ProDon:Préparation de la liste de distribution

Préparation de la liste de distribution

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Cette documentation nécessite le module « Publicourriel » de Prodon, il faut donc posséder ce module pour avoir accès à ces fonctionnalités.

Introduction

Le module PubliCourriel permet d'effectuer des envois massifs de courriels et de compiler des statistiques pour chaque envoi effectué (nombre de courriels envoyés, ouverts, rejetés, etc.), afin d'évaluer l'efficacité des envois. Une gestion des rejets est également intégrée pour éviter tout problème de pourriels. Pour savoir comment consulter les statistiques d'envoi, voir ce document.

De plus, les internautes peuvent s'inscrire à des listes de distribution afin de recevoir les courriels d'informations qui les intéressent, à partir du site Internet de l'organisme. À la suite de leur inscription, ils reçoivent un courriel de confirmation automatique, préparé à cet effet. Cette fonctionnalité requiert l'intervention de Logilys, donc si elle vous intéresse, veuillez contacter le soutien technique.

L'envoi d'un PubliCourriel se résume en trois étapes : Il faut d'abord préparer le document maître, préparer ensuite la liste de distribution, puis envoyer le PubliCourriel.

Le document qui suit porte sur la préparation de la liste de distribution. Pour savoir comment préparer le document maître, consulter ce document. Pour savoir comment envoyer le PubliCourriel, consulter ce document.

Une liste de distribution est la liste des clients à qui le courriel sera envoyé. Il existe deux types de listes de distribution :

• Une liste de distribution provisoire
  
• Une liste de distribution permanente
  

Préparation d'une liste de distribution provisoire

Une liste de distribution provisoire est une liste qui ne peut être utilisée qu'une seule fois. Par exemple, elle peut être utilisée pour remercier les clients ayant participé à une activité. Dans ce cas, la liste ne pourra jamais être réutilisée puisque ce ne sont jamais les mêmes clients qui assistent aux différentes activités. De plus, la liste de distribution provisoire ne doit pas être créée à l'avance, elle doit être créée seulement au moment de l'envoi du PubliCourriel.

Pour savoir comment effectuer un envoi PubliCourriel avec une liste de distribution provisoire, consulter la section « Préparation d'un envoi à partir d'une liste de distribution provisoire » du document « Envoi du PubliCourriel ».

Préparation d'une liste de distribution permanente

Une liste de distribution permanente, est une liste qui peut être utilisée plusieurs fois. Par exemple, elle peut être utilisée pour envoyer un bulletin mensuel, une infolettre, de l'information sur les activités à venir, etc. Il est possible d'inscrire et de désinscrire les clients de la liste en tout temps. La liste de distribution permanente doit être préalablement créée pour effectuer un envoi PubliCourriel.

Il est possible de créer et de modifier des listes de distribution permanentes de deux façons dans Prodon :

• À partir de la « Gestion des listes de distribution »
  
• À partir de la « Gestion des clients »
  

Créer ou modifier une liste de distribution permanente à partir de la « Gestion des listes de distribution »

Pour qu'une liste de distribution soit prête à être utilisée pour un envoi PubliCourriel, il faut d'abord configurer la liste de distribution, puis ensuite, y inscrire les clients qui en feront partie.

Configurer la liste de distribution

Pour configurer la liste de distribution, se rendre dans la « Gestion des listes de distribution ».

Pour ce faire, cliquer sur le menu « Envois » de la page principale de Prodon, puis choisir « PubliCourriel » et finalement « Listes de distribution » .

Après avoir cliqué sur « Listes de distribution », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit de toutes les listes de distributions (permanentes et provisoires) existantes dans Prodon.	B : Le bouton permet de créer une nouvelle liste de distribution permanente, afin de l'ajouter à la liste en A.
C : Le bouton permet de modifier une liste de distribution. Pour ce faire, sélectionner la liste à modifier en A, puis cliquer sur le bouton .	D : Le bouton permet de supprimer une liste de distribution. Pour ce faire, sélectionner la liste à supprimer en A, puis cliquer sur le bouton . NOTE : Il n'est pas possible de supprimer une liste de distribution qui a déjà été utilisée pour un envoi.
E : Ce bouton permet de synchroniser une liste ou toutes les listes de distribution.	F : Ce bouton permet d'ouvrir la page Internet de l'envoi, qui est relié à la liste de distribution.

