doit être choisi. Les cases « Bien(s) » et « Évaluateur » deviennent alors actives pour inscrire les informations requises.
Boite de recherche	Dans la barre de recherche, on retrouve une case vide en haut de chaque colonne. C’est dans cette case que l’on inscrit les critères de recherche.
Catégories de clients	Indiquez ici si le client est, par exemple : bénévole, membre du CA, bénévole de la campagne 2006, etc.
Caractéristique	Permet de garder une information dans ProDon si aucun champ déjà présent ne permet de le faire. Il est possible d’y spécifier un nom, une valeur, ainsi que des dates de début et fin.
Champ	Dans une base de données, chaque donnée saisie est insérée dans une colonne qui porte un nom unique. Généralement, le nom de l’entête de la colonne est le nom du champ.
Champ de fusion	Lors du publipostage, ce sont les champs à insérer dans un document Word.
Champ obligatoire	Si vous obtenez le message suivant : information manquante, sauvegarde annulée; recherchez le champ dont le libellé est bleu et complétez l’information manquante.
Clients (gestion des)	Les donateurs, bénéficiaires, défunts, solliciteurs, etc. sont inscrits dans la gestion des clients.
Code GL (Grand Livre)	Il est possible d’inscrire les codes GL spécifiques pour chaque activité. Ces codes sont utiles dans ProDon lors de la production des rapports et aussi lors du transfert des données vers un logiciel comptable.
Comptes de banque (gestion des)	Lors d’un dépôt, on doit inscrire le nom de l’institution financière où le dépôt sera fait, ainsi que son numéro de compte. C’est dans cette gestion que ces informations sont inscrites.
Contact	Liste des différents contacts pour un client donné. Principalement utilisé dans les informations d’une compagnie.
Date saisie ou Créé le	Date à laquelle la saisie de données a été faite. Cette date ne peut être modifiée, contrairement aux autres champs date.
Dépense	Dépenses occasionnées par la tenue d’occasions qui génèrent des revenus (Ex. : service de traiteur, location de salles, achat de nourriture, etc.)
Dépôt	Somme déposée en lot, soit par chèque, argent comptant ou autres.
Document	Document à émettre avec Word, manuellement ou par méthode automatique, à la suite du report d’un lot de transactions.
Documents maîtres (gestion des)	Document Word qui utilise des champs de fusion pour le publipostage. Des modèles de document maître se retrouvent dans l’onglet *Modèles Logilys*. Vous devez dupliquer ces modèles pour les utiliser.
Don In memoriam	Don fait en mémoire d’un défunt. Ce type de don implique généralement trois individus, le donateur, le défunt et la famille à aviser du don.
Don anonyme	Lié à la case à cocher de l’onglet « 2-Info » de la fiche client. Vous devrez vous assurer de ne pas faire figurer ces transactions sur des rapports qui seront publics.
Doublon	Un doublon est un client présent plus d’une fois dans la base de donnée aux mêmes coordonnées. Il est possible de fusionner les deux fiches en une seule grâce à l’outil liste personnalisée de doublons.
Effectuer le report des transactions	Lorsque vos transactions sont enregistrées dans ProDon, vous devez valider celles-ci après avoir validé les informations. Lorsque vous effectuez ce report des transactions, un numéro de lot y est rattaché.
Effet bancaire	Un effet bancaire est de l’argent sous une autre forme qu’en espèces. Par exemple : mandat poste, chèque, etc.
Engagement	Don fait en plusieurs versements. Implique généralement une fréquence de versement fixe ou encore un objectif ciblé. Nécessite le module « Engagement et prospection ».
Espèce	Terme pour désigner de l’argent sous forme de comptant.
Évaluateur	Champ disponible dans une transaction ayant un mode de paiement en nature afin d’y saisir le nom et l’adresse d’un évaluateur externe.
Exportation et fusion	Possibilité d’exporter des données vers des documents de format Word, Excel, Texte.
Filtre	Ce bouton est accessible dans la plupart des menus et vous permet de bâtir un filtre contenant des critères spécifiques de recherche. Ce filtre sera accessible ultérieurement si vous le sauvegardez.
Filtre sauvegardé	Une fois que le filtre est bâti, vous pouvez le sauvegarder. Inscrivez un titre dans la case Filtre sauvegardé et appuyez sur « Filtre + ».
