ProDon:Intégrer un document Word dans la base de données

Introduction

Il est possible d’intégrer comme document maître dans le logiciel un document Word déjà créé.

Création du document maître dans la base de données

À partir de la page d’accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir «  Documents maîtres ».

La fenêtre « Gestion des documents maîtres » s’ouvrira, cliquer sur .

La fenêtre « Ajout d’un document maître » s’ouvrira.

Pour configurer le document maître, suivre la section « Configuration d’un document maître », de la procédure « Gestion des documents maîtres ».

Lorsque le document maître est configuré, cliquer sur «  Confirmer l’ajout »

Le document maître se retrouvera alors dans la fenêtre « Gestion des documents maîtres ».

A : Prendre en note le nom que la base de données a attribué au document qui sera édité dans Word (Dans cet exemple, le nom du document est « LET_236 ».

Après avoir pris en note le nom du document Word, fermer le logiciel.

Obtenir l'emplacement du document maître

A : Faire un clique-droit sur le raccourci du logiciel qui se trouve sur le bureau.	B : Dans le menu, cliquer sur « Propriétés ».

Cette fenêtre s’ouvrira .
C : Sélectionner et copier le chemin inscrit à côté de « Démarrer dans » .	D : Cliquer sur le bouton « Annuler ».

Enregistrer le document Word en tant que document maître

Ouvrir le document Word à enregistrer en tant que document maître.

Enregistrer sous le document.

E : Coller le chemin copié plus tôt, inscrire à la suite du chemin « \Documents\Maitres\ », puis ajouter le nom de fichier que la base de données a attribué au document maître (le document maître en exemple se nomme LET_236).	F : Cliquer sur « Enregistrer ».

Après avoir enregistré sous, fermer le document Word.

Ouvrir le document maître à partir du logiciel

Ouvrir la base de données.

Aller dans la « Gestion des documents maîtres » en cliquant sur le menu « Envois », puis sur «  Documents maîtres »

A : Sélectionner le document maître créé plus tôt.	B : Cliquer sur le bouton «  ».

Le document maître intégré s’ouvrira.
C : Insérer les champs de fusions désirés. Pour plus d’informations concernant l’insertion de champs de fusion, cliquer ici.	NOTE : À partir de maintenant, ne plus « Enregistrer sous » le document maître.