ProDon:Préparation de la liste de distribution

Introduction

Le module PubliCourriel permet d'effectuer des envois massifs de courriels et de compiler des statistiques pour chaque envoi effectué (nombre de courriels envoyés, ouverts, rejetés, etc.), afin d'évaluer l'efficacité des envois. Une gestion des rejets est également intégrée pour éviter tout problème de pourriels. Pour savoir comment consulter les statistiques d'envoi, consulter ce document.

De plus, les internautes peuvent s'inscrire à des listes de distribution afin de recevoir les courriels d'informations qui les intéressent, à partir de la section « Inscriptions » du site Internet de l'organisme. À la suite de leur inscription, ils reçoivent un courriel de confirmation automatique, préparé à cet effet.

L'envoi d'un PubliCourriel se résume en trois étapes : Il faut d'abord préparer le document maître, préparer ensuite la liste de distribution, puis envoyer le PubliCourriel.

Le document qui suit porte sur la préparation de la liste de distribution. Pour savoir comment préparer le document maître, consulter ce document. Pour savoir comment envoyer le PubliCourriel, consulter ce document.

Une liste de distribution est la liste des clients à qui le courriel sera envoyé. Il existe deux types de liste de distribution :

• Une liste de distribution provisoire
  
• Une liste de distribution permanente
  

Préparation d'une liste de distribution provisoire

Une liste de distribution provisoire est une liste qui peut être utilisée une seule fois. Par exemple, elle peut être utilisée pour remercier les gens d'avoir participé à une activité. Dans ce cas, la liste ne pourra jamais être réutilisée puisque ce ne sont jamais les même personnes qui assistent aux différentes activités. De plus, la liste de distribution provisoire ne doit pas être créée à l'avance, elle doit être créée seulement au moment de l'envoi du PubliCourriel.

Pour savoir comment effectuer un envoi PubliCourriel avec une liste de distribution provisoire, consulter la section... du document....

Préparation d'une liste de distribution permanente

Une liste de distribution permanente est une liste qui peut être utilisée plusieurs fois. Par exemple, elle peut être utilisée pour envoyer un bulletin mensuel, une infolettre, de l'information sur les activités à venir, etc. Il est possible d'inscrire et de désinscrire les clients de la liste n'importe quand. La liste de distribution permanente doit être préalablement créée avant d'effectuer un envoi PubliCourriel.

Il est possible de créer et de modifier des listes de distribution permanentes de deux façons dans ProDon :

• À partir de la « Gestion des listes de distribution »
  
• À partir de la « Gestion des clients »
  

Créer ou modifier une liste de distribution permanente à partir de la « Gestion des listes de distribution »

Pour qu'une liste de distribution soit prête à être utilisée pour un envoi PubliCourriel, il faut d'abord configurer la liste de distribution, puis ensuite, inscrire les clients qui en feront partie.

Configurer la liste de distribution

Pour configurer la liste de distribution, se rendre dans la « Gestion des listes de distribution ».

Pour ce faire, cliquer sur le menu « Envois » de la page principale de ProDon, puis choisir «  PubliCourriel - Listes de distribution ».

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 013.png

Après avoir cliqué sur «  PubliCourriel - Listes de distribution », la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 014.png
A : Il s'agit de toutes les listes de distributions (permanentes et provisoires) existantes dans ProDon.	B : Le bouton permet de créer une nouvelle liste de distribution permanente, afin de l'ajouter à la liste en A.
C : Le bouton permet de modifier une liste de distribution. Pour ce faire, sélectionner la liste à modifier en A, puis cliquer sur le bouton .	D : Le bouton permet de supprimer une liste de distribution. Pour ce faire, sélectionner la liste à supprimer en A, puis cliquer sur le bouton . NOTE : Il n'est pas possible de supprimer une liste de distribution qui a déjà été utilisée pour un envoi.