Fonction de recherche	Fonction spéciale que l’on saisit dans la boite de recherche afin d’isoler des transactions de divers formats (date, nombre, valeur logique), ou encore de traiter des formats texte par critère spécifique.
Fonction spéciale	Bouton accessible dans plusieurs gestions : Client, Analyse et historique, Transactions... permettant des fonctions de modification avancée.
GL (Grand Livre)	Codes du Grand Livre. Référant à un système comptable.
Grille de gestion	Dans le menu principal, lorsque vous cliquez sur un bouton pour accéder à la gestion des données, la première fenêtre qui s’ouvre est appelée une grille de gestion.
Lié à (1)	Principalement utilisé pour noter le défunt (dans « Lien client(s) » d’une occasion de dons In memoriam).
Lié à (2)	Principalement utilisé pour noter la personne à aviser (idem).
Lien	Élément reliant deux fiches clients. Un parent est lié à son enfant par un lien « Parent / Enfant ». Très utile à long terme, il est intéressant de noter des liens aussi divers que les bons amis ou les fournisseurs de nos clients.
Liste active	Comprend tous les enregistrements apparaissant dans la liste affichée.
Liste de choix	Dans le filtre, si le champ sélectionné contient des valeurs prédéfinies, possibilité de sélectionner une ou plusieurs valeurs.
Liste des effets bancaires	Rapport généralement annexé à un bordereau de dépôt contenant la liste des effets bancaires et le détail des espèces.
Liste personnalisée	Il est possible d’assigner des clients à une liste en utilisant des critères de sélection spécifiques. On peut par la suite rappeler cette liste de clients par le bouton filtre.
Liste statique	Permet de créer une liste qui ne se tiendra pas à jour d’elle-même. Il est donc possible de consulter la liste telle qu’elle était, plus tard.
Liste dynamique	Permet de créer une liste qui se tient à jour en fonction des critères qui ont servi à la créer. Le nombre de clients présent dans cette liste peut donc varier fréquemment.
Lots	Chaque report de transactions est rattaché à un numéro de lot unique, ce qui facilite la vérification future des informations.
Mise à jour (menu)	Ce bouton vous donne accès au menu « Valeur par défaut » qui permet de remplir des champs avec une information donnée lors de la saisie de transactions, engagements ou clients.
Mode de paiement	Gestion où sont inscrits les différents modes de paiements (argent comptant, chèque, Master Card, Visa, nature, etc.)
Nature	Dans la « Gestion des transactions », lorsque le mode de paiement « Nature » est choisi, les cases « Bien(s) » et « Évaluateur » deviennent actives pour inscrire les informations requises.
NUC	Numéro Unique Client que ProDon attribue automatiquement lors de l’entrée d’un nouveau client.
Numéro de compte	Un numéro de compte doit être assigné pour chaque institution bancaire où les dépôts seront effectués.
Ordre de saisie des informations	Dans la « Gestion des transactions», vous pouvez choisir l’ordre dans lequel la saisie des informations sera faite. Vous pouvez aussi sauter des champs inutiles pour vos saisies. Se configure sous « Mise à jour » puis « Valeur par défaut ».
Perceptech	Compagnie tierce traitant électroniquement des transactions telles que les virements bancaires ou les paiements par carte de crédit.
Périodes (gestion des)	Gestion où sont entrées les différentes périodes de temps (cumulatif à vie, cumulatif annuel, etc.)
Préférences utilisateur / système	Permet de configurer plusieurs éléments de ProDon. Les préférences utilisateur sont uniques par profil utilisateur de ProDon. Les préférences systèmes sont modifiables uniquement par le profil superviseur et ont un impact sur tous les usagers.
Promesse de dons	Permet d’enregistrer la transaction même si aucun paiement n’a été versé. Voir mode de paiement.
Prospection	Permet de planifier des objectifs en lien avec des engagements.
Publipostage	Pour la production de lettres, listes, étiquettes, etc. Un document maître Word utilisant des champs de fusion est créé.
Publipostage de type client	Permet de générer des documents rattachés aux données qui se trouvent dans la fiche client.
Publipostage de type transaction	Permet de générer des documents rattachés aux données des différentes transactions.
Rapports	Accessible par l’icône représentant une imprimante. Il vous donne la possibilité de visualiser ou d’imprimer des rapports.
Recherche	Pour trouver rapidement des enregistrements en inscrivant seulement une partie du contenu du champ dans la boite de recherche au-dessus de la colonne désirée. Note : Placer le curseur sur une ligne, puis double-cliquer dans l’en-tête d’une colonne vide afin de copier automatiquement le contenu de cette ligne dans le critère de recherche.
