ProDon:Envoi du PubliCourriel

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Envoi du PubliCourriel

ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Introduction

Le module PubliCourriel permet d'effectuer des envois massifs de courriels et de compiler des statistiques pour chaque envoi effectué (nombre de courriels envoyés, ouverts, rejetés, etc.), afin d'évaluer l'efficacité des envois. Une gestion des rejets est également intégrée pour éviter tout problème de pourriels. Pour savoir comment consulter les statistiques d'envoi, voir ce document.


De plus, les internautes peuvent s'inscrire à des listes de distribution, afin de recevoir les courriels d'informations qui les intéressent, à partir du site Internet de l'organisme. À la suite de leur inscription, ils reçoivent un courriel de confirmation automatique, préparé à cet effet.


L'envoi d'un PubliCourriel se résume en trois étapes : Il faut d'abord préparer le document maître, préparer ensuite la liste de distribution, puis envoyer le PubliCourriel.


Le document qui suit, porte sur l'envoi du PubliCourriel. Avant d'envoyer le PubliCourriel, il faut d'abord préparer le document maître et la liste de distribution.

Pour savoir comment préparer le document maître, consulter ce document.

Pour savoir comment préparer la liste de distribution, consulter ce document.


Il est possible d'envoyer un PubliCourriel de deux façon dans Prodon :


Création d'un envoi à partir d'une liste de distribution permanente

Pour créer un envoi PubliCourriel à partir d'une liste permanente, il faut avoir préalablement créé le document maître et la liste de distribution.

Se rendre dans la « Gestion des envois de courriels ».

Pour ce faire, à partir de la page principale de Prodon, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir
« PubliCourriel » et finalement « Envois ».

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 001.png


Après avoir cliqué sur « Envois », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 002.png

A : Le bouton Bouton Ajouter.png permet de créer un nouvel envoi afin de l'ajouter à la liste en H. Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ajouter.png, cette fenêtre s'ouvre.

B : Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier un envoi de la liste en H. Pour ce faire, sélectionner l'envoi à modifier en H, puis cliquer sur le bouton Bouton Modifier.png. Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Modifier.png, cette fenêtre s'ouvre.

C : Le bouton Bouton Retirer.png permet de supprimer un envoi de la liste en H. Pour ce faire, sélectionner l'envoi à supprimer en H, puis cliquer sur le bouton Bouton Retirer.png.

D : Le bouton «Actifs » contient tous les envois actifs qui ont déjà été effectués ou qui sont planifiés.

E : Le bouton «Archivés» contient tous les envois inactifs qui ont déjà été effectués.

F : Ce bouton contient tous les envois PubliCourriel, qui ont déjà été effectués ou qui sont planifiés, qu'ils soient actifs ou inactifs.

G : Ce bouton contient tout les envois pour les reçus électronique, qui ont déjà été effectués ou qui sont planifiés.

NOTE: Ce bouton est présent, seulement si le module de Reçus électronique est disponible.

H : Il s'agit de la liste des envois actifs qui ont déjà été effectués ou qui sont planifiés.


Configurer l'envoi

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ajouter.png ou sur le bouton Bouton Modifier.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 003.png

A : Le bouton Petit Bouton Dupliquer.png permet de dupliquer un envoi déjà existant dans Prodon.

B : Le bouton Bouton Archiver envoi.png permet d'archiver un envoi. Après avoir cliqué sur ce bouton, l'envoi se retrouve dans l'onglet « Archivés » de la « Gestion des envois de courriels ».

C : Nommer l'envoi.
NOTE : Ce nom demeure à l'interne, il n'apparaît pas dans l'envoi.

D : Choisir la liste de distribution pour laquelle le PubliCourriel doit être envoyé.

E : Inscrire l'objet du PubliCourriel.

 F :  Permet la création d'un lien qui pré-rempliera un formulaire Web.

G : Inscrire le nom de l'expéditeur et l'adresse courriel de l'expéditeur.

NOTE : Cette information s'inscrit automatiquement lorsque la liste d'envoi est sélectionnée, en D.

H : Si cette option est cochée, les statistiques de clics sur les liens hypertextes du courriel seront compilées pour cet envoi.

I : Si cette option est cochée, les statistiques d'ouverture des courriels seront compilées pour cet envoi.

J : L'onglet « Message » permet de choisir quel document maître sera envoyé dans le PubliCourriel.

K : L'onglet « Abonnements de la liste » permet de consulter la liste des clients inscrits à la liste.

L : L'onglet « Exclusions » permet d'exclure certains clients de l'envoi en cours seulement. Ces clients feront encore partie de la liste de distribution.


