ProDon:Saisie de transactions de dépenses

Introduction

ProDon permet d’enregistrer des transactions de dépenses associées à des activités qui ont été préalablement définies dans la « Gestion des occasions de dons ». Une fois que les transactions sont enregistrés, il faut les reporter, afin de pouvoir émettre les documents tels que les lettres et les reçus.

Ajout d'une transaction de dépenses

Pour ajouter une transaction de dépenses, se rendre dans l'onglet « Dépenses » de la « Gestion des transactions », puis cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:Gestion des transactions 030.png
A : Inscrire la date de la transaction. Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.	B : Choisir l'occasion pour laquelle la transaction a été effectuée.
C : Choisir la dépense. Les choix de dépenses ont été préalablement ajoutée lors de la création de l'occasion.	D : Inscrire l'activité pour laquelle la dépense a été effectuée.
E : Inscrire le compte de grand livre qui doit être affecté pour la transaction.	F : Choisir les taxes qui seront appliquées sur l'objet ou le service payé.
G : Inscrire le montant de la transaction dans la première case, les 3 autres seront remplies automatiquement.	H : Si aucune taxe n'est appliquée sur la transaction, cocher cette case.
I : Si le montant des taxes doit être calculé manuellement, cocher cette case. Il sera alors possible de modifier les cases en G.	J :  Si un gestion d'inventaire est utilisée dans ProDon, choisir l'article qui a été acheté.
K : Inscrire le nombre d'articles qui ont été achetés.	L : Inscrire le fournisseur de l'article acheté.
M : Permet d'inscrire une note par rapport à la transaction.

Vérification et report des transactions de dépense

Avant de reporter les transactions de la « Gestion des transactions », il est préférable de les véfier à l'aide d'un rapport, pour s'assurer qu'il n'y ait aucune erreur.

Vérification du lot de transactions de dépenses

Pour vérifier un lot de transactions avant de le reporter, se rendre dans la « Gestion des transactions », puis dans l'onglet « Dépenses ».

Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur dans les transactions à reporter, générer le rapport du lot de transactions.
Fichier:Gestion des transactions dépenses 001.png
A : Aller dans l'onglet « Dépenses ».	B : Cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:Gestion des transactions dépenses 002.png
A : Choisir le rapport « 1. Transactions de dépenses... ».	B : Cliquer sur le bouton «  Générer ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Générer », la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:Gestion des transactions dépenses 003.png
A : Sélectionner l'option « Transactions non reportées ».	B : Choisir les taxes à inscrire sur le rapport
C : Cliquer sur le bouton «  OK ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  OK », le rapport s'ouvre.

A : Vérifier chaque transaction afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur avant de les reporter.

S'il y a une ou des erreurs dans les transactions, les corriger avant de reporter le lot de transactions. Pour corriger une transaction, retourner dans la « Gestion des transactions », puis double-cliquer sur la transaction à corriger.

Report des transactions de dépenses

Une fois que les transactions sont vérifiées et qu'elles ne contiennent aucune erreur, reporter les transactions.

A : Sélectionner l'onglet dont les transactions doivent être reportées.	B : Cliquer sur le bouton .
NOTE : Il est impossible de reporter toutes les transaction de tous les onglets de la « Gestion des transactions » en même temps. Il faut donc reporter les transaction de chaque onglet un à la fois.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Inscrire la date du dépôt. Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.	B : Choisir le compte bancaire dans lequel le dépôt se fera.
C : Cocher les rapports à générer.	D : Choisir d'imprimer ou d'afficher à l'écran seulement les rapports sélectionnés.
E : Pour reporter les transaction et générer les rapports, cliquer sur «  Lancer ».

Les transactions sont maintenant reportées, retirées de la liste courante de la « Gestion des transactions » et transférées dans « Analyse et historique ».

Après avoir reporté des transactions, ne pas oublier de générer les reçus et les documents reliés aux transactions reportées.

Vérification et report des transactions de dépenses

Dans « Gestion des transactions », les transactions enregistrées s’ajoutent à la liste courante. Les transactions doivent être validées avant d’être acceptées/reportées afin qu’elles soient retirées de la liste courante et transférées dans « Analyse et Historique ».

Étapes à suivre pour procéder à l’enregistrement des transactions de dépenses :

1. Dans « Gestion des transactions », sélectionner l’onglet « Dépenses », et cliquer sur .
2. Dans « Ajout / Modification de Dépenses ».
   

Fichier:ProDon Enregistrement transaction 016.png
Valider la date.	Choisir l’« Occasion » de don. Choisir l’ « Activité »
Inscrire le « Montant ». Possibilité d’indiquer « Sans taxes ». Possibilité de « Laissez-moi calculer les valeurs » des taxes.	Possibilité d’ajouter des « Notes » pour cette transaction.
Valider le code « GL ».	« OK » ou « Annuler ».

Note : Si le bouton « OK » est grisé, ceci signifie qu’une information obligatoire n’a pas été saisie. Rechercher la case dont le libellé est de couleur bleue, entrer l’information manquante et le bouton deviendra disponible.

Valider et accepter un lot de transactions de dépenses

Dans « Gestion des transactions », valider les enregistrements de transactions de dépenses en cliquant sur le bouton .

1. Sélectionner « Transactions de dépenses » et cliquer sur « Générer » pour produire le rapport de validation.
2. Vérifier le rapport. (Voir un exemple de rapport ci-après).
3. Si une correction est nécessaire, fermer le rapport. De retour dans « Gestion des transactions », double-cliquer sur la transaction à corriger.
4. Dans « Ajout / Modification de Dépenses », effectuer la correction.
5. Au besoin, « Générer » à nouveau le rapport.

Exemple de rapport de transactions d'un lot - Non-reporté

Fichier:ProDon Enregistrement transaction 017.png

Lorsqu’il n’y a plus de corrections à apporter, « Fermer » le rapport et de retour dans « Gestion des transactions », « Effectuer le report des transactions »  afin d’accepter l’enregistrement des transactions.

Les enregistrements de transactions sont maintenant :

• acceptées;
• retirées de la liste courante de « Gestion des transactions », et;
• transférées dans « Analyse et Historique ».

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Nom du document : ProDon:Saisie de transactions de dépenses

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