Après avoir cliqué sur le bouton   ou sur le bouton de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Nommer la liste de distribution permanente.	B : Ces options permettent d'activer ou d'archiver la liste de distribution. Lorsqu'une liste de distribution est archivée, elle ne peut plus être utilisée pour un envoi PubliCourriel.
C : Permet d'indiquer la langue dans laquelle le PubliCourriel sera envoyé. NOTE : Si un PubliCourriel doit être envoyé en anglais et en français, il faudra créer deux documents maîtres (un pour chaque langue) et deux listes de distribution (une pour chaque langue).	D : Il s'agit du type de la liste de distribution. Les choix sont de type Client et type Relation.
E : Il s'agit du nombre d'abonnements et de désabonnements à la liste de distribution.	F : Inscrire le nom et l'adresse courriel de l'organisme ou de la personne qui recevra les réponses des PubliCourriels envoyés à cette liste de distribution.
G : Permet d'activer la confirmation d'abonnement.	H : L'onglet « Champs de fusion » permet de sélectionner les champs de fusion qui seront utilisés dans les documents maîtres envoyés à cette liste de distribution. NOTE : Les champs doivent être cochés dans le document maître ET dans la liste de distribution. S'ils ne sont pas cochés aux deux endroits, ils ne seront pas fusionnés lors de l'envoi.
I : L'onglet « Courriel de confirmation d'abonnement » permet de composer le courriel qui sera envoyé aux clients qui s'inscriront à la liste de distribution.	J : L'onglet « Courriel de bienvenue » permet de composer le courriel de bienvenue qui sera envoyé aux clients.
K : L'onglet « Abonnements » contient la liste de tous les clients abonnés à la liste de distribution.

Onglet « Champs de fusion »

Cet onglet permet de sélectionner les champs de fusion qui sont utilisés dans les documents maîtres envoyés avec cette liste de distribution.

ATTENTION : Les champs doivent être cochés dans le document maître ET dans la liste de distribution. S'ils ne sont pas cochés aux deux endroits, ils ne seront pas fusionnés lors de l'envoi.

A : Cocher les champs qui ont été insérés dans les documents maîtres qui seront envoyés avec cette liste de distribution.

NOTE : Il est important de cocher en A seulement les champs utilisés dans les documents maîtres qui seront envoyés avec cette liste de distribution, puisque les champs activés ici ne pourront plus être désactivés une fois qu'un envoi aura été effectué. Il sera possible de décocher les champs, mais ces derniers resteront tout de même actifs sur le site du serveur d'envoi du PubliCourriel. De plus, tous les champs cochés devront être synchronisés un à un avec les champs inclus au document maître lors de chaque envoi, ce qui augmentera considérablement le temps d'envoi du PubliCourriel. Pour désactiver des champs sur le site du serveur d'envoi du PubliCourriel, contacter Logilys.

Onglet « Courriel de confirmation d'abonnement »

Cet onglet permet de rédiger le courriel qui sera envoyé aux clients qui s'inscriront à cette liste de distribution.

A : Le bouton permet d'importer un fichier HTML afin de l'afficher en D. NOTE : Il est également possible d'éditer le courriel en D, plutôt que d'importer un document HTML.	B : Inscrire l'objet du courriel dans ce champ.
C : Le bouton « Aperçu du message » permet d'afficher le courriel en codes HTML ou d'afficher le courriel tel qu'il sera envoyé. NOTE : Lorsque le courriel est en mode « Aperçu du message », il est impossible de le modifier, il est seulement possible de le consulter. Pour rédiger ou modifier le message, afficher le courriel en mode « Afficher en HTML ».	D : Il s'agit du courriel tel qu'il sera envoyé. Pour visualiser le courriel en codes HTML, cliquer sur le bouton « Aperçu du message » en C, ou consulter cette section. NOTE : Il est possible d'importer le texte HTML avec le bouton en A ou de l'éditer directement ici.
NOTE : Lors de la formation PubliCourriel, le formateur devrait avoir fourni un exemple de courriel édité en codes HTML. Pour savoir comment rédiger un courriel en codes HTML, si cet exemple n'a pas été reçu lors de la formation ou s'il a été perdu, contacter Logilys.