Après avoir cliqué sur le bouton   ou sur le bouton de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 015.png
A : Nommer la liste de distribution permanente.	B : Ces options permettent d'activer ou d'archiver la liste de distribution. Lorsqu'une liste de distribution est archivée, elle ne peut plus être utilisée pour un envoi PubliCourriel.
C : Permet d'indiquer la langue dans laquelle le PubliCourriel sera envoyé. NOTE : Si un PubliCourriel doit être envoyé en anglais et en français, il faudra créer deux documents maîtres (un pour chaque langue) et deux listes de distributions (une pour chaque langue).	D : Inscrire le nom et l'adresse courriel de la personne qui recevra les réponses des PubliCourriels envoyés à cette liste de distribution.
E : Cette section permet de configurer la diffusion des listes de distribution sur le site Internet de la fondation. Cette option requiert des configurations de la part de Logilys, donc contacter Logilys pour plus d'informations.	F : L'onglet « Champs de fusion » permet de sélectionner les champs de fusion qui seront utilisés dans les documents maîtres envoyés à cette liste de distribution. NOTE : Si les champs ne sont pas cochés dans le document maître ET dans la liste de distribution, ils ne seront pas fusionnés lors de l'envoi.
G : L'onglet « Courriel de confirmation d'inscription » permet de composer le courriel qui sera envoyé aux gens qui s'inscriront à la liste de distribution.	H : L'onglet « Inscriptions » contient la liste de toutes les adresses courriel inscrites à la liste de distribution.

Onglet « Champs de fusion »

Cet onglet permet de sélectionner les champs de fusion qui sont utilisés dans les documents maîtres envoyés avec cette liste de distribution.

ATTENTION : Les champs doivent être cochés dans le document maître ET dans la liste de distribution. S'ils ne sont pas cochés aux deux endroits, ils ne seront pas fusionnés lors de l'envoi.

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 016.png
A : Cocher les champs qui ont été insérés dans les documents maîtres qui seront envoyés avec cette liste de distribution.	B : Le bouton permet de décocher tous les champs de la liste en A.
C : Le bouton permet d'afficher ou non la barre de recherche.	NOTE : Il est important de cocher en A seulement les champs utilisés dans les documents maîtres qui seront envoyés avec cette liste de distribution puisque les champs activés ici ne pourront plus être désactivés une fois qu'un envoi aura été effectué. Il sera possible de décocher les champs, mais ces derniers resteront tout de même actifs sur le site du Courrielleur. De plus, tous les champs cochés devront être synchronisés un à un avec les champs inclus au document maître lors de chaque envoi, ce qui augmentera considérablement le temps d'envoi du PubliCourriel. Pour désactiver des champs sur le site du Courrielleur, contacter Logilys.

Onglet « Courriel de confirmation d'inscription »

Cet onglet permet de rédiger le courriel qui sera envoyé aux clients qui s'inscriront à cette liste de distribution.

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 017.png
A : Inscrire l'objet du courriel dans ce champ.	B : Le bouton permet d'importer un fichier HTML afin de l'afficher en C. NOTE : Il est également possible d'éditer le courriel en C, plutôt que d'importer un document HTML.
C : Il s'agit du courriel en codes HTML. Pour visualiser le courriel tel qu'il sera envoyé, cliquer sur le bouton « Aperçu du message » en D, ou consulter cette section. NOTE : Il est possible d'importer le texte HTML avec le bouton en C ou de l'éditer directement ici.	D : Le bouton « Aperçu du message » permet d'afficher le courriel en codes HTML ou d'afficher le courriel tel qu'il sera envoyé. NOTE : Lorsque le courriel est en mode « Aperçu du message », il est impossible de le modifier, il est seulement possible de le consulter. Pour rédiger ou modifier le message, afficher le courriel en mode « Afficher en HTML ».
NOTE : Lors de la formation PubliCourriel, le formateur devrait avoir fourni un exemple de courriel édité en codes HTML. Pour savoir comment rédiger un courriel en codes HTML, si cet exemple n'a pas été reçu lors de la formation ou s'il a été perdu, contacter Logilys.

Aperçu du courriel de confirmation

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 018.png

A : Lorsque ce bouton est en mode « Aperçu du message », le courriel est affiché tel qu'il sera envoyé. NOTE : Il n'est cependant pas possible de modifier le courriel en mode « Aperçu du message ».

Onglet « Inscriptions »

Cet onglet permet de consulter la liste des clients qui sont inscrits à cette liste de distribution.

NOTE : Pour savoir comment inscrire ou désinscrire des clients à une liste de distribution, consulter cette section.