Onglet « Message »

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 004.png

A : Le bouton Bouton importer fichier html.png permet de choisir le document maître à envoyer.

B : Le bouton Bouton actualiser.png permet de mettre à jour les champs du document maître.

C : Ce bouton permet d'ouvrir la page web de l'envoi.

D : Ce bouton permet de synchroniser le contenu du message avec le web.

E : Ce bouton permet d'afficher le message en codes HTML. F: Il s'agit du message qui apparaîtra dans le PubliCourriel.


Onglet « Abonnements de la liste »

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 005.png

A : Il s'agit de toutes les adresses inscrites à la liste de distribution choisie plus tôt. Les champs « X », « Courriel », « Doublons » et « Suppression » sont toujours visibles, les autres champs sont les champs de fusion qui ont été cochés dans la liste de distribution.

B : Les adresses barrées, sont celles qui ont été exclues pour cet envoi. Pour plus de détails concernant les exclusions, voir la section « Onglet « Exclusions » ».

C : Les adresses courriel en jaune sont celles qui sont attribuées à plus d'un client de la base de données.


Onglet « Exclusions »

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 006.png

A : Si cette case est cochée, il sera possible d'inscrire des adresses à exclure de l'envoi en B.

B : Inscrire les adresses à exclure de l'envoi.

C : Après avoir indiqué les adresses à exclure de l'envoi, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer la modification » afin d'enregistrer l'ajout ou la modification.


Tester l'envoi

Avant d'envoyer le PubliCourriel, il est préférable d'effectuer un envoi test, afin de tester tous les liens hypertextes et de voir l'aperçu du PubliCourriel à la réception.

Il est suggéré de faire plusieurs envois test avec différentes adresses (exemple : Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook, etc.) avant d'effectuer l'envoi, afin de s'assurer des différentes interprétations de boîtes courriel.

Pour tester le courriel, se rendre d'abord dans la « Gestion des envois de courriels ».

Pour ce faire, à partir de la page principale de Prodon, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « PubliCourriel » et finalement « Envois ».

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 001.png


Après avoir cliqué sur « Envois », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 007.png

A : Sélectionner le PubliCourriel à tester.

B : Après avoir sélectionné le PubliCourriel à tester, cliquer sur le bouton « Bouton tester le courriel.png Tester le courriel ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton tester le courriel.png Tester le courriel »,, la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 011.png

Avant d'effectuer l'envoi, il faut synchroniser les inscriptions à la liste de distribution. Pour ce faire, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui ».

NOTE : En cliquant sur le bouton « Bouton Annuler.png Non », Prodon va quand même envoyer le PubliCourriel en test.

Après avoir cliqué sur le bouton «Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 008.png

A : Inscrire l'adresse courriel à qui le courriel test doit être envoyé.

NOTE : Le courriel de l'expéditeur spécifié lors de la préparation de la liste de distribution, s'inscrit par défaut.

B : Après avoir inscrit l'adresse courriel à qui le courriel test doit être envoyé, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 009.png

Cette fenêtre confirme que le courriel test a bien été envoyé. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok » .


Effectuer l'envoi

Pour envoyer le courriel, se rendre dans la « Gestion des envois de courriels ».

Pour ce faire, à partir de la page principale de Prodon, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « PubliCourriel » et finalement « Envois ».

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 001.png


Après avoir cliqué sur « Envois », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 010.png

A : Sélectionner le PubliCourriel à envoyer.

B : Après avoir sélectionné le PubliCourriel à envoyer, cliquer sur le bouton « Bouton envoyer le courriel.png Envoyer le courriel ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton envoyer le courriel.png Envoyer le courriel », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 011.png

Avant d'effectuer l'envoi, il faut synchroniser les inscriptions à la liste de distribution. Pour ce faire, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui ».

NOTE : En cliquant sur le bouton « Bouton Annuler.png Non », Prodon n'enverra pas le PubliCourriel et retournera dans la « Gestion des envois de courriels ».


Envoyer le PubliCourriel maintenant

Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 012.png

A : Pour envoyer le PubliCourriel maintenant, sélectionner cette option, puis suivre les points C et D.

B : Cette option permet de planifier l'envoi du PubliCourriel. Pour connaître la procédure, consulter cette section.

C : Cette case doit être cochée pour envoyer le PubliCourriel.

D : Après avoir sélectionné l'option A, puis coché la case en C, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 013.png

Cette fenêtre permet de confirmer le nombre de destinataires. Pour confirmer le nombre indiqué, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui ».

