ProDon:Configuration du courriel de remerciement : Différence entre versions

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(→‎Configuration du remerciement pour les reçus)
 
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{{Entete_TOC}}<br> 
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{{Entete_TOC}}
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''ATTENTION&nbsp;: Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.'''</span>
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Cette documentation nécessite le module « Reçus Électroniques » de Prodon, il faut donc posséder ce module pour avoir accès à ces fonctionnalités.
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'''Cliquer sur le lien, pour consulter le plan de formation [http://doc.logilys.com/formation/prodon_recus_electroniques.pdf Reçus électroniques]'''<br> 
 
== Introduction  ==
 
== Introduction  ==
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Le Module de Reçus Électroniques permet d'envoyer massivement les reçus des clients par courriel. Dans le courriel qui sera envoyé, la plupart des organisations en profitent pour remercier le donateur de la contribution à la cause. Donc, cette section expliquera comment configurer le courriel de remerciement. Il est important de noter que certaines notions de PubliCourriel sont requises avant de se lancer dans ces instructions.  
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Le module de Reçus électroniques permet d’envoyer les reçus massivement par courriel.  
  
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== Configuration des reçus ==
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Il est possible de personnaliser le remerciement en fonction de l’occasion ou l’activité pour laquelle le reçu est envoyé. Le présent document explique comment configurer le courriel de remerciement et l'associer à la bonne occasion.
  
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Si les reçus n'ont jamais été configurés, l'utilisateur devra consulter [[ProDon:Table_des_matières#Configuration_des_re.C3.A7us|cette section]] du wiki.
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== Configuration du document maître ==
  
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== Configuration des documents maitres ==
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Le document maître est le courriel que les clients recevront. Pour créer le document maître, aller dans la « Gestion des documents maîtres » et cliquer sur le [[Fichier:Bouton_+.png]]. Pour plus d'informations sur les documents maîtres, consultez [http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Gestion_des_documents_ma%C3%AEtres ce document].  
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Pour créer le document maitre, il faut aller dans la gestion des documents maitres et cliquer sur le [[Fichier:Bouton_+.png]].  
 
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Il est important de noter que si l'utilisateur souhaite être spécifique dans les courriels de remerciement, il faudra créer plusieurs documents maitres ainsi que plusieurs remerciements pour reçus.  
 
  
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"  
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" | La base est exactement la même que pour les documents maitres du PubliCourriel sauf pour quelques spécificités montrées dans le schéma suivant.
 
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_001.png]]  
 
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_001.png]]  
 
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| width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Pour que votre document maitre puisse être un remerciement pour les reçus électroniques, il faut sélectionner ce type de document maitre.  
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| width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> La case « Description » permet de nommer le document.  
  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Le champ de fusion ci-présent permet d'intégrer le montant du don effectué par le client.  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Choisir le type « Remerciement pour les reçus électroniques ».  
 
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| colspan="2" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Ensuite, il faut cliquer pour aller créer le document maitre.  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Cocher les champs de fusion désirés. En choisissant le type de document « Remerciement pour les reçus électroniques » en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>, le champ de fusion « Recus_Courriel_Sommaire_Trx » devient disponible. Il affichera le montant du reçu. Pour savoir comment utiliser les champs de fusion, consulter [[ProDon:Gestion des documents maîtres#Onglet .C2.AB.C2.A0Champs de fusion.C2.A0.C2.BB|cette section]].
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Cliquer sur le bouton [[Fichier:Bouton_Ouvrir_Editeur.png]] pour ouvrir le document maître dans '''''Word''''' afin d'en composer le contenu.  
 
|}
 
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== Éditer le document maître ==
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]] , '''''Word''''' s'ouvre afin d'éditer le document maître.
  
