ProDon:Historique des envois

Introduction

L’historique d’envois est un outil permettant de garder en mémoire le détail de tous les envois effectués.

C’est à long terme que le plus de bénéfices seront récoltés par cette fonction qui permet d’évaluer la rentabilité des actions. Grâce à cet outil, il est possible de comparer les proportions de réponses positives par rapport aux réponses négatives pour tous les envois.

Il est également possible de cibler les tendances des clients individuellement, à savoir qui, quand et pourquoi quelqu’un s'avère généreux.

Une fois les préférences des donateurs bien établies, il sera aisé de planifier pour les approcher plus efficacement.

Concrètement, il sera facile de savoir qu’un individu donne toujours, par exemple, lors d’activités se rattachant à la gastronomie, mais jamais aux tournois de golf ou encore qu’il faut au moins 3 avis pour que tous les gens se présentent aux réunions.

Exemples d'historiques d'envois

L'historique d'envois peut être créé de trois façons; à partir de l'onglet « Envois » d'une fiche client, à partir de la « Gestion des clients », ou lors de la création d'un publipostage.

Il est donc possible de consulter et modifier les historiques d'envois à partir de « Analyse et historique », ou dans les fiches des clients.

Consultation de l'historique d'envois à partir de « Analyse et historique »

« Analyse et historique » permet de consulter des listes d'envois précises (par exemple la liste des envois pour une occasion en particulier), de modifier de façon massive des envois ou bien de faire des analyses d'envois.

Pour consulter l'historique d'envois de tous les clients de la base de donnée, aller dans « Analyse et historique », puis dans l'onglet « Envois ».

A : Le champ « Réponse » indique l'état de l'envoi. Ces réponses peuvent être modifiées individuellement, massivement, ou dans certains cas automatiquement.

Consultation de l'historique d'envois dans une fiche client

La gestion individuelle des historiques d'envois s'effectue seulement dans les fiches clients.

Pour consulter, modifier, ajouter ou supprimer des éléments de l'historique d'envois d'un client en particulier, ouvrir sa fiche client, puis aller dans l'onglet « Envois », qui se trouve dans le bas de la fiche.
B : Il s'agit de la date à laquelle l'historique d'envoi a été modifié. Dès que la « Réponse » n'est plus « En attente », la date du jour s'inscrit automatiquement dans ce champ. Il est cependant possible de la modifier manuellement.	C : Le nom de la personne ayant soit effectué la transaction, reporté la transaction ou modifié la réponse manuellement s'inscrit automatiquement, en même temps que la date de réponse. Il est cependant possible de le modifier manuellement.

Configuration de l'historique d'envois

Pour pouvoir utiliser pleinement l’historique d’envois, il faut d’abord configurer les réponses par défaut à inscrire dans différentes situations. Cette configuration s’applique principalement aux historiques d’envois liés à des sollicitations postales.

À partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », puis choisir « Préférences ». La fenêtre « Préférences » s'ouvrira, aller ensuite dans l'onglet « Préférences système », puis dans l'onglet « Envois ».
NOTE : Les listes déroulantes pour les champs A à F sont dynamiques, ce qui veut dire qu'il est possible en tout temps d'ajouter de nouvelles options à la liste. Si une option est ajoutée dans une liste, elle s'ajoutera automatiquement dans les 5 autres. De plus, les cases à cocher en H sont exactement les mêmes options que pour les listes déroulantes dynamiques. Pour connaître le fonctionnement des listes déroulantes dynamiques, consulter cette procédure. Pour plus d'informations concernant le champ « Réponse » qui est utilisé pour les les prochains exemples, voir la lettre A de la section précédente.
A : La mention « En attente » s'inscrira automatiquement dans le champ « Réponse » lors de la création de l'historique d'envois.	B : La mention « Reçu » s'inscrira automatiquement dans le champ « Réponse » dès que la transaction liée à l'envoi sera reportée.
C : La mention « Reçu d'un tiers » s'inscrira automatiquement dans le champ « Réponse » si la transaction reportée liée à l'envoi est tierse.	D : La mention « Répondu à sollicitation ultérieure » s'inscrit dans le champ « Réponse » lorsque plusieurs sollicitations ont été faites auprès d'un même client pour une même activité d'occasion. Par exemple, si à la troisième sollicitation le client décide de faire un don, la mension « Répondu à sollicitation ultérieure » s'affichera dans le champ « Réponse » pour les historiques des premier et deuxième envois, puis une mention de paiement (exemple : « Reçu ») s'inscrira pour le troisième envoi.
E : La mention « Paiement en attente » s'inscrira automatiquement dans le champ « Réponse » dès qu'une transaction au nom du client sera entrée (et jusqu'à ce que cette transaction soit reportée).	F : La mention « Paiement en attente (tiers) » s'inscrira automatiquement dans le champ « Réponse » si la transaction entrée est tierse (et jusqu'à ce que cette transaction soit reportée).
G : Si cette option est cochée, l'occasion et l'activité sélectionnés dans le dernier envoi documenté dans le dossier du client s'inscriront automatiquement lors de l'entrée d'une nouvelle transaction.	H : Ces options sont disponibles seulement si l'option en G est cochée et permettent de rechercher un envoi par « Réponse ». Par exemple, je veux que lors de la prochaine entrée d'une transaction, l'occasion et l'activité du dernier envoi ayant la réponse « Paiement en attente » s'inscrivent automatiquement.