NOTE : En cliquant sur le bouton « Bouton Annuler.png Non », Prodon n'enverra pas le PubliCourriel et retournera dans la « Gestion des envois de courriels ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 014.png

Cette fenêtre confirme que le PubliCourriel a bien été envoyé. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok » .


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok », ProDon retourne dans la « Gestion des envois de courriel ».

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 015.png

A : Le statut de l'envoi est vert, ce qui signifie que l'envoi a été effectué avec succès.

B : Le bouton « Bouton statistique d'envoi.png Statistique de l'envoi » permet de consulter les statistiques de l'envoi. Pour connaître la procédure, consulter ce document.


Planifier l'envoi du PubliCourriel

NOTE : Lorsqu'un envoi PubliCourriel est planifié, l'information est immédiatement transmise au site du serveur d'envoi du PubliCourriel, ce qui fait que Prodon et l'ordinateur n'ont pas besoin d'être ouverts pour que le PubliCourriel s'envoie à la date et à l'heure planifiées.

Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 016.png

A : Cette option permet d'envoyer le PubliCourriel maintenant. Pour connaître la procédure, consulter cette section.

B : Pour planifier l'envoi du PubliCourriel plus tard, sélectionner cette option, puis suivre les points C et D.

C : Cette case doit être cochée pour envoyer le PubliCourriel.

D : Après avoir sélectionné l'option B, puis coché la case en C, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 017.png

Cette fenêtre permet de confirmer le nombre de destinataires. Pour confirmer le nombre indiqué, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui ».

NOTE : En cliquant sur le bouton « Bouton Annuler.png Non », Prodon n'enverra pas le PubliCourriel et retournera dans la « Gestion des envois de courriels ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 018.png

Cette fenêtre confirme que l'envoi du PubliCourriel a bien été planifié. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok », ProDon retourne dans la « Gestion des envois de courriel ».

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 019.png

A : Le statut de l'envoi est jaune, ce qui signifie que l'envoi a bien été planifié.

B : Le bouton Bouton synchroniser l'envoi.png permet de synchroniser le statut et la date de l'envoi sélectionné. Pour connaître la procédure, consulter ce document.

NOTE : Le statut de l'envoi, en A, ne se mettra pas à jour automatiquement lorsque l'envoi aura été effectué. Il faut donc cliquer sur le bouton en B pour voir si l'envoi a bel et bien été effectué. Si le statut de l'envoi en A devient vert, c'est que le PubliCourriel a été envoyé.


Synchroniser le statut et la date de l'envoi

Le statut des envois planifiés ne se met pas à jour automatiquement, c'est pourquoi il faut les synchroniser afin de consulter les statistiques d'envoi.

Pour synchroniser le statut d'un envoi, se rendre d'abord dans la « Gestion des envois de courriels ».

Pour ce faire, à partir de la page principale de Prodon, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « PubliCourriel » et finalement « Envois ».

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 001.png


Après avoir cliqué sur « Envois », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 020.png

A : Sélectionner l'envoi à synchroniser.

B : Après avoir sélectionné l'envoi à synchroniser, cliquer sur le bouton « Bouton synchroniser l'envoi.png Synchroniser le statut et la date de l'envoi sélectionné ».


Après avoir cliqué sur le bouton Bouton synchroniser l'envoi.png, le statut de l'envoi se synchronise.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 021.png

A : Le statut de l'envoi est devenu vert, ce qui signifie que l'envoi a bien été effectué.

B : Une fois que le statut de l'envoi est vert, il est possible de consulter les statistiques d'envoi. Pour connaître la procédure, consulter ce document.

NOTE : Si le statut de l'envoi reste en jaune, c'est que le PubliCourriel n'est toujours pas envoyé.


Création d'un envoi à partir d'une liste de distribution provisoire

Pour créer un envoi PubliCourriel à partir d'une liste provisoire, il faut avoir préalablement créé le document maître. Pour un envoi provisoire, la liste de distribution doit être créée au moment de l'envoi et ne pourra plus être utilisée à la suite de l'envoi.


Préparer la liste d'envoi provisoire

Se rendre d'abord dans la « Gestion des clients », afin de préparer la liste de distribution­.

Pour ce faire, à partir de la page principale de Prodon, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir « Bouton client couleur.png Clients ».

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Après avoir cliqué sur « Bouton client couleur.png Clients », la « Gestion des clients » s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 023.png

A : Rechercher, à l'aide de la barre de recherche, les clients à qui le PubliCourriel doit être envoyé.

