ProDon:Saisie de transactions de dépenses : Différence entre versions

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(→‎Ajout d'une transaction de dépenses)
 
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{{Entete_ProDon|1|4.6.6.5|Claudie Brochu|N/A|2012/01/03}}  
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== Introduction  ==
 
== Introduction  ==
  
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'''''ProDon''''' permet d’enregistrer des transactions de dépenses associées à des activités qui ont été préalablement définies dans la « [[ProDon:Gestion des occasions de dons|Gestion des occasions de dons]] ». Une fois que les transactions sont enregistrés, il faut les reporter, afin de pouvoir émettre les documents tels que les lettres et les reçus.  
+
'''''Prodon''''' permet d’enregistrer des transactions de dépenses associées à des occasions de dons qui ont été préalablement définies dans la section « [[ProDon:Gestion des occasions de dons#Ajout_.2F_Modification_d.27une_activit.C3.A9_de_d.C3.A9penses|Ajout/Modification d'une activité de dépenses]] » du document « Gestion des occasions de dons ».  
  
 
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== Shémas ==
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== Ajout d'une transaction de dépenses ==
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Pour ajouter une transaction de dépenses, se rendre d'abord dans la «&nbsp;Gestion des Dépenses&nbsp;».
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| colspan="2" |Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu «&nbsp;Transactions&nbsp;», puis choisir&nbsp;«&nbsp; [[Fichier:Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 0010.png|sans_cadre|20x20px]]Dépenses&nbsp;».
  
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[[Image:ProDon Enregistrement transaction 004.png]]  
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| colspan="2" | [[Fichier:Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 001.png|sans_cadre|716x716px]]
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[[Image:ProDon Enregistrement transaction 005.png]]  
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| colspan="2" |Après avoir cliqué sur «[[Fichier:Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 0010.png|sans_cadre|20x20px]] Dépenses », la fenêtre suivante s'ouvre.
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Dans la «&nbsp;Gestion des Dépenses&nbsp;», cliquer sur le bouton&nbsp;[[Image:Bouton Ajouter.png]], afin d'ajouter une nouvelle transaction de dépense.
  
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== Ajout d'une transaction de dépenses  ==
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Pour ajouter une transaction de dépenses, se rendre dans l'onglet «&nbsp;Dépenses&nbsp;» de la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;», puis cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Ajouter.png]].
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Choisir l'occasion pour laquelle la transaction a été effectuée.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Choisir l'occasion pour laquelle la transaction doit être effectuée en cliquant sur le bouton [[Image:Bouton....png]].  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Choisir la dépense. Les choix de dépenses ont été préalablement ajoutée lors de la [[ProDon:Gestion des occasions de dons|création de l'occasion]].  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Choisir la dépense en cliquant sur le bouton [[Image:Bouton....png]]. Les choix de dépenses ont été préalablement ajoutés lors de la [[ProDon:Gestion des occasions de dons|création de l'occasion]].  
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Inscrire l'activité pour laquelle la dépense a été effectuée.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Inscrire, s'il y a lieu, l'activité pour laquelle la dépense est effectuée.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Inscrire le compte de grand livre qui doit être affecté pour la transaction.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Inscrire le groupe d'affectation comptable qui doit être affecté pour la transaction.  
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Choisir les taxes qui seront appliquées sur l'objet ou le service payé.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Inscrire l'affectation comptable qui doit être affectée pour la transaction.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Inscrire le montant de la transaction dans la première case, les 3 autres seront remplies automatiquement.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Choisir les taxes qui seront appliquées sur l'objet ou le service payé.  
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> Si aucune taxe n'est appliquée sur la transaction, cocher cette case.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> Inscrire le montant de la transaction dans la première case, les 3 autres seront remplies automatiquement.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I&nbsp;:'''</span> Si le montant des taxes doit être calculé manuellement, cocher cette case. Il sera alors possible de modifier les cases en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G'''</span>.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I&nbsp;:'''</span> Si aucune taxe n'est appliquée sur la transaction, cocher cette case.  
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J&nbsp;:'''</span>&nbsp; Si&nbsp;une gestion d'inventaire est utilisée dans '''''ProDon''''', choisir l'article qui a été acheté.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J&nbsp;:'''</span> Si un article est acheté et qu’une gestion d’inventaire est utilisée dans '''''Prodon''''', choisir l'article qui est acheté.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K&nbsp;:'''</span> Inscrire le nombre d'articles qui ont été achetés.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K&nbsp;:'''</span> Inscrire le nombre d'articles achetés. Le nombre va s'ajouter à votre inventaire.  
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L&nbsp;:'''</span> Inscrire le fournisseur de l'article acheté.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L&nbsp;:'''</span> Inscrire le fournisseur ou le vendeur de l'article acheté.  
  