Envois liés à du publipostage

Chaque fois que vous effectuez un publipostage et que vous désirez en garder une trace dans l’historique d’envois, vous devez utiliser cette procédure.

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Il est important de spécifier les éléments à inscrire dans l’historique d’envois dès que vous effectuez votre publipostage. Avant de générer vos documents, vous devez cliquer sur l’onglet « Envois ». Vous pouvez ensuite indiquer tous les éléments pertinents à l’envoi en question. Si une transaction correspondant à l’occasion spécifiée est créée, la réponse sera mise à jour selon la configuration de l'historique d'envois. Si une activité est spécifiée, la transaction devra correspondre à l’activité et non seulement à l’occasion. Si le montant de la transaction diffère du montant suggéré, la réponse sera tout de même mise à jour.

Dans la fiche client, vous verrez le résultat suivant dans l’onglet « Envois » :

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Lorsque vous recevrez un don correspondant à cet envoi, l’information des champs « Réponse », « Répondu le » et « Répondu à » se met à jour.

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Envoi individuel

L’historique peut aussi être utilisé sur une base individuelle.

Il vous faut tout d’abord ouvrir la fiche client et accéder à l’onglet « Envois » puis vous devez cliquer sur pour ajouter un nouvel envoi à l’historique.

Fichier:ProDon Historique envois 005.png

Vous pourrez spécifier l’information qui vous semble pertinente pour les envois non massifs. S’il y a un solliciteur dans la fiche du client, il vous sera suggéré.

Assignation d'envois à une liste active

Si vous souhaitez créer un envoi pour plusieurs clients à la fois, mais sans générer de publipostage, vous devez utiliser la fonction « Ajout d’envois ». Le seul endroit d'où il est possible d’ajouter des envois sans passer par le publipostage est la « Gestion des clients ».

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Vous devez d’abord trier les clients à l’aide des différents outils de filtre et de recherche. Lorsque votre liste active ne contient que les clients pour lesquels vous souhaitez ajouter un envoi, cliquez sur « Fonctions spéciales » puis sur « Ajout d’envois ».

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Dans la fenêtre qui apparaît, vous devrez sélectionner les paramètres de l’envoi à créer.

Modification massive d'envois

Il est possible de modifier des envois soi-même. C’est particulièrement utile si l’envoi n’est pas relié à des transactions. Le seul endroit où vous pouvez modifier plusieurs envois en bloc est dans l’onglet « Envois » d’ « Analyse et historique ». C’est aussi l’endroit d'où vous pourrez détruire massivement des envois.

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Vous devez d’abord trier les envois à l’aide des différents outils de filtre et de recherche. Lorsque votre liste active ne contient que les envois à modifier, cliquez sur « Fonctions spéciales » puis sur « Assignation de nouvelles valeurs ».

Dans la fenêtre qui apparaît :

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A : Modifier ou retirer des envois.	B : Spécifier les informations que vous souhaitez modifier le cas échéant.

Analyses d'envois

La plupart des analyses se feront à partir d’ « Analyse et historique » dans l’onglet « Envois ». Vous y trouverez le rapport « Sommaire de taux de réponse » et vous pourrez exporter l’ensemble de vos envois vers Excel si vous le désirez.

Si vous souhaitez comparer vos revenus en fonction des différents envois, vous pourrez utiliser le rapport « Revenus VS historique d’envois ». Ce rapport se trouve à partir du « Menu principal » dans le menu « Analyse » puis « Rapports ».

Il est aussi possible d’inclure les envois sur le rapport « Client avec historique détaillé » de la « Gestion des clients ».
---- Nom du document : ProDon:Historique des envois

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