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 019.png
A : Il s'agit de la liste de toutes les clients inscrits à la liste de distribution. Dans cet exemple, aucun client n'a encore été inscrit à cette liste. Pour savoir comment ajouter des adresses à la liste, consulter cette section.	B : Le bouton permet d'afficher ou non la barre de recherche.
C : Après avoir complété toutes les informations de la fiche d'ajout ou de modification d'une liste de distribution, cliquer sur le bouton «  Confirmer l'ajout » afin d'enregistrer les modifications.	D : Après avoir complété toutes les informations de la fiche d'ajout ou de modification d'une liste de distribution, cliquer sur «  Confirmer et ajouter » afin d'enregistrer les modifications et ouvrir une nouvelle fiche d'ajout afin de créer une nouvelle liste de distribution.

Inscrire ou désinscrire des clients à une liste de distribution déjà existante

Pour savoir comment inscrire des adresses courriel à une liste de distribution, voir cette section.

Pour savoir comment désinscrire des adresses courriel d'une liste de distribution, voir cette section.

Inscrire des clients à une liste de distribution

Il est possible d'inscrire des clients à une liste de distribution de deux façons :

• Inscrire plusieurs clients en même temps à partir de la « Gestion des clients »

• Inscrire un seul client à la fois à partir d'une fiche client

Inscrire plusieurs clients à partir de la « Gestion des clients »

Pour inscrire plusieurs clients en même temps à la liste de distribution, se rendre dans la « Gestion des clients ».

Pour ce faire, à partir de la page principale de ProDon, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 020.png

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 021.png
A : Rechercher les clients qui doivent être ajoutés à la liste de distribution à l'aide de la barre de recherche.	B : Il s'agit des clients qui seront ajoutés à la liste de distribution.
C : Après avoir recherché les clients qui doivent faire partie de la liste de distribution, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 022.png
A : Choisir d'ajouter tous les clients filtrés ou seulement le client sélectionné.	B : Permet d'ajouter les clients filtrés à une liste de distribution déjà existante.
C : Choisir une liste de distribution permanente déjà existante à l'aide de la liste déroulante.	D: Après avoir sélectionné les options désirées et choisi la liste de distribution à laquelle les clients filtrés doivent être ajoutés, cliquer sur le bouton «  Confirmer ».

Inscrire un client à partir de sa fiche client

Pour ajouter un seul client à une liste de distribution, se rendre dans la « Gestion des clients », puis ensuite dans la fiche du client qui doit être ajouté à la liste.

Pour ce faire, à partir de la page principale de ProDon, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 023.png

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 024.png
A : Rechercher la personne qui doit être ajouté à une liste de distribution à l'aide de la barre de recherche.	B : Double-cliquer sur la personne afin d'ouvrir sa fiche client ou sélectionner la ligne, puis cliquer sur le bouton , en C.
C : Après avoir sélectionné la ligne en B, cliquer sur le bouton , afin d'ouvrir la fiche client.

Après avoir double-cliqué sur la ligne ou cliqué sur le bouton , la fiche client s'ouvre.

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 025.png

A : Cliquer sur le bouton afin de choisir à quelle liste de distribution la personne doit être ajoutée.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 026.png
A : Cocher cette case pour envoyer un courriel de confirmation d'inscription à la liste de distribution à la personne.	B : Il s'agit de toutes les listes de distribution permanentes existantes dans ProDon. Il est possible d'inscrire la personne à une liste en sélectionnant la liste de distribution, puis en appuyant sur la barre d'espacement du clavier.
C : Ce bouton permet d'inscrire la personne à la liste sélectionnée seulement ou de l'inscrire à toutes les listes en B.	D : Après avoir inscrit la personne à toutes les listes désirées, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification » afin d'enregistrer les changements effectués.

Désinscrire des clients d'une liste de distribution

Il est possible de désinscrire des clients d'une liste de distribution de trois façons :

• Désinscrire plusieurs clients en même temps à partir de la « Gestion des clients »
• Désinscrire un seul client à la fois à partir d'une fiche client
• Désinscrire un seul client à la fois à partir de la « Gestion des inscriptions aux listes de distribution »

Désinscrire plusieurs clients à partir de la « Gestion des clients »

Pour désinscrire plusieurs clients en même temps de la liste de distribution, se rendre dans la « Gestion des clients ».

Pour ce faire, à partir de la page principale de ProDon, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 020.png

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 021.png
A : Rechercher les clients qui doivent être retirés de la liste de distribution à l'aide de la barre de recherche.	B : Il s'agit des clients qui seront retirés de la liste de distribution.
C : Après avoir recherché les clients qui doivent être retirés de la liste de distribution, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 022.png
A : Choisir de retirer tous les clients filtrés ou seulement le client sélectionné.	B : Permet de retirer les clients filtrées d'une liste de distribution déjà existante.
C : Choisir une liste de distribution permanente déjà existante à l'aide de la liste déroulante.	D: Après avoir sélectionné les options désirées et choisi la liste de distribution à laquelle les clients filtrées doivent être retirés, cliquer sur le bouton «  Confirmer ».

