ProDon:Gestion des périodes : Différence entre versions

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== Introduction  ==
 
== Introduction  ==
  
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La gestion des périodes est une façon de paramétrer, par exemple, la période comptable d'un organisme. Lorsque les périodes sont paramétrées, il est possible de les utiliser dans un rapport, dans une analyse, dans les listes personnalisées, dans la gestion des sommaires ou encore dans une fiche client.
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La gestion des périodes est une façon de configurer une période de temps (ex&nbsp;: la période comptable d'un organisme ou un trimestre). Lorsque les périodes sont configurées, il est possible de voir les sommaires par période dans les fiches «&nbsp;Clients&nbsp;» ainsi que dans «&nbsp;Historique des transactions&nbsp;». De plus, il pourront être utilisés pour produire des rapports et des listes personnalisées, selon ces périodes précises.<br>
  
 
== Création d'une période  ==
 
== Création d'une période  ==
  
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Dans le menu principal du logiciel, cliquer d'abord sur «&nbsp;Configuration&nbsp;», puis sur «&nbsp;[[Image:Bouton période.png]] Périodes&nbsp;».<br>  
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{| class="wikitable"
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|Dans le menu principal du logiciel, cliquer d'abord sur «&nbsp;Configuration&nbsp;», ensuite sur « Comptabilité »,
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puis sur «&nbsp;[[Image:Bouton période.png]] Périodes &nbsp;».
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|[[Fichier:Prodon5 Gestion des périodes 002.png]]
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[[Image:Gestion_des_périodes_01.png]]<br>
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{| class="wikitable" style="width: 604px; height: 398px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
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| colspan="2" |La fenêtre de gestion des périodes s'ouvre, il est alors possible de&nbsp;:  
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La fenêtre de gestion des périodes s'ouvre, il est alors possible de&nbsp;: <br>
 
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{| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" style="width: 604px; height: 398px;"
 
 
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En cliquant sur le bouton&nbsp;[[Image:Bouton Ajouter.png]] , la fenêtre suivante apparaît&nbsp;:<br>  
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{| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" style="width: 612px; height: 415px;"
 
{| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" style="width: 612px; height: 415px;"
 
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Exemple d'ajout d'une période. 
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En cliquant sur le bouton&nbsp;[[Image:Bouton Ajouter.png]] , la fenêtre suivante apparaît&nbsp;: 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Il s'agit de l’intervalle couvert par la période. Le champ « Début » permet d’inscrire la date de début de la période et le champ « fin » permet d'inscrire la date de fin de la période.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet d'attribuer un code abrégé à la période.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Permet d'attribuer un nom abrégé à la période.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Il s'agit de l'intervalle couvert par la période. Le champ « Début » permet d'inscrire la date de début de la période et le champ « Fin » permet d'inscrire la date de fin de la période.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Cette case permet d'identifier la période comptable officielle de l'organisme. Elle permet d'éviter d'entrer deux périodes comptables différentes à un même organisme. Prendre note qu'il est tout de même possible d'ajouter de nouvelles période, autres que la période comptable, pour un même client, il suffit de ne pas cocher la case « Période comptable ».
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Deux périodes ayant la case « Année financière » cochée ne peuvent pas se chevaucher. La deuxième période comptable devra impérativement débuter après la fin de la première.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Lorsque tous les champs sont remplis, cliquer sur « Confirmer l'ajout » pour enregistrer la période.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Lorsque tous les champs sont remplis, cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer l'ajout&nbsp;» pour enregistrer la période.  
  
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Exemple d'ajout d'un trimestre.
  
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== Utilisation d'une période ==
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Même si les dates du trimestre chevauchent celles de l'année financière, il est tout de même possible d'ajouter cette nouvelle période puisque la case «&nbsp;Année financière&nbsp;» n'est pas cochée.
  
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=== Dans un rapport<br> ===
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Des menus sont prévus afin d'économiser du temps au moment de la saisie d’un intervalle de temps. Tous les menus de ce type s’utilisent de la même façon. Vous les trouverez dans «&nbsp;Analyse et historique&nbsp;», «&nbsp;Listes personnalisées&nbsp;» et dans&nbsp;«&nbsp;Gestion des sommaires&nbsp;».<br>
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{| class="wikitable" border="1" cellspacing="1" cellpadding="1" width="200"
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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<span style="color: rgb(255,0,0)">'''A&nbsp;:'''</span> Dans le menu déroulant, vous avez accès à toutes les périodes. Elles sont classées en ordre décroissant de date de fin.
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Voici le message d'erreur qui s'affiche lorsque les dates d'une nouvelle période chevauchent celles d'une année financière.  
  
 
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== Consultation des sommaires par période  ==
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=== Dans une fiche client  ===
  
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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<span style="color: rgb(255,0,0)">'''B&nbsp;:'''</span> Dès que votre choix est fait, les dates correspondantes s’inscrivent dans les cases appropriées.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Aller dans l'onglet «&nbsp;Sommaires&nbsp;» d'une fiche client.
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&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Consulter le cumulatif des transactions du client pour chacune des périodes.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Il s'agit du total de toutes les transactions du client à vie.
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=== Dans «&nbsp;Historique des transactions&nbsp;»  ===
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Il est également possible de consulter un sommaire par période dans «&nbsp;Historique des transactions&nbsp;».<br>
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Pour afficher les sommaires intégrés, cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton afficher sommaire analyse.png]] Afficher/Masquer la grille de détail&nbsp;».
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Pour afficher les sommaires intégrés par période, sélectionner «&nbsp;Période&nbsp;» dans la liste déroulante.  
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Consulter la liste des sommaires par période.
 
