ProDon:Aide à la mise à jour de ProDon 4 vers ProDon 5

Introduction

La structure de la fiche client est très différente entre ProDon 4 et ProDon 5. Par conséquent, vous ne pouvez pas effectuer la mise à jour simplement avec l’utilitaire de mise à jour Web.

Nous avons donc conçu un outil d’assistance à la mise à jour de ProDon 4 vers ProDon 5, dans lequel vous aurez à répondre à quelques questions, avant de pouvoir faire la mise à jour à la nouvelle version.

Dans un premier temps, cette documentation vous expliquera l'impact qu'aura la mise à jour sur vos fiches clients.

Après avoir lu attentivement et compris la première section du document, nous vous expliquerons comment démarrer l'outil d'assistance à la mise à jour, puis comment l'utiliser.

ATTENTION :

Il est très important de bien comprendre l'impact qu'aura la mise à jour sur vos fiches clients avant de commencer à répondre aux questions de l'assistant à la mise à jour.

Si vous n'êtes pas certains d'avoir bien compris l'explication, nous vous invitons à communiquer avec nous afin que nous vous l'expliquions en détail.

Impact de la mise à jour sur les fiches clients

Dans ProDon 4, il est possible d'inscrire le nom d’un individu et le nom d'une compagnie dans une même fiche client.
On se retrouve donc parfois avec plusieurs fiches clients ayant le même nom d'entreprise, mais des noms d'individus différents.

Par exemple :

	Prénom Nom	Titre	Nom compagnie
Fiche 1	Pierre Brochu	Président	Logilys
Fiche 2	Christian Dubois	V.-p. aux opérations	Logilys
Fiche 3	Mélanie Bourgeois	Directrice des ventes	Logilys

Dans ProDon 5, il est impossible d'inscrire le nom d'un individu dans une fiche corporative. Lors de la mise à jour de ProDon 4 vers ProDon 5, les fiches clients devront donc être modifiées en conséquence.

Voici l'illustration de ce qui arrivera avec les fiches corporatives qui contiennent le nom d'un individu.

Donc, si vous aviez 3 fiches clients pour la compagnie Logilys avec trois noms d'individus différents (comme dans le tableau ci-haut), vous vous retrouverez avec 6 fiches clients après la mise à jour :

	Prénom Nom	Titre	Nom compagnie
Fiche 1			Logilys
Fiche 2			Logilys
Fiche 3			Logilys
Fiche 4	Pierre Brochu	Président
Fiche 5	Christian Dubois	V.-p. aux opérations
Fiche 6	Mélanie Bourgeois	Directrice des ventes

Cela est tout à fait normal. Il y aura une deuxième étape à la mise à jour, celle de la fusion des doublons qui auront été créés.

Attribution des informations au bon client

Étant donné qu'une même fiche client de ProDon 4 deviendra 2 fiches distinctes dans ProDon 5, on doit choisir dans laquelle des 2 fiches chaque information doit être conservée.

Certaines informations seront automatiquement conservées dans la fiche de la compagnie, d’autres seront automatiquement conservées dans les 2 fiches, puis pour certaines informations, vous devrez faire un choix, à savoir où vous désirez conserver l’information.

Informations transférées automatiquement

Ce tableau contient toutes les informations qui seront automatiquement transférées soit dans la fiche corporative, dans la fiche de l'individu, ou dans les deux.

ATTENTION : Si la fiche corporative était liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, l'information conservée sera différente.

Information de ProDon 4	Si un lien existait		Aucun lien
	Fiche corporative	Fiche individu	Fiche corporative	Fiche individu
Coordonnées (adresse, numéros de téléphone, courriel, etc.)	X		X
Secteur	X		X
Commentaire	X		X
Date d'entrée	X		X
Compte GL pour les dons destinés	X		X
Case « Ce client est inactif »	X		X
Case « Décédé le » avec la date du décès	X		X
Case « Exclure du publipostage » avec date et raison d’exclusion	X		X
Case « Ce client désire demeurer anonyme »	X		X
Case « Ce client désire ne plus recevoir d’appel »	X		X
Case « Ce client ne veut plus recevoir de reçus » avec date	X		X
Case « Ce client désire un reçu consolidé annuellement »	X		X
Case « Ce client ne désire pas se faire suggérer de montant »	X		X
Client tiers par défaut	X		X
Alertes	X		X
Documents enregistrés dans le dossier du client	X		X
Transactions	X		X
Engagements	X		X
Envois	X		X
Factures	X		X
Jetons de paiements instantanés	X		X
Contacts et liens (deviendront des relations)	X		X
Tâches	X		X
Visibilité	X		X