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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Toujours utiliser le bouton «&nbsp;Enregistrer&nbsp;» et non «&nbsp;Enregistrer sous&nbsp;». '''''Prodon''''' enregistre le document à un endroit précis et il ne faut pas modifier son emplacement.
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| colspan="2" | Pour cette partie, il est extrêmement important de suivre [[ProDon:Préparation_du_document_maître#.C3.89diter_le_document_ma.C3.AEtre|ces règles]] du PubliCourriel, car ce sera un courriel envoyé massivement.
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=== Règles de mise en page  ===
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_002.png]]
 
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| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Pour que les clients puissent accéder à leur reçu, l'utilisateur devra insérer la balise [RECUS] comme lien hypertexte.  
+
Puisque le document sera converti en code HTML à partir de '''''Word''''', certaines règles sont à respecter lors de l'édition du document maître afin que la mise en page soit la plus ressemblante lors de la réception du PubliCourriel dans '''''Outlook, Hotmail, Gmail''''', etc.
  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Le champ de fusion pour le montant du reçu agit comme les autres.  
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'''Tableau'''   
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* Le document doit être rédigé dans un tableau. Pour un exemple de document maître dans un tableau, voir la '''lettre A''' de la section «&nbsp;[http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Pr%C3%A9paration_du_document_ma%C3%AEtre#Exemples_de_mise_en_page Exemples de mise en page]&nbsp;».
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|}
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* Vous pouvez fusionner des cellules.
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* Ne jamais fractionner les cellules, créer le tableau avec le bon nombre de colonnes dès le début.
  
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* Si la largeur des cellules doit être modifiée, les redimensionner en utilisant les propriétés du tableau et non en glissant simplement une ligne du tableau de gauche à droite.
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<br>'''Image'''
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* Le format d’image accepté est JPG. Ne pas utiliser d'image en format bitmap (.bmp) ou gif animé (.gif) car ces formats ne sont pas optimisés pour le Web.
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* Une seule image peut être insérée par cellule et ne pas mettre de texte avec une image.
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* Toujours importer l'image à la bonne taille (ne pas rogner ou redimensionner l'image une fois dans le document '''''Word''''') car celle-ci sera pixélisée.
 +
* Si une image est utilisée comme bannière d'en-tête ou de pied de page, s'assurer qu'elle a exactement la même largeur que le tableau en la redimensionnant avec les propriétés de l'image.
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* La taille maximale d'une image est de 450 pixels de largeur par 1110 pixels de hauteur.
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* Toujours vous assurer que « l'habillage du texte » de l'image est défini à « Aligné sur le texte ».
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<br>'''Texte'''
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* Utiliser un seul style de police (couleur, grosseur, police, etc.) par cellule.
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* Ne pas utiliser de zone de texte.
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* Attention à l'utilisation de caractères spéciaux, certains ne fonctionnent pas (exemple : puces spéciales). Si ce genre de caractère est utilisé, s'assurer de bien tester le courriel avant de faire le vrai envoi.
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* Utiliser autant que possible des retours insécables (<SHIFT> + <ENTER>), car certaines personnes configurent leurs courriels par défaut à double interligne et en utilisant des retours insécables, on évite que le PubliCourriel s'affiche à double interligne, peu importe la configuration du destinataire.
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=== Balises ===
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Une balise est un code spécial rendant disponible une fonctionnalité dans le courriel.           
  
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== Configuration du remerciement pour les reçus ==
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Dans la configuration du courriel pour l'envoi de reçus électronique, deux balises sont obligatoires.           
  
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Pour continuer la configuration, il faut aller dans la « Configuration » et sélectionner « Remerciements pour reçus ».
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'''Balise [RECUS]'''
  
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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Cette balise permet au destinataire d'accéder à son reçu électronique. Elle s'insère dans le document en ajoutant un lien hypertexte.
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{| class="wikitable" width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
 
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| colspan="2" | À partir de cette fenêtre, il faut appuyer sur bouton [[Fichier:Bouton_+.png]] pour créer un remerciement pour reçus.  
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| colspan="2" |  
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]], '''''Word''''' s'ouvre afin d'éditer le document maître.<br>
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'''NOTE&nbsp;:''' Bien respecter toutes les [http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Configuration_du_courriel_de_remerciement#R.C3.A8gles_de_mise_en_page règles de mise en page].  
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_003.png]]  
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5 Configuration du courriel de remerciement 002.png|gauche|sans_cadre|804x804px]]<br>
 
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| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Il s'agit du lien hypertexte permettant aux clients de cliquer pour accéder à leur reçu. Il suffit d'inscrire le texte qui apparaîtra sur le courriel d'envoi.
  
