ProDon:Gestion des périodes

Introduction

La gestion des périodes est une façon de configurer une période de temps, (ex : la période comptable d'un organisme ou un trimestre). Lorsque les périodes sont configurées, il est possible de voir les sommaires par période dans les fiches clients ainsi que dans « Analyse et historique ». De plus, il pourront être utilisés pour produire des rapports et des listes personnalisées, selon ces périodes précises.

Création d'une période

Dans le menu principal du logiciel, cliquer d'abord sur « Configuration », puis sur «  Périodes ».

La fenêtre de gestion des périodes s'ouvre, il est alors possible de :

A : Ajouter, modifier ou supprimer des périodes.	B : Consulter la liste des périodes existantes.

En cliquant sur le bouton  , la fenêtre suivante apparaît :

Exemple d'ajout d'une période comptable
A : Il s'agit de l’intervalle couvert par la période. Le champ « Début » permet d’inscrire la date de début de la période et le champ « fin » permet d'inscrire la date de fin de la période.	B : Permet d'attribuer un nom complet à la période.
C : Permet d'attribuer un nom abrégé à la période.	D : Deux périodes ayant la case « Période comptable » cochée ne peuvent pas se chevaucher. La deuxième période comptable devra impérativement débuter après la fin de la première.
E : Lorsque tous les champs sont remplis, cliquer sur « Confirmer l'ajout » pour enregistrer la période.

Exemple d'ajout d'un trimestre

A : Même si les dates du trimestre chevauchent celles de la période comptable, il est tout de même possible d'ajouter cette nouvelle période puisque la case « Période comptable » n'est pas cochée.

Voici le message d'erreur qui s'affiche lorsque les dates d'une nouvelle période chevauchent celles d'une période comptable.

Consultation des sommaires par période

Dans une fiche client

A : Aller dans l'onglet « Sommaire » d'une fiche client.	B : Consulter le cumulatif des transactions du client pour chacune des périodes.
C : Il s'agit du total de toutes les transactions du client à vie.

Dans « Analyse et historique »

Il est également possible de consulter un sommaire par période dans « Analyse et historique ».

A : Pour afficher les sommaires d'analyse, cliquer sur «  Afficher/Masquer les sommaires d'analyse ».	B : Pour afficher les sommaires d'analyse par période, sélectionner « Période » dans la liste déroulante.
C : Consulter la liste des sommaires par période.

Utilisation d'une période

Dans un rapport

Les périodes créées seront également disponibles lors de la production d’un rapport. Vous pourrez donc sélectionner le rapport de votre choix (ex. « un bilan d’une occasion), choisir l’occasion de don recherchée et appliquer le résultat par une année financière spécifique.

A : Sélectionner le rapport à générer.	B : Cliquer sur « Générer ».

Fichier:ProDon Gestion Périodes 004.png

A : Dans le menu déroulant, vous avez accès à toutes les périodes. Elles sont classées en ordre décroissant de date de fin.

Fichier:ProDon Gestion Périodes 005.png

B : Dès que votre choix est fait, les dates correspondantes s’inscrivent dans les cases appropriées.

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