B : Il s'agit de tous les clients qui feront partie de la liste d'envoi.

C : Après avoir recherché tous les clients à qui le PubliCourriel doit être envoyé en A, cliquer sur le bouton « Bouton envoi provisoire.png Création d'un envoi provisoire ».


Configurer l'envoi

Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton envoi provisoire.png Création d'un envoi provisoire », la fenêtre suivante s'ouvre, afin de configurer l'envoi.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 024.png

A : Pour savoir comment configurer cette fenêtre, consulter cette section.

B : Pour savoir comment configurer l'onglet « Message », consulter cette section.

C : Pour savoir comment configurer l'onglet « Abonnements de la liste », consulter cette section.

D : Pour savoir comment configurer l'onglet « Exclusions », consulter cette section.

E : Après avoir indiqué toutes les informations nécessaires, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout ».

NOTES : Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout », l'envoi provisoire se retrouvera dans la « Gestion des envois de courriels ».

Tester l'envoi

Une fois dans la « Gestion des envois de courriels », vous pouvez cliquer sur le bouton pour tester le courriel.
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A : Sélectionner le PubliCourriel à tester.
B : Après avoir sélectionné le PubliCourriel à tester,

cliquer sur le bouton « Bouton tester le courriel.png Tester le courriel ».

Après avoir cliqué sur le bouton « Confirmer et tester l'envoi » de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 008.png

A : Inscrire l'adresse courriel à qui le courriel test doit être envoyé.

NOTE : Le courriel de l'expéditeur spécifié lors de la préparation de la liste de distribution s'inscrit par défaut.

B : Après avoir inscrit le courriel à qui le courriel test doit être envoyé, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 009.png

Cette fenêtre confirme que le courriel test a bien été envoyé. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok » .


Après avoir effectué le test, l'envoi se retrouve dans la « Gestion des envois de courriels ». Pour savoir comment envoyer le courriel, voir cette section.


Effectuer l'envoi

Après avoir cliqué sur le bouton « Confirmer et envoyer maintenant » de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 011.png

Avant d'effectuer l'envoi, il faut synchroniser les abonnements à la liste de distribution. Pour ce faire, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui ».

NOTE : En cliquant sur le bouton « Bouton Annuler.png Non », Prodon n'enverra pas le PubliCourriel et retournera dans la fenêtre « Ajout d'un envoi ».


Envoyer le PubliCourriel maintenant

Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 012.png

A : Pour envoyer le PubliCourriel maintenant, sélectionner cette option, puis suivre les points C et D.

B : Cette option permet de planifier l'envoi du PubliCourriel. Pour connaître la procédure, consulter cette section.

C : Cette case doit être cochée pour envoyer le PubliCourriel.

D : Après avoir sélectionné l'option A, puis coché la case en C, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 013.png

Cette fenêtre permet de confirmer le nombre de destinataires. Pour confirmer le nombre indiqué, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui ».

NOTE : En cliquant sur le bouton « Bouton Annuler.png Non », Prodon n'enverra pas le PubliCourriel et retournera dans la fenêtre « Confirmation d'envoi ».


Après avoir cliqué sur le bouton

« Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 014.png

Cette fenêtre confirme que le PubliCourriel a bien été envoyé. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton

« Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok » .


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok », Prodon retourne dans la « Gestion des clients ».


Planifier l'envoi du PubliCourriel

Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 016.png

A : Cette option permet d'envoyer le PubliCourriel maintenant. Pour connaître la procédure, consulter cette section

B : Pour planifier l'envoi du PubliCourriel, sélectionner cette option, puis suivre les points C et D.

C : Cette case doit être cochée pour planifier l'envoi du PubliCourriel.

D : Après avoir sélectionné l'option B, puis coché la case en C, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 017.png

Cette fenêtre permet de confirmer le nombre de destinataires. Pour confirmer le nombre indiqué, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui ».

NOTE : En cliquant sur le bouton « Bouton Annuler.png Non », Prodon n'enverra pas le PubliCourriel et retournera dans la fenêtre « Confirmation d'envoi ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Envoi du PubliCourriel 018.png

Cette fenêtre confirme que l'envoi du PubliCourriel a bien été planifié. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton

« Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok », Prodon retourne dans la « Gestion des clients ».

Pour savoir comment synchroniser le statut de l'envoi une fois qu'il aura été effectué, voir cette section.

Pour savoir comment consulter les statistiques d'envoi, voir ce document.


Nom du document : ProDon:Envoi du PubliCourriel
Version : 5.0.6