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| colspan="2" | Il faut aller sélectionner le document maitre créé précedemment.  
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| width="50%" |  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Une fois le texte sélectionné, faites un clic droit et sélectionner Lien.
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|}
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{| class="wikitable"
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|Après avoir cliqué sur lien, cette fenêtre apparaîtra.
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|[[Fichier:ProDon5 Configuration du courriel de remerciement 003.png|698x698px]]
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Il suffit d'insérer la balise [RECUS] à l'endroit de l'adresse et faire OK.
 
|}
 
|}
  
−
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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'''Balise [CLIENTS.ADDRESS]'''
  
−
| colspan="2" | Ensuite, il faut aller dans la gestion des occasions.  
+
{| class="wikitable"
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|Cette balise est obligatoire par la loi anti-pourriel, qui oblige l'expéditeur à indiquer son adresse postale dans le texte du courriel envoyé.
 +
Si cette balise obligatoire n'est pas présente dans le document maître, elle sera automatiquement ajoutée à la toute fin lors de l’envoi.
 
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_004.png]]
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|[[Fichier:ProDon5 Configuration du courriel de remerciement 004.png|gauche|860x860px]]
 
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| colspan="2" | Dans une occasion de don, il faut aller dans l'onglet remerciement et dans la section « Remerciement par défaut », il faut sélectionner le remerciement pour reçus qui vient d'être créé.  
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> L'insertion de la balise obligatoire [CLIENTS.ADDRESS] s'insère directement dans le document.
 
|}
 
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Une fois que le document maître est édité, l'enregistrer, puis fermer '''''Word'''''. <br>
  
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Après avoir fermé '''''Word''''', revenir dans '''''Prodon''''', [http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Configuration_du_courriel_de_remerciement#Configuration_du_document_ma.C3.AEtre cette fenêtre] devrait encore être ouverte. Si toutes les informations nécessaires ont été spécifiées, cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer la modification&nbsp;».
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== Configuration du remerciement pour les reçus ==
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Après avoir créé le document maître, celui-ci doit être relié à un remerciement pour reçu. Pour ce faire, dans le menu « Configuration » du menu principal de '''''Prodon''''', sélectionner « Remerciements pour reçus ». À partir de cette fenêtre, appuyer sur bouton [[Fichier:Bouton_+.png]] pour créer un remerciement pour reçus. Dans le cas où vous utiliser déjà les remerciements pour reçus papiers, il faut alors utiliser le remerciement pour reçus déjà relié à l'occasion.
  
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| colspan="2" | Après avoir ajouté un remerciement, la fenêtre suivante s'ouvre.
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| colspan="2" |  
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{| class="wikitable" width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
 
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_005.png]]  
 
| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_005.png]]  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span>  
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| width=50% |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Dans la case « Lettre de remerciement par courriel », sélectionner le document maître créé précédemment en cliquant sur le bouton [[Fichier:Bouton....png]].
  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span>  
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> La case « Type de reçus papier » permet de choisir si les reçus papier envoyés ont un remerciement ou non. Pour plus d'informations sur les reçus avec remerciement intégrés, consulter [[ProDon:Configuration_d'un_reçu_avec_remerciement_intégré|cette section]].
 
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span>  
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| colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> La section « Remerciement » permet de rédiger le remerciement qui sera utilisé sur le reçu papier si l'option « Avec remerciement » est sélectionnée en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>.
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span>  
 
 
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== Exemple courriel ==
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== Association du remerciement à la bonne occasion ==
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Ensuite, il est important d'associer le remerciement à la bonne occasion afin de déterminer quel remerciement doit être utilisé pour chaque occasion. Pour ce faire, aller dans la « Gestion des occasions » et ouvrir l'occasion qui doit être liée au remerciement.
  