 
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| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M&nbsp;:'''</span> Inscrire le contact pour l'article acheté.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M&nbsp;:'''</span> Permet d'inscrire une note par rapport à la transaction.  
 
  
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| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''N&nbsp;:'''</span> Permet d'inscrire une note par rapport à la transaction.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''O :'''</span> Permet de lui attribuer un numéro de lot de dépense.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''P :'''</span> Si le montant des taxes doit être calculé manuellement, cocher cette case. Il sera alors possible de modifier les cases en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H'''</span>.
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| colspan="2" |'''NOTE :''' En cliquant sur «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer l'ajout&nbsp;», la transaction de dépense sera enregistrée et '''''Prodon''''' retournera dans l'écran de la gestion des dépenses.
 
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== Vérification et report des transactions de dépense  ==
 
== Vérification et report des transactions de dépense  ==
  
−
Avant de reporter les transactions de la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;», il est préférable de les véfier à l'aide d'un rapport, pour s'assurer qu'il n'y ait aucune erreur.  
+
Avant de reporter les transactions de la «&nbsp;Gestion des Dépenses&nbsp;», il est préférable de faire une vérification à l'aide d'un rapport, pour s'assurer qu'il n'y ait aucune erreur.  
  
 
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=== Vérification du lot de transactions de dépenses  ===
 
=== Vérification du lot de transactions de dépenses  ===
  
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Pour vérifier un lot de transactions avant de le reporter, se rendre dans la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;», puis dans l'onglet «&nbsp;Dépenses&nbsp;».<br>  
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Pour vérifier un lot de transactions avant de le reporter, se rendre dans la «&nbsp;Gestion des Dépenses ».<br>  
  
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur dans les transactions à reporter, générer le rapport du lot de transactions.<br>
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Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur dans les transactions à reporter, générer le rapport « Liste de dépenses », à partir de la « Gestion des Dépenses ».  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Aller dans l'onglet «&nbsp;Dépenses&nbsp;».<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Rapport imprimer.png]].  
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'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">B&nbsp;:</span>''' Cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Rapport imprimer.png]].<br>
 
  
 
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Rapport imprimer.png]], la fenêtre suivante s'ouvre.<br>
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Rapport imprimer.png]], la fenêtre suivante s'ouvre.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Choisir le rapport «&nbsp;1. Transactions de dépenses...&nbsp;».<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Choisir le rapport « Liste de dépenses&nbsp;».  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Rapport imprimer.png]] Générer&nbsp;».<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Rapport imprimer.png]] Générer&nbsp;».  
  
 
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Après avoir cliqué sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Rapport imprimer.png]] Générer&nbsp;», la fenêtre suivante s'ouvre.<br>
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Après avoir cliqué sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Rapport imprimer.png]] Générer&nbsp;», la fenêtre suivante s'ouvre.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Sélectionner l'option «&nbsp;Transactions non reportées&nbsp;».<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Sélectionner l'option «&nbsp;Transactions sélectionnées&nbsp;».  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Choisir les taxes à inscrire sur le rapport<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Choisir les taxes à inscrire sur le rapport.
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] OK&nbsp;».  
 
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] OK&nbsp;».  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Vérifier chaque transaction afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur avant de les reporter.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Vérifier chaque transactions afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur avant de les reporter.  
  
 
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S'il y a une ou des erreurs dans les transactions, les corriger avant de reporter le lot de transactions. Pour corriger une transaction, retourner dans la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;», puis double-cliquer sur la transaction à corriger.<br>  
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S'il y a une ou des erreurs dans les transactions, les corriger avant de reporter le lot de transactions de dépenses. Pour corriger une transaction, retourner dans la «&nbsp;Gestion des Dépenses&nbsp;», puis double-cliquer sur la transaction à corriger.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Sélectionner l'onglet «&nbsp;Dépenses&nbsp;».<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> S'assurer que les transactions sont bien celles que vous voulez reportées. Si ce n'est pas le cas, faites un filtre pour avoir seulement les transactions a reportées.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Reporter Generer.png]].<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Reporter Generer.png]].  
  
 
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton reporter transaction.png]], la fenêtre suivante s'ouvre.<br>
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton reporter transaction.png]], la fenêtre suivante s'ouvre.  
  
 
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| colspan="2" | [[Image:Gestion des transactions dépenses 007.png]]<br>
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| colspan="2" | [[Fichier:Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 009.png|sans_cadre|415x415px]]<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer&nbsp;» pour reporter les transactions.<br>
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Une fois que vous avez entré les informations demandé, cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Lancer&nbsp;» pour reporter les transactions.  
  
