ProDon:Dons In Memoriam : Différence entre versions

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Version du 30 juin 2011 à 11:11

Modèle:Entete ProDon

Introduction

Ce document explique la mise en place et la structure des Dons in Memoriam permettant de gérer autant des dons simples que complexes et d'offrir des possibilités de suivis auprès des familles.

Configuration

Configuration des documents maîtres

Il y a deux documents à transmettre lors de la réception d'un Don in Memoriam : La lettre de remerciement au donateur et la lettre à la famille.

Lettre de remerciement au donateur

La lettre de remerciement au donateur est une lettre pour le remercier de son don et pour lui confirmer que la famille sera avisée du don qu'il a émis à la mémoire du défunt. La différence entre la « lettre de remerciement standard » et la « lettre de remerciement au donateur d'un Don in Memoriam » est dans l'utilisation des champs de fusion.

Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Transaction de don » afin que les champs de fusion « Défunt »  et « Aviser » soient disponibles. Ces champs contiennent la salutation longue de la personne décédée et de la personne à aviser des dons reçus. Dans la lettre destinée au donateur, il sera alors indiqué qu'un don destiné à la mémoire de « Défunt » a été reçu et que « Aviser » en sera avisé.

Don in Memoriam 001.png

Pour plus de détail concernant les documents maîtres, consulter la Gestion des documents maîtres.

Lettre à la famille

La lettre à la famille a pour but d'aviser la famille de la liste des dons reçus par individu à la mémoire de la personne décédée. Elle vise également à remercier la famille d'avoir suggéré aux gens de donner pour une cause en particulier.

Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Dons in Memoriam ». Ce type de document contient deux séries de champs : Les champs se rapportant à l’information de la fiche de la personne à aviser (champs de fusion débutant par Fam_) et les champs se rapportant à l’information de la fiche du défunt (champs de fusion débutant par Def_). Lors de la rédaction de la lettre, plusieurs informations relatives aux deux parties seront alors disponibles.

Don in Memoriam 002.png

Ajout d'une occasion de dons

À partir du menu principal du logiciel, cliquer sur « Transactions », puis choisir « Bouton Occasion de dons.png Occasions de dons ».

Don in Memoriam 003.png

Pour ajouter une nouvelle occasion de dons, cliquer sur le bouton Bouton Ajouter.png.


Don in Memoriam 004.png

A : Donner un nom abrégé à l'occasion.

B : Nommer l'occasion.

C : Cocher la case « Activer la gestion des Dons in Memoriam ».

D : Il faut ensuite ajouter une activité en cliquant sur Bouton Ajouter.png.


Ajout d'une activité

Don in Memoriam 005.png

A : Donner un nom abrégé à l'activité.

B : Nommer l'activité

C : Cocher la case « Émettre un reçu ».

D : Dans l'onglet « Documents », choisir la lettre qui sera envoyée au donateur.

E : À partir de la liste déroulante de la section
« Provenance », choisir « 1-Don ».



Don in Memoriam 006.png

F : Dans l’onglet « Participants », cocher la case
« Activer la gestion des participants ».

G : Cliquer ensuite sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout ».

NOTE : l'option « Activer la gestion des participants » permet d’enregistrer un don pour lequel le donateur demande d’indiquer que le don vient également d'une autre personne. Voir ici pour plus de détails.


Saisie des transactions

Pour saisir une transaction de Don in Memoriam, se rendre dans la « Gestion des transactions » Bouton Gestion des transactions.png , puis cliquer sur le bouton Bouton Ajouter.png.

Sélectionner le client qui a fait le don, puis cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ajouter une transaction pour ce client ». Dans la fenêtre d'ajout d'une transaction, sélectionner l'occasion de don « Don in Memoriam » créée plus tôt, puis lorsque cette occasion sera sélectionnée, l'onglet « Memoriam » apparaîtra. Sélectionner également l'activité créée plus tôt dans laquelle la gestion des participants avait été activée, puis l'onglet « Participants » apparaîtra. Terminer de remplir tous les champs de l'onglet « Général, puis aller ensuite dans l'onglet « Memoriam ».

Pour plus de détails concernant l'enregistrement de transactions, consulter cette procédure.


Onglet Memoriam

  Don in Memoriam 007.png

A : Le montant est le même que celui indiqué dans l’onglet « Général ». Si le montant est modifié, le nouveau montant s'inscrira aux 2 endroits.

B : Permet de sélectionner la personne décédée.

C : Permet de sélectionner la personne à aviser. Si la personne à aviser est toujours la même pour un défunt en particulier, le nom de la personne s'inscrira automatiquement.

D : Permet d’ajouter une deuxième personne à aviser.