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== Utilisation d'une période  ==
  
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=== Dans un «&nbsp;sommaire d'analyse&nbsp;»<br>  ===
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=== Dans un rapport<br>  ===
  
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Il est aussi possible de consulter un sommaire par période dans la section «&nbsp;Sommaires&nbsp;» d’ «&nbsp;Analyse et historique&nbsp;» Ce sommaire est classé en ordre alphabétique.<br>  
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Les périodes créées seront également disponibles lors de la production d’un rapport.<br>  
  
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[[Image:ProDon Gestion Périodes 006.png]]<br>  
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Sélectionner le rapport à générer (ex&nbsp;: un bilan d'une occasion).
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton Rapport imprimer.png]] Générer&nbsp;».
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=== Dans une fiche client<br>  ===
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{| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" style="width: 391px; height: 401px;"
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Choisir si l'on veut filtrer sur une seule occasion ou sur toutes les occasions perçues.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Choisir l'occasion de don recherché.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Filtrer sur la date de la transaction. 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:''' </span> Choisir la période à l'aide du menu déroulant.
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| colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:''' </span>Les dates de début et de fin correspondantes à la période choisie s'inscrivent automatiquement dans les cases appropriées.
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=== Dans une liste personnalisée<br>  ===
  
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Les périodes sont utilisées pour garnir l’onglet sommaire d’une fiche client.<br>  
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Les périodes peuvent également être utilisées dans les [[ProDon:Listes personnalisées|listes personnalisées]] par critères de dons (listes dynamiques et statiques). <br>  
  
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[[Image:ProDon Gestion Périodes 007.png]]  
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[[Fichier:Prodon5 Gestion des périodes 011.png]]  
  
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Version actuelle datée du 5 avril 2022 à 07:52

Gestion des périodes

Introduction

La gestion des périodes est une façon de configurer une période de temps (ex : la période comptable d'un organisme ou un trimestre). Lorsque les périodes sont configurées, il est possible de voir les sommaires par période dans les fiches « Clients » ainsi que dans « Historique des transactions ». De plus, il pourront être utilisés pour produire des rapports et des listes personnalisées, selon ces périodes précises.

Création d'une période

Dans le menu principal du logiciel, cliquer d'abord sur « Configuration », ensuite sur « Comptabilité »,

puis sur « Bouton période.png Périodes  ».

Prodon5 Gestion des périodes 002.png




La fenêtre de gestion des périodes s'ouvre, il est alors possible de :

Prodon5 Gestion des périodes 003.png

A : Ajouter, modifier ou supprimer des périodes.

B : Consulter la liste des périodes existantes.



Exemple d'ajout d'une période.

En cliquant sur le bouton Bouton Ajouter.png , la fenêtre suivante apparaît :

Prodon5 Gestion des périodes 004.png

A : Permet d'attribuer un code abrégé à la période.

B : Permet d'attribuer un nom complet à la période.

C : Il s'agit de l'intervalle couvert par la période. Le champ « Début » permet d'inscrire la date de début de la période et le champ « Fin » permet d'inscrire la date de fin de la période.

D : Deux périodes ayant la case « Année financière » cochée ne peuvent pas se chevaucher. La deuxième période comptable devra impérativement débuter après la fin de la première.

E : Lorsque tous les champs sont remplis, cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout » pour enregistrer la période.


Exemple d'ajout d'un trimestre.

Prodon5 Gestion des périodes 005.png

A : Même si les dates du trimestre chevauchent celles de l'année financière, il est tout de même possible d'ajouter cette nouvelle période puisque la case « Année financière » n'est pas cochée.


Prodon5 Gestion des périodes 006.png

Voici le message d'erreur qui s'affiche lorsque les dates d'une nouvelle période chevauchent celles d'une année financière.


Consultation des sommaires par période

Dans une fiche client

Prodon5 Gestion des périodes 007.png

A : Aller dans l'onglet « Sommaires » d'une fiche client.

 B : Consulter le cumulatif des transactions du client pour chacune des périodes.

C : Il s'agit du total de toutes les transactions du client à vie.


Dans « Historique des transactions »

Il est également possible de consulter un sommaire par période dans « Historique des transactions ».

Prodon5 Gestion des périodes 008.png

A : Pour afficher les sommaires intégrés, cliquer sur « Bouton afficher sommaire analyse.png Afficher/Masquer la grille de détail ».

B : Pour afficher les sommaires intégrés par période, sélectionner « Période » dans la liste déroulante.

C : Consulter la liste des sommaires par période.


Utilisation d'une période

Dans un rapport

Les périodes créées seront également disponibles lors de la production d’un rapport.

Prodon5 Gestion des périodes 009.png

A : Sélectionner le rapport à générer (ex : un bilan d'une occasion).

B : Cliquer sur « Bouton Rapport imprimer.png Générer ».


Prodon5 Gestion des périodes 010.png

A : Choisir si l'on veut filtrer sur une seule occasion ou sur toutes les occasions perçues.

B : Choisir l'occasion de don recherché.

C : Filtrer sur la date de la transaction.

D : Choisir la période à l'aide du menu déroulant.

E : Les dates de début et de fin correspondantes à la période choisie s'inscrivent automatiquement dans les cases appropriées.

Dans une liste personnalisée

Les périodes peuvent également être utilisées dans les listes personnalisées par critères de dons (listes dynamiques et statiques).

Prodon5 Gestion des périodes 011.png

Nom du document : ProDon:Gestion des périodes


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