Recherche obligatoire	Option du menu « Recherche » qui vous permet d’accéder plus rapidement à une grille en affichant une grille vide.
Reçu	Cette grille de gestion a pour fonction d’émettre les reçus suite à l’action de valider et accepter un lot de transaction. Dans « Traitement des reçus à émettre », les transactions pour lesquelles il y a un reçu à émettre sont affichées dans la liste active.
Reçu à calculer	Reçu dont le montant devra être calculé plus tard en fonction des dépenses engendrées dans le cadre de l’occasion. Note : Lorsque le montant du reçu est connu, allez dans la «Gestion des occasions de dons », puis inscrire le montant pour l’activité concernée. Le reçu sera alors transféré dans l’onglet «Reçus à émettre ».
Reçu à émettre	Reçu dont le montant est connu et qui peut être émis.
Reçu annuel	Reçu dont le montant est le cumulatif des dons de la période en cours pour un même donateur. Habituellement émis une seule fois par année.
Réimpression	Document pour lequel une première tentative d’impression a échoué. (Apparaît seulement si la tentative d’impression a échoué.)
Restauration des données	À utiliser uniquement en cas de problème, permet de remettre la base de données à l’état où elle était à un point précis (sauvegardes). Naturellement, tous les changements (transactions/correction d’adresse, émission de reçus, etc.) depuis la dernière sauvegarde sont perdus.
Résumé d’un dépôt (lot de transactions)	Accessible dans la « Gestion des transactions », par le bouton imprimante. Ce rapport vous donne la liste résumée d’un dépôt pour un lot reporté ou non.
Salutation	Champ fusionné regroupant plusieurs champs avec une disposition spécifique et qui sera utilisé lors du publipostage. On retrouve la salutation courte et lasalutation longue.
Salutation courte	Ne contient habituellement que le champ «Appellation».
Salutation longue	Contient normalement les champs «Appellation», «Prénom», «Nom» et «Suffixe».
Sauvegarde des données	Procédure de sauvegarde de la base de données qui créera un fichier portant la date et l’heure de la sauvegarde dans le nom du fichier. À FAIRE QUOTIDIENNEMENT!
Secteur d’activité	Gestion qui permet de spécifier les secteurs d’activités dans lesquels peuvent œuvrer les clients ( ex. : agriculture, commerce au détail, médical, industrie, enseignement, etc.)
Solliciteur	Case à cocher dans clients, qui indique si celui-ci est considéré comme une personne qui sollicite les donateurs.
Sommaire	L’activation de ce bouton dans « Analyse & historique » vous affichera le sommaire des transactions de la liste active dans le bas de la grille de gestion.
Suffixe	Placé après le nom d’un individu, Ex. : « ,Md. » pour médecin, « ,Ing. » pour ingénieur, etc.
Superviseur	Nom d’accès pour ouvrir une session où l’usager aura tous les droits et accès. Certaines fonctions ne sont accessibles QUE par le superviseur.
Tâches et historique (menu)	Accessible dans la barre d’outils mise à jour de la gestion des clients. Permet de créer une tâche planifiée pour le client en cour.
Transaction bénéficiaire	Transaction représentant une somme émise ou distribuée à d'autres organisations ou bénéficiaires (assiciations, fondations, étudiants...) tels que prêts et bourses, services offerts, projets spéciaux...)
Transactions de dépenses (rapport)	Accessible dans l’onglet « Dépenses »de la « Gestion des transactions » par le bouton imprimante. Ce rapport vous donne la liste des transactions de dépenses par activité pour un lot reporté ou non.
Transactions d’un lot (rapport)	Accessible dans la « Gestion des transactions », par le bouton imprimante. Ce rapport vous donne la liste des transactions d’un lot, reporté ou non, et est utile pour valider un lot avant d’effectuer le report des transactions.
Transaction en attente	Transaction pour laquelle le don n’a pas encore été versé. (Ex. : promesse de dons, billets livrés mais non payés, etc.)
Transaction perçu	Transaction de base de ProDon. En général, commandite, vente de billets, don de biens, etc.
Types de liens	Lorsqu’il existe un lien entre 2 clients, la « 'G'estion des types de liens » sert à les définir (Ex. : conjoint, frère/sœur, famille à aviser, etc.)

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