E : Ces deux boutons permettent de faire une seule transaction pour plusieurs décès.


Fonctionnement des boutons « Bouton Ajouter.png Ajouter un défunt » et « Bouton diviser.png Diviser le montant ».

Don in Memoriam 008.png

A : Sert à ajouter un défunt pour une même transaction. En cliquant sur le bouton, une section s'insèrera à la suite de la première, il sera alors possible d'identifier un deuxième défunt ainsi que la personne à aviser dans sa famille. Le montant se divisera en deux automatiquement. Il est cependant possible de donner, par exemple, 10,00 $ à un et 30,00 $ à l'autre en les modifiant manuellement.

B : Sert à diviser automatiquement le montant en deux. Si par exemple, les montants ont été modifiés manuellement, il suffit de cliquer sur ce bouton et le montant attitré à chacun des défunts se répartira équitablement.

NOTE : La somme des montants de chaque défunt égale le « Montant à répartir ».


Onglet Participants

Dans cet onglet, il est possible d'indiquer des mentions supplémentaires à adresser à la famille. Par exemple, si une compagnie fait un don et souhaite que le nom des trois employés qui ont participés au don soient mentionnés sur la liste à la famille.

Don in Memoriam 009.png

A : Permet d’ajouter ou de retirer des participants.

B : En double-cliquant dans le champ « NUC », il est possible d’ajouter un client déjà présent dans la base de données.

C : Il est également possible d’écrire directement dans les champs disponibles si le client n’existe pas dans la base de données.

D : Finalement, pour enregistrer la transaction, cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer ».


Report des transactions

Don in Memoriam 011.png

A : Voici la liste des transactions à reporter.

B : Cliquer sur le bouton Bouton reporter transaction.png pour reporter les transactions.


Don in Memoriam 012.png

A : La date du jour s'inscrit automatiquement.

B : Choisir le compte dans lequel le dépôt sera fait.

C : Sélectionner les rapports à imprimer.

D : Sélectionner si les rapports doivent être imprimés ou simplement générés à l'écran.

E : Choisir l'imprimante utilisée pour pouvoir imprimer les rapports

F : Cliquer sur Lancer pour effectuer le report.

Après le report des transactions, fermer la fenêtre de gestion des transactions.


Suivis auprès des familles

À partir du menu principal du logiciel, sélectionner « Traitement par lots », puis choisir « Bouton Don in memoriam.png Dons in memoriam ».

Don in Memoriam 010.png

Gestion des suivis

Don in Memoriam 013.png

A : Les colonnes « à traiter » indiquent les transactions de dons qui ont été effectuées depuis le dernier suivi effectué auprès de la famille.

B : Les colonnes « total » indiquent les transactions de dons pour lesquels la famille a déjà été avisée.

C : Il s'agit des informations identifiant la personne décédée et la personne à aviser.  Ces informations sont utiles dans le cas où il faudrait faire un suivi concernant une personne en particulier.

D : Indique la date du dernier traitement.

E : Indique s'il y a des transactions à traiter dans la ligne.

F : Cliquer sur le bouton [[Image:Bouton_Reporter_Generer.png pour générer les documents de suivi à faire parvenir à la famille.

NOTE : Lorsque la date du dernier traitement est assez vieille ou lorsque le nombre de dons à traiter est suffisant, il est temps d'envoyer les documents de suivi à la famille. Il est important d'informer la famille le plus souvent possible.


Préparation des documents de suivi pour la famille

Cette fenêtre apparait après avoir cliqué sur le bouton Bouton Reporter Generer.png au point E précédent.

Don in Memoriam 014.png

A : Permet de générer les documents à l’écran ou de les imprimer directement.

B : Contient toujours la date du jour par défaut et sert à indiquer au logiciel à quelle date a été effectué le dernier traitement, il est cependant possible de la changer au besoin.

C : Permet de faire un suivi auprès d’une personne en particulier ou pour tout le monde.

D : Ce rapport contient la liste des personnes ayant fait un don.

E : Permet de choisir le document maître à utiliser pour produire la lettre de remerciement destinée à la famille et qui accompagne généralement la liste des donateurs.

F : Cliquer sur le bouton « Options » pour pouvoir gérer les options du rapport.


Voici la liste des options les plus couramment utilisées, il est cependant possible de choisir d’autres configurations pour adapter la liste à vos besoins.

Don in Memoriam 015.png
Don in Memoriam 016.png

Lorsque les options sont configurées dans l'onglet « Options (trans.) » et dans l'onglet « Options (client) », cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok ».


Voici un exemple de rapport obtenu avec les options précédentes :
Fichier:Don in Memoriam 018b.png


Nom du document : ProDon:Dons In Memoriam