ProDon:Listes personnalisées

Introduction

L’outil de listes personnalisées permet de créer des listes de clients selon des critères qui ne sont pas disponibles lors d'une recherche ou de l'application d'un filtre. Bien qu’il soit possible de créer des listes ailleurs que dans la « Gestion des clients », il s’agit toujours de listes de clients.

Le bouton permet de créer une liste personnalisée et se retrouve dans les gestions suivantes de ProDon :

• Gestion des clients
  
• Gestion des tâches et historique
  
• Analyse et historique
  
• Reçus à émettre
  
• Documents à émettre

Il existe deux options de listes personnalisées : les listes statiques et les listes dynamiques, mais les listes dynamiques sont disponibles seulement dans la « Gestion des clients ». Plusieurs types de listes personnalisées existent pour les listes statiques, mais selon la gestion à partir de laquelle la liste est créée, certains types ne seront pas disponibles. Pour les listes dynamiques, seulement deux types sont disponibles.

Pour créer une liste personnalisée, il faut d'abord éditer certains critères à l'aide d'une recherche ou d'un filtre, afin de préparer la liste active. Une fois que la liste active est préparée, il faut ensuite choisir si la liste à créer est statique ou dynamique, sélectionner le bon type de liste personnalisée, nommer la liste personnalisée, puis éditer les critères de recherche. Une fois que la liste est créée, elle devient un critère de filtre et c'est de cette façon qu'il sera possible de la consulter.

Préparation de la liste active

Pour créer une liste personnalisée, il faut d'abord préparer la liste active. La liste active est la liste des éléments trouvés dans une grille de gestion. Pour préparer la liste active avant d'éditer les critères de liste personnalisée, se rendre dans la gestion appropriée selon le type de liste personnalisée à créer, puis éditer tous les critères de recherche désirés qui sont possible d'être édités à l'aide de la barre de recherche ou d'un filtre.

Voici la liste active lorsqu'aucune recherche n'a été effectuée ou qu'aucun filtre n'a été appliqué. Elle comprend donc tous les clients de la base de données.

Fichier:Listes personnalisées 001.png

Après avoir recherché les clients de Victoriaville, le nombre d'items à l'écran diminue, mais il s'agit toujours de la liste active.

Fichier:Listes personnalisées 002.png

Configuration des listes personnalisées

Après avoir configuré la liste active dans la gestion désirée, cliquer sur le bouton , qui se trouve dans le haut de la fenêtre, afin d'éditer les critères de la liste personnalisée.

Dans la « Gestion des clients », deux options seront disponibles : « Listes statiques » ou « Listes dynamiques ». Dans toutes les autres gestion, la seule option disponible est « Listes statiques », alors aucun choix n'est offert.

Listes statiques

Une liste statique est une liste de clients qui a une durée de vie très limitée, puisqu'elle ne se maintient pas à jour par elle-même et qu'il est très facile de la briser. Généralement, la liste personnalisée statique sert à isoler une liste de clients dans le but de créer un rapport ou un publipostage.

Dans l'outil de listes personnalisées, il est possible de créer, modifier ou détruire des listes, mais il n'est pas possible de simplement en consulter une. Pour plus de détais sur la consultation des listes personnalisées, voir cette section.

Fichier:ProDon Listes Personnalisees 003.png
A : Options disponibles pour créer ou modifier une liste.	B : Permet d’inclure ou non les clients dont la fiche est exclue du publipostage.
C : Permet d’éditer les critères lorsque nécessaire. Voir quels clients voulez-vous assigner?	D : Permet d’ajouter, éditer ou détruire une liste personnalisée.
E : Permet de choisir une liste déjà existante. À utiliser lorsque vous souhaitez modifier le contenu d’une liste.	F : Permet d’ajouter des clients à la liste.
G : Permet de retirer des clients de la liste.	H : Permet de vider complètement la liste avant d’y ajouter des clients.
I : Permet d’afficher la liste modifiée ou créée dans votre liste active.

Quels clients voulez-vous assigner et critères

Vous trouverez dans les points suivants des explications relatives aux différents critères d’extraction de clients.

Fichier:ProDon Listes Personnalisees 004.png

1- Permet d’extraire tous les clients qui sont actuellement dans la liste active.

Ce critère est utile si vous avez déjà isolé à l’écran tous les clients que vous souhaitez ajouter/retirer de votre liste. Par exemple, si vous avez isolé tous les membres du CA à l’aide d’un filtre et que vous souhaitez retirer de votre publipostage annuel les clients en question.

2- Permet d’extraire des clients correspondant à certains critères de dons.

Lorsque vous éditez les critères de cette fiche, plusieurs options s’offrent à vous. Vous devez paramétrer ces options afin de cibler des clients par rapport à un historique de dons. La liste sera composée de tous les clients répondant à l’ensemble des critères saisis.