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[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_006.png]]
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
  
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== Exemple reçu électronique ==
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5 Configuration du courriel de remerciement 006.png|sans_cadre|613x613px]]
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Si cette case est cochée, cela permettra de modifier le remerciement dans la transaction.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Permet de  sélectionner le remerciement pour reçus.
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[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_007.png]]  
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== Vérification des documents maîtres cochés dans l'occasion ==
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Si des documents maîtres sont cochés dans l'occasion, il est possible que certains documents ne doivent pas être générés lorsqu'un reçu électronique est généré. Une option dans les documents maîtres de type « Transaction de don » permet d'éviter la génération du document dans ce cas.
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable
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|[[Fichier:ProDon5 Configuration du courriel de remerciement 007.png|sans_cadre|1198x1198px]]  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> En cochant cette case, si ce document doit être envoyé avec des reçus, il ne sera envoyé qu'avec les reçus papier.
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{{BasPage_ProDon_Version|5.0.3.4}}<br>
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{{BasPage_ProDon_Version|5.0.7}}<br>

Version actuelle datée du 22 avril 2022 à 16:16

Configuration du courriel de remerciement

Cette documentation nécessite le module « Reçus Électroniques » de Prodon, il faut donc posséder ce module pour avoir accès à ces fonctionnalités.

Cliquer sur le lien, pour consulter le plan de formation Reçus électroniques

Introduction

Le module de Reçus électroniques permet d’envoyer les reçus massivement par courriel.

Il est possible de personnaliser le remerciement en fonction de l’occasion ou l’activité pour laquelle le reçu est envoyé. Le présent document explique comment configurer le courriel de remerciement et l'associer à la bonne occasion.

Configuration du document maître

Le document maître est le courriel que les clients recevront. Pour créer le document maître, aller dans la « Gestion des documents maîtres » et cliquer sur le Bouton +.png. Pour plus d'informations sur les documents maîtres, consultez ce document.

ProDon5 Configuration du courriel de remerciement 001.png
A : La case « Description » permet de nommer le document. B : Choisir le type « Remerciement pour les reçus électroniques ».
C : Cocher les champs de fusion désirés. En choisissant le type de document « Remerciement pour les reçus électroniques » en B, le champ de fusion « Recus_Courriel_Sommaire_Trx » devient disponible. Il affichera le montant du reçu. Pour savoir comment utiliser les champs de fusion, consulter cette section. D : Cliquer sur le bouton Bouton Ouvrir Editeur.png pour ouvrir le document maître dans Word afin d'en composer le contenu.

Éditer le document maître

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ouvrir Editeur.png , Word s'ouvre afin d'éditer le document maître.

Toujours utiliser le bouton « Enregistrer » et non « Enregistrer sous ». Prodon enregistre le document à un endroit précis et il ne faut pas modifier son emplacement.

Règles de mise en page

Puisque le document sera converti en code HTML à partir de Word, certaines règles sont à respecter lors de l'édition du document maître afin que la mise en page soit la plus ressemblante lors de la réception du PubliCourriel dans Outlook, Hotmail, Gmail, etc.

Tableau

  • Le document doit être rédigé dans un tableau. Pour un exemple de document maître dans un tableau, voir la lettre A de la section « Exemples de mise en page ».
  • Vous pouvez fusionner des cellules.
  • Ne jamais fractionner les cellules, créer le tableau avec le bon nombre de colonnes dès le début.
  • Si la largeur des cellules doit être modifiée, les redimensionner en utilisant les propriétés du tableau et non en glissant simplement une ligne du tableau de gauche à droite.


Image

  • Le format d’image accepté est JPG. Ne pas utiliser d'image en format bitmap (.bmp) ou gif animé (.gif) car ces formats ne sont pas optimisés pour le Web.
  • Une seule image peut être insérée par cellule et ne pas mettre de texte avec une image.
  • Toujours importer l'image à la bonne taille (ne pas rogner ou redimensionner l'image une fois dans le document Word) car celle-ci sera pixélisée.
  • Si une image est utilisée comme bannière d'en-tête ou de pied de page, s'assurer qu'elle a exactement la même largeur que le tableau en la redimensionnant avec les propriétés de l'image.
  • La taille maximale d'une image est de 450 pixels de largeur par 1110 pixels de hauteur.
  • Toujours vous assurer que « l'habillage du texte » de l'image est défini à « Aligné sur le texte ».


Texte

  • Utiliser un seul style de police (couleur, grosseur, police, etc.) par cellule.
  • Ne pas utiliser de zone de texte.
  • Attention à l'utilisation de caractères spéciaux, certains ne fonctionnent pas (exemple : puces spéciales). Si ce genre de caractère est utilisé, s'assurer de bien tester le courriel avant de faire le vrai envoi.
  • Utiliser autant que possible des retours insécables (<SHIFT> + <ENTER>), car certaines personnes configurent leurs courriels par défaut à double interligne et en utilisant des retours insécables, on évite que le PubliCourriel s'affiche à double interligne, peu importe la configuration du destinataire.