Aperçu du courriel de confirmation

A : Lorsque ce bouton est en mode « Aperçu du message », le courriel est affiché tel qu'il sera envoyé. NOTE : Il n'est cependant pas possible de modifier le courriel en mode « Aperçu du message ».

Onglet « Courriel de bienvenue »

Cet onglet permet de composer le courriel de bienvenu, qui sera envoyé aux clients inscrits à la liste de distribution.

A : Le bouton permet d'importer un fichier HTML afin de l'afficher en D. NOTE : Il est également possible d'éditer le courriel en D, plutôt que d'importer un document HTML.	B : Inscrire l'objet du courriel dans ce champ.
C : Le bouton « Aperçu du message » permet d'afficher le courriel en codes HTML ou d'afficher le courriel tel qu'il sera envoyé. NOTE : Lorsque le courriel est en mode « Aperçu du message », il est impossible de le modifier, il est seulement possible de le consulter. Pour rédiger ou modifier le message, afficher le courriel en mode « Afficher en HTML ».	D : Il s'agit du courriel tel qu'il sera envoyé. Pour visualiser le courriel en codes HTML, cliquer sur le bouton « Aperçu du message » en C, ou consulter cette section. NOTE : Il est possible d'importer le texte HTML avec le bouton en A ou de l'éditer directement ici.
NOTE : Lors de la formation PubliCourriel, le formateur devrait avoir fourni un exemple de courriel édité en codes HTML. Pour savoir comment rédiger un courriel en codes HTML, si cet exemple n'a pas été reçu lors de la formation ou s'il a été perdu, contacter Logilys.

Onglet « Abonnements »

Cet onglet permet de consulter la liste des clients qui sont inscrits à cette liste de distribution.

NOTE : Pour savoir comment inscrire des clients à une liste de distribution, cliquer ici. Pour savoir comment désinscrire des clients d'une liste de distribution, cliquer ici.

A : Ce bouton permet d'afficher tout les courriels des gens abonnés à la liste de distribution.	B : Ce bouton permet d'afficher tout les courriels des gens désinscrits de la liste de distribution.
C : Ce bouton permet de voir tout les courriels des gens qui sont en attente de confirmer l'inscription ou la désinscription à la liste de distribution.	D : Il s'agit de la liste de tous les clients inscrits à la liste de distribution. Dans cet exemple, seulement un client a été inscrit à cette liste. Pour savoir comment ajouter des clients à la liste, consulter cette section.

Inscrire des clients à une liste de distribution

Il est possible d'inscrire des clients à une liste de distribution de deux façons dans Prodon :

• Inscrire plusieurs clients en même temps à partir de la « Gestion des clients »

• Inscrire un seul client à la fois à partir d'une fiche client

NOTE IMPORTANTE : Il est impossible d'inscrire des courriels génériques (ex. : infos@..., admin@..., direction@..., etc.) à une liste de distribution.

Pour voir la liste complète des adresses qui ne peuvent pas être inscrites à une liste de distribution, cliquer ici.

Inscrire plusieurs clients à partir de la « Gestion des clients »

Pour inscrire plusieurs clients en même temps à la liste de distribution, se rendre dans la « Gestion des clients ».