Désinscrire un client d'une liste de distribution à partir de la « Gestion des inscriptions aux listes de distribution »

Se rendre d'abord dans la « Gestion des inscriptions aux listes de distribution ».

Pour ce faire, à partir de la page principale de ProDon, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « PubliCourriel - Inscriptions aux listes ».

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 027.png

Après avoir cliqué sur «  PubliCourriel - Inscriptions aux listes », la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 028.png
A : L'onglet « Inscrit » contient toutes les adresses inscrites à au moins une liste de distribution.	B : L'onglet « Désinscrit » contient toutes les adresses qui ont été désinscrites à au moins une liste de distribution.
C : L'onglet « Tous » contient toutes les adresses courriel inscrites à au moins une liste ou qui ont déjà été inscrite à une liste.	D : Il s'agit de toutes les adresses courriel inscrites à au moins une liste de distribution. Pour désinscrire une adresse, double-cliquer sur la ligne de l'adresse à désinscrire.
E : Le bouton permet d'ouvrir la fiche d'un client de la liste en D.	F : Le bouton permet de synchroniser les inscriptions et les désinscriptions aux listes de distribution.

Après avoir double-cliqué sur l'adresse à désinscrire à partir de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 029.png
A : Il s'agit de toutes les listes de distribution permanentes existantes dans ProDon. Il est possible de désinscrire la personne d'une liste en sélectionnant la liste de distribution, puis en appuyant sur la barre d'espacement du clavier.	B : Ce bouton permet de désinscrire la personne de la liste sélectionnée seulement ou de la désinscrire de toutes les listes en B. Après avoir désinscrit la personne à au moins une liste, cette fenêtre s'ouvre, afin de spécifier la raison de l'annulation.
C : Ce bouton permet de modifier la raison de désinscription.	D : Après avoir inscrit la personne à toutes les listes désirées, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification » afin d'enregistrer les changements effectués.

Après avoir désinscrit la personne d'une liste à partir de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre afin de spécifier une raison d'annulation.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 030.png
A : Inscrire une nouvelle raison d'annulation ou en choisir une déjà existante dans la liste déroulante.	B : Après avoir spécifié une raison d'annulation, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification ».

Désinscrire un client d'une liste de distribution à partir de la « Gestion des clients »

Se rendre dans la « Gestion des clients ».

Pour ce faire, à partir de la page principale de ProDon, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 031.png

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 032.png
A : Rechercher la personne qui doit être désinscrite d'une liste de distribution à l'aide de la barre de recherche.	B : Double-cliquer sur la personne afin d'ouvrir sa fiche client ou sélectionner la ligne, puis cliquer sur le bouton , en C.
C : Après avoir sélectionné la ligne en B, cliquer sur le bouton , afin d'ouvrir la fiche client.

Après avoir double-cliqué sur la ligne ou cliqué sur le bouton , la fiche client s'ouvre.

Fichier:ProDon Module PubliCourriel 033.png

A : Cliquer sur le bouton afin de choisir de quelle liste de distribution la personne doit être retirée.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 034.png
A : Il s'agit de toutes les listes de distribution permanentes existantes dans ProDon. Il est possible de désinscrire la personne d'une liste en sélectionnant la liste de distribution, puis en appuyant sur la barre d'espacement du clavier.	B : Ce bouton permet de désinscrire la personne de la liste sélectionnée seulement ou de la désinscrire de toutes les listes en B. Après avoir désinscrit la personne à au moins une liste, cette fenêtre s'ouvre, afin de spécifier la raison de l'annulation.
C : Ce bouton permet de modifier la raison de désinscription.	D : Après avoir inscrit la personne à toutes les listes désirées, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification » afin d'enregistrer les changements effectués.

Après avoir désinscrit la personne d'une liste à partir de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre afin de spécifier une raison d'annulation.
Fichier:ProDon Module PubliCourriel 035.png
A : Inscrire une nouvelle raison d'annulation ou en choisir une déjà existante dans la liste déroulante.	B : Après avoir spécifié une raison d'annulation, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification ».

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Nom du document : ProDon:Préparation de la liste de distribution

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