 
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Les transactions sont maintenant reportées, retirées de la liste courante de la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;» et transférées dans «&nbsp;Analyse et historique&nbsp;».<br>  
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Les transactions sont reportées et ne sont plus visibles dans la liste courante. Elles seront accessibles à partir du menu «&nbsp;Analyse&nbsp;», «&nbsp;Historique&nbsp;», «&nbsp;Dépenses ».<br>  
  
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{{BasPage_ProDon_Version|5.0.6.1}}<br>

Version actuelle datée du 11 avril 2022 à 07:37

Saisie de transactions de dépenses

Introduction

Prodon permet d’enregistrer des transactions de dépenses associées à des occasions de dons qui ont été préalablement définies dans la section « Ajout/Modification d'une activité de dépenses » du document « Gestion des occasions de dons ».


Ajout d'une transaction de dépenses

Pour ajouter une transaction de dépenses, se rendre d'abord dans la « Gestion des Dépenses ».

Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 0010.pngDépenses ».
Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 001.png


Après avoir cliqué sur «Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 0010.png Dépenses », la fenêtre suivante s'ouvre.
Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 002.png

A : Dans la « Gestion des Dépenses », cliquer sur le bouton Bouton Ajouter.png, afin d'ajouter une nouvelle transaction de dépense.


Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ajouter.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 003.png

A : Inscrire la date de la transaction. Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.

B : Choisir l'occasion pour laquelle la transaction doit être effectuée en cliquant sur le bouton Bouton....png.

C : Choisir la dépense en cliquant sur le bouton Bouton....png. Les choix de dépenses ont été préalablement ajoutés lors de la création de l'occasion.

D : Inscrire, s'il y a lieu, l'activité pour laquelle la dépense est effectuée.

E : Inscrire le groupe d'affectation comptable qui doit être affecté pour la transaction.

F : Inscrire l'affectation comptable qui doit être affectée pour la transaction.

G : Choisir les taxes qui seront appliquées sur l'objet ou le service payé.

H : Inscrire le montant de la transaction dans la première case, les 3 autres seront remplies automatiquement.

I : Si aucune taxe n'est appliquée sur la transaction, cocher cette case.

J : Si un article est acheté et qu’une gestion d’inventaire est utilisée dans Prodon, choisir l'article qui est acheté.

K : Inscrire le nombre d'articles achetés. Le nombre va s'ajouter à votre inventaire.

L : Inscrire le fournisseur ou le vendeur de l'article acheté.

M : Inscrire le contact pour l'article acheté. N : Permet d'inscrire une note par rapport à la transaction.
O : Permet de lui attribuer un numéro de lot de dépense. P : Si le montant des taxes doit être calculé manuellement, cocher cette case. Il sera alors possible de modifier les cases en H.
NOTE : En cliquant sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout », la transaction de dépense sera enregistrée et Prodon retournera dans l'écran de la gestion des dépenses.


Vérification et report des transactions de dépense

Avant de reporter les transactions de la « Gestion des Dépenses », il est préférable de faire une vérification à l'aide d'un rapport, pour s'assurer qu'il n'y ait aucune erreur.


Vérification du lot de transactions de dépenses

Pour vérifier un lot de transactions avant de le reporter, se rendre dans la « Gestion des Dépenses ».

Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur dans les transactions à reporter, générer le rapport « Liste de dépenses », à partir de la « Gestion des Dépenses ».

Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 004.png

A : Cliquer sur le bouton Bouton Rapport imprimer.png.


Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Rapport imprimer.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 005.png

A : Choisir le rapport « Liste de dépenses ».

B : Cliquer sur le bouton « Bouton Rapport imprimer.png Générer ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Rapport imprimer.png Générer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 006.png

A : Sélectionner l'option « Transactions sélectionnées ».

B : Choisir les taxes à inscrire sur le rapport.

C : Cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png OK ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png OK », le rapport s'ouvre.

Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 007.png

A : Vérifier chaque transactions afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur avant de les reporter.

S'il y a une ou des erreurs dans les transactions, les corriger avant de reporter le lot de transactions de dépenses. Pour corriger une transaction, retourner dans la « Gestion des Dépenses », puis double-cliquer sur la transaction à corriger.


Report des transactions de dépenses

Une fois que les transactions sont vérifiées et qu'elles ne contiennent aucune erreur, reporter les transactions.

Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 008.png

A : S'assurer que les transactions sont bien celles que vous voulez reportées. Si ce n'est pas le cas, faites un filtre pour avoir seulement les transactions a reportées.

B : Cliquer sur le bouton Bouton Reporter Generer.png.


Après avoir cliqué sur le bouton Bouton reporter transaction.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Saisie de transactions de dépenses 009.png

Une fois que vous avez entré les informations demandé, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Lancer » pour reporter les transactions.


Les transactions sont reportées et ne sont plus visibles dans la liste courante. Elles seront accessibles à partir du menu « Analyse », « Historique », « Dépenses ».

Nom du document : ProDon:Saisie de transactions de dépenses
Version : 5.0.6.1


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