Balises

Une balise est un code spécial rendant disponible une fonctionnalité dans le courriel.

Dans la configuration du courriel pour l'envoi de reçus électronique, deux balises sont obligatoires.

Balise [RECUS]

Cette balise permet au destinataire d'accéder à son reçu électronique. Elle s'insère dans le document en ajoutant un lien hypertexte.

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ouvrir Editeur.png, Word s'ouvre afin d'éditer le document maître.

NOTE : Bien respecter toutes les règles de mise en page.

ProDon5 Configuration du courriel de remerciement 002.png

A : Il s'agit du lien hypertexte permettant aux clients de cliquer pour accéder à leur reçu. Il suffit d'inscrire le texte qui apparaîtra sur le courriel d'envoi.

B : Une fois le texte sélectionné, faites un clic droit et sélectionner Lien.

Après avoir cliqué sur lien, cette fenêtre apparaîtra.
ProDon5 Configuration du courriel de remerciement 003.png
A : Il suffit d'insérer la balise [RECUS] à l'endroit de l'adresse et faire OK.

Balise [CLIENTS.ADDRESS]

Cette balise est obligatoire par la loi anti-pourriel, qui oblige l'expéditeur à indiquer son adresse postale dans le texte du courriel envoyé.

Si cette balise obligatoire n'est pas présente dans le document maître, elle sera automatiquement ajoutée à la toute fin lors de l’envoi.

ProDon5 Configuration du courriel de remerciement 004.png
A : L'insertion de la balise obligatoire [CLIENTS.ADDRESS] s'insère directement dans le document.

Une fois que le document maître est édité, l'enregistrer, puis fermer Word.

Après avoir fermé Word, revenir dans Prodon, cette fenêtre devrait encore être ouverte. Si toutes les informations nécessaires ont été spécifiées, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer la modification ».


Configuration du remerciement pour les reçus

Après avoir créé le document maître, celui-ci doit être relié à un remerciement pour reçu. Pour ce faire, dans le menu « Configuration » du menu principal de Prodon, sélectionner « Remerciements pour reçus ». À partir de cette fenêtre, appuyer sur bouton Bouton +.png pour créer un remerciement pour reçus. Dans le cas où vous utiliser déjà les remerciements pour reçus papiers, il faut alors utiliser le remerciement pour reçus déjà relié à l'occasion.

Après avoir ajouté un remerciement, la fenêtre suivante s'ouvre.
ProDon5 Configuration du courriel de remerciement 005.png
A : Dans la case « Lettre de remerciement par courriel », sélectionner le document maître créé précédemment en cliquant sur le bouton Bouton....png. B : La case « Type de reçus papier » permet de choisir si les reçus papier envoyés ont un remerciement ou non. Pour plus d'informations sur les reçus avec remerciement intégrés, consulter cette section.
C : La section « Remerciement » permet de rédiger le remerciement qui sera utilisé sur le reçu papier si l'option « Avec remerciement » est sélectionnée en B.

Association du remerciement à la bonne occasion

Ensuite, il est important d'associer le remerciement à la bonne occasion afin de déterminer quel remerciement doit être utilisé pour chaque occasion. Pour ce faire, aller dans la « Gestion des occasions » et ouvrir l'occasion qui doit être liée au remerciement.

ProDon5 Configuration du courriel de remerciement 006.png
A : Si cette case est cochée, cela permettra de modifier le remerciement dans la transaction. B : Permet de sélectionner le remerciement pour reçus.

Vérification des documents maîtres cochés dans l'occasion

Si des documents maîtres sont cochés dans l'occasion, il est possible que certains documents ne doivent pas être générés lorsqu'un reçu électronique est généré. Une option dans les documents maîtres de type « Transaction de don » permet d'éviter la génération du document dans ce cas.

ProDon5 Configuration du courriel de remerciement 007.png
A : En cochant cette case, si ce document doit être envoyé avec des reçus, il ne sera envoyé qu'avec les reçus papier.


Nom du document : ProDon:Configuration du courriel de remerciement
Version : 5.0.7


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