Voici les informations qui seront automatiquement conservées dans la fiche corporative :

- Coordonnées (adresse, numéros de téléphone, adresse courriel, etc.)
- Secteur
- Commentaire
- Date d’entrée
- Compte GL pour les dons destinés
- Valeur de la case « Ce client est inactif »
- Valeur de la case « Décédé le » avec la date du décès
- Valeur de la case « Exclure du publipostage » avec la date et la raison d’exclusion
- Valeur de la case « Ce client désire demeurer anonyme »
- Valeur de la case « Ce client désire ne plus recevoir d’appel »
- Valeur de la case « Ce client ne veut plus recevoir de reçus » avec la date
- Valeur de la case « Ce client désire un reçu consolidé annuellement »
- Valeur de la case « Ce client ne désire pas se faire suggérer de montant »
- Client tiers par défaut
- Alertes
- Documents enregistrés dans le dossier du client
- Transactions
- Engagements
- Envois
- Factures
- Paiements instantanés
- Contacts et liens (deviendront des relations)
- Tâches
- Visibilité

Informations qui seront automatiquement conservées dans la fiche individu

Pour ce qui est des informations qui se retrouveront dans les deux fiches clients, deux situations sont possibles :
- Un lien existait entre la fiche de la compagnie et une fiche individu ayant exactement les mêmes prénom et nom que le contact principal de la fiche compagnie.
- Aucun lien ne correspondant au contact principal n’était existant.

Si la fiche n'était pas liée

Si la fiche corporative de ProDon 4 ne contenait pas de lien vers une fiche client ayant le même nom que le contact principal, voici les informations qui seront automatiquement conservées dans la fiche individu :
- Adresse au travail en provenance de la fiche corporative
  *Veuillez noter que dans ce cas, la fiche client de l’individu ne contiendra aucune adresse principale (par défaut) après la migration.
- Numéro de téléphone au travail en provenance de la fiche corporative
- Courriel au travail en provenance de la fiche corporative
- Valeur de la case « Ce client est inactif »
- Valeur de la case « Exclure du publipostage » avec la date et la raison d’exclusion
- Valeur de la case « Ce client désire demeurer anonyme »
- Valeur de la case « Ce client désire ne plus recevoir d’appel »
- Valeur de la case « Ce client ne désire pas se faire suggérer de montant »
- Relation entre la fiche corporative et la fiche individu
- Tâches
- Visibilité

Si la fiche était liée

Si la fiche corporative de ProDon 4 contenait un lien vers une fiche client ayant le même nom que le contact principal, voici les informations qui seront automatiquement conservées dans la fiche de l’individu :
- Adresse au travail en provenance de la fiche corporative
  *Veuillez noter que dans ce cas, l’adresse principale qui était documentée dans la fiche de l’individu sera conservée.
- Numéro de téléphone au travail en provenance de la fiche corporative
- Courriel au travail en provenance de la fiche corporative
- Le lien entre la fiche corporative et la fiche individu deviendra une relation
- Toutes les informations qui étaient déjà documentées dans la fiche de l’individu

Informations pour lesquelles il faut faire un choix

Pour certaines informations, vous devrez choisir à quel endroit vous désirez les conserver, parmi les options suivantes :
- Seulement dans la fiche corporative
- Seulement dans la fiche individu
- Dans les deux fiches

Voici les informations pour lesquelles vous devrez choisir où l’information doit être conservée :
- Catégories
- Champs personnalisés de la gestion des clients
- Caractéristiques de la gestion des clients
- Listes personnalisées statiques
- Caractéristiques d’analyse avancée
- Valeur de la case à cocher « Ce client est un bénéficiaire »
- Solliciteur par défaut
- Photo de la fiche client
- Valeur de la case à cocher « Ce client est un solliciteur » ainsi que toutes les informations qui y sont rattachées (code, depuis, inactif et date)

Pour choisir dans quelle(s) fiche(s) l'information doit être conservée, vous devez démarrer l'outil d'assistance à la mise à jour.

Utilisation de l'outil d'assistance à la mise à jour

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