Fichier:ProDon Listes Personnalisees 005.png
A : Le montant total de don.	B : Le montant total de reçu émis.
C : Disponible dans les critères #2 et suivants, permet de cibler une variation relative au critère précédent. Donc une variation de 5,00 $ permettrait de trouver les clients ayant donné 5,00 $ dans une occasion par rapport à une autre, ou dans une année par rapport à une autre.	D : En lien avec A ou B, permet de définir le nombre de versements pour atteindre le montant ciblé. Par exemple, si en A, vous indiquez de 500 $ à 1000 $, avec un maximum de 1 versement, un client ayant fait 2 transactions de 300 $ ne serait pas trouvé. Le 0 signifie l’infini.
E : Permet de spécifier l’intervalle de dates dans lequel les transactions doivent avoir été faites.	F : Permet de définir sur quel type de transaction la recherche doit être faite.
G : Permet de décider sur quelle provenance la recherche doit être effectuée. La provenance d’une transaction est définie dans l’activité de don.	H : Lié à F, permet de choisir les occasions ou activités ou campagnes sur lesquelles la recherche doit être effectuée.
I : Il est possible d’ajouter des critères. Les clients trouvés correspondront à tous les critères.

3- Permet d’assigner des clients correspondant à certains critères d’envois.

Une liste par critères d’envois permettra principalement de trouver tous les clients n’ayant pas répondu suite à un envoi, dans le but d’effectuer une relance de sollicitation. Ce sera aussi utile pour trouver les clients ayant répondu positivement, ou encore les clients n’ayant pas reçu l’envoi du tout.

Fichier:ProDon Listes Personnalisees 006.png
A : Permet de spécifier la date de l’envoi.	B : Pour indiquer l’occasion visée par l’envoi.
C : Par défaut, si le champ est vide, les clients ayant des envois dans l’une ou l’autre des activités de l’occasion seront trouvés.	D : Permet de trouver les clients ayant reçu des envois attribués à un solliciteur en particulier.
E : Sert à indiquer la réponse recherchée dans l’envoi.	F : Si une description à été saisie, c’est ici que vous pourrez la rechercher.
G : Lié à C, permet de chercher les clients n’ayant pas d’activité plutôt que n’importe quelle activité.	H : Permet de trouver les clients n’ayant pas un envoi correspondant aux critères définis plus haut.
I : Si cette case est cochée, tous les clients n’ayant aucun historique d’envoi seront ajoutés à la liste.	J : Permet d’ajouter d’autres critères de recherche. Pour qu’un client soit trouvé, il devra correspondre à tous les critères.

4- Permet de créer une liste de doublons potentiels.

Vous devez définir les critères en fonction desquels ProDon doit considérer des clients comme étant des doublons potentiels. Voir recherche et élimination de doublons pour plus de détails sur cette procédure.

Fichier:ProDon Listes Personnalisees 007.png

5- Permet de créer une liste de clients basée sur les liens.

Une liste par critères de liens sera utilisée lorsque vous désirez trouver tous les clients liés à un des clients de votre liste active. Par exemple, si votre liste active est constituée de 5 fiches client étant des écoles dans lesquelles existent des liens vers les élèves, il serait possible de trouver tous les élèves de l’une ou l’autre des 5 écoles.

Fichier:ProDon Listes Personnalisees 008.png
A : Pour indiquer le type de lien à traiter.	B : Si le type de lien est identique des deux côtés (par exemple : conjoint(e) / conjoint(e)), il peut être judicieux de rechercher les deux sens du lien. Affecte la mention en E.
C : Permet d’ajouter les clients de la liste active en plus des clients trouvés par les critères à la liste de client.	D : Affecte la mention en E et permet d’indiquer sur quel côté du lien la recherche doit être faite. Par exemple pour trouver les employés, il faudrait cocher cette option.
E : Indique par rapport à quel côté du lien les clients seront recherchés.

6- Permet de traiter le client sélectionné uniquement.

Peut être utile pour ajouter ou retirer des clients au cas par cas. Généralement, il sera plutôt préférable de passer directement par la fiche client, puis dans l’onglet « Listes » afin d’y cocher ou décocher le client en question.

Liste dynamique

La liste dynamique au contraire de la liste statique est toujours à jour. Chaque fois que vous consultez cette liste, tous les clients qu’elle contient correspondent exactement aux critères spécifiés lors de la création de la liste. Il est uniquement possible de faire des listes dynamiques par critères de dons ou d'envois.

Consultation d'une liste personnalisée

L’outil de liste personnalisée permet de créer des listes de clients. Bien qu’il soit possible de créer des listes ailleurs que dans la gestion des clients, il s’agit toujours de listes de clients. Si vous consultez une liste dans analyse et historique, vous obtiendrez la liste de toutes les transactions des clients qui ont été placés dans cette liste.

Attention erreur fréquente : Se rendre dans analyse et historique pour isoler les transactions du golf à l’aide de la colonne « Occasion ». Il y a à l’écran 150 transactions, mais pour 125 clients. Lorsque vous ajoutez tous les clients de la liste active à la liste, c’est 125 clients que vous mettez dans une liste, et non 150 transactions. Si vous essayez de consulter cette liste dans analyse et historique, vous n’obtiendrez pas vos 150 transactions, mais bien toutes les transactions des 125 clients que vous avez mis dans la liste.

Pour consulter une liste, il faut absolument faire un filtre.  Pour plus de détails sur les possibilités de filtre, voir le document « Filtrer les informations ».

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