Pour ce faire, à partir de la page principale de Prodon, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Rechercher les clients qui doivent être ajoutés à la liste de distribution à l'aide de la barre de recherche.	B : Il s'agit de la liste courante des clients qui seront ajoutés à la liste de distribution.
C : Après avoir recherché les clients qui doivent faire partie de la liste de distribution, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Choisir d'ajouter tous les clients filtrés ou seulement le client sélectionné.	B : Permet d'ajouter les clients filtrés à une liste de distribution déjà existante.
C : Choisir une liste de distribution permanente déjà existante à l'aide de la liste déroulante.	D : Permet de réinscrire les courriels qui étaient désinscrits.
E : Après avoir sélectionné les options désirées et choisi la liste de distribution à laquelle les clients filtrés doivent être ajoutés, cliquer sur le bouton «  Confirmer ».

Inscrire un client à partir de sa fiche client

Pour inscrire un seul client à une liste de distribution, se rendre dans la « Gestion des clients », puis dans la fiche du client qui doit être inscrit à la liste.

Pour ce faire, à partir de la page principale de Prodon, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Rechercher le client qui doit être ajouté à une liste de distribution à l'aide de la barre de recherche.	B : Double-cliquer sur le client afin d'ouvrir sa fiche client ou sélectionner la ligne, puis cliquer sur le bouton , en C.
C : Après avoir sélectionné la ligne en B, cliquer sur le bouton , afin d'ouvrir la fiche client.

Après avoir double-cliqué sur la ligne ou cliqué sur le bouton , la fiche client s'ouvre.
A : Vous devez vous positionnez sur le courriel, pour lequel vous voulez l'ajouter à une liste de distribution.	B : Cliquer sur le bouton afin de choisir à quelle(s) liste(s) de distribution le client doit être ajouté.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Cocher cette case pour envoyer un courriel de confirmation d'abonnement à la liste de distribution au client inscrit.	B : Cette case sera cochée si le courriel fait parti de la liste de suppression.
C : Ce bouton permet d'inscrire le client à la liste sélectionnée seulement ou à toutes les listes en F.	D : Ce bouton permet de désabonner le client à la liste sélectionnée seulement ou à toutes les listes en F.
E : Ce bouton permet de sélectionner un client ou un contact, qui fera parti de la liste de distribution.	F : Il s'agit de toutes les listes de distribution permanentes existantes dans Prodon. Il est possible d'inscrire le client à une liste en sélectionnant la liste de distribution, puis en appuyant sur la barre d'espacement du clavier.
G : Après avoir inscrit le client à toutes les listes désirées, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification » afin d'enregistrer les changements effectués.

Désinscrire des clients d'une liste de distribution

Il est possible de désinscrire des clients d'une liste de distribution de trois façons dans Prodon :

• Désinscrire plusieurs clients en même temps à partir de la « Gestion des clients »
• Désinscrire un seul client à la fois à partir d'une fiche client
• Désinscrire un seul client à la fois à partir de la « Gestion des inscriptions aux listes de distribution »

Désinscrire plusieurs clients à partir de la « Gestion des clients »

Pour désinscrire plusieurs clients en même temps de la liste de distribution, se rendre dans la « Gestion des clients ».

Pour ce faire, à partir de la page principale de Prodon, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Rechercher les clients qui doivent être retirés de la liste de distribution à l'aide de la barre de recherche.	B : Il s'agit des clients qui seront retirés de la liste de distribution.
C : Après avoir recherché les clients qui doivent être retirés de la liste de distribution, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Choisir de retirer tous les clients filtrés ou seulement le client sélectionné.	B : Permet de retirer les clients filtrés d'une liste de distribution déjà existante.
C : Choisir une liste de distribution permanente déjà existante à l'aide de la liste déroulante.	D : Après avoir sélectionné les options désirées et choisi la liste de distribution à laquelle les clients filtrés doivent être retirés, cliquer sur le bouton «  Confirmer ».

Désinscrire un client à partir de sa fiche client

Pour désinscrire un seul client d'une liste de distribution, se rendre dans la « Gestion des clients », puis dans la fiche du client qui doit être désinscrit de la liste.

Pour ce faire, à partir de la page principale de Prodon, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Rechercher le client qui doit être désinscrit d'une liste de distribution à l'aide de la barre de recherche.	B : Double-cliquer sur le client afin d'ouvrir sa fiche client ou sélectionner la ligne, puis cliquer sur le bouton , en C.
C : Après avoir sélectionné la ligne en B, cliquer sur le bouton , afin d'ouvrir la fiche client.

Après avoir double-cliqué sur la ligne ou cliqué sur le bouton , la fiche client s'ouvre.

A : Cliquer sur le bouton afin de choisir de quelle(s) liste(s) de distribution le client doit être retiré.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Cocher cette case pour envoyer un courriel de confirmation d'abonnement à la liste de distribution au client inscrit.	B : Cette case sera cochée si le courriel fait parti de la liste de suppression.
C : Ce bouton permet d'inscrire le client à la liste sélectionnée seulement ou à toutes les listes en F.	D : Ce bouton permet de désinscrire le client de la liste sélectionnée seulement ou de toutes les listes en F.
E : Ce bouton permet de sélectionner un client ou un contact, qui fera parti de la liste de distribution.	F : Il s'agit de toutes les listes de distribution permanentes existantes dans Prodon. Il est possible de désinscrire le client d'une liste en sélectionnant la liste de distribution, puis en appuyant sur la barre d'espacement du clavier.
: Après avoir désinscrit le client de toutes les listes désirées, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification » afin d'enregistrer les changements effectués.

Après avoir désinscrit le client d'une liste à partir de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre afin de spécifier une raison d'annulation.
A : Inscrire une nouvelle raison d'annulation ou en choisir une déjà existante dans la liste déroulante.	B : Après avoir spécifié une raison d'annulation, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification ».

Désinscrire un client à partir de la « Gestion des inscriptions aux listes de distribution »

La deuxième façon de désinscrire un seul client d'une liste de distribution est à partir de la « Gestion des inscriptions aux listes de distribution ».

Pour s'y rendre, à partir de la page principale de Prodon, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « PubliCourriel » et finalement « Abonnements aux listes ».

Après avoir cliqué sur « Abonnements aux listes », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Le bouton permet d'ouvrir la fiche d'un client de la liste en G.	B : Le bouton permet de synchroniser les abonnements et les désabonnements aux listes de distribution.
C : Permet de créer un envoi provisoire.	D : Ce bouton contient tous les clients inscrits à au moins une liste de distribution.
E : Ce bouton contient tous les clients qui ont été désinscrits d'au moins une liste de distribution.	F : Ce bouton permet de voir tout les courriels des gens qui sont en attente de confirmer l'abonnement ou le désabonnement à la liste de distribution.
G : Il s'agit de tous les clients inscrits à au moins une liste de distribution. Pour désabonner un client, double-cliquer sur la ligne de l'adresse à désabonner.
Après avoir double-cliqué sur l'adresse à désinscrire à partir de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Cocher cette case pour envoyer un courriel de confirmation d'abonnement à la liste de distribution au client inscrit.	B : Cette case sera cochée si le courriel fait parti de la liste de suppression.
C : Ce bouton permet d'inscrire le client à la liste sélectionnée seulement ou à toutes les listes en F.	D : Ce bouton permet de désinscrire le client de la liste sélectionnée seulement ou de toutes les listes en F.
E : Ce bouton permet de sélectionner un client ou un contact, qui fera parti de la liste de distribution.	F : Il s'agit de toutes les listes de distribution permanentes existantes dans Prodon. Il est possible de désinscrire le client d'une liste en sélectionnant la liste de distribution, puis en appuyant sur la barre d'espacement du clavier.
G : Après avoir désinscrit le client de toutes les listes désirées, cliquer sur le bouton « Confirmer la modification » afin d'enregistrer les changements effectués.

Après avoir désinscrit le client d'une liste à partir de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre afin de spécifier une raison d'annulation.
A : Inscrire une nouvelle raison d'annulation ou en choisir une déjà existante dans la liste déroulante.	B:Après avoir spécifié une raison d